业务招待费管理制度

湖北时珍故里农特产有限公司业务招待管理制度文件编号：DL/QP1502版本：第1版拟案：总经办制订：张勇审核：张勇核准：田群发行日期：2015年12月18日湖北时珍故里农特产有限公司文件编号:QMS-GL-1501页次：2/6修改号：0业务招待费管理制度版本号：第A版分发号：编制张勇批准张勇生效日期2015年11月1日注：1.此份为正式运行文件，该流程/制度负责人为时珍故里公司，主要职责是维护流程/制度的运行、检查、培训指导、问题点收集、处理；2.若在运行过程中遇到运作不畅等情况时，请及时知悉总经理；3.运行过程中若同变革前档有冲突时，一律依本档执行。档修订一览表版本修订内容修订日期修订人A/0评审栏部门董事长副董事长总经理资方代表1资方代表2资方代表3资方代表4资方代表5资方代表6…………会签湖北时珍故里农特产品有限公司总经理签批：湖北时珍故里农特产有限公司文件编号:QMS-GL-0页次：3/6修改号：0业务招待费管理制度版本号：第A版分发号：编制张勇批准张勇生效日期2015年12月31日湖北时珍故里农特产品有限公司业务招待费管理制度第一章目的第1条为规范公司各类业务招待行为，切实厉行勤俭节约，提高费用使用效益，加强公司费用管理，严格控制公司业务招待费用的支出，特制定本制度。第二章总则第2条管理原则：先申请、后执行；预算总额控制；对口接待，专款专用，全程监督。第3条业务招待接待、接待分工：1、接待包括迎送、陪同人员、日程、交通工具、食宿安排，以及领导会见、宴请等内容。2、上级领导及受邀单位领导来公司的指导、考察等接待工作，由总经理办公室接待负责承办。3、其他业务部门人员的接待工作，经公司领导批准，履行相关手续后，由业务相关部门负责接待，需要的物资（票务、宾馆及酒店预定、会场需用物资等）可由总经理办公室按接待部门交至的《业务招待费申请单》审核批示，接待部门提前做好统一安排。第4条业务招待费用定义：1、业务费：是指因业务需要发生的礼金、礼品、赞助费、购物卡及因业务需要赠送的烟、酒、茶叶、其他纪念品等。2、招待费：是指因工作关系招待有关人员就餐费、娱乐费用；因业务需要接待相关单位人员发生的差旅费、住宿费、参观费、旅游费等；因招待领用的酒水及香烟等。第5条使用范围：与开拓市场、维护客情关系、打通项目渠道等相关的主管单位、客户以及其他外部关系单位所发生的应酬、招待费等费用。（不包含市场公关费）1、上级主管部门领导来我司检查、指导、协调工作；2、兄弟公司的领导、职工因公来我司考察、联系业务、洽谈工作；3、外单位来公司或与相关单位联系业务、洽谈合作事项；4、其他因公需要招待事项。第6条使用原则：湖北时珍故里农特产有限公司文件编号:QMS-GL-0页次：4/6修改号：0业务招待费管理制度版本号：第A版分发号：编制张勇批准张勇生效日期2015年12月31日1、业务招待费应坚决贯彻“可接待可不接待，不接待”，“可发生可不发生费用，不发生”，“态度热情，费用从简”的原则。2、陪同人员坚持适度从紧原则，原则上不能多于需接待人员。3、严格执行规定限额和招待标准，分档次接待原则，坚决控制非业务性接待，严禁随意超标进行业务招待，特殊情况需说明原因，经请示总经理同意后方可进行招待，否则，财务部门不予报销。第三章费用发生具体规定第7条费用申请制度及审批流程：业务费用实行事先申请，事中控制，事后报销。发生招待费前应由具体业务承办接待部门先填写“业务招待费申请表”（附件一），注明接待原因、被接待对象及级别、接待地点等内容，并根据招待对象进行费用预算，经分管领导同意，财务部审核，公司总经理批准后执行。第8条招待物品的采购：为降低业务招待费成本，原则上由总经理办公室根据常规招待需求统一竞价采购，并由专人进行物品与台账管理，凭《招待物品购买申请表》（物资采购申请单）（附件二）与采购发票到财务报账。1、招待物品的领用：由具体业务承办接待部门经办人根据已审批的《业务招待费申请表》填写《招待物品领用单》（附件三），并由物品保管人和总经理办公室签字，方能对领用的物品到财务办理核销手续。2、各业务部门在接待工作中或外出联系工作需使用的必要招待物品经总经理办公室同意，可到物品管理员处签字领取。一次领用价值超过600元的招待物品，需总经理批准。3、上级委托我公司承办的各种会议需使用招待物品，统一由总经理办公室根据会议的规模、级别核定标准报公司领导批准后由筹办部门具体经办。费用不单独在业务招待费中体现。第9条如到协议酒店/饭店招待时，原则上实行现款结算，也可以实行授权签字，分阶段按协议统一结算。对于授权签字，具体规定如下：1、签字人必须为公司有效的授权人，非授权人必须事先得到授权人的批准；2、签单时须注明：招待单位、招待事由、招待人数、陪同人员、授权人及招待日期。第10条有关业务招待费用标准：原则要求用工作餐。如果确需招待的，原则上只安排一次，重要来宾或因工作需要停留时间较长者，可视情况增加一次招待，其余时间尽量安排工作餐。1、工作餐标准按被接待宾客的级别安排。宾客每人次为100——300元之间，以总经理根据具体情况进行口授为准。2、上级主管单位来公司检查指导或考察工作需要招待的，外单位来本公司联系工作、参观等需用餐的招待标准按客人中最高级别安排，其开支标准：董事会成员宾客为每人次100——300元之间，部门经理级宾客为每人次30——80元，部门经理级以下宾客为每人次30——50元，5人以上的宾客团队按每人次100元的标准开支。3、如因实际需要安排来宾住宿的，可由业务承办部门事先提出申请，由公司总经理批准后方可办理。如需安排旅游、食宿，旅游经费按照各景点费用市价进行控制，开支标湖北时珍故里农特产有限公司文件编号:QMS-GL-0页次：5/6修改号：0业务招待费管理制度版本号：第A版分发号：编制张勇批准张勇生效日期2015年12月31日准参照公司《差旅费管理办法》，按照来宾最高级别人员参照我司对应级别人员标准进行控制。4、因工作需要在外招待客人，根据上述三条对应的招待对象标准控制开支，招待事项应事先填写“业务招待费申请表”经分管领导同意，公司总经理批准后执行。5、如因特殊需对已招待来宾要赠送礼品、礼金，需填写“业务招待费申请表”中，经分管领导同意，总经理批准后执行。礼品、礼金金额原则上不得超过300元/人。其他单独赠送礼品、礼金的，原则上金额不得超过500元/人。（尽量赠送公司礼品套装产品）6、因特殊情况紧急发生需要业务招待时，不方便先填写“业务招待费申请表”的，可根据招待对象的级别及人数向总经理口头请示后执行，在回公司两个工作日内补签“业务招待费申请表”方可到财务报销。第四章费用报销第11条报销“业务招待费”时，应如实整理单据并填写“付款申请单”按规定的程序审批，并附上经审批的“业务招待费申请表”。1、礼品、礼金报销时要求有两人或两人以上人员同时经办证明，在发票背面签字并注明日期；2、在总经理办公室领用招待物品，凭签字手续完整的《招待物品领用单》，方可到财务办理核销手续。第12条发票要求：1、不允许用白条、假票报销；2、定额发票印章要清晰可识别，发票归属地与费用发生地必须一致；3、手工开具的发票书写要求清晰，内容完整且印章必须清晰，不得套开、虚开；4、机打发票发生日期必须与费用发生日期一致。第13条报销审批流程：报销人→部门负责人→分管领导审核→财务部审核→财务分管领导审核→总经理审批→财务部出纳处领款或核销第五章费用报销责任界定第14条报销人的责任1、报销人对所报销项目的真实性、准确性、及时性负责，单据及附件应合法、完整。2、各项报销票证、资料必须齐全并按要求粘贴整齐（发票正面向上、平均摊薄粘贴），否则财务部有权拒绝报销。第15条分管领导的责任1、负责审查费用项目申请及批准手续，报销金额是否控制在申请的预算之内。2、对所报销项目的真实性、合理性负责。第16条财务审核人员的责任1、负责审查单据的合法性、真实性，报销内容是否符合有关标准。湖北时珍故里农特产有限公司文件编号:QMS-GL-0页次：6/6修改号：0业务招待费管理制度版本号：第A版分发号：编制张勇批准张勇生效日期2015年12月31日2、审查报销项目审批手续的完整性。第17条审批者的责任1、审批者对报销项目的真实性、必要性、费用总体的合理性负责。第六章附则第18条本规定由公司财务部负责解释和修订。第19条本规定自发布之日开始施行。附件一业务招待费申请表申请时间：年月日单位：元申请部门经办人申请原因被接待对象级别接待人数就餐地点费用预算计划餐费早餐中餐晚餐合计招待费用差旅费、住宿费礼品费其他合计总经理审批：财务审核：分管领导：附件二招待物品购买申请表申请时间：年月日单位：元申请人申请部门物品名称数量单价金额备注合计总经理办公室主任审核办总经理办公室负责人审核财务部审核总经理审批填表说明：“备注”栏主要填写购买原因。附件三招待物品领用单领用时间：年月日单位：元领用人领用部门物品名称数量单价金额招待对象合计领用部门负责人保管人签字总经理办公室审核总经理办公室负责人审核办总经理审批（超标时）填表说明：“总经理审批”只对超过600元的招待标准领用进行审批。