xx行政部2015年度工作总结与2016年度工作计划分析

第1页共13页行政部二〇一五年度工作总结及2016年度工作计划2015年是xx公司成立的第一年，在公司各级领导、各位同事的大力支持与关怀下，行政部紧密围绕公司经营目标和集团两级考核相关要求开展行政管理工作，注重发挥行政部承上启下、联系左右、协调各方的中心枢纽作用，以集团考核改善管控要求和行政年度重点工作规划为指导有序推进各项基础工作，目前基本形成了全面完善的行政管理流程和制度体系，改善了行政管理基础不健全的面貌，有效保障了公司经营管理工作的正常运转。第一部分总体概况一、总体概况：2014年集团考核评估中，xx公司行政管理（-6）、文化与品牌管理（-19.5）、信息化管理（-3）、工会工作（-3.5）考核结果得分为68.5分，基础管理体系不健全、执行效果不佳等问题较突出，尤其是档案管理、文化与品牌管理、信息化建设基本上是一片空白。2015年行政部重点对各板块工作基础制度、流程体系，尤其是档案管理、文化与品牌、文书文控、信息化等工作进行了梳理完善。但在2015年度集团考核中，xx公司行政管理与后勤服务（-8.4分）、党建纪监（-6）、工会与社会责任（-7）、基建绿化安全（-3），得分75.6分，考核结果很不理想，扣分项目主要集中在一些细节性问题，例如活动开展记录、文书格式、计划执行效果、工作规范性等。行政部现有员工2名，均为新上任或调岗人员，2016年，行政第2页共13页专员怀孕待产过程将对日常工作带来一定压力。表1xx公司行政人员清单岗位编制现有人员工作经历备注主管1xx7年4月新入职，兼企划行政专员1xx2年去年内部调岗，怀孕中第二部分2015年具体工作情况总结一、部门基础管理为推进管理规划化、标准化、系统化，根据集团行政两级管理要求，结合公司实际工作，对部门人员岗位职责进行了界定和分工，编制了岗位职务说明书、绩效考核表，制定了10项主要工作的“五个一基础指引体系”，便于部门人员高效、快速、准确开展相关工作。表2xx公司行政管理“五个一”专项体系清单序号制度名称包含内容备注1档案工作V2015A管理制度、相关表单、参考文件、管理流程（含重要节点分析），存在问题及对策、工作计划、工作班子、考核办法全2工会工作V2015A3公文管理V2015A4行为规范V2014A5品牌推广V2015A6企业文化V2015A7企业形象V2015A8信息化工作V2015A缺项9宣传工作V2015A缺项10制度管理V2015A缺项二、制度建设2015年行政部牵头推动全公司制度建设工作，编制了制度新增和修订计划，及时跟踪落实。行政部重点加强了制度体系完善工作，第3页共13页新增制度16项，修订制度7项，通过《制度建设管理办法》的修订和宣贯，确定了制度管理从草案形成、意见征集、评审、督导执行、检查落实、制度优化、考核的全过程，提高了公司制度管理水平，基本形成了完善的行政管理制度体系。存在主要问题：制度发布后，培训和执行检查工作尚未有效开展。表32015年度xx公司行政部有效制度清单序号制度名称制修订文号印发日期1制度建设管理办法修订xx特字﹝2015﹞50号2015年5月20日2接待管理办法修订xx特发﹝2015﹞8号2015年6月4日3会议管理制度修订xx特发﹝2015﹞13号2015年6月16日4合理化建议管理办法修订xx特发﹝2015﹞16号2015年6月25日5办公用品管理办法修订xx特发﹝2015﹞22号2015年7月3日6文书文件管理办法修订xx特发﹝2015﹞57号2015年7月23日7公务用车管理办法修订xx特发﹝2015﹞31号2015年8月4日8机房管理办法新增xx特发﹝2015﹞7号2015年6月4日9宣传工作管理办法新增xx特发﹝2015﹞9号2015年6月4日10信息安全管理制度新增xx特发﹝2015﹞10号2015年6月5日11兼职通讯员管理办法新增xx特发﹝2015﹞17号2015年6月25日12微创新工作实施细则新增xx特发﹝2015﹞19号2015年7月1日13计算机与网络管理办法新增xx特发﹝2015﹞23号2015年7月6日14品牌与市场推广管理办法新增xx特发﹝2015﹞24号2015年7月6日15社团管理办法新增xx特发﹝2015﹞44号2015年9月9日16公共关系管理办法（暂行）新增xx特发﹝2015﹞55号2015年11月30日17食堂管理制度新增xx特字﹝2015﹞56号2015年11月30日18绿化管理制度新增xx特字﹝2015﹞57号2015年11月30日19公寓管理办法新增xx特字﹝2015﹞61号2015年11月30日20VI手册管理办法(试行)新增xx特字﹝2015﹞92号2015年11月30日21企业文化培训考试制度新增xx特字﹝2015﹞93号2015年11月30日22企业形象管理办法新增xx特字﹝2015﹞94号2015年11月30日23行政合同工作规范新增xx特字﹝2015﹞95号2015年11月30日24值班管理办法无xx特字﹝2014﹞56号第4页共13页25档案管理办法无xx特字﹝2014﹞58号26工作纪律与行为规范管理办法无xx特字﹝2014﹞72号27印章管理规定无xx特字﹝2014﹞73号三、行政成本管控2015年，为加强成本管控，行政部全面梳理了归口管理费用，对能够采取有效措施的项目，如纸张和IT耗材、企宣费用、车辆使用、餐饮住宿等进行了成本改善控制，每月进行分析，对超出预算的项目进行警示提醒，成效显著。全年纸张费用下降9800元左右，通过优化路线安排，调整上海派车至苏州北站，节约7800余元。截止10月底，行政部归口控制的相关费用共146.8万元，预算154万元，未超出预算。其中企宣费用占31%、住宿及餐饮费用占29%、车辆管理费用占比14%、礼品费用占比11%。因业务拓展、公司初期品牌与形象建设投入的需要，本年度相关费用呈增长趋势。3%3%15%18%2%10%16%1%1%31%打复机耗材邮寄费礼品领用住宿餐饮酒水费用机票费用车辆费用绿化费用办公用品企宣物料第5页共13页费用项目1月2月3月4月5月6月7月8月9月10月合计打复机耗材邮寄费礼品领用住宿餐饮酒水费用机票费用车辆费用绿化费用办公用品企宣物料第6页共13页四、文书文件管理2015年修订《文书工作办法》，增加了对公文管理方面的内容，详细规范了内外公文的拟写、签核、发布及执行流程，同时对公司各部门开展规范培训，提升了管理效率。2015年度审核发文各类管理公文48则，通知86则，党工委文件16则，转化集团文件106则。存在主要问题：在转化集团公文管理办法过程中，格式未能严格执行，导致公司文书格式存在问题。五、档案管理因公司条件所限，档案管理工作基础较薄弱，5月份才正式开始推动，配置档案室，6月份修订了档案管理制度和指引体系，对新成立的兼职档案管理员队伍进行了培训；初步梳理了各部门档案清单。自8月份开始，办公区域根据集团要求重新装修，至10月中旬交付使用，导致档案工作未能有效推进。截止11月底，档案室完成设施设备配置，各部门档案收集完成，但未完成档案整理、装盒、入架及扫描整理工作。存在问题：档案管理基础较薄弱，各部门兼职人员档案管理意识不清晰，档案清单填写、档案收集等工作不规范，档案管理人员欠缺，导致档案管理工作进展缓慢。六、工作纪律与行为规范管理工作纪律与行为规范是关系执行力建设、员工素养、工作效率、亨通形象的大事，xx公司严格按照管理制度与集团行政中心要求，开展检查督促工作，2015年度共开展检查23次，发布处罚通报17份，处罚3160元；同时为加强宣贯，制作了桌面不干胶小贴纸100第7页共13页份，贴在员工识别牌后方。七、信息化工作2015年上半年，缺乏专职人员，xx公司独立后信息化工作陷入停滞，员工日常办公收到严重影响，5月份外招了一名网络工程师。截止11月底建立健全了信息化基础管理制度3则，《信息安全管理制度》、《计算机与网络管理办法》、《机房管理办法》，强化了基础管理工作日常办公的正常进行。同时，在办公区域2次搬迁整理的过程中，对公司网络、电话基础布局进行了优化调整，机房设置进行了优化。八、工会工作2015年，在工会委员会的共同努力下，工会制定了详细的工会工作年度规划，并严格落实执行，有效改进了工会工作面貌。截止11月底，建立了全面的专项指引体系，顺利召开了职代会，组织敬老院慰问、三八妇女节活动、拔河比赛等工会活动16场，建设各类社团组织4个，开展慰问走访活动2次，显著提高公司凝聚力。同时，组织技能竞赛活动2次，建立了规范系统的微创新工作机制，收集创新提案134条，采纳70条，发放奖励9500余元。存在问题：相关工作开展不够深入细致，过程管理记录不全，效果评估相关程序未能有效执行，员工投诉等工作未得到切实执行。九、企划工作1.企划制度和基础管理：新增了宣传管理、兼职通讯员管理、品牌与市场推广管理、企业形象管理、VI管理、公共关系管理等六个制度和相应的3项工作指引，形成了初步的企划管理基础体系。第8页共13页2.内外部宣传：根据集团要求制定了宣传管理制度和兼职人才队伍，每月按时组织宣传材料上报。共上报各类稿件25篇。3.市场策划与推广：制定了详细的工作计划，并落实执行，10月份成功举办第一届新产品发布会活动。4.企业形象载体建设根据集团可视化工作要求，编制厂区、办公区、车间等区域可视化方案，落实执行，已形成初步的可视化覆盖。存在问题：可视化文化体系覆盖不够全面，同时因厂区处于建设中，新建设部分尚需规划新增；宣传物料缺乏管理制度和体系尚未形成成熟的机制，工作效率不高。外部宣传工作成效不够显著，活动力度和投入不够，效果不够显著。十、其他日常工作会议管理、餐饮食宿、车辆安排、IT支持、文书工作、办公用品等日常行政辅助工作。第三部分2016年度行政部工作计划2015年行政部主要工作方向是针对重点板块和基础体系的改进和补充，2016年，结合年度考核工作存在的问题，行政部将全面推进各项管理工作，针对性开展深化整改，保证工作落到细处、工作开展有效性和规范性得到显著提升。同时深化行政服务和管理体系，以规范化、制度化、流程化的行政管理为公司经营管理提供良好支撑。一、加强团队建设，提高执行力和服务水平。第9页共13页行政工作作为企业发展的动力源之一，规范化管理和服务能力建设十分重要。2016年行政部将继续审核内部管理、服务水平和规范化建设，通过细化并严格执行考核与激励措施、每周开展专项学习打造学习型团队等措施，加强专业知识和执行力的培训学习，提升人员专业技能和业务素质，提高部门工作质量。二、深化制度建设、加大宣贯检查力度（一）工作目标1、进一步健全制度管理体系，包括制度管理、修订、宣贯、执行等工作流程和推进机制。2、参照集团制度，认真转化落实，健全xx公司核心行政管理制度结构，编制更新制度汇编和制度管理台账。3、编制有效的制度修订、宣贯计划，强化制度执行监督考核机制，深化制度落地效能。（二）工作计划1、1月30日前形成全面的制度制修订计划、9月30日前完成制度制修订计划。2、9月30人前完成集团要求核心制度发布执行。3、每季度开展执行执行检查，保证制度落实有效。三、企划工作（一）工作目标根据集团企划工作要求和公司实际，进一步完善企划工作流程，健全“5个1”管理体系，夯实管理基础，提升公司形象和行业影响力、市场竞争力。第10页共13页1、完善企划工作流程，健全企划工作管理体系。2、强化宣传、品牌推广、企业文化管理制度和考核办法的落实，保证各项目标有效落地。3、完善宣传、企业文化活动、品牌推广的总体方案、费用预算，严格落实执行（重点完成公司车间导视系统、精益化生产看板系统、外部宣传渠道建设、品牌推广活动、协会商会合作关系建设）。4、加强兼职企宣队伍培训、考核，落实相关指标，提升工作能力。每月评估绩效情况。（二）工作计划1、6月30人前完成企划“5个1”体系细化。2、6月30人前根据公司实际修订相关管理制度。3、2月28日前完成各板块工作计划及具体方案编制报审。4、每季度开展企划队伍培训及考核专项工作；四、档案