人事档案管理制度

第1页共7页人事档案管理制度第一章总则第一条：为规范人事档案管理工作，提高档案管理水平，有效的保护和利用档案，使之科学化、规范化、制度化，在企业经营活动中充分发挥人事档案的作用，更好地为公司各项工作服务，特制定本管理制度。第二条：人事档案工作是公司组织人事工作的重要组成部分，也是公司档案工作的重要组成部分。它是为贯彻执行公司战略、方针、政策服务的；是全面地考察了解和正确选拔使用员工的重要依据。第三条：本制度适用于公司及其各个部门。第二章管理职责第四条：人力资源部（一）负责制定、修改和完善公司人事档案管理的相关工作管理制度与实施细则等规范；（二）负责本制度在各部门实施执行的具体指导和监督检查；（三）负责公司全体员工的人事档案管理工作；（四）负责对员工人事档案管理工作进行检查与督导；（五）人力资源部人事档案管理的职责具体如下：1）收集、鉴别和整理档案材料；2）办理档案的查阅、借阅和转递手续；3）登记职务及工资变动情况；4）为有关部门提供档案信息情况及有关材料；5）做好人事档案的安全、保密、保护工作；6）办理人事档案有关的其他事宜。第五条：人事档案管理人员工作要求和职责（一）坚持四项基本原则，贯彻党的路线、方针、政策，认真学习马列主义、毛泽东思想和邓小平理论，努力提高政治思想水平；（二）热爱本职工作，忠于职守，刻苦钻研业务，熟练掌握员工人事档案管理工作的专业知识，不断提高业务水平和工作能力；（三）严格执行保密守则，不向无关人员泄露员工人事档案内容；（四）贯彻执行国家及上级主管部门档案管理工作的方针、政策及有关条例，管理好本单位员工人事档案，接受上级的监督、检查与指导；（五）负责本单位人事档案信息的维护与管理，负责档案材料的收集、鉴别、整理、转递、保管和提供查（借）阅等工作；（六）调查研究员工人事档案工作情况，制定各项规章制度及工作流程；（七）采取防盗、防火、防晒、防潮、防蛀等各项预防措施，确保员工人事档案的安全保管，防止各类事故的发生。第三章人事档案内容第六条：员工人事档案正本的内容和分类：第一类履历材料：个人简历表，各类人员登记表；第三类鉴定、考核、考察材料：鉴定（含自我鉴定），调动、任免的考核材料等；第四类评定岗位技能和学历材料：指国家教委认可的学历、学位及学习成绩，专业技术职务评定的考核、审批材料，毕业生登记表，选拔留学生审查登记表，创造发明、科研成果、著作及有重大影响的论文目录；培训内容、考试成绩以及“培训证书”复印件等材料；第2页共7页第五类政审材料：指入党入团、应征入伍等各类政审材料及更改民族、年龄、国籍、参加工作时间的组织审查意见，上级批复以及所依据的证明材料；第六类参加及退出中国共产党、共青团及民主党派的材料：入党入团志愿书、申请书、转正报告，取消预备党员及党员资格的材料，退团材料，中国共产党党员登记表，加入民主党派的有关材料；第七类奖励材料：包括科技、业务及政治等方面的奖励材料；第八类处分材料：处分决定、查证核实报告、上级批复及个人提供的有关材料，法院刑事审判工作中形成的判决书等材料；第九类录用、任免、聘用（含劳动合同书）、复员退伍、转业工资、保险福利待遇、出国、退（离）休、退职、各种代表会代表登记表等材料；第十类其他可供组织参考的材料：体检表、评残材料、法院审判的离婚判决书，员工逝世后的有关材料，非正常死亡的调查报告及相关材料。第七条：员工人事档案副本的内容：第一类的近期履历材料；第三类的主要鉴定、干部考核材料；第四类的学历、学位、及专业技术职务的材料；第五类的重要政历材料；第七类的奖励材料；第八类的处分材料；第九类的任免、工资、待遇、出国审批材料。其他类别如有重复的材料，也可归入副本。第四章档案的整理第八条：整理员工人事档案，必须做到档案材料认真鉴别，分类准确，材料齐全，编排有序，目录清楚，装订整齐，达到每卷档案完整、真实、条理、精练、实用的要求。第九条：每卷档案材料应根据材料内容的内在联系和材料之间的衔接或材料的形成时间排序，并在每份材料的右上角上编写类别号和顺序号，在其右下角编写页码。第十条：档案材料排序的方法：（一）按档案材料形成时间排序的有第一、二、三、四、七、九、十类：（二）按档案材料内容主次关系排序的有第五、六、八类。其中第五类及第八类应将同一件事的结论性材料排在前；第六类材料，入团志愿书应排在入团其他材料之前，入党志愿书应排在入党其他材料之前，先排入团后排入党材料。第十一条：档案材料目录是查阅档案内容的索引，要认真进行编写，具体要求如下：（一）题目与材料相符，过长的可简化，但要反映材料的主要内容，无题目的可自行拟题目；（二）材料形成时间一般采用材料形成的最后落款时间；（三）档案材料页码按图书编页法进行编页，每面为一页，已印有页码的材料应如数填写。第十二条：档案材料统一使用十六开规格办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、纯兰或红色墨水及复写纸书写。第五章人事档案的收集、保管和销毁第十三条：员工所在单位的组织、人力资源部对职工进行考察、考核、培训、奖惩等所形成的材料要及时收集，整理立卷，保持档案的完整。第十四条：立卷归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、准确、文字清楚、手续齐备。材料须经组织审查盖章或本人签字的，应在盖章、签字后归档。第十五条：按规定需要销毁档案材料时，必须认真履行登记手续并经单位主管领导批准，方可销毁。第3页共7页第十六条：档案卷皮、目录和档案袋的样式、规格应统一使用国家有关规定的标准。第十七条：严禁任何人私自保存他人档案或利用档案材料营私舞弊。对违反规定者，应视情节轻重，严肃处理。对违反《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》的，要依法处理。第十八条：档案管理单位应建立健全查（借）阅、收集、鉴别归档、转递、检查核对、保管保密、管理人员职责、送交档案材料归档工作的八项制度及各项工作程序，并做好防火、防蛀、防潮、防光、防高温、防盗等六防工作。第十九条：人力资源部的档案管理人员在以下几个时段特别需要做好人事档案资料的归档工作。1、新员工报到时；新员工报到后，收齐新入职员工的所有手续、证件、资料后，统一装入新建的档案袋内，并在档案袋封面左上方书写上档案袋编号（同员工的工号相同）、员工姓名、性别。办理完试岗派遣手续后的三个工作日之内，将以下档案、证件和资料进行再次归档：⑴、《职位申请书》（必须要有初试、复试、录用的审批人签字及录用时的薪资标准等意见签署、贴上一张一寸的彩色照片）；⑵、身份证（双面都印在同一页上，A4纸）、学历证、学位证及其他相关资质证件的复印件。2、员工办理正式入职手续时；办理完入职手续后的三个工作日之内，将以下档案、证件和资料进行再次归档：⑴、签署好的《担保书》；⑵、《试岗通知单》（必须有其直接上级对其在试岗期间表现的评价）；⑶、《录用通知单》、《实习协议》。3、员工办理转正手续时；员工转正手续完成后，各级人力资源部门人事专员必须将以下资料收集齐后，归入该员工的档案袋：⑴、员工保管的《实习协议》和《录用通知单》；⑵、该员工的《转正申请表》、《转正通知单》；⑶、《劳动合同》；⑷、《竞业禁止合同书》。4、员工办理调动手续时；各级人力资源部门，在完成员工调动手续的三个工作日内，将员工调动手续资料装入该员工的档案内，具体的资料有：⑴、《人事异动审批表》；⑵、《员工调动工作移交表》；⑶、《文件档案资料移交明细表》、《物品资产移交明细表》、《客户资料移交明细表》、《待办工作（事宜）移交明细表》；⑷、《调令》。5、员工办理离职手续时；人事处在办完员工离职手续的三个工作日内，将离职相关资料装入该员工的档案内，必须装入的资料有：⑴、该员工的书面离职申请书；⑵、该员工交回的自己保存的《劳动合同》、《竞业禁止合同书》、《转正通知单》；⑶、《离职申批表》；⑷、《员工离职工作移交表》；⑸、《文件档案资料移交明细表》、《物品资产移交明细表》、《客户资料移交明细表》、《待办工作（事宜）移交明细表》。6、公司对员工进行表彰或处罚时，需要归档的资料必须第一时间（三天以内）归档。第4页共7页第二十条：每年一季度按公司档案管理办法对上一年的人事档案进行整理、组卷。人事档案的收集范围：本管理制度第三章中所列的档案内容涉及的相关材料。第二十一条：在整理过程中,不得私自涂改、抽取或伪造档案材料。第六章档案的提供和利用第二十二条：因工作需要查阅和借用档案，须遵守下列规定：（一）查阅本单位人员档案应填写审批表，按规定程序逐级审批，方便查阅。（二）如需要本公司领导干部档案，应携带工作证、单位介绍信或内部审批表，经人力资源部领导同意后方可查阅。（三）人事档案除特殊情况外一般不借出查阅。如必须借出查阅时，应事先提交报告，说明理由，经人力资源总监批准，并严格履行登记手续。（四）任何个人不得查阅或借用本人及亲属（包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等）的档案。（五）查阅档案必须严格遵守保密制度，严禁涂改、抽取、撤换档案。查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容。对违反者，应视情节轻重予以批评教育，直至纪律处分，或追究法律责任。（六）因工作需要从档案中取证的，须请示档案所在单位（部门）主管领导批准后才可复制办理。第七章档案的转递第二十三条：员工调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等，工作交接并办清所有手续后，如无特殊情况，所在单位应在一个月内将档案交其新的工作单位或其户口所在地的劳动（组织、人事）部门。所在单位领导如有职务调整，无特殊情况，接到任免通知后，10天内必须办理档案转递。第二十四条：转递档案应遵守下列规定：（一）通过机要交通或派专人送取，不准邮寄或交本人自带。（二）对转出的档案，必须填写人事档案转递通知单，并密封包装。（三）对转出的档案材料，应齐全，不得扣留或分批转出。（四）接收单位收到档案经核对无误后，应在回执单上签名盖章，并将回执单立即退回。逾期一个月转出单位未收到回执应及时催问，以防档案丢失。第八章其他规定第二十五条：凡是公司的员工（正式员工、试用员工和临时员工）都必须建立档案正本，是否建立副本，根据工作需要由人力资源部自行确定。第二十六条：人事档案管理由人力资源部负责，档案管理岗位人员应具有良好的思想素养，接受过正规的档案管理培训，在工作中须严格遵守保密制度（原则上安排中共党员从事此项专项工作）。第二十七条：不得擅自处理或销毁档案材料，应按公司档案管理制度进行档案保管和档案销毁。第二十八条：本制度最终解释权归公司人力资源部。第5页共7页人事档案借阅申请表日期：20年月日申请单位申请部门申请人借用查阅人事档案事由借用查阅人事档案内容被查阅单位部门被查阅人查阅档案编号部门经理意见部门总监意见人力资源总监意见总经理意见总裁意见第6页共7页人事档案借阅登记表序日期时间档案借阅人信息档案归属人信息归还日期归还时间档案保管人单位/部门借阅人单位被借阅人档案编号第7页共7页人事档案移交表需调动档案信息单位部门档案归属人档案编号1、2、3、4、5、6、7、8、9、10、手续会签档案调出单位档案管理员档案调出档案人力资源部门负责人签字档案调入单位档案管理员档案调入档案人力资源部门负责人签字