公司费用报销制度及报销流程

宿州君邦电动车制造有限公司公司费用报销制度及报销流程JB-18-0301一、总则1、为了加强公司内部管理，规范公司财务报销行为,倡导一切以业务为重的指导思想，合理控制费用支出，特制定本制度。2、本制度根据相关的财经制度及公司的实际情况，将财务报销分为日常办公费用、工薪福利及相关费用、税费支出、业务相关支出及专项支出等,以下分别说明报销相关的借款流程及各项支出具体的财务报销制度和报销流程。3、本制度适用公司全体员工。二、借支管理规定及借支流程1、借款管理规定(1)出差借款：出差人员凭审批后的出差申请按批准额度办理借款，出差返回5个工作日内办理报销还款手续。(2)其他临时借款，如业务费、周转金等，借款人员应及时报帐，除周转金外其他借款原则上不允许跨月借支。(3)各项借款金额超过5000元应提前一天通知财务部备款。2、借款销账规定：(1)借款销帐时应以借款申请单为依据，据实报销，超出申请单范围使用的，须经主管领导批准，否则财务人员有权拒绝销帐；(2)借领支票者原则上应在5个工作日内办理销帐手续。(3)借款未还者原则上不得再次借款，逾期未还借支者转为个人借款从工资中扣回。3、借款流程(1)借款人按规定填写《借款单》，注明借款事由、借款金额（大小写须完全一致，不得涂改）、支票或现金。(2)审批流程：主管部门经理审核签字→财务部门复核→总经理审批。（金额过大须由董事长审批）(3)财务付款：借款凭审批后的借款单到财务部出纳里办理领款手续。三、日常费用报销制度及流程1、日常费用主要包括差旅费、电话费、交通费、办公费、低值易耗品及备品备件、业务招待费、培训费、资料费等。在一个预算期间内，各项费用的累计支出原则上不得超出预算。2、费用报销的一般规定(1)、报销人必须取得相应的合法票据(一般为发票，相关规定见发票管理制度),且发票背面有经办人签名。其他票据（含除燃气公司、电力局及农副产品以外的收据）不予报销。(2)、填写报销单应注意:根据费用性质填写对应单据；严格按单据要求项目认真写，注明附件张数；金额大小写须完全一致（不得涂改）；简述费用内容或事由。(3)、按规定的审批程序报批。(4)、报销5000元以上需提前一天通知财务部以便备款。3、费用报销的一般流程:报销人整理报销单据并自行填写对应费用报销单→须办理申请或出入库手续的应附批准后的申请单或出入库单→部门经理审核签字→财务部门复核→总经理审批→到出纳处报销。4、差旅费报销制度及流程。(1)、费用标准:根据相关部门具体规定进行限制费用。(2)、报销标准：实报实销。(3)、费用标准的补充说明：3.1住宿费报销时必须提供住宿发票，实际发生额未达到住宿标准金额，不予补偿；超出住宿标准部分由员工自行承担。3.2.实际出差天数的计算以所乘交通工具出发时间到返本地时间为准，12：00以后出发（或12：00以前到达）以半天计，12：00以前出发（或12：00以后到达）以一天计。3.3伙食标准、交通费用标准实行包干制，依据实际出差天数结算，原则上采用额度内据实报销形式，特殊情况无相关票据时可按标准领取补贴。3.4宴请客户需由总经理批准后方可报销招待费，同时按总经理要求适当扣减出差人当天的伙食补贴。3.5出差时由对方接待单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相关费用。3.6.管理人员由公司安排出差时将纳入正常考勤，工资按照正常出勤发放，暂无额外补助。非管理人员（计件人员）如安排出差，除按照上述费用标准报销外，同时纳入正常考勤，日工资按照200元/天计算，在当月工资中进行发放。5、报销流程(1).出差申请：拟出差人员首先由总经理批准。(2).借支差旅费：出差人员审批过后，自行填写对应的《借款单》交财务部,按借款管理规定办理借款手续，出纳按规定支付所借款项。(3).购票:出差人员经审批过后，到行政部订票（机票需提供发票进行报销）。(4).返回报销：出差人员应在回公司后五个工作日内办理报销事宜，根据差旅费用标准填写《差旅费报销单》，部门经理审核签字，财务部审核签字，总经理审批；原则上前款未清者不予办理新的借支。6、电话费报销制度及流程(1)费用标准1.1移动通讯费：为了兼顾效率与公平的原则，员工的手机费用的报销采用与岗位相关制，即依据不同岗位，根据员工工作性质和职位不同设定不同的报销标准，具体标准见行政部相关管理制度规定。1.2固定电话费：公司为员工提供工作必须的固定电话，并由公司统一支付话费。不鼓励员工在上班期间打私人电话。1.3公司行政部每月初（10日前）将本月员工手机费执行标准（含特批执行标准）交财务部，未提供手机费用报销情况的无须交付。1.4行政部通知员工于每月中旬（20日前）按话费标准将发票交财务部集中办理报销手续。1.5财务部指定专人按日常费用的审批程序集中办理员工手机费报批手续。1.6员工到财务部出纳处签字领款（每月25日前）。1.7固定电话费由行政部指定专人按日常费用审批程序及报销流程办理报销手续，若遇电话费异常变动情况应到电信局查明原因，特殊情况报总经理批示处理办法。6、交通费报销制度及流程1、费用标准：1.1员工因公需要用车可根据公司相关规定申请公司派车，如需乘坐其它交通工具（火车、高铁、大巴、出租车）等回到公司后需持有相关票据自行填写报销单，由总经理审批后方可报销。1.2市内因公公交车费应保存相应车票报销。2、报销流程2.1.员工整理交通车票（含因公公交车票），在报销单上签经办人名字，按规定填好《交通费报销单》。2.2.审批:按日常费用审批程序审批。2.3.员工持报销单到财务处办理报销手续。7、办公费、低值易耗品等报销制度及流程（1）、管理规定:为了合理控制费用支出,此类费用由公司行政部统一管理，集中购置,并指定专人负责。（2）、报销流程2.1购置申请:公司行政部根据各部门需求及库存情况按资产管理办法规定报批。2.2报销程序：报销人先填写费用报销单(附出入库单)，按日常费用审批程序报批。审批后的报销单及原始单据（包括结账发票）交财务部，按日常费用报销流程付款或冲抵借支。2.3．费用归集：财务部按月根据行政部提供的各部门领用金额统计表，归集核算各部门相关费用。库存用品作为公共费用，待实际领用时分摊。8、招待费、培训费、资料费及其他报销制度及流程（1）、费用标准1.1招待费：为了规范招待费的支出，大额招待费应事前征得总经理的同意。1.2培训费:为了便于公司根据需要统筹安排，此费用由公司人力资源部门统一管理，各部门培训需求应及时报送人力资源。人力资源根据实际需要编制培训计划报总经理审批。1.3资料费：在保证满足需要的前提下，尽量节约成本，注意资源共享。各部门在购买资料前必须先填写《资料申请表》，在报销前必须到行政部资料管理人员处进行登记(资料管理人员在资料发票背面签字)。1.4.其他费用：根据实际需要据实支付。（2）、报销流程：2.1.招待费由经办人按日常费用报销一般规定及一般流程办理报销手续。2.2培训费由人力资源部人员根据审批程序及报销程序办理报销手续。2.3.资料费在报销前需办理资料登记手续，按审批程序审批后的报销单及申请表到财务处办理报销手续。2.4.其他费用报销参照日常费用报销制度及流程办理。编制：审核：批准：上报部门：总经理、综管办、财务部、采购部、技术部、生产部执行日期：年月日