工程档案理规定附件1（细则部分）

第1页共4页附件：Ⅰ、归档资料（档案）的范围一、工程内部文件的归档范围：（详见附表）1.立项报告、策划报告、考察报告；2.政府报建审批文件及其相关文件；3.招、投标文件及标书（由项目管理部负责，定标后正本原件移交存档）；4.合同（合同签定后正本原件存档）；5.签证单、付款单（过程中由投资金融部负责收集保管，单项工程竣工结算后，整理成册移交档案室）；6.图纸（方案图、初设图、施工图）7.样品（由项目管理部负责收集，单项工程竣工后并经过筛选、标注，移交档案室）；8.工程竣工档案（项目部负责、工程档案管理员指导）；9.其它与工程建设有关文件。二、城建档案的归档范围：1.建设方归档档案：1）综合文件材料（大部分为政府审批文件）2）综合文件材料的扫描电子文件（详见《关于移交城建档案时须对综合文件进行扫描处理的通知》）3）竣工图电子文件（由设计院〈或各施工单位〉提供建设方汇总）（详见《关于移交竣工图CAD电子文件的通知》）4）声像档案（包括工程照片、录像带）2.监理文件：1）综合文件材料2）技术文件材料3）扫描文件磁盘（详见《关于移交城建档案时须对综合文件进行扫描处理的通知》）3.施工技术文件：1）综合文件材料2）技术文件材料3）竣工图纸及其相应电子磁盘第2页共4页Ⅱ、文件材料归档要求1.所有归档资料要认真细致地填写，内容要齐全、真实，签证手续齐全，无涂改、无弄虚作假，确保工程归档资料的真实性、准确性。归档资料应采用法定计量单位按规范要求进行填写。2.归档资料应使用由档案馆制定的统一表格，填写字迹要工整、清晰，不得潦草。3.需要复写纸复写的归档资料，一律使用单面复写纸。复写份数中和第一份必须用碳素水笔书写，作为原件存档。4.归档资料必须随着工程进度同步办理，各种归档资料必须符合技术规范要求，无缺项和漏办。5.施工合同的原件档案必须是盖有“正本”字样的原件。并附有甲、乙双方的执质证明及法人证明。6.凡是由各单位所发出需要变更的通知单及往来文件，必须盖有公司印章；复印件上补盖印章的文件仍作复印处理，不可当作原件存档。7.凡用电脑打印的归档资料，电脑打印出的那份文件为原件；电脑打印后复印的文件加盖印章仍作复印件用，不可作原件存档。8.凡用作为存档文件都必须版面清晰，不得有模糊不清和黑色印记。9.重要的文件必须提交电子磁盘。如：合同、招议标书、策划报告、总结报告、图纸等。10.样品必须注明类别及用途；照片必须是原片，同时移交相应底片；录相带必须是原带。复制的照片及录相带拘收。11.归档资料必须加以系统整理，按业务范围分类组成保管单位（卷、册、盒）。12.归档资料统一编制案卷目录，案卷目录一式两份，一份由管理人员存档，另一份返回各部门用以备查。13.凡是在公司或部门业务活动中形成的文件材料都应按规定收集齐全，整理归档，任何个人不得据为已有或拒绝归档。Ⅲ、工程档案借阅规定1.无关人员不准进入档案室。借阅人员未经允许也不得进入档案室。2.公司人员借阅档案，必须按规定办理登记手续后，由档案管理员提取所需档案，在指定地点查阅。绝密、机密的档案必须经部门领导批准后在档案室内查阅，不准带出、复印、抄录。3.外单位人员借阅档案，必须持单位介绍信并经本深圳分部相关领导批准，按规定办理手续后，方可查阅。第3页共4页4.借阅档案人员要爱护档案，不准拆卷抽页，剪裁、撕毁、污损档案，不准在档案内加注任何标记，违者给予处罚。5.借阅档案人员要严格遵守档案借阅规定及档案管理规定，保守秘密，不得翻阅无关文件，更不得向他人泄露文件内容，因工作需要摘抄复印档案，须经档案管理人员同意，方可办理。6.档案管理员对涉密档案要严加保密，不准随意将档案放在办公桌上，更不准私自将档案带回家和借给别人。一但发生涉密事件，追究有关人员的责任。Ⅳ、合同存档有关规定1.合同起草过程中形成的纪要、决议、领导批示等相关文件一并归档。2.合同签订一式四份：两份正本、两份副本，签定后甲乙双方各持一份正本、一份副本。部分施工合同应需考虑到竣工档案，可增加相应份数。3.合同归档时，需提供法人授权书、公司资质、合同预算书。4.合同的原件正本交档案室存档，副本交投资金融部保管。5.合同执行过程中，形成的设计变更、签证、会议纪要等相关资料以及合同结算所有资料由承办人负责收集、汇总、交档。6.合同是机密文件，相关人员必需严格遵守其保密制度。Ⅴ归档、立卷质量要求一、本工程档案实行立卷制度。归档的文件资料应完整、准确地反映部门在各项工作中的真实过程，必须是定稿后由部门负责人签发的原件。请示类文件应有批复，保证档案的完整性。二、立卷质量总的要求是：遵循文件材料的形成规律和特点；保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。其中：城建档案、招投标文件、标书等实行按项目分类、立卷。三、立卷要求1、归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数应齐全完整。归档材料要原件，没有原件的可以用字迹清楚的复印件并加盖公章。2、在归档的文件材料中，应当将每份文件的正文与附件、请示与批复、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开。第4页共4页3、时间划分：从1月1日起，至12月31日止。不同年度的文件一般不得放在一起立卷。4、卷内文件材料应按时间顺序排列，依次编写页号；需要立卷归档的材料，在有文字的当页材料正面的右上角，背面的左上角填写页号（背面没有文字的材料不须填写页号）；图表、声像和实物档案应在装具上或在声像和实物背面逐件编号。5、永久、长期和短期应按规定的格式逐件填写卷内文件目录。6、照片应用文字标出活动的时间、地点、人物、中心内容。7、文件质量要求：文件材料统一用A4纸；卷内文件材料要去掉金属物（回形针、大头针、钉书针）；对破损的文件材料要托裱；字迹已扩散的应复制一份与原件一起立卷；对较大的表格，要折叠成A4纸大小；有小字条的要加边成A4纸大小。四、卷内文件目录填写方法顺序号：卷内文件排列的先后顺序，即件号。文号：文件制发机关的发文字号。责任者：对档案内容负有责任的部门或个人，即文件的作者。题名：即文件的标题，一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的，可自拟标题，外加“[]”。没有年、月、日的材料要考证清楚，填入有关项内；会议记录要填写每次会议的时间、主要内容。日期：文件的形成时间、填写时可省略年、月、日字，年、月、日用“.”小数点表示。例如：1998.7.1。页数：一份文件有几页（背面有文字的也算一页）。页号：卷内文件所在之页的编号。（即图书目录的编号）如：第1份文件有5页，页号填1；第2份文件有3页，填6，填每份文件第1页的页号，以此类推。