Office知识点总结

2018-5-9三大办公软件Word、Excel、PPT知识点归纳2163513第一部分Word文档知识点第一章Word文档的编辑与排版功能一、Word2016操作界面：由“文件”按钮、快速访问工具栏、标题栏、功能区（选项卡和命令组）、标尺、共享、页面区域、滚动条、状态栏等组成。Word2016的默认后缀名是：.docx二、word的基本操作：1.文件的基本操作1)不同输入法之间的切换：Ctrl+Shift键；2)CapsLook=大、小写字母切换3)NumLook=控制数字小键盘打开与关闭2.输入日期和时间；1)插入当前日期：Alt+Shift+D；2019/11/26Tuesday2)插入当前时间：Alt+Shift+T；12时28分3.选定文本的作用：选定文本后，才能编辑和修改文本。4.输入文档时，直接按“Enter”键可对文档内容进行换段；按“Shift+Enter”组合键可对内容进行换行，并出现一个手动换行符“↓”。5.选定文本的方法；1)选择整个文档：在文档左侧页边距外侧的空白页面上，连续点击鼠标左键三次。2)选择整个段落：在段落的左侧页边距外侧的空白页面上，连续点击鼠标左键两次。3)选择一行：在一行的左侧页边距外侧的空白页面上，单击鼠标左键。4)可以使光标插入点快速移到第一页页头的组合键是Ctrl+home。5)选择文档中竖块文本的方法，可以按住Alt键选择。6)小区域选择：按住鼠标左键，从开始位置拖动到结束位置，松开鼠标左键。三、文本和段落的基本格式设置文字格式的操作有设置字体、字号、字形、下划线、边框、底纹、颜色等;设置段落格式的操作有设置对齐、缩进、行间距、段间距以及边框和底纹等;设置页面格式的操作有设置纸张、页边距、页眉和页脚、页边框等。1、字体的安装：1)选中字体文件，鼠标右键“安装”；2)开始/控制面板/字体2、段落文本的对齐方式包括：左对齐Ctrl+L、居中Ctrl+E、右对齐Ctrl+R、两端对齐Ctrl+J、分散对齐Ctrl+Shift+J（调整字符宽度）3、按组合键【Ctrl+D】打开“字体”对话框，设置文本格式。4、在文档中插入的分页符，为什么有的时候看不到？2163513分页符属于编辑标记，如果看不到文档中的分页符，那么它可能处在隐藏状态。此时，单击“开始”选项卡，在“段落”组中单击“显示/隐藏编辑标记”按钮5、要删除文档中重复的文字/空行/空格可以通过“查找和替换”来实现。查找替换空行，“^p”代表一行。6、制表位的作用：方便光标快速定位。1)制表位的类型：默认制表位（两个字符）：一般用在正文段落中，按Tab键使用；即首行缩进2个字符手动设置制表位：一般用在特定的排版，可以快速定位在页面制定位置；2)通过标尺设置制表位左对齐式制表位；居中式制表位；右对齐式制表位；小数点式制表位；竖线对齐式制表位（不定位文本，只在位置上显示插入的竖线）；7、插入_页面_分页【或执行“Ctrl+Enter”】8、生成文档目录之前，要根据文本的标题样式设置大纲级别。在“开始”选项卡“段落”组中的“对话框启动器”按钮，设置大纲级别。9、除了插入自定义的目录外，用户还可以根据需要在文档中插入手动目录或自动目录。单击“引用”选项卡，然后单击“目录”组中的“目录”按钮，即可设置手动目录和自动目录的样式。选择手动目录，插入后需要编辑目录中的文本；选择自动目录，会按照样式生成自动目录。10、页眉与页脚的概念和作用：页眉和页脚是正文之外的内容，通常情况下，页眉显示在页面上方，而页脚则显示在页面底部。使用“插入”菜单中的命令“页眉/页脚”。若要进入页眉页脚编辑区，可以单击页眉页脚工具中的设计菜单11、在Word中，如果使用了项目符号或编号，则项目符号或编号在每次按回车键时会自动出现。四、图片的插入1、在Word文档中插入图片，有时图片显示不完整，这是为什么？在Word文档中插入图片，如果插入点的行距过窄，图片就不会完整的显示，此时将图片的行距调整为单倍行距以上的行距即可正常显示。入点为图片或表格/图表插入题注，可以使用“鼠标右键/插入题注”。块文五、预览文档1、为文档添加水印：设计/自定义水印2、显示隐藏功能区：Ctrl+F1；或双击开始3、Word的视图方式包括：阅读视图、页面视图、Web版式视图、大纲和草稿。在编辑文档时，可以同时显示水平标尺和垂直标尺的视图方式是【页面视图】。能显示页眉页脚的视图是【页面视图】。第二章Word的图文排版功能一、SmartArt模板的应用21635131、Word为SmartArt内置了一些样式，让普通用户也能设计出专业水平的图示点击SmartArt工具—设计原先的图形和颜色，更改后的图形和颜色。2、插入SmartArt图形：包括插入列表、流程图、循环图、层次结构、关系、矩阵、棱锥图等类型；在SmartArt图中，可以在指定形状的前、后、上、下位置添加形状，一些形状还可以添加助理形状。二、文本框的应用在Word2016为用户提供了多种文本框类型，如简单文本框、提要型文本框、引述型文本框及竖排文本框，用户可以根据需要选择使用。1、文本框的作用：可以在页面中任意移动，同时可以在页面中设置横、竖排文字混排效2、插入文本框：插入内置文本框；绘制文本框3、设置文本框形状填充、形状轮廓、形状效果等；4、设置文本框边距；5、设置文本框文字方向；6、设置文本框对齐方式；7、插入自选图形绘制正方向按Shift；绘制约束中心点的图形按Ctrl；绘制以中心点向外的正方形按Ctrl+Shift。插入最常用的图形：包括直线、矩形、正方形、椭圆、圆等；插入基本形状；插入箭头等其他形状；8、插入图片和剪贴画9、页面设置布局/页面设置：设置纸张大小；设置纸张方向。如果对从网站复制的文档样式不满意，应选定文本，选择开始菜单中的“清除所有格式”选项即可清除所有样式。第三章Word表格的编辑与应用一、创建表格/设置表格1、插入表格：用于制作简单规范的表格2、绘制表格：用于制作复杂结构的表格3、修改表格：大小和移动表格4、设置表格：1)插入行列操作2)插入空白单元格3)删除行列操作：当选择整个表格的时候，如果执行了“删除行”命令，则整个表格就被删除了4)删除单元格21635135)合并单元格操作6)拆分单元格操作二、表格的排列与计算1、使用表格计算功能表格数据求和：在Word表格中进行计算，公式中常出现的几个英文单词：=SUM求和函数（ABOVE求和区域）ABOVE——上面；LEFT——左边；RIGHT——右边；BELOW——下面；这些单词在公式中作为参数，指明对什么位置的数据进行计算。=AVERAGE平均值=IF条件函数=MAX最大值=MIN最小值=SUM相加（求和）2、使用表格排序功能3、表格内容与文本之间互相转换：将表格内容转换成文本；将文本转换成表格三、插入图表第四章Word样式与模板的应用一、使用样式窗格1、“格式刷”的使用：单击按钮只能刷新1次，双击按钮可以刷新多次。刷新完毕，再次单击“格式刷”按钮即可。2、查看导航窗格：视图/显示/导航窗格3、目录：插入/文档部件/域/索引和目录/TOC；二、自定义文件模板1、创建模板文件：打开素材（报告文件模板）/另存为（保存类型：Word模板）/查看保存的模板文件2、自定义模板样式：布局/页面设置/对话框启动器；设置页边距；修改正文和段落样式3、使用文档模式：1)双击模板文件2)生成应用模板的文档第五章Word文档处理的高级应用技巧一、插入批注和使用修订功能添加批注：审阅/新建批注；答复批注：答复删除批注：删除更改批注显示方式：审阅/显示标记/批注框；若要一次性删除文档中所有修订：选择任意一个批注，单击审阅/批注/删除/删除文档2163513中的所有批注。二、添加“开发工具”选项卡：开始/选项/自定义功能区/开发工具第二部分Excel表格知识点第一章Excel表格的编辑与数据计算Excel2016的默认后缀名是：.xlsx一、输入数据输入数据方法最终效果输入文本直接输入（输入法切换：Ctrl+Shift；Ctrl+空格）；内容点选单元格：上下左右方向键；Tab左右切换；Enter上下切换；输入编号开始/数字/对话框启动器/自定义（类型：000）；输入001、002之后选择两个单元格，在右下角变成“+”时往下拖动；001002……输入日期时间：冒号隔开时间；输入当前时间：Ctrl+Shift+T16:52日期：反斜杠隔开；输入当前日期：Ctrl+Shift+D2017/6/27输入负数直接输入-50；或输入（50）-50输入分数日期类分数：0空格1/121/12数据变成文本在输入数据前，输入一个单引号'(注意要英文输入法下输入)1、录入数据内容时，若出现“########”表明单元格的列宽太窄了，应该重新设置列宽。2、在单元格中，录入的内容过多，要实现单元格内换行，可以按组合键【Alt+Enter】二、单元格填充将输入的内容填充到选择的多个单元格中【按住Ctrl+Enter】重复数列填充(按住Ctrl键，再拖动)三、算数运算符+（加号）加法运算3+3-（减号）“减法运算”或“负”3-1或-1*（星号）乘法运算3*3/（正斜线）除法运算3/3%（百分号）求余运算10%3=1（10/3=3……1）公式中运算符的顺序（下列顺序为由小到大）1（）21635132+-3%4*/5&6比较运算符=文本运算符1*1=1(1个)使用文本连接符（＆）可加入或连接一个或更多字符串以产生一长文本。例如：“2000年”＆“祖国更繁荣”就产生“2000年祖国更繁荣”。&=C1&C2商务商务办公办公比较运算符它们的作用是可以比较两个值，结果为一个逻辑值，不是“TRUE”就是“FALSE”。=(等号)等于(A1=B1)(小于号)小于(A1B1)=(小于等于号)小于或等于(A1=B1)(大于号)大于(A1B1)=(大于等于号)大于或等于(A1=B1)(不等号)不相等(A1B1)引用运算符冒号“：”——连续区域运算符如SUM(B5:C10）,计算B5到C10的连续12个单元格之和。逗号“，”可将多个引用合并为一个引用如SUM(B5:B10,D5:D10)，计算B列、D列共12个单元格之和。“空格”取多个引用的交集为一个引用如SUM(B5:B10，A6:C8)，计算B6到B8三个单元格之和。函数的组成=函数（参数1、参数2、参数N）IF函数IF函数一般是指Excel中的IF函数，根据指定的条件来判断其“真”（TRUE）、“假”（FALSE），根据逻辑计算的真假值，从而返回相应的内容。可以使用函数IF对数值和公式进行条件检测。MID函数从一个文本字符串的指定位置开始，截取指定数目的字符。函数MID使用方法如下：1.在A1中输入：zhongmei2.在B1中输入：=MID(A1,4,3)21635133.结果显示：ngm解释：在字符串zhongmei中，从左侧第4个字符开始取值，取3个字符LEN函数LEN返回文本串的字符数。计算单元格中,字符串包含的字符个数比如,A1=我爱excel=LEN(A1)的结果就是7RANK函数RANK是统计排名的函数；=RANK（E2,$E$2:$E$10）开始菜单下的“∑”按钮是【自动求和】。求和单元格中的某一个区域，=SUM（A1:H10）四、插入、移动复制删除、合并和拆分单元格1、插入单元格：鼠标右键_插入（行、列）2、移动单元格：剪切【Ctrl+X】_粘贴【Ctrl+V】3、复制单元格：复制【Ctrl+C】_粘贴【Ctrl+V】；注意，复制的虚线框可以按Esc退出。4、删除单元格：鼠标右键_删除（行、列）5、合并单元格6、拆分单元格五、设置数据列表数据验证：数据/数据验证，打开数据验证对话框第二章Excel表格数据的排序、筛选与汇总一、表格数据的排序：数据/排序二、表格数据的筛选：数据/筛选可以对数据列表中记录的一部分数据按要求显示。三、表格数据的分类汇总：数据/分类汇总四、其他1、把汇总项复制并粘贴到另一个工作