研讨会筹备流程

研讨会策划一前期准备1、市场调研（客户资料收集）（1）目标客户查找（2）电话拜访（3）上门拜访2、会议分工会议应视情况明确设定秘书组、会务组。（1）秘书组其主要任务是负责会议讲话稿、会议议程、会议指南等材料的准备及准备会议上需要的调查问卷，并协助会务组做好相应工作。（2）会务组其主要任务是负责会议会务工作，包括：A、发放会议请柬；B、负责签到等级，发放入场证件、纪念品和会议相关材料等；C、迎送、接待主持人，负责食宿安排；D、支付各类费用；E、财务结算3、会议通知A、请柬发放，会议流程单需注意说明会议内容、参会人范围、会议地点、时间、乘车路线及会务组联系人电话。B、通知发出后及时确定相关人员是否收到并统计参会人数、姓名、植物、性别等。C、提前一周邀约客户，并将邀请结果报至客户管理部处，提前两天再次提醒，确保到会率。4、会议材料准备A、领导开幕词B、会议议程C、主持词D、公司宣传材料E、会后调查问卷5、会场布置▼根据报送的到场人数确定会场布置（会场椅数小于到场参会人数）。▼会场布置应提前完成，悬挂条幅，试调灯光、音响、会议全部所需用品：电脑、投影仪、无线麦克、实验用品等。▼会前签到台，签到本（笔记本），指示台、胸牌，确认并于会议前一小时进场迎宾。▼准备活动现场所需的所有碟片，开场前音乐不间断播放。▼活动参与人提前彩排，熟悉会议流程。A、会场布置形式会场布置形式可根据会议的内容、发言人及参会人员数量而定。B、座次排列除嘉宾位置以外，其他位置按照先来后到的顺序排列，如果需要分组，就在各组俺先来后到的顺序排位。C、桌签、胸牌桌签、胸牌是与会人员身份的标志。既充分体现对该座人员的尊重，同时有清点人数的作用。桌签、胸牌应为空白，上面主要内容可在与会者签到后现场填写，以保证姓名、职位的准确性。D、会场环境根据会议的内容酌情布置会标、条幅、鲜花等物品，营造庄严、肃穆、热烈等不同风格的会场气氛。还应留意会场是否具有安全出入之通道。E、灯光音响须由专人腐恶、灯光需柔和，影响及话筒须在会前调试正常，话筒数量应根据会场座位摆放及发言人束的多少而定。F、桌上摆放物品主席台需摆放会议材料，（必要时准备了记录用笔及笔记本等）。准备好茶水、矿泉水等物品。在桌上防止笔记本、笔以及企业宣传材料。在摆放时应排列整齐，摆放没关。会场外设置休息区，休息区要放置水果，茶水，咖啡等物品。G、应提前联系好摄影及摄影人员，全程记录会议过程。6、其他注意事项A、会务人员要做好会议几率宣读及其他事项的咨询、提醒等工作；B、会务人员应根据签到情况掌握到会人数，并及时联系未到会人员，查明迟到或缺席的原因，并做记录；开课前20分钟、5分钟向会务组报告未到人员情况。C、会务人员应引导主席台人员或重要嘉宾就座。D、应注意参会人员的就做情况，会场前排尽量不要空座。E、统一会务人员服装。二、会间组织与服务阶段1、会务人员提前一小时到达会场，反复检查会场准备情况。2、搞好会议签到、材料奋发。3、按预定方案组织与会人员由前向后依次就座。4、维持好会场秩序。会议前5分钟，关闭会场大门，与会人员入座就绪，无关人员离开会场：提醒参会人员在会间关闭手机或静音。5、安排专人做好话筒的摆放、倒水等服务工作。6、会务人员须随时观察并领会主席台领导的示意，做好临时安排的各项工作。7、秘书组做好摄影、摄像及会议记录等工作。三、会后1、会议结束后，要检查会场，带回剩余材料、席签等物品2、组织人员送参会者离开3、会后进行会议总结，进行效果评估，把实际的活动效果与计划预期的活动效果进行对照，从到访客户数量、现场秩序、品牌提升、可请改善等方面进行分析。通过把效果量化进行分析评估对活动计划和执行进行检讨，以便更好地策划和执行下一场客户活动。会务人员安排：会务总指挥：（1名）负责整体调整各部工作主持人：（1名）负责会议主持。会议接待：（3名）负责顾客参会接待、签到、奖品发放及会后签章、咨询。会场布置组长：（1名）会场整体氛围及音响、茶水等。会中道具配合人员：（1名）负责各节目的所需物品。会场纪律维持人员：（2——3名）负责会议期间会场纪律的维护。（会议开始后，会务接待人员转为会场服务人员。）会务人员岗位职责：一、迎宾工作职责与规范设门口迎宾2人——男女各一名：电梯入口一名，电梯出口一名，共计4名。统一问候语：请问您是来参加XXXXXXXX会的么？这边请！1、确保在客户还未进入会场前感受到公司的朝气和规范，以及温暖。2、确保没一个客户都能够在我公司员工的问候中顺利到达会场。二、签到处工作职责与规范两到三人负责签到工作，一人负责胸牌及桌签的书写及发放。统一问候语：早上好！请到这边签到！您好，您在这里签上贵公司名称及您的姓名。您好，这是你的参会证，请您带好，祝您愉快。1、确保胸牌、桌签及时准去的书写和发放；2、确保每一位客户带好胸牌；3、确保客户资料的准确搜集与保管；三、场内引导的工作职责与规范三人负责场内作为的引导（从签到处到座位处）统一问候语：您好，这边请！1、确保将同类客户安排至一桌；2、确保会议期间的场内秩序；3、确保物资及礼品的发放。四、主持人工作职责：场内气氛的活跃，嘉宾及公司领导的介绍等。五、音响师工作职责：会议期间音乐给公司介绍短片的播放。六、录像师工作职责：会议期间的全程跟踪拍摄及照相。