工作流管理与ERP系统应用方案

工作流管理与ERP系统应用方案蒋明炜、戴宝纯、吴英一．现行ERP系统存在的问题用信息技术改造传统产业，用信息化带动工业化，实现跨越式发展，己成为我们的国策。制造业信息化，特别是管理信息化，受到国家和企业的高度重视。应用ERP系统实现制造业企业的管理信息化这也成为人们的共识。传统ERP为制造业企业产供销人财物的管理提供了一整套优化企业资源利用，集物流、信息流、资金流为一体的现代化管理工具。但是它在过程集成和企业间集成方面存在不足。具体表现在：1.传统ERP是一个面向功能的事务处理系统。它为业务人员提供了丰富的业务处理功能，但是每个业务处理都不是孤立的，它一定与其它部门、其它人、其它事务有关，这就构成了一个业务流程。传统ERP对这个业务流程缺乏有效的控制和管理。一些业务流程被写死在程序里，非此及彼，必须按其执行，否则就要修改程序。许多流程是由人工离线完成的。ERP产生了许多报表、文件被打印装订成册，按流程规定交给有关领导审批。这样的工作方式把企业领导放在了系统之外。他们进不进入系统都无所谓，即使进入系统也只是查询企业生产经营信息，而不是用系统来行使领导职能。其后果之一是，领导置于系统之外，他们不关心系统的运行，使系统的实施效果大打折扣。其二，信息化本该向无纸化方向发展，一切信息都己存放在系统之中，完全可以通过在线电脑进行查询和处理办公业务。但是由于没有业务流程的控制，业务人员必须把需要领导审批的报表、报告、文件经过打印装祯成册，呈送有关领导审批。从而使得现行ERP系统不是省纸化、无纸化，而是多纸化、好纸化。这不仅增加了系统的运行成本，而且大大降低了办公效率，降低了业务流程标准化、规范化的管理和控制。2.固化的业务流程，非常不利于业务流程的改变。大家都知道，我国企业正在从计划经济向市场经济转变，从区域经济向世界经济转变，由传统制造向敏捷制造、虚拟制造发展。为了应对激烈的竞争环境，企业要不断地改进自己的管理，实施流程再造。这一切都意味着企业的业务流程是不断改变的。所以传统ERP系统必须是功能可重构、流程可改变、高度柔性的系统。为此将工作流管理技术引入ERP系统就成为必然的结果。二．工作流管理的相关基本概念工作流的概念起源于生产组织和办公自动化领域。他是针对日常工作中具有固定程序的活动而提出的一个概念。目的是通过将一个具体的工作分解成多个任务、角色，通过一定的规则和过程，约束这些任务的执行和监控，达到提高企业生产经营管理水平。在20世纪80年代中期发展起来的工作流技术为企业更好地实现经营目标提供了先进的手段。90年代随着计算机和网络技术的发展，该技术得到了快速地发展，特别是在生产制造业领域，结合先进的ERP应用系统得到较好地应用。1.工作流的基本概念和定义1993年工作流管理联盟成立，制定了相关的系列标准，同时给出了工作流的定义是：工作流是一类能够完全或者部分自动执行的经营过程，它根据一系列过程规则、文档、信息或任务能够在不同的执行者之间进行传递与执行。当然，还有其他的一些定义，但基本上都说明工作流是经营过程的一个计算机实现，而工作流管理系统则是这一实现的软件环境。使用工作流来作为经营过程的实现技术，首先要求工作流系统能够反映经营过程的如下几个方面的问题：经营过程是什么（活动、任务）、怎么做（条件、规则）、由谁来做（组织、角色）、做的怎样（监控）。工作流管理系统的定义是：工作流管理系统是一个软件系统，它完成工作流的定义和管理，并按照在计算机中预先定义好的工作流逻辑推进工作流实例的执行。工作流系统不同于ERP系统。ERP系统是面向功能的事务处理系统，更大程度上要满足企业的业务操作功能（带有部分固定流程模式，灵活性欠缺），具体解决某个或某些领域的问题，提高事务处理的效率和水平；工作流管理系统的着眼点是面向市场、客户，是在企业的整个业务层提高企业的业务处理水平，强化企业的市场意识。在工作流管理系统的支撑下，通过集成具体的业务应用软件系统（ERP、CRM、SCM等），才能良好地完成对企业经营过程运行的支持，在更广的范围内，不同的时间跨度上做好企业的经营管理，提高企业的整体水平和竞争力。2.工作流管理系统的体系结构为了实现工作流技术的标准化和开放性，异构的工作流管理系统与其他应用系统之间的集成，工作流管理联盟提出了工作流管理系统体系结构的参考模型，该模型中规范了功能组成部件和接口。参考图如图1。从图1的体系结构中，我们可以看出，工作流管理系统主要内容分三部分。软件构件：完成相应功能的实现，包括流程过程定义，流程的发起、审批、监控、结束等。系统控制数据：存储本系统和其他系统进行逻辑处理、流程控制、规则、约束条件、状态、结果等数据。其他应用与应用数据：供工作流系统调用的外部应用和数据。3.系统的软件构件通过分析，我们可以看到，工作流管理系统的软件构件是实现工作流管理的基本构件，负责整个工作流管理的基本功能实现。它包括：工作流模型建立，工作流执行服务，客户应用管理。工作流模型建立：工作流模型描述了能够由工作流执行服务、执行的过程所需要的所有信息，它是工作流管理系统的基础。它可以利用第三方的建模工具，形象化建立流程模型，并通过接口关系，建立系统所需要的控制数据；也可以通过系统本身的流程定义，直接生成控制数据。在流程定义中，要包括：流程、活动、转换条件、相关数据、角色、需要的应用等实体。工作流执行服务：工作流执行服务是工作流管理系统的核心。它是企业经营过程的任务调度器。在过程建立完毕后，将由工作流执行服务进行全面管理、监控和调度具体的实例执行。包括：过程的实例化和执行、为过程和活动进行调度、与外部资源交互、处理相关数据。客户应用管理：是客户操作具体任务和活动的管理模块，负责工作流任务表中任务的分发管理。可以将一个工作流管理系统中的任务管理器提供给客户；同时，也可以针对多个工作流产品或者是多个应用系统产品，编写通用的任务管理器，进行系统的集成；4.系统的数据分类工作流管理系统中存储的数据可以分成：工作流控制数据，它是工作流执行服务对其进行控制，用于处理过程或活动实例；相关数据，控制过程实例状态转换的条件，并决定相关的逻辑走向，可以被应用所修改；应用数据，是指由应用程序操作的数据，反映的是具体业务的实际内容信息，它是在整个流程中进行流动。实际上，前两个数据是工作流管理系统中本身需要的数据，第三类数据是其他系统中的业务数据。在进行业务处理的过程中，能够将ERP系统结构化的数据在进行流程控制的过程中，通过一次性的数据输入、流程的控制，到最后自动产生到具体的应用系统，将会提高整个系统的最大效能；同时，ERP系统中的相关信息的访问，将有助于一个过程实例的最终决策。因此，ERP应用系统中的数据能够在工作流系统中被有效的访问和更新，将是至关重要的。5.其它应用的调用工作流管理系统在设计和实施中，都必须提供足够的柔性，来满足不同应用的需要。在与不同的应用系统进行交互时，要提供足够的灵活性。可以建立应用接口规范和提供标准的API函数在不同的系统间进行交互；可以建立灵活的调用通道，直接调用ERP系统中的应用进行事务处理，这种调用可以在分布和异构的系统间进行。三、工作流技术的发展与应用现状工作流技术的发展，经过十几年的努力，取得一定的结果。但在实际应用中，应用的企业还是较少，应用的范围窄，效果不理想。这里与产品的全面性、集成性有关，也有企业应用的状况有关，具体有以下几点：1.工作流底层环境的建立工作流管理系统必须建立在底层通信的基础上，才能实现分布计算，这要额外付出经费和精力进行构筑，这是企业所不希望的，从而限制了在企业中的广泛应用。2.标准化程度差不同的厂商所提供的工作流产品具有自己独立的一套工作流模型、工作流定义语言、API函数。但难于在不同系统之间进行交互，集成的效果不理想，不能方便地在不同系统间进行应用对像的重复利用和数据的方便交流。3.系统的集成性不理想工作流管理系统没有达到真正地集成，还是在自己独立地运行，处理一些行政上的简单的流程业务，不能很好将OA、ERP、CRM、SCM等具体事务处理系统紧密地联系在一起，达到数据录入一次即可有效的目的。4.实现的复杂性实施一个完整的工作流管理系统，是一个复杂的过程，要了解其它应用系统的业务、进行流程处理分析、业务流程的改造、管理规程和操作规范建立等。并且还必须有不同软件供应商的全力配合，原因是企业不可能在短的时间内了解所有系统的来龙去脉，并得以实现。5.系统的安全性系统中对于并发访问和异常错误缺乏正确和可靠的支持。一旦系统出现非正常退出，如何恢复数据并保证数据的一致性还需要解决。6.企业管理者的观念改变一个系统实施的好与坏，与企业的管理者有密切的关系。要改变手工管理中不合理的流程方式，充分借助计算机应用系统来指导工作。设想一个管理者都不经常进入企业的计算机应用系统，那末，如何能够使该系统发挥作用和提高管理水平。任何一个应用系统实施成功标记就是：成功=使用。目前工作流技术的研究日益受到人们的重视，不仅有大学和研究机构在开展多项研究、产品供应商也在不断地推出新的产品，来补充应用中存在的不足。研究的主要问题包括三个方面：工作流的理论基础，包括：体系、模型、语言、接口等；工作流实现技术，包括：性能、可靠性方面的研究；工作流技术的应用，包括：实施方法、应用集成等。四．工作流与ERP系统的应用工作流在ERP系统的发展中，是一个相当重要的里程碑，对企业IT的应用带来的变化是极其强烈的。以工作流为基础可配置可重构的ERP系统，可以将工作流和ERP的事务处理结合在一起进行考虑，将具有更好的集成性，具有更长的生命周期。国家863计划提出的新一代ERP系统的标准中，明确要求以工作流引擎为基础，加强流程控制与事务处理系统的集成。通过我们的实际研发，总结出工作流与ERP系统在实际应用中的关系：1.以工作流实现ERP和OA集成企业过程管理非常重要，经常有些业务是贯穿ERP和OA两个系统的。例如采购流程包括：采购申请、申批、定单、验收单、入库单等，他涉及到组织、角色、任务和过程的定义和管理。工作流管理系统恰如其分地将办公审批、流转、发布等流程控制与ERP系统结合在一起，让企业过程管理随时得到监控。以图2采购费用用款申请流程为例。在图2中的采购用款申请流程的定义、审批、传送是OA系统完成，采购用款申请、付款、作凭证是ERP系统功能，通过OA系统直接调用ERP的中采购用款申请录入、付款录入、凭证录入功能完成。用户同时应用ERP和OA系统共同完成采购用款申请流程。ERP和OA的集成，使ERP的每个功能业务通过工作流，按照业务流程模式执行，改变传统ERP系统按功能模块组织的形式，例如：采购管理、销售管理、库存管理等等，他把ERP中零散的功能通过业务流程连接在一起，共同完成一个任务。在OA系统中可以调用ERP的功能，在ERP系统也可以调用OA的信息，他对企业业务加强监督和控制起了很大的作用。2.工作流和BPR工作流与BPR的概念，已经被几乎所有的研究者联系在一起研究和应用。激烈竞争的市场环境，需要企业不断地改变自己以适应外部环境的变化。企业兼并、内部重组、工作流程改变是经常发生的事情。一个基于工作流、可配置、可重构的ERP系统对于BPR十分重要。企业组织的运营都包含了许多的业务流程。建设ERP系统的重要工作之一就是对用户的工作流程的分析、建模和实施。工作流是支持企业业务过程重组和ERP系统动态重构的关键技术，工作流技术可以支持应用程序按用户定义的流程或路线进行运行。传统的ERP系统将业务流程固化在系统中，不能适应企业的流程变化；基于工作流的ERP系统，可以通过流程的再定义，灵活地将应用系统的功能连接在一起，快速完成企业BPR和ERP系统的搭建。综上所述，工作流管理技术是解决业务过程集成的重要手段，它与ERP或其他管理信息系统的集成，将实现业务流程的管理、控制和过程的自动化，使企业领导与业务系统真正集成，实现企业业务流程的重构。所以工作流管理技术受到人们的高度重视并得到快速的发展。