新OA培训手册(普通用户版)

华润电力控股河南分公司协同办公平台项目培训手册文档密级：一般文档编号项目名称：协同办公平台项目编撰：编撰日期：2011年7月13日审核：审核日期：目录1.登录系统2.内部邮件3.公文管理4.信息管理5.工作流程6.论坛7.公文查询8.用户每日操作9.帮助以及联系方式一、登录系统1.1如何访问系统1.2安装系统控件1.3如何登录系统1.4平台首页介绍1.5如何修改个人密码1.6如何完善办公平台中个人信息1.7如何查看其他人员联系方式1.8设置工作代理1.1如何访问系统华润电力控股河南分公司协同办公平台（以下简称“办公平台”）采用的最新的B/S架构体系，用户无须在客户端机器安装软件，直接通过浏览器即可访问系统。在登录系统前请先确保系统IE版本为6.0以上，方可正常使用系统的全部功能。查看版本方法：点击“帮助—关于InternetExplorer”。在地址栏中输入办公平台地址。。为了下次能够快速准确的访问系统，用户可以将办公平台地址保存至收藏夹中。方法：点击IE浏览器中的“收藏”按钮，选择“添加到收藏夹—确定”。下次再访问时可直接通过收藏夹内的地址快速访问。1.2安装系统控件用户如在操作过程中出现无法上传或无法下载等情况，请下载登录界面中“控件安装”文件，并安装。（Vista或Win7用户运行安装程序时，请右键选择“以管理员身份运行”）。如果使用IE8.0版本浏览器请在IE选项中的安全里关闭“保护模式”，再重启浏览器后访问办公平台。如下图所示：1.3如何登录系统输入正确的用户名和密码，点击“登录”按钮，即可成功登录办公平台。账号密码命名规则：账号命名规则和老OA相同，大家记住了老的账号即可。初始密码统一为6个1，即111111。。1.4平台首页介绍用户登录平台后，可查看系统默认的首页面内容，具体介绍见上图。平台建立初期，首页面内容还不完善，随着平台使用的不断深入，我们会不断调整首页面内容。不同单位、部门用户对首页面信息内容的需求和侧重点不一样，后期单位、部门内的管理员可自行定义满足自己需求的首页面内容、布局。1.5如何修改个人密码所有用户在第一次登录用系统后，要立即修改密码，以免越权操作。点击系统一级栏目中的“个人办公”模块，在左侧选择“个人设置”下的“修改密码”功能。旧密码：输入系统默认密码（6个1）。新密码：输入用户设置的新密码，密码长度不能少于6位。密码确认：再次输入用户设置的新密码。点击保存，即可完成修改密码的操作。1.6如何完善个人信息点击系统一级栏目中的“个人办公”模块，在左侧选择“个人设置”下的“个人信息”。中文名、账号、用户简码：系统自动提取，用户无法修改手机号码：系统需要与短信服务进行整合，用户通过办公平台可收到日常需要办理的文件，需要查阅的资料和邮件提醒。此处请用户填写自己真实手机号码信息。（此处只能填写一个常用手机号码）其他：其他字段为选填项，用户可自行选择填写。填写的内容越充实，越便于用户后期通过系统内的联系人功能及时与您取得联系和沟通。1.7如何查看其他人员联系方式用户点击“个人办公”模块，在左侧点击“联系人”，选择内部联系人，此处以公司组织结构显示，可以通过选择单位、部门找到对应的用户。用户在个人办公中录入的个人信息保存后，会自动在列表中显示。1.8设置工作代理当我需要出差，同时无法登录办公平台时，如何保证平台内需要我办理的文件能够及时办理，不影响工作？在“个人办公”中的“个人设置”下，用户可通过“工作代理”功能设置自己的工作代理人以及代理时间，这样即使自己无法登录平台，我的文件依然可以及时办理而不影响整个流程的办理。工作代理范围只限于平台内的流程办理，用户本人的邮件等个人信息和内容不会泄露。选择代理人，同时设置代理时间。如没有特殊流程，可选择将所有流程代理给其他用户办理。也可选择部分流程代理。同时代理人可以设置多个。此处可指定代理的流程内容，依据用户的可使用流程的范围。二、内部邮件2.1发送邮件2.2搜索邮件2.1发送邮件进入邮件模块，在左侧点击“写信”，即可打开新建邮件的页面。同时用户也可以将鼠标放在首页右上角的“新建”按钮上，在弹出的页签上点击“邮件”。收件人：办公平台支持手动输入和选择两种方式。在第一行选择框中，用户可以通过输入用户简码，并按键盘回车，快速找到符合条件的用户。2.2搜索邮件办公平台中将邮件搜索统一在“搜邮件”模块中操作。三、公文管理3.1选择流程3.2发文流程3.3收文流程3.4监控流程3.1选择流程用户登录系统后，点击一级栏目中的“公文管理”模块，进入公文管理详细页面，公文管理共分为：“我的收文”、“发文管理”，“收文管理”三个子模块。点击“发文管理”，找到自己负责或使用的发文审批流程。说明：用户此处所能看到流程基于用户所在部门权限设定，实际内容与上图可能不同。3.2发文流程3.2.1发文标签3.2.2审批流转【发文流程】说明：我们现有的发文流程，由单位办公室人员拟稿，并经过部门审核发送至总经理、分管领导或部门领导，再由公文负责人转发、秘书核稿、公文直接编号套红盖章，提交至集团收文员处。一期二级单位暂不实现内部公文流转审批。3.2.2.1拟稿步骤拟稿（开始活动）：作为发文拟稿人，需要在发文标签页面中填写该填写的内容，在填写完发文标签中内容之后，将发文正文通过“起草正文”按钮导入至发文中，如下图所示：可直接在编辑正文处录入，也可以直接通过“打开本地文件”按钮，将已经编写好的正文内容直接导入至控件中。编辑正文后，需要点击“保存正文”或“返回办公系统”按钮保存操作内容。保存正文：保存当前正文内容，不退出正文页面返回办公系统：退出正文页面，如果正文内容有修改，系统自动提示是否保存说明：用户在第一次使用“公文管理”中的“起草正文”、“批阅正文”，“生成正式文件”三个按钮时，如发现页面无法打开，请按照以下步骤操作请先确认本机正确安装了Word程序。页面最上面会提示用户安装金格控件。用户手动安装控件之后即可使此控件，操作如下所示：点击“重试”按钮，控件会自动检测本机安装环境，此处请稍等一段时间，系统会弹出确认安装提示框。点击安装，即可成功安装金格控件，如下图。此处说明图片仅为参考，具体内容以实际操作为准。标签、正文内容编辑完成后，拟稿人通过点击“发送”按钮，将流程提交至下一步骤办理人，如下图所示：单人：只能选择一个办理人单个多人：可以选择多人，流程流转至下一步骤时，只要其中一人办理了，其他人不必办理，流程可继续流转多人并行：可以选择多人，流程流转至下一步骤时，这些用户可以同时办理多人串行：可以选择多人，流程流转至下一步骤时，办理用户按照被选择的先后顺序收到待办文件，即按照被选择的先后顺序办理3.2.2.2办理办理用户在首页面“待办文件”中可以收到上一步骤拟稿用户提交的流程。如下图所示：点击此处编号：办理用户如在拟稿时未选择机关代字，可在标签中先选择机关代字，可查看拟稿标签内容，先选择机关代字内容，再点击按钮，对发文进行编号操作。排版：排版用户点击按钮，管理平台自动完成公文模板的套用和填充操作，此步骤用户需对套用填充后的公文内容格式进行手动调整。盖章：盖章用户在正文控件内，选择“文件”中的“签名印章”按钮。系统弹出签章选择页面，通过下拉框选择相应的印章，输入密码之后，点击确定，完成盖章操作。分发：盖章完毕之后，分发用户点击按钮，选择发文的收文用户，点击发送即完成公文的分发操作。注意：分发操作完成之后，如不点击“办理完毕按钮”，发文审批只完成了审批到分发步骤，实际流程仍未办理完毕。如点击“办理完毕”按钮，发文审批流程方可结束。小结发文三步曲1、找对发文地方是关键（找发文稿纸）2、该填的填、该写的写3、发送办文五步走1.找到要办理的文2.阅读稿纸信息3.批阅正文是关键4.填写批示意见5.发送3.3收文流程收到上级单位来文后，可在收文箱中下载公文附件，并打印后按照日常办文模式办理收文。3.4监控流程用户可以通过办公平台最上方的按钮，随时查看与本人有关系的各类文件。待办文件：有需要我办理的文件会在此处显示。待阅文件：有需要我查阅的文件会在此处显示。在办文件：不是由我发起的流程，并经过我办理之后，仍然未办理完毕的流程在此处显示。办理文件：不是由我发起的流程，并经过我办理之后，办理完毕的流程在此处显示。已阅文件：经过我查阅的文件在此处存档。我的在办文件：由我发起的流程，暂未办理完毕的在此处显示。我的办结文件：由我发起的流程，办理完毕的在此处归档。我的退回文件：由我发起的流程，被相关审批人退回的流程在此处显示。我的取消文件：由我发起的流程，并由我主动取消审批的流程在此处显示。知识点：1、我发起了一个发文流程，同时将流程提交给了我的部门领导，可我从哪里可以看到流程的后续办理情况呢？我怎么知道流程什么时候办理完毕了？通过上图显示的状态，我就可以清楚的了解到与我有关系的所有文件的即时状态。以发文流程为例，当我将发文流程提交出去之后，我可以随时随地在“我的在办文件”中查看流程的办理情况，当流程办理完毕之后，自动从“我的在办文件中”转入“我的办结文件”内。四、信息管理4.1查看信息4.2信息发布4.3信息修改4.4信息删除4.1查看信息办公平台中将日常信息分为：通知公告、相关下载、新闻中心全部归类在系统一级栏目中的“信息管理”内。查看信息的方法与日常浏览网页的方式一致，直接点击信息标题即可浏览信息具体内容。4.2信息发布4.2.1信息管理中发布信息用户点击一级栏目中的“信息管理”，在左侧点击“新建信息”按钮，弹出信息新增界面。选择发布信息的“所属栏目”，此处下拉框所能选择的栏目是根据当前用户的发布权限。如在操作中发现无法选择到希望发布的信息栏目，请联系管理员调整栏目发布权限。填写信息标题、正文内容，附件等字段后点击保存，即完成信息发布操作。说明：如用户需要对发布的信息进行查看人的权限控制时，请点击信息新增页面中的“详细信息”选项卡，选择信息可查看人，再点击发布或提交按钮。4.3信息修改如在信息管理中发布的信息需要修改，点击一级栏目中的“信息管理”模块，在左侧点击“我的发布”，此处可以看到当前用户发布的所有信息，点击后面的修改按钮进行修改。4.4信息删除用户无法删除自己发布的信息，如需删除信息，请联系拥有相应权限的管理员。五、工作流程5.1概述我们的OA办公平台除了提供正式的公文流程和非正式的内部邮件系统以外，还提供了一种方便的沟通交流的机制：工作流程。凡是各类需要对方或多方传阅、回复意见或提交材料进行审查的相互之间的沟通都可以使用工作流程进行，例如系统中现在已经建立的“用印申请流程”，“外部签报流程”，“内部签报流程”，“外部传真流程”等等。5.2工作流程的使用5.2.1发起人5.2.2.1查看流程图点击一级栏目中的“工作流程”模块，进入工作流程页面，在窗口右面显示出了当前用户能够建立的工作联系，直接点击工作的名称即可发起新建。5.2.2.2流程演示下面以“用印申请”为例，完整介绍流程的使用方法。点击“用印申请”标题，出现如下画面：作为发起人，流程图中显示在“开始活动处”。图中清晰显示了发起后后续需要经过的步骤。流程使用人了解流程信息后，就可以开始流程表单的填写。用户在使用流程之前，可先点击“流程图”，了解一下整个流程完整的办理方式。5.2.2.3发起表单的填写以及按钮功能说明表单中凡是字段输入框后有“*”标志的，代表此字段为必填项，如不填写表单无法正常提交至下一步骤审批人。发起人表单上方有默认的三个按钮，分别是关闭：直接关闭当前流程表单，表单中填写的内容不保存。发送：表单填写无误后，将流程表单按照流程图显示顺序，提交至下一步骤办理人。关联流程：可在提交当前流程时，与之前办理的流程进行关联，便于流程审批人快速方便的审批流程。应用场景：我需要发起一个项目用软硬件采购流程。作为流程审批人，是否审批通过软件应的采购流程，首先要确认当前项目合同。而我之前已经走过了项目合同审批流程并且已经办理完毕