《珠海市市政工程档案验收整理指南》XXXX

1《珠海市市政工程档案验收归档指南》为提高我市市政工程档案管理水平，规范市政工程档案形成、收集、整理、验收、移交工作，根据《建设工程质量管理条例》、《城市建设档案管理规定》、《城市地下管线工程档案管理办法》、《珠海市地下管线管理条例》、《建设工程文件归档规范》、《城建档案业务管理规范》、《建设电子文件与电子档案管理规范》、《广东省市政基础设施工程施工技术资料统一用表》（2010版）等法律、法规、标准、规范有关规定，特制定本《珠海市市政工程档案验收归档指南》。一、基本职责（一）建设单位职责1、工程文件的形成和积累应纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。2、在工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，应对工程文件（含声像文件和电子文件）的套数（至少二套）、费用、质量、移交时间等提出明确的要求。3、建立健全图纸更改、补充制度。更改、补充图纸，必须履行审批手续。负责组织编制竣工图，也可委托其它单位。4、对地下管线工程，应当委托具备资质的测绘单位在开工前进行放线、在放线后进行验线、在覆土前进行竣工测量。其测量费用，应当纳入管线工程造价。5、负责组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程文2件的形成、积累和立卷归档工作，也可委托监理单位监督、检查工程文件的形成、积累和立卷归档工作。6、收集和整理工程准备阶段、竣工验收阶段形成的文件，并应进行立卷归档。7、收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程档案，对工程档案的真实性、完整性、准确性负责，向城建档案馆出具电子文件质量保证书。8、在组织工程竣工验收前，先对照工程档案的要求对工程档案进行自检，自检合格后提请城建档案馆对工程档案进行预验收。未取得工程档案验收认可文件，不得组织工程竣工验收。9、对列入城建档案馆接收范围的工程，工程竣工验收后3个月内，向城建档案馆移交一套完整的符合规定的工程竣工档案（含声像档案和电子档案）。10、接收和保管其它未列入城建档案馆接收范围的档案。11、委托专人负责工程档案预验收、工程档案归档移交和办理原件存档证明。（二）勘察、设计、监理、施工单位职责1、将工程文件的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。2、建立健全图纸更改、补充制度。更改、补充图纸，必须按规定履行审批手续。3、将本单位形成的工程文件（含声像文件和电子文件）立卷后向建设单位移交（最少二套），并对本单位形成的工程档案的真实性、完整性、准确性负责。34、建设工程项目实行总承包的，总包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案，并及时向建设单位移交；各分包单位应将本单位形成的工程文件整理、立卷后及时向总包单位移交。建设工程项目由几个单位承包的，各承包单位负责收集、整理立卷其承包项目的工程文件，并应及时向建设单位移交。5、按照《建设工程文件归档规范》等标准规定的要求保管有关工程文件。6、优良工程评定项目按照优良工程评定要求专门准备评优资料。（三）城建档案馆职责1、城建档案馆应对工程文件的立卷归档工作进行监督、检查、指导。2、在工程竣工验收前，对工程预验收文件进行审核；审核合格后，出具工程档案预验收合格证。3、审查和接收建设工程竣工档案，对已经归档的工程竣工档案向建设单位出具城建档案移交书。4、对已经归档并符合要求的工程竣工档案，向建设或代建等有关单位出具档案原件存档证明(档案部门确认的复印件与原件同等效力）。二、归档要求(一)质量要求1、归档的工程文件应为原件。2、工程文件的内容和深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。3、工程文件的内容必须真实、准确、完整，与实际相符。4、所有监理、施工和竣工验收用表均应按《广东省市政基础设施工程施工质量技术资料统一用表》的要求用专用软件编制，因工程情况特殊《统一用表》没有的表格可使用自制的表格编制。具体应向工程质量监督4机构或监理单位咨询。5、工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。6、工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。7、工程文件中文字材料幅面尺寸规格应统一为A4幅面（297㎜×210㎜）,小于A4的应用A4白纸衬托，不得用有字纸张裱贴，注意左边留出装订边（竖向，一般30㎜)。图纸宜采用国家标准图幅；不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》（GB/10609.3-89）统一折叠成A4幅面，图标栏露在外面。折法详见附件。8、工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。9、竣工图的编制必须按照原国家建委1982年[建发施字50号]《关于编制基本建设竣工图的几项暂行规定》和相关规范的要求执行。⑴竣工图必须真实、准确、完整，修改必须到位，与实际相符。⑵竣工图应根据施工图、图纸会审记录、设计变更通知单、工程洽商记录等绘制。⑶竣工图应有竣工图章及相关责任人签字。⑷工程无变更或变更较少（小于图面1/3）时，可在原审核批准的经审图机构审查合格的施工图进行修改编制，并加盖竣工图章作为竣工图。⑸凡施工图结构、工艺、平面布置等重大改变，或变更部分超过图面1/3的，须重新绘制竣工图，在图纸目录上注明原图作废，代替原施工图，并按竣工图要求补齐签章。5施工图需要重大修改时，应按有关审图要求重新审图。10、所有竣工图均应加盖竣工图章及档号章。竣工图章上的单位名称可以刻制固定，个人签名必须用黑色或蓝黑墨水手签。档号章内容由归档部门填写。各种印章均应使用不易褪色的红印泥，盖在图标栏附近空白处。不得覆盖原有图纸上的图形文字和图标栏。竣工图章样式如下：（单位mm）档号章样式如下：（单位mm）11、不装订的文件均应加盖档号章。12、地质勘察文件一般应有审图部门盖章审核。（二）声像档案质量要求1、拍摄质量要求（1）拍摄设备一般要求使用不低于500万像素的数码相机或摄像6机。（2）拍摄格式：照片格式为.jpg,视频格式为.mov、.mpg、.ivo。（3）拍摄随工程建设进度拍摄。（4）拍摄时做到逻辑线索清晰、拍摄规范、画面清晰、取景构图完整、主体突出、图像稳定、音质良好。2、归档整理要求（1）应反映工程建设全过程，包括反映项目建设前原址原貌、工程开工、关键工序、隐蔽工程、重大事项、工程竣工的实际情景。地下管线工程还应拍摄管线覆土前的声像资料，在管线布置、管径变化、转湾、高程变化、出口等部位必须拍摄。（2）应提供反映单位工程竣工后全貌的多角度外观纸质4R彩色照片4张以上，作为工程纸质文件一起归档。（3）所有工程项目拍摄的数码照片必须不少于50张。总投资在3000万元以上的工程项目，视频摄像不少于30分钟，要求有文字说明或解说词，制作为光盘作为电子档案同步归档。（4）在拍摄竣工后外观照片时，应多角度拍摄。如道路较长，可以500米或1000米分段横向拍摄。视频可以横向连续拍摄，完整拍摄整体外观。（5）照片和视频使用DVD光盘作为存储介质，并分别刻录归档。DVD光盘封面应附有工程名称、建设单位、拍摄内容简要介绍标签。（6）声像文件应有场记编目，填写场记工作单（见附件2）。7（三）电子档案质量要求1、建设工程电子文件应以单位工程为单位形成上报文件，同一单位工程的电子文件应统一在同一文件下一起上报。一个工程项目由多个单位工程组成时，每个单位工程的电子文件应单独整理立卷，同一保管单元（或同一案卷）内电子文件的组织和排序应与相应的纸质文件相同。2、电子文件的内容应与相对应的纸质档案原件相同，且图像清晰、完整、不偏斜、不失真、不漏页。凡能够提供原始电子文件的工程文件应移交原始电子文件，不能提供原始电子文件的工程文件应提供扫描件。3、电子文件应按照要求格式制作。目前认可的文件格式有：DOC、TXT、XLS、PDF、JPG、TIFF、GIF、JPEG等。其他格式形成的文件，均应转换成以上的格式。电子竣工图一般应转化成PDF格式文件。4、电子档案在移交时，移交单位应向接收单位出具《电子档案质量保证书》。5、电子文件的载体或装具上应有封面和目录，封面的内容及格式应符合《建设电子文件与电子档案管理规范》（国标CJJ/T117-2007）中附录B、D的要求。6、同一工程的电子文件及其著录数据、元数据、各种管理登记数据等必须存储在同一载体上。7、电子文件的存储载体应设置成禁止写操作的状态。电子档案的载体应采用一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。移动硬盘、优盘、软磁盘等不宜用为电子档案长期保存的载体。8、与建设电子文件的真实性、完整性、有效性、安全性等有关的控8制信息（如电子签章信息等）必须与电子文件一同收集归档。9、应保证移交的载体的安全性。移交的载体应无病毒、无划痕。10、扫描件的质量要符合以下要求：（1）扫描模式可采用黑白二值、灰度、彩色三种模式。一般文件、图纸，页面为黑白两色或蓝图，并且字迹清晰、不带插图的档案，采用黑白二值模式扫描，清晰度较差的采用灰度扫描。带有有色标记且必须保留其色彩的，如批文、证件、红线图、合同中的盖章页，地质报告中的盖章页、彩色照片等，应采用彩色模式扫描。（2）扫描的电子文件，分辨率应为200dpi，黑白扫描的灰度采用256灰阶。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。（3）扫描时对图像页面中出现的影响图像质量的杂质，如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循在不影响可读度的前提下展现档案原貌的原则。（4）采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。（5）扫描文件的大小一般小于2M为正常值。大于2M的文件应进行压缩处理，压缩后的文件应保证其清晰、完整、不失真。（6）对大幅面档案进行分区扫描形成的图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。（四）组卷方法1、立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。2、一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷。9工程文件可划分为工程准备阶段文件、地质文件、监理文件、施工文件、竣工验收文件、竣工图和声像及电子文件七部分。3、工程准备阶段文件可按项目、阶段或单位工程等组卷，一般按项目组卷。若工程准备阶段文件包含多个工程项目，应跟随第一个向城建档案馆归档的工程项目归档。4、地质文件按勘察单位形成的文件单独组卷。5、监理文件可按项目、单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷，一般按项目组卷。同一工程不同监理单位的监理文件应分别组卷。6、施工文件按标段、单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷。施工文件一般按分部工程组卷，遇到工程资料较少可以按照单位工程组卷。每个分部工程分为:A产品质量证明文件、B工程检验检测报告、C施工记录、D质量检验记录四部分。在各部分工程资料较少时，A和B可以合并组卷，案卷题名为***工程项目***（单位）工程***（分部）工程产品质量证明文件及检验检测报告；C和D也可合并组卷，案卷题名***工程项目***（单位）工程***（分部）工程施工记录及质量检验记录；A、B、C、D也可合并组卷，案卷题名为***工程项目***（单位）工程***（分部）工程施工文件。在同一单位工程各分部工程较少时，各分部工程也可按先后次序合并组卷，案卷题名为***工程项目***（单位）工程施工文件。7、竣工验收文件可按项目、阶段或单位工程等组卷，一般按项目组卷。8、竣工图可按项目、标段、单位工程、专业组卷。9、每卷文件不宜过厚，文字材料一般不超过30㎜，图纸每卷不超过40㎜。10、案卷内不应有重复文件，几个单位工程或分部工程共用的文件只10要一份原件，原件放在《工程项目划分表》中最靠前的单位工程或分部工程中，其它单位工程或分部工程要在案卷备考表中加以说明原件所在位置。不同载体的文件应分别组卷。11、文件材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，主件