IT设备管理制度

宁波江丰电子材料有限公司IT设备管理制度1．目的为加强公司IT设备的长期有效管理，使IT设备管理更加规范化，特制定本制度。2．范围本制度适应于公司所有IT设备的管理。3．IT设备相关定义与分类3.1IT设备相关定义（1）本制度所称IT设备主要包括为保证员工正常办公而配备的个人PC机与笔记本及配套软件、为构建办公网络环境而购置的网络设备、以及为保证办公网络系统持续管理而购置的相关配件、耗材与工具等。（2）本制度所称责任人主要是指IT设备的实际使用者，通常为员工个人，也可以是多个使用者中的代表，通常为班组长或部门主管，责任人对所使用的办公IT设备负有直接的保管责任。（3）本制度所称主管部门主要是指由公司授权负责代为管理IT设备的部门。主管部门负责所有库存IT设备的直接保管和登记以及在使用中的IT设备的维护与使用监督等责任，本制度中规定的主管部门为信息中心。3.2IT设备的分类类别类别细分说明责任人/部门主管部门硬件类终端办公设备PC显示器、PC主机、笔记本电脑、打印机、相机、投影仪等使用担当人信息中心网络设备路由器、交换机、无线AP、门禁等信息中心信息中心服务器各类服务器信息中心信息中心配件类配件电脑配件(CPU/硬盘/内存等)、键盘、鼠标、扫描枪、电池等使用担当人信息中心移动存储设备移动硬盘、各类存储卡、U盘等使用担当人信息中心耗材及其他网线、电源线等耗材及测线仪、网线钳等工具信息中心信息中心4．IT设备管理4.1.IT设备管理中涉及的相关操作类型在IT设备管理过程中，不同阶段会出现设备的验收、库存管理、使用申请、借用、转移、报废等操作。以上所有操作都必须严格遵守相关操作规程方可执行。4.2．IT设备入库验收规定（1）本制度中所称IT设备入库验收是指信息中心接收到采购部按采购申请单采购的个人电脑等IT设备后，办理入库前对相关设备进行的清点、外观检查等查点和核实的过程。（2）在验收时如发现设备与采购要求不符或设备外形出现严重变形等情况，信息中心负责人有责任将验收结果反馈给采购部门，由采购部门负责处理退货或更换等事宜。4.3.IT设备使用申请规定（1）IT设备申请由所需使用部门人员在OA系统中填写《IT申请单》，然后由申请部门主管进行审核，然后由信息中心主管进行审核并提出相关意见，最后由信息中心进行采购申请并发放。（2）如果是报废后申请的，必须将报废的IT设备交由信息中心处理，否则不予申请。（3）信息中心在取得相关IT设备并验收完之后在发放给使用担当人之前要依其类别和科目等信息，制作并粘贴设备编号标签。4.4.IT设备的借用、领用规定（1）员工个人或部门在由于工作需要暂时借用或已提出申请但所申请采购的IT设备未能及时到位时都可以向信息中心提出借用申请。（2）所有借用操作都必须由使用担当者即责任人向信息中心提出借用申请并同时在OA《图书及IT设备管理》中申请，由信息中心根据实际情况进行安排，借用人在借用期间要妥善保管相应设备。（3）除信息中心外，任何人员都无权出借IT设备或安排出借IT设备事宜。（4）键盘、鼠标、热敏纸、话机等相关设备领用时，需要在OA中行政办公下个人办公用品管理中登记。4.5.IT设备的回收、转移与发放规定（1）当部门或中心由于员工离职、升迁、调动或办公服务器原有应用需求取消等原因带来的空闲IT设备时，使用部门需上报信息中心，由信息中心进行回收。（2）IT设备回收后，信息中心要对设备进行评估并记录，根据以后的需求情况进行再次发放和调控，投入再使用。（3）员工由于工作等其他原因转岗，需要进行IT设备转移的，先要由人力资源部门在OA系统中，填写《转岗申请表》，经过各部门主管确认后，信息中心根据《转岗申请表》将IT设备进行转移并调整相关信息。（4）由于工作等原因，正在使用的IT设备需要转交给另一部门或另一使用人时，必须经过信息中心的同意，由信息中心做好登记后方可进行。4.6.IT设备报废规范4.6.1.本制度规定办公IT设备的报废采用两种方式，即主动报废方式和被动报废方式。4.6.2.被动报废方式是指当IT设备受到严重损伤且简单维修无法恢复使用时，其价值明显减少的情况下应提交申请报废。此外这种报废还包括已经满折旧年限且无法维持正常工作的IT设备部分。被动报废方式是通常意义上的报废方式，相关报废规定如下：（1）IT设备报废时，需交由信息中心鉴定，确认此设备是否在规定使用期限内（IT设备规定使用期限见附件），如果是在规定使用期限内的人为损坏，责任人或责任部门负全责，要按IT设备原价赔偿；如果在规定使用期限外的人为损坏，责任人或责任部门负部分全责，要进行相应赔偿。如果经信息中心鉴定，非人员损坏的，由信息中心统一回收并做相应处理。（2）信息中心按照规定提交相关报废申请，由财务或相关部门安排报废，并由财务作相应的会计处理。（3）报废的发起人为信息中心，个人无权申请报废，报废的IT设备必须交由信息中心统一处理。（4）报废时信息中心必须填写报废申请单，同时在报废登记表中进行登记，反映已经报废的那部分资产。（5）报废的编号不重新使用。4.6.3.主动报废方式是指IT设备由于使用时间的增长，作为办公平台所能提供的性能、效率、可靠性和稳定等已经很难满足公司办公的最低端工作的需要时，由信息中心根据资产本身的性能指标分析并结合使用部门的意见，提请对IT设备的报废。主动报废方式是从办公效率和新工作需求等角度去主动地做适当的淘汰。主要操作规范参照被动报废方式的相关规范。4.7.IT设备的改造升级规范4.7.1.IT设备的改造升级可分为两种：主动升级和被动升级。4.7.2.被动改造升级适应于涉及面和代价较小的改造升级部分，主要作如下规定：（1）当IT设备原有的配置经信息中心确定确实不能满足现有的需求，但仅作少量投入就可以达到需求标准时，则使用人或部门填写《IT申请单》，对相关的IT设备进行改造升级。（2）在IT设备改造升级过程后，该IT设备的相关配置信息，信息中心要做好变更登记。4.7.3.主动升级主要是从公司IT设备管理的整体角度出发，全面调节和配置公司IT设备，达到改造升级和节省在投入的目的，主要规范如下：（1）信息中心根据掌握的全公司的IT设备的配置、性能和使用时间长度以及使用部门的需求等信息，从信息中心的角度在多个部门间安排设备的转移，转移的相关操作见本制度第4.5条中的相关规定。（2）在主动升级过程中，信息中心的职责是提出主动改造升级的可行性方案，并提交相关申请，经必要的审批和确认后执行。（3）在进行主动升级过程中，最后被淘汰的IT设备将按报废方式处理或拆整为零的方式投入在使用5．罚则（1）对所保管的IT设备有盗卖、调换或化公为私等营私舞弊者，将赔偿同等金额并报送人事部门做相应的处理，情节严重者将保留追究法律责任的权利。（2）如责任人在未提交以上相关条款规定的申请单并得到必要的确认，擅自转移、拨借或人为损坏不报而事后被查实者，将视情节严重或造成的影响程度做出扣罚不等的奖金相应的处理。（3）信息中心或责任人由于未尽责任或由于过失而导致资产被窃、损坏等情形，将追究责任，并做相应赔偿。（4）信息中心在执行IT设备管理制度的过程中，发现任何违反本制度以上条款规定的行为，都有权对此行为提出警告或将相关人员名单提交人力资源部，由人力资源部按情节严重程度做出相应处罚。6．附则以上规定，最终解释权归公司所有。附件:《IT设备规定使用期限》类别类别细分说明规定使用期限硬件类终端办公设备PC显示器、PC主机18个月笔记本电脑36个月打印机18个月相机18个月话机12个月投影仪18个月网络设备路由器、交换机、无线AP18个月门禁36个月服务器各类服务器36个月配件类配件电脑配件(CPU/硬盘/内存等)18个月键盘、鼠标6个月扫描枪18个月笔记本电池12个月移动存储设备移动硬盘、各类存储卡、U盘等18个月