实施ERP系统之经验之谈

第一节实施ERP系统前的数据准备看过很多关于ERP选型方面的文章﹐大部份的文章都以评估供货商的角度去看问题﹐却很少有提到﹕作为软件的需求方需要准备些什么﹐ERP系统实施前需要准备些什么需要考查ERP软件件的哪些内容﹐在本文中我将给予详细说明个人认为首先应该准备公司的业务流程销售采购仓库管理生产生计划的流程甚至包括公司的组织架构软件供货商可以通过一个公司有的流程可以分析出一个公司的管理水平权力分配情况甚至可以从这些数据中看出贵公司的ERP实施能否成功有的公司应集中的权力被分散了如果能通过ERP顾问公司在实施ERP系统前﹐先对公司的流程进行改造(BPR)那往后的实施进度将有可能大大加快除了流程数据以外﹐在选择ERP系统前还应该准备公司里的基础数据﹐这里基础数据不仅是为了将来实施ERP系统用﹐也可以用于选型的时候作为测试数据----只有一个公司完整﹑真实的数据才检验出所选择的ERP系统是否真正满足需求在准备数据的过程中才能真正明白----我需要什么﹗一﹑基础数据1﹑物料控制物料类型﹑物料分类及分类码﹑物料编码规则﹑物料的计量单位(采购单位﹑库存单位﹑销售单位)﹑计量单位的转换﹑物料的生产/采购提前期﹑物料损耗﹑订购批量﹑计划方法2﹑产品结构产品清单﹑BOM类型﹑BOM的编制方法工程清单与生产清单的转换3﹑工作中心与工艺路线工作中心设置﹑机器与机器编码﹑任务Task﹑工艺路线设置﹑生产提前期﹑关键工作中心设定4﹑成本核算成本核算参数﹑成本类型与成本价格要素﹑成本的计算方法﹑外协加工成本计算方法﹑附加费成本计算方法﹑计算成本价格的程序﹑产品成本计算﹑标准成本的计算5﹑库存控制仓库设置﹑仓库存储位置设置﹑库存分类库存分析及库存评价﹑安全库存与库存订货﹑库存查询与报告二﹑计划与控制1﹑生产预测预测与计划的相互关系﹑预测的基本原则﹑预测方法2﹑生产规划生产资料的收集﹑生产规划的编制﹑资源需求﹑完善生产规划﹑批准生产规划3﹑主生产计划MPS时间分段基准﹑主生产计划需求来源﹑如何将预测转为生产的实际需求﹑编制主生产计划的步骤4﹑物料需求计划MRPBOM结构﹑MRP运行策略5﹑能力需求计划CRP工作中心能力的核定﹑能力需求的报告三﹑计划的执行1﹑推式生产订单作业生产订单与基本格式﹑生产订单成本核算要素﹑生产订单实际成本的核算﹑车间在制品控制生产订单中的外协工序﹑2﹑重复生产物流分析﹑重复生产的操作程序﹑重复生产的成本记录3﹑流程生产物料控制﹑流程的基本结构﹑工艺路线﹑成本计算﹑计划方法4﹑工时核算工时主数据设置﹑工时预算方法﹑工时核算处理程序四﹑采购与销售1﹑采购管理采购订单基本格式﹑采购收货流程﹑采购成本控制﹑采购库存与财务关系﹑税务处理﹑采购报价﹑供货商评估﹑采购价格控制2﹑销售管理销售订单处理程序﹑基本操作程序﹑销售与财务关系﹑品销售成本﹑销售订单举例﹑销售价格控制﹑销售报价﹑客户信誉评估五﹑项目管理1﹑项目成本估算2﹑项目计划3﹑项目进程控制(项目库存控制﹑项目生产控制)4﹑专案结算六﹑财务管理1﹑会计方程式与科目系统账户系统﹑账户的基本结构﹑账户层次结构﹑成本中心﹑ERP的财务计算机系统2﹑总分类帐GL账户数据及账户结构﹑会计期及期初余额设置﹑期间事务处理3﹑应付帐采购与总帐的集成﹑采购发票登记﹑采购发票与采购收货匹配﹑付款﹑结算4﹑应收帐销售与财务集成﹑收款﹑结算5﹑财务报表报表数据来源﹑报告结构6﹑固定资产管理固定资产的成本范围﹑固定资产折旧方法其它特殊要求第二节实施ERP前(过程中)制度的建立前一节中我谈到了系统实施前需要准备的系统基础数据﹐但仅有基础数据的准备还是不够的﹐基础数据的准备只能加快实施的速度﹐但ERP系统的实施是提高整个公司管理水平的过程﹐所以除了上述部份数据的准备以外我们还应作做好包括制度上的准备﹐正所谓没有规矩不成方圆而规矩的建立也有赖于文字的记录一﹑会议制度ERP实施会议是实施过程中必不可少的一部份﹐通过ERP的实施会议可以辅助控制整个ERP实施的进度﹐协调相关人员﹐讨论和解决实施过程中遇到的问题但会议也不是随便能开的﹐错误的时间在错误的地讨论了错误的话头或许会生适得其反的效果那个会议制度应该包括哪些内容呢﹖1﹑会议的组织制度即规定﹕什么时间在什么地开什么会议由哪些人参加ERP的会议其括两种﹐一种是固定的问题讨论总结或汇报会议﹐另一类是临时性专一问题而设的会议对于前者﹐然应该对会议的议程做出一定的规这类会议包括﹕周/月/季的ERP实施总结会议不同的时间需要不同的对于部门主管经理每周应参加一到两次相关议题的协调会议﹐而对工理人员﹐每两周一次的总结最好能亲自出席ERP的实施又称之为一把可一把手也不一定有太多的时间顾及到﹐如何有效的利用一把手的时是个问题然﹐会议也不是多多益善﹐相反过于密集和无聊的会议只会让人厌﹕会议必须减少不必要的参加人员----没事让他们呆在这干吗﹖2﹑会议的文文件组织召开会议也就必须涉及到三种文档的编写﹕会议通知﹑会议记录以及论内容所形成的正规程序文件切记﹕任何会议都需要有相关文档支持否则是空谈A﹑会议通知会议通知应包括如下内容﹕什么人何时参加哪类会议﹐会议主题是什的简单介绍让用户做到有备而来同时会议通知也应考虑到该知会哪些让领导对会议的议程有所了解﹐并安排相关人员出席B﹑会议记录常被忽略的一项会议记录内容就是签到，我们参加会议常遇到的迟到﹐八点锺开会九点锺到﹐十点锺开始做报告﹐可因为一个人耽误大家的时间﹐合理吗﹖会议签到是有效防止这类问题的方法之一会议中讨论了什么内容﹑如何对问题进行分析规划的﹑做出了哪些结容都应该一一予以说明C﹑会议后形成的程序文件该部份内容将在以后予以说明3﹑会议内容的执行制度会议内容的执行也是会议的重要组成部份﹐会开了却没有效果﹐这样的会议还会有谁参加﹖除了会议记录以外﹐会议的内容也要形成正规的操作指引来指导用户进行工作同时还应在后续的会议中不断总结和纠正执行过程中的问题﹐使之达到预定的目的和操作手册不同的是会议记录的操作指引是针对某个特定的问题﹐他规定了该问题的解决方法﹑参与人员﹑完成时间以及需要达到的效果该文档也常与会议记录合并为一个文档二﹑培训制度对于整个实施的过程来说ERP的实施培训也是必不可少的﹐培训的内容包括规章制度的倡导﹑ERP理念的倡导一直到ERP操作的指导培训﹐可以说培训贯穿ERP实施的整个过程什么时间什么人物应该参加哪类培训这也是在实施初期需要给以规定的﹐系统的培训可以加快整个实施的过程我个人认为﹐有效的培训是ERP实施成功的主要因素之一培训也就会涉及到培训的文档﹐我个人将培训资料分为以下五部份﹕1﹑培训计划实施前便需要从全局考虑的问题﹐该如何培训﹐如何达到最佳的效果﹐需要通过哪些步骤﹐每培训的目的是什么﹖2﹑培训教材(文字性的说明)说明文件主要讲解培训中遇到的概念性的问题﹐比如什么叫ERP﹑MRP﹑库存管制等等﹐简洁的文字描述能让用户有一个初步的了解培训教材中也应该包括图型化的流程说明(即流程图)﹐简要介绍整个操作过程和步骤3﹑培训教材(演示文件)我常用Powerpoint制作演示文件﹐图形动画加上生动的说明才能吸引用户的注意力4﹑培训教材(操作演示)Lotus的屏幕录入软件是个极好的工具﹐对于大部份简单的操作我们可以把整个操作过程分步骤的录下来﹐用户到了某个步骤不清楚下一步该如何进行时便可以通过该软件查看----这类教材尤其适合与实施初期的操作指导培训5﹑培训记录培训记录包括培训的人员﹑老师﹑培训的内容(包括教材资料)﹐本人就遇到过培训了四次反倒被用户报怨的问题﹐好在有培训记录和用户自己的签字在﹐否则被人投诉还无从辩解呢不同的文檔重点不同﹐但都有个相同的要求﹕通俗易懂用户对ERP理解与电脑操作能力和文档编写者往往相差甚远﹐所以编写文文件时特别需要按照用户的语言去阐述问题﹐最好能结合用户的手工操作﹐相对应的进行说明而对于ERP的操作﹐就按照实际的操作步骤一步一步的给以说明三﹑实施操作制度这里所说的实施操作制度是指指导系统操作的文件不同的公司有不同的问题反馈解决方法﹐这就需要您在实际的工作中予以思考并制定相应的制度规章制度的提前制定也有利于对ERP系统的考核有没有考虑过应该建立哪些文档﹖我简单的归纳一下﹐至少应该包括如下几个部份﹕1﹑文件总纲规定系统应该包括哪些文档﹐以及文档的内容和作用2﹑系统角色﹑职权﹑职责设定文档﹐这类文档主要包括﹕a.系统授权手册﹕说明哪些人需要授权﹑授予什么权利﹑作用是什么﹑由谁批准﹑由谁执行该操作等b.系统信息需求手册﹕用户需要哪些报表或需要增加哪些功能时需要填写哪些文件﹐文件中同时应解释报表的格式和作用实际的操作过程中﹐用户的需求也是不断变化的﹐该文文件也可以促使用户思考要求的合理性c.故障报告手册﹕该手册中需要记录发现问题时应该如何报告﹑对已报告问题的记录﹑问题登记/解决的时间方法以及导致该问题的原因﹑预防措施等d.用户支持手册﹕即用户的培训记录3﹑系统完整性安全性设定文档该部份文文件主要介绍系统的日常维护和备份制度﹐它包括﹕a.系统日常维护手册何时检查系统日志﹑何时检查ERP系统状况(数据流量﹑数据库大小﹑磁盘空间等)b.系统备份手册系统备份包括哪些层次﹐何时进行哪一层次的系统备份﹐如c.何备份﹐如何恢复等同时该文件也给日后的系统升级做了铺垫﹐系统达到什么d.状况时需要进行升级e.c.系统安装设定手册系统的安装包括两部份﹕服务器端的安装和客户端的安f.装服务器端的安装主要是为了防止万一系统崩溃时如何从原安装盘恢复﹐从原g.盘的安装恢复与备份恢复略有不同而客户端的安装则可以属于日常维护的一部h.份i.d.系统故障处理手册发生系统故障时应该如何处理﹐对于每次的系统故障应j.给予记录大型的ERP系统系统故障处理手册应按ERP系统﹑操作系统﹑硬件k.系统三大部份进行分类﹐而硬件系统更应该注明硬件维护/维修/保障服务公司的l.联络方法m.4﹑系统业务流程系统业务流程主要指系统的操作手册﹐严格意义上讲操作手n.册包括两大部份﹕o.a.部门级的操作手册该手册由各部门自行编写﹐主要是结合本部门的实际操p.作进行编写q.b.全局性的操作手册该手册按系统功能模块进行编写﹐同一个系统功能模块r.的操作可能会涉及到不同的部门﹐该文档必须从全局的角度出发﹐介绍各部门s.应该如何相互配合以及如何培训该文文件还需要指出﹐交接的程序和文件包括t.哪些这是整个文档中最重要的部份﹐由ERP实施顾问负责编写u.5﹑数据的修正程序这里把数据的修正程序单独列出的原因在于错误的数据对v.ERP系统的影响往往及其巨大﹐比如说系统的参数设置错误甚至能导致系统崩w.溃﹐而数据与数据间往往相互关联﹐牵一发而动全身对于数据的修正一般由x.ERP系统维护人员负责﹐但对数据的修正必须经过相关人员的签字确认该程序y.包括三大部份﹕z.a.系统参数设定的修改该部份主要是指导ERP系统维护人员对ERP系统参数aa.设置的修订﹐对这部份参数的修订影响到的不绝仅仅是几个数据﹐设置错误的bb.参数或错误的步骤有可能会导致系统崩溃﹐必要时对系统参数的修改时需要对cc.ERP系统进行数据备份dd.b.模块参数的修改该部份内容同样由ERP系统维护人员负责﹐如对制造模块ee.的工场控制或分销模块中的采购控制功能的调整﹐或对ERP系统进行流程重组ff.等模块参数的修改不同于系统参数的修改﹐文档中应指明修改后对用户操作的gg.影响有哪些﹐操作上应如何调整﹐完成参数调整后还需要对哪些文档的操作进hh.行修正等c.基础数据的修正基础数据是指影响到其它模块/程序运作的数据﹐如料件资料﹑仓库数据﹑工艺流程数据等等以料件数据为例﹐需要修改料件的库存单位时影响到的就不仅仅是维护料件中的库存单位﹐而且包括库存数据库存单位为公斤时﹐库存资料100表示100公斤﹐如果将库存单位更改为克时﹐库存数据应该相应的乘以1000d.对于维护ERP数据进行业务流程相关操作时出的错误﹐如收错P/O﹑开错生产订单等﹐该错误不影响到其它系统运作时可以将错误的修正程序在部门级的操作手册中予以说明四﹑问题的反馈制度问题的反