时间管理

学会时间管理事半功倍一，时间的特性①供给毫无弹性。②无法储蓄。③无法取代。④无法失而复得。※时间的发展历史①第一代着重利用便条与备忘录。②第二代强调长/中/短日程表，反映出时间管理已注意到规划未来的重要性。③第三代注重优先顺序的概念，将有效的时间和精力加以分配，争取最高效率。④第四代在于个人管理。注重提高个人生活和工作的质量，帮助平衡发展工作和生活中的不同角色并且全盘规划日常生活。※时间的杀手1，没有时间做计划。2，工作是程序话，规律化，根本没必要做计划。3，计划常常被打断。4，不喜欢被束缚。5，船到桥头自然直。6，不好意思拒绝别人，反正有时间，不速之客，会议病，文件满卓病，事必躬亲。※时间管理的障碍1，我的时间安排的挺好，我是一个有序的人。2，时间管理有什么用，计划赶不上变化。3，时间掌握在别人的手中。4，时间管理太麻烦了。5，时间管理各人有各人的习惯，我的习惯就是这样的，不好改。※时间管理的盲点1，忙就好。2，时间管理能有多大作用。3，身不由己。4，江山易改本性难移。※时间管理的本质1，把握时间。2，减少匆忙。3，消除困惑。二，时间管理的分析方法分析时间的几种方法1，清单去向分析法时间清单分析（计划性如何，有多少时段记不起来做什么？浪费或者超时多少？）2，重要紧要分析工作清单分析（紧急性，重要性）3，价值效益分析时间价值分析，高效活动分析。三，时间管理的基本原则1，明确目标①正确目标的价值。（刺激我们奋勇向前，有目标才会有结果，目标引导我们发挥潜能）②拟定目标的原则。（符合自己的价值观，了解自己目前的状况，制定目标的SMART原则：specific具体的可以实施的行动计划；measurable可度量的（数量，质量；achievable可达到的；relevant与个人的价值观吻合；timing有时间限制的）③目标的金字塔。（终极目标，长期目标，中期目标，短期目标。每台目标）④设置目标的步骤。（列出目标明确好处；主要困难与障碍；所需技能及知识；达到目的必须合作的对象；SMART行动计划）2，轻重缓急①时间管理矩阵图。紧急不紧急重要M1:紧急状况、迫切问题，限期完成的会议与工作。（应该设法控制M1扩大，花费20%-25%的时间和精力）急M2：准备工作、预防措施、价值观的澄清、计划、人际关系的建立。真正的再创造能力、增进自己的能力。（应该多投入时间在M2上，花费65%-80%的时间和精力.结果：有远见，有理想，平衡，自制，纪律，少有危机）重不重要M3：造成干扰的访问、电话、邮件、报告、某些会议；符合别人期望的事情；许多迫在眉睫的急事；（应该尽量减少M3事项，花费15%的时间和精力）轻M4：忙碌琐碎的事；处理文件等函件；电话；浪费性时间；逃避性活动（应该努力排除M4的事项，花费时间和精力应该小于1%）缓②时间管理二八定律。原则：20%的工作占整工作80%的价值，集中80%的精力要做20%的工作，投入20%精力做另外80%的工作。运用：※首先把你每天的工作全部列出；※通过对工作进行分类；※时间和精力进行分配；※对工作价值分类。误区：△面面俱到--都想做好；△完全主义--都想做完；△平均分配时间和精力。③第II象限工作法。分类：◇根据工作的紧急程度的不同。◇根据工作的重要程度的不同。运用：※合理的将自己的工作按照紧急和重要程度划分到不同象限中；※先做或者将大部分时间和精力用于M2的工作；※M1的工作，实际上也是由于没有按照M2工作法去做而产生的，注意纠正※不要被M3中的假象迷惑，你没有你想象的那么重要，或者你的重要性在于你去处理M2的工作了；※根据M2中工作制订计划。※80%的时间做M2的工作，20%的时间做其他象限的工作。3，制定计划①制定计划的重要及好处好处：※成功完成预期工作目标的可能性大大提高。※指定计划会使工作目标更为明确，使下属更为了解目标。※计划似的工作目标的设定更为符合实际情况。※计划能够使工作更为有序以及有系统。※好的计划能够减少不可预约到的障碍或者危机出现的可能性。※能更为轻松地处理突发事件和问题。※减少突发情况的发生，并使绩效表现和结果更加可控制和预测。※工作更加有效率，因为每一个成员都能直接投入工作，不需要浪费时间。※成员的工作努力能够比较好的与工作结果相互匹配。※能够更为客观的评估结果。误区：△说到工作计划就认为是指长期计划。△没有弹性。△没有充分考虑实际计划所必要的人员，资源和实际等条件，不符合实际。△没有包括一套处理各种情况的要素。△制定计划时过于注重时间性的安排，而忽略其他的因素。分类：◇高层长期计划（1-3年）◇中层短期、中期计划（月，季度，年）◇基层短期计划（日，周，月，季，年）5W2H：why（为什么）、what（什么内容）、when（什么时间）、where（什么条件）、who（什么人）。HOW（进展的怎么样了)、HOWMUCH（结果如何）②制定计划的原则和步骤原则：※必须事先做计划。※必须按照计划去执行、去实施。※必须留出处理其他不可预见事情的时间。※必须书面表达，花10分钟。步骤：△列出工作任务。△估计工作所需时间。△预留机动时间为意外工作，掌握6/4原则。△决定优先顺序。△事后检查。③应克服和的倾向※流水账法；看似忙忙碌碌，时间上效率比较低。※备忘录法：对于怕忘记的事情花了很多时间，但最为重要的事情却没时间去处理。4，立刻行动①克服拖延※不把难事往后拖。※不要把不喜欢的事情往后拖。※不要把喜欢的事情做过了头。※没定期限就不叫工作（◇协商设定期限；◇交办事项、定下期限，按时追踪：指令要求书面化；◇承办事项，自定期限主动提出进度报告，力所不及时马上说出来，限期前提报）。※今日事，今日毕。②告别完美※清楚你所从事的工作对质量的要求。※80分标准。※不要为自己预留太充裕的时间。③养成立刻行动只有行动才能靠近目标（1，使用更好的工具工作；2，提升您的工作熟练程度；3，运用既有的情报、经验。）四，时间管理的具体方法1，目标选择具体方法①提供效率三问法（※能不能取消或不做，为什么一定要做；※能不能和其他工作合并做；※能不能用简单的东西去代替这个功能，其他方法达到类似效果。）②坚持目标ABC原则（A必须做的；B应该做的；C可以不做，比较确定优先顺序而且顺序是可以改变的，要更加不断变化的实际情况不断加以调整和修正）③艾维李的效能发（列出每天，每周、每月6件事情，并排列先后顺序）④关注控制圈（专注做好控制圈的事情，对影响圈的也会增强影响圈会扩大，顾虑圈也会缩小，这次是理想状态）2，职业行为的具体方法①会见管理控制方法。※会见分析要点（1，学会约定会见用时；2，尽可能时间确认会见目标，以便较为准确地预估用时；3，学会对付无敌拖延的办法）※会见管理的四个要点（1，约定时间；2，约定事项；3，事先界定目标；4，设定窗口时间）②排除干扰因素方法。※突发性干扰：不速之客、电话干扰、突然约见、经常救火。※拖延性干扰：缺乏自律、文件陈杂、工作拖延、不会说不、想干的事情太多、条理不请、计划不周、无效会议。※学会说NO：耐心倾听、如无法当场决定则要告诉他你要考虑多长；显示慎重、表情应和颜悦色；态度坚定；指出拒绝的理由；如有可能为他提供其他可行途径；切记通过第三者来拒绝；如何拒绝上司任务；③合理控制公出。分类：※必须亲自出面（谈判、签订协议），可去可不去（协调拜访，各种行业座谈会），可顺便前往（致谢，看望），不必去可电话或者其他方式解决的（合作的设想，提出建议）。分析：1，合理安排拜访线路；2，合理安排拜访时间；拜访后的时间最容易被浪费掉。3，剩余的时间回公司，养成良好的习惯，严谨的工作作风极大影响你的下属和部门。3，管理行为的效能技巧①有效授权意识和技巧。分析：※担心下属把事情办槽；※这件事只有我最拿手；※下属不会明白我想要什么；※教下属如何做的时间里，自己早就做好了；※担心失控；※下属中没有合适的人选；※下属会逃避责任；※缺乏授权的环境。四步骤：※确定目标；※选择人员；※明确沟通；※目标追踪。防止逆向授权：※授权要上下互动；※一步小心员工会把球踢给主管；※反授权是有意识/潜意识的产物；※主管要巧妙第将球踢回。②有效会议组织和主持。4，良好素养与习惯养成①业余时间的管理。睡眠--学习--娱乐--提升精力--家庭生活②开展5S避免混乱。整理--整顿--清扫--清洁--修养③养成良好习惯。※消除电话干扰；※消除不速之客；※消除无效会议；※有效计划；※克服条理不清；※克服经常救火；※有效授权；※克服想干的事太对；※克服拖延；※学会说NO；※克服工作搁置；※明确职责；※克服文件杂陈；※克服办公桌杂乱；※克服个人混乱；※自律；※有效沟通。