秘书实务—11上司的日程安排

苏州工业职业技术学院教师备课首页SuzhouinstituteOfindustrialTechnology第1页课题秘书实务—11上司的日程安排课型新授授课班级商英06B1，商英06B2授课时数2教学目标1、了解安排上司日程的意义2、掌握制定各种日程表的方法3、安排日程表的注意事项教学重点1、掌握制定各种日程表的方法2、安排日程表的注意事项教学难点安排日程表的注意事项学情分析学生大多有制定学习计划的经历。其实制定学习计划和日程表有类似之处，可以作为学习新课的一个知识基础现代企业的领导事情多而杂，秘书的很大职责就是采取各种形式把这些多而杂的问题和事情安排好，每天、每月，甚至每季度、每年都应该有计划安排表，还应该有日志、台历、备忘录、计算机台式日志等办公室辅助手段，这样才能把事情安排得有条不紊，上司才能把更多的精力投入到如何做事情上。教学效果教后记苏州工业职业技术学院教师备课纸SuzhouinstituteOfindustrialTechnology第2页第一节概述一．日程安排与文秘人员二．日程安排的意义第二节安排上司的工作日程的原则一、如何兼顾效率与健康二.适当保密三.事先确认第三节制定日程表的方法一、长期与短期工作安排二、各种日程表的制定第四节制定日程表的注意事项1.时间上留有充分的余地2.提高效率3.内外兼顾第五节如何节约上司的时间一.约请他人二.接受约请三、按计划办事板书苏州工业职业技术学院教师备课纸SuzhouinstituteOfindustrialTechnology第3页案例导入：现代社会的经济发展迅速，公司之间的竞争也在加剧。秘书对公司的发展负有重大责任吗？下面是一个小例子，希望秘书们看了能有所启发：经理按铃叫秘书进来，想知道上午有什么必须汇报给他的事情。今天是新来的秘书邹小姐，她性格开朗，办事风风火火，一进门，她就大声问：“什么事？老总？”“请把上午重要来电讲一下，邹小姐。”“噢，蓝星公司经理来电，说他刚从德国访问回来，只是告诉您一下。还让您问张副经理好。”“嗯？”经理翻了一下眼皮，又问：“还有吗？”“您太太中午来过电话。”“什么事？”“让您回电话，两点以前，别忘了。”“没有啦？”“没有了。”邹小姐看看记录。“约黄星公司看房的时间定下来了没有？”“啊呀，糟糕，忘了联络了。”“马上去联系！”经理挥挥手，自己又忙着处理其他事务了。邹小姐跑起来鞋跟叮叮直响，她迅速去打那个险些误了事的联系电话。周末工作会上，经理要求人事部门重新聘个称职的秘书来。邹小姐感到委屈，她莫名其妙地问：“我怎么了？”秘书朋友，邹小姐的问题“我怎么了”，您能回答吗？像前面所说的，上司的事情多而杂，秘书的很大职责就是采取各种形式把这些多而杂的问题和事情安排好，每天、每月，甚至每季度、每年都应该有计划安排表，还应该有日志、台历、备忘录、计算机台式日志等办公室辅助手段，这样才能把事情安排得有条不紊，上司才能把更多的精力投入到如何做事情上，而不是为今天先做什么，后做什么，做哪些事情而烦恼分神。邹小姐连一天的工作都安排不好，难怪经理要辞退她了。第一节概述一．日程安排与文秘人员管理者所作的行动计划有两个部分：一是自行决定的部分；二是与企业内外的人有关系的部分，如会议、面谈、出差、访问等，需要获得有关人员同意才能执行。一般来说，关于日程安排计划的制作和管理并不十分困难，但与有关人员的联络、调整等事项，则是个大问题。因此，若有人能够代替这些联络、调整或辅佐工作，则管理者的工作效率就可显著地提高。如某经理在某天下午2点要与业务部开会讨论销售工作，这项销售任务的安排关系到本年度的销售预算能否完成。下午4点又要和某位客户商洽一笔重要的合同，经理准备在5点结束。但是这天上午公司收到了政府某个部苏州工业职业技术学院教师备课纸SuzhouinstituteOfindustrialTechnology第4页门的临时开会通知，写明开会时间是下午3点，经理必须亲自参加。会议将持续多少时间没有标明。这样一来，2点的会议到3点无法结束，而3点的会议可能会影响到4点的约会。这时，文秘人员就能为经理出主意了。她可以将经理下午的会议安排调整为：2点和客户谈合同，3点参加政府机关的会议，4点半或5点，召开销售会议。只要经理同意，文秘人员想办法求得那位客户的谅解，变更约会时间，并通知公司内的业务部人员，将讨论会延后。这样既保证了政府部门的会议，又不致于失掉一份合同，只是拖延了内部工作人员的下班时间，影响不大。由此可见，能够适当支配管理者的时间，制造充裕的时间，以及辅佐管理者有效率地完成主要工作的，就是文秘人员。二．日程安排的意义所谓日程安排，就是“关于管理者的会议、面谈、出差、访问等作计划、实行、变更及调整”。概括地说，是指“秘书为使管理者（上司）能够有效发挥其功能所作的辅佐活动”。管理者对于有限时间的如何分配及活用，可以说是与该企业的业绩息息相关，所以日程安排计划的制作、管理都有很大的意义。通常上司对于应该从事的各种活动，先判断其紧急和重要程度之后，再编进日程计划中。文秘人员所扮演的是辅佐管理者活动、增加管理者管理能力等这类的角色，其工作包括把会议或访问等编入日程计划中，实行、变更和必要的联系、调整。同时文秘人员也必须具备良好的判断能力和敏捷的行动能力。第二节安排上司的工作日程的原则一、如何兼顾效率与健康作为现代企业的领导人，他们工作的一个最大特点就是“忙”，从内部的人事安排到外部的市场竞争，几乎是无所不包，可以说是千头万绪。因此，为了抓住大事、抓住重点，提高工作效率，他们的工作本身也需要有个计划，否则，在繁杂的事务中就会出现紊乱，顾了这头忘了那头，捡了芝麻丢了西瓜，从而使企业在激烈的竞争中败下阵来。所以，作为上司的助手，为上司安排工作日程是秘书一项很重要的工作。如果说秘书的工作难，那就是难在这个工作日程的安排上，因为它要花费秘书很大一部分精力。工作日程的安排，通常是按时间来划分的。如下周工作安排，本月工作安排，第二季度工作安排，等等。在安排工作日程时，要考虑各项工作的轻重缓急，各项工作之间的联系，特别是要考虑如何提高工作效率！但是，在安排工作日程时，不能只顾工作的效率，因为上司的年龄一般偏高，还必须考虑上司本身对工作的承受能力，所以要讲究弛张之道。上司也是人，也是血肉之躯，而且年龄一般都偏大，所以上司在体力上连续作战的能力是有限的。如果不注意有张有驰，劳逸结合，影响了身体健康，最终的工作效率也无从谈起。因此，秘书在为上司安排工作日程时，既要考虑如何最大限度地提高工作效率，又要在时间上留有充分的余地，有利于上司的身体健康，充分做到劳逸结合。可以说，能否统一工作效率与时间宽裕这一苏州工业职业技术学院教师备课纸SuzhouinstituteOfindustrialTechnology第5页对矛盾，是评价一个工作日程表是否科学合理的标志。二.适当保密上司的工作日程安排，一般都是画成一览表形式，因为它简单明了。打印好的日程表给上司本人一份，给秘书部门负责人或其他综合部门负责人一份，再就是给有关部门和汽车司机复印几份。不过，给业务部门和司机的日程表，内容不能太详细。比如上司某月某日出差，在这前一天的上午与天地公司的李总会谈等等，只有秘书自己和上司本人手中的日程表才允许这么详细，因为日程表送得越多，泄密的可能性就越大。如果业务部门的人在与客人洽谈业务时，无意之中让对方看到了上司详细的日程表，后果就难以设想了，所以，给这部分人的日程表，只要与他们业务有关的部分详细一点就行了。因此，在制定日程表时要使用一些表示特定工作内容的符号，但是，这些符号所代表的内容在公司内要统一，不仅负责制定日程表的秘书要明白，而且要让其他秘书也能看得懂。另外，日程表旁边最好还要留一定的空白，以便随时能用铅笔增增减减或作特定的标记。三.事先确认在安排上司的日程时，无论是一般的工作还是重要的工作，都要事先征得上司本人的同意。因为上司在审核日程表的过程中，往往会根据自己以往的经验来考虑应该采取什么方法处理，是否要安排专门的时间，而这些也正是秘书所要掌握的。但是，也不能完全听任上司的主观意思去做，把计划丢在一边，如果是这样，秘书就有可能不知道下一步应该干什么，使日程表变成了一张废纸。几乎所有的秘书都是这样的：在本月末安排下月的工作；周末安排下一周的工作；在前一天下午或当天早晨的第一件事，是安排当天各项工作的时间与具体步骤，与有关方面打好招呼，保证各项工作按计划顺利进行。第三节制定日程表的方法一、长期与短期工作安排上司的日程安排可分为年度计划、本月计划、本周计划以及当天计划等形式。计划是安排得越细越好还是越粗越好，这主要是根据上司的实际需要而定，一般来说，由于客观的变化和许多不可预料因紊的影响，中长期计划是宜粗不宜细的。现在大多是这样，年前制订年度计划，年度计划主要是将来年的工作大致描个轮廓，比如为了实现某项重要目标而要抓哪几项工作，或接规定要开哪几个例行的大会；根据年度计划的设想，安排当月的计划；而本周的计划就是实施，星期一上午与天地公司李总会谈，星期二下午召集哪些人开研讨会……不仅如此，还要根据实际情况的变化随时调整、充实计划，使之更具体、更详细。在所有的日程表中，当天的日程表要非常具体，如上司外出办事，在把日程表交给上司时，提醒他不要忘了约会等一些重要工作；这张表必须在头一天就让上司确认；当天早晨上班后，复印一份让上苏州工业职业技术学院教师备课纸SuzhouinstituteOfindustrialTechnology第6页司再次确认；对于经常外出的上司，还要复印一份让上司自己带在身上，把对方的电话号码等一些注意事项记在上面。由于电脑的使用，日程表的制作、修订和打印都己变得非常简单。要求与上司面谈的人中，很多是客户和顾客；要想全部安排见面，几乎是不可能的，因为上司的时间毕竟有限。因此，作为重点，秘书在给上司安排工作日程时，要对上司的工作进行分类，以保证上司的工作效率。对于那些确实需要安排与上司面谈的客人，秘书也需要对他们所关心的问题和与自己公司的关系作出判断，这样在安排约会的时间和顺序的时候，做到心中有数，保证上司的日程安排科学合理。由于采用电脑作日程表，所以日程表的修改和打印非常方便。一旦日程上有什么变更，就能马上打印出来，并通知相关人员。二、各种日程表的制定由于上司工作内容不一样，上司外出的次数和来访的客人人数不一样，因此给上司制定工作日程表也因人而异。一般来说，给上司制定工作日程表有四到五种，它们在滚动执行过程中相互衔接：1.年度预定日程表是企业在每年度例行的主要业务活动，及有关公司的活动事项一览表。将股东大会、公司成立周年纪念日、法定节假日和公司其他特定纪念活动等记载在表内；将这个表也抄送给总务部等相关部门，必要的时候请他们配合。预定表是为了要能够一目了然公司一年内所有活动事项而制作，所以，通常是由总经理办公室等管理全公司的部门，于年初将整个年度的活动事项整理成表，再通知各部门。2.月内预定日程表月内预定日程表，主要是根据年度预定日程表进行安排，上面注明上司出差、开会等重大事项；每个月连续制定。苏州工业职业技术学院教师备课纸SuzhouinstituteOfindustrialTechnology第7页3.每周工作日程表将上司一周之内的约会和会议等预定好的工作记入表内，这是上司一周之内具体工作安排的基本依据；一般是在上一周的星期五完成；表做完之后，要送给上司审阅，请上司确认。4.当天工作日程表这份表是根据每周工作日程表制定出来的。把当天工作的一些注意事项记在上面，交给上司，提醒他不要忘了约会等一些重要工作；这张表必须在头一天就让上司确认；当天早晨上班后，复印一份让上司再次确认；对于经苏州工业职业技术学院教师备课纸SuzhouinstituteOfindustrialTechnology第8页常外出的上司，还要复印一份让上司自己带在身上，把对方的电话号码等一些注意事项记在上面。5.多人日程表如果同时给几位上司制定日程表，最好也画成一览表形式。如果出现新的情况（比如需要召开全体董事紧急会议）需要调整大家的工作日程