村级档案的分类方案

-1-新农村建设档案业务骨干培训讲稿一、村级档案的构成及其分类：XX村档案分类大纲说明：1、当一个行政村每年形成和办理的文件材料较多（超过10盒）时，其文书档案可适当设置几个二级类目；2、实物档案二级类目的设置，要从各行政村实物档案的实际出发，当实物档案较少时，也可不设二级类目，依照全部实物档案形成的时间顺序编目归档。声像档案实物档案文书档案科技档案专业档案会计档案按年度、期限分类会计凭证类财务报告类会计帐簿类其它类照片类光盘类其它类奖状类奖牌类锦旗类其它类-2-二、村级各门类档案的归档范围：1、文书档案：见村级文件材料归档范围（参考）；2、土地承包档案：行政村历次土地承包工作形成的承包合同、方案、台帐、表册等文件材料；3、户籍档案：行政村人口户籍管理工作中形成和办理的文件材料，包括历次户口底册、常住人口登记表等；4、会计档案：行政村财务工作形成的全部文件材料，主要包括会计凭证，会计帐簿，财务报告及银行对帐单、移交清册、销毁清册等其它类材料；5、声像档案：目前主要包括：照片、录音录相带、音像光盘、U盘等；6、实物档案：主要包括：奖状、奖牌、锦旗、废旧印模、赠品以及各类有保存价值的实物。三、村级各门类档案整理：1、文书档案：分为三个时段，即2000年以前，2001年至2005年，2006年以后。（1）要明确的几个时段概念：①2000年以前，以卷为单位整理，保管期限为永久、长期、短期；②2001年至2005年，以件为单位整理，装盒排架，保管期限仍为永久、长期、短期；③2006年以后，以件为单位整理，装盒排架，保管期限为永久、30年、10年。要强调的是，2006年以后的永久已不是原来意义上的永久。-3-（2）、整理：①收集：主要来自两个方面：a、自产文件，包括挂号及不挂号文件，由于农村工作的特殊性，不挂号文件尤应作为收集工作的重点；b、接收文件。②剔除：收集来的文件未必全部归档，要归档的只是其中对我们的工作和生活具有查考和凭证作用的文件材料。换而言之，有用的归，无用的不归。A、2000年以前档案的整理：①分类：按照各行政村每年形成应归档文件数量的多少确定分类方案。当归档文件较多时，可以采取三级分类方法中的“期限—年度—问题”方法分类。当归档文件较少时，一般尽量采用二级分类方法分类，即采用“期限—年度”的方法分类。采用何种方法分类，应以这个村较长一个时段内应归档文件材料的多少来决定。分类方案一经确定，就要保持它的相对稳定，即只能微调，不可大动。②划分期限：按照2000年以前国家档案局关于文书档案期限划分的相关规定，较为准确地确定每份归档文件材料的保管期限。③文件排列组合：把同一类别、同一期限的若干份文件按照一定的要求即或按时间顺序、或按重要程度进行排序组合。④分卷：每卷所装文件材料一般不要超过200页，即根据案卷厚度的要求，使同一类别同一期限的一个或数个问题-4-进入一卷，从而为最后这本案卷标题的拟写创造条件。⑤编制页号：以卷为单位按有效页面编制，正面右上角，背面左上角。⑥编制卷内文件目录：卷内目录序号文号责任者文件标题日期页号备注1咸档发[1998]5号咸阳市档案局关于开展党风廉政建设自查工作情况的报告19985.81a顺序号：即卷内文件的顺序号。用1、2、3……表示；b、文号：全部抄录；c、作者或责任者：成文单位，讲话等材料其责任者一般为讲话者个人；d、标题：即文件标题，一般照实抄录。需要补充完善时，要注意用小括号标注。无标题时，要按照公文拟写要求重新拟写标题，用括号括上；e、文件日期：即文件签署或落款时期，用XXXX.X.X表示即可；f、页号：每份文件在该卷的排号。除每卷最后一份文件要填写起止页号外，其余各份文件只编首页页号即可。g：备注：一般不填。⑦备考表：主要记录卷内文件齐全完整清晰程度，内容可以不填，但立卷人、检查人、立卷日期必须填齐。-5-⑧拟写案卷标题：作者（超过3个时,只罗列3个加“等”）+问题+文种。此外：“XXXX年度XXXX会议文件材料”、“XXXX年度+（记录或报表）名称”等也分别是特殊案卷标题形式之一。⑨装订案卷：制式卷皮。三点一线，两点之间的距离6—7cm，总长度12—14cm。⑩填写案卷封面：a、第一行：全宗名称，即立档单位，尽量填写全称；b、第二行：类目名称，采用二级分类方法分类的不填写；c、第三行：案卷标题；d、第四行：△“自年至年月”，填写该卷归档文件中最早一份和最晚一份文件的时间，不一定非得是第一份和最后一份文件的时间。△期限：永久、长期、短期；e、第五行：“份张”照卷内目录上的相应数字填写。△归档号，即每年相同期限的统一编号；f、背脊：（略）⑾贴标签：用颜色区分期限。国家没有统一规定，只强调在一个区域内保持统一。市馆规定为：红色—永久、黄色—长期、蓝色—短期。标签上行为归档号，下行为案卷号；⑿编制案件目录：（一卷一目）-6-案卷目录a、案卷号，一个行政村自建档以来，同一期限全部文书档案案卷的统一编号。当案卷号大于999时，另行编制；b、归档号：（略）c、案卷标题：（略）d、起止时间：（略）e、页数：（略）f、保管期限：（略）g、备注：（略）⒀排架：两种办法：a期限——年度——类别；b年度——期限——类别；选用哪种排列方式，自定。B、2001年以来档案的整理①装订：以件为单位装订。每件文件必须下齐左齐。3——5页时用胶水粘贴，过厚时用针线装订；其余的用订书机装订。其中，判定为30年期限以上归档文件材料用不锈钢针装订。②编页号：以件为单位。按有效页面编制。号码正面编案卷号归档号文件标题日期页数保管期限备注581咸阳市档案局关于机构、任免、年度工作总结的报告、批复、通知1998.11998.12198永久-7-在右上角，背面编在左上角。阅办单视作该件文件的首页。③盖归档章：位置：每件文件的首页上端居中处。其中，因位置条件限制时，也可稍左或稍右，但必须是首页上端。a、全宗号：由档案馆给定，没有给定的暂不填写。b、年度：用8位阿拉伯数字表示，前4位表示年，后4位表示月日，当月日为单数时，前边分别加零补齐。c、室编件号：即该件文件在当年某一期限某一类别全部归档文件材料中的排序编号，用阿拉伯数字表示。d、类目名称：汉字全称填写，采用二级分类方法分类的不填写。e、保管期限：2001年——2005年期间，用永、长、短表示；2006年以后的，用永、30年、10年表示。f、馆编件号：暂时不填。④分类：与2000年以前整理办法相同。⑤确定期限：2001年至2005年的文件材料按2000年以前国家有关规定执行，2006年以后的文件材料，按8号令规定执行。⑥集中问题：同一期限内同一事由的文件材料，或按形成的时间顺序、或按重要程度排列。⑦问题排列：若干个问题的归档文件材料或按时间顺序、或按重要程度排列。一般采用按重要程度排列的方法排列。⑧编制归档文件目录及封面：-8-归档文件目录件号责任者文号文件标题日期页数备注1咸阳市档案局咸档发[2006]5号关于报送2005年度工作总结的报告200601188a、件号：即室编件号；b、责任者：文件的发文机关或署名者；c、文号：三个组成部分全部抄录；d、题名：文件标题，一般照实抄录；e、日期：文件的形成或落款日期，8位阿拉伯数字表示；f、页数：该件归档文件材料的总页数；g、备注：没有问题时，一般不填。⑨填写备考表：每盒一页，填写要求（略）。⑩填写档案盒：正面，全宗名称。背脊（略）。⑾编盒号：a、两种方法（略）。b、两个时段（略）。-9-2、会计档案：①会计档案的分类：采用三级分类法分类，即按“年度——类别——保管期限”或“类别——年度——保管期限”分类，其中后一种分类方法是我们最常采用的分类方法。在三级分类法中：类别：分为4类，即会计凭证类、会计帐簿类、财务报告类和其它类。年度：会计档案资料形成的年度。期限：会计档案保存的时间，共分为永久和定期两个期限，其中的定期又细分为25年、15年、10年、5年和3年5种。②会计档案的装订：a、凭证：甲：左上角包角；乙：左侧装订（三点一线）；要求：两种装订方式均应左齐上齐。b、账簿：甲：左侧装订：三点一线；乙：死页帐不重新编页装订，只取掉塑皮加装封面即可；丙：活页帐要取掉空页，重新编页、加装封面；c、报表：甲：编制卷内目录（使用文书档案卷内目录即可），加装封面；乙：左侧装订：三点一线；d、其它类：同2001年度以前的文书档案整理方法相同。③填写案卷封面：全部会计档案均应加装和填写封面，-10-并装盒。会计档案封面及盒面样式如下：④编制案卷号：甲：同类别同期限会计档案统一编号；乙：大单位会计档案较多时，可以一年一编，小单位档案较少时，可以5年一编，也可以10年、15年甚至20年一编。⑤编制会计档案目录：但凡会计档案，都必须编制档案案卷目录。案卷号类别案卷标题起止时间保管期限卷内张数备注1会计凭证类2008年1月经费支出凭证2008．1．12008．1．3115年28⑥电算化会计档案整理与保管的几项特殊要求。（略）⑦建立必要的规章制度，并抓好落实。（略）咸阳市档案局（全宗名称）会计凭证类（类目名称）二00八年九月份经费支出凭证（案卷标题）自2008年9月1日至2008年9月30日卷内张数保管期限15年案卷号28