企业档案工作规范与国家档案局10号令

《企业档案工作规范》与国家档案局第10号令全国优秀档案工作者湖北大学企业档案与知识管理研究中心特约研究员湖北省档案学会企业档案分会专家档案研究馆员沈伟第一部分《企业档案工作规范》解读一、《企业档案工作规范》概述2009年11月2日，国家档案局以中华人民共和国档案行业标准（DA/T42—2009）正式发布《企业档案工作规范》，2010年1月1日起正式实施。2010年以来，贯彻实施《企业档案工作规范》，已成为企业档案工作的重要内容。《企业档案工作规范》特点企业是党和国家经济建设中心工作的主战场，也是社会单位组成的重要方面。据全国单位普查统计，我国现有企业法人单位300多万，产业活动单位700多万。企业法人与产业活动单位已占到全社会单位总数的60%以上。与以往的档案管理单项业务标准不同，《企业档案工作规范》首次对社会这一大类单位——企业的档案管理提出全面、系统性的管理要求：不仅是具体的档案业务工作，而且包括档案工作的政策法规环境要求，包括文件形成中的领导与员工责任、规章制度和组织建设的要求，包括对企业档案信息化建设的基本管理要求。《企业档案工作规范》具有以下特点：第一、管理创新。《企业档案工作规范》适应社会主义市场经济体制完善的要求，第一次系统、全面地提出社会某一方面（企业）建立和开展档案工作的基本要求，填补了我国档案工作整体建设规范化方面的空白，结束了企业档案工作只有单项业务技术标准、没有统一的系统管理标准的历史。第二、观念创新。随着社会发展，人们对档案与档案工作的认识也在不断深化。2001年，国际标准ISO15489.1《档案管理通则》中首先正式提出档案的资产属性概念。2002年，我国《企业档案管理规定》中只是将企业档案作为是“有保存价值的文件材料”。第三、经验基础。《企业档案工作规范》从档案工作原则、档案工作体系、档案工作制度、档案工作业务、档案信息化、档案工作设备设施等方面，对企业档案工作提出了具体要求，全面规范了企业档案工作，是企业档案工作行为的准则和档案业务建设的依据。第四、信息化方向。《企业档案工作规范》将档案信息化建设作为对企业档案工作的方向性要求，对企业档案信息化提出了目标和原则，对电子文件的归档存储、传统载体档案数字化，网络化服务，电子档案安全保管等提出了原则性要求。也为下一步专门制定企业档案信息化标准预留充分的发展空间。《企业档案工作规范》的设计理念与基础是系统管理思想和档案资产的价值观念，符合并体现现代企业管理原则和管理创新发展要求：1、档案资源——资产观。档案是企业各项活动的记录，更是企业重要的生产要素、信息资源和知识资产，是人们在社会实践中对档案，特别是档案的认识深化。2、组织制度——领导先。任何一项系统性工作，其最终成果的优劣、水平和效果往往取决于最高领导的意识、重视和决策。3、全员责任——全覆盖。同时，任何一项有全员参与的活动或工作，其结果的优劣也是由全员整体的水平和参与程度决定。4、过程方法——重前端。档案工作的“产品”是服务。在为企业服务的系统和过程中，企业各项活动中形成、收到的文件、数据信息，是档案工作的输入，其质量决定着输出的质量。因此在整个档案工作系统中，前端至关重要。5、战略方向——信息化。大力推进国民经济和社会信息化，是覆盖现代化建设全局的战略举措。在企业档案信息化建设中，信息化建设作为企业档案工作的发展的战略方向，已经成为国际、国内企业界的共识。6、系统管理——全程兼。系统是《企业档案工作规范》的根本指导思想。无论是从单项标准转向系统管理规范，还是从档案本身涉及方面广，都需要用系统的思想和观念来组织《企业档案工作规范》的实施。这些原则及其所代表的观念，集中反应和体现多年来企业档案工作实践经验和现代管理的理念与原则。《企业档案工作规范》意义《企业档案工作规范》是企业档案标准化规范化建设和多年实践的总结，是有关档案工作法规规章要求的代表，也是适应时代发展要求的管理创新的体现。在我国完善社会主义市场经济体制进程的新阶段，《企业档案工作规范》的制定和实施对进一步提升企业档案工作水平、加强企业管理具有重要意义。第一、法律法规与企业档案工作间的桥梁企业档案工作是企业管理的基础工作，企业档案工作水平直接反映出了企业的管理水平。《企业档案工作规范》的制定，既可以规范企业档案工作，为企业领导、档案部门和档案人员提供指导，保证企业档案工作正常、有序、规范的开展，又能为档案行政管理部门提供业务指导依据，也符合国家标准化建设提出将企业建设成为标准化的主体的要求。第二、体现管理创新趋势和与时俱进要求在我国，由于企业在社会经济发展中的基础性地位和作用，改革开放进程中的每一个重要的历程都与企业息息相关，因而也对企业档案及档案工作产生着深刻的影响。由于标准化工作的渐进性，我国标准化建设开始是以单项标准为主。随着标准化建设的深入，单项标准越来越多，现在倒过来看，如果有框架，那么更利于我们组织编制相应的标准，就如同盖房子先要有基础和框架一样。《企业档案工作规范》正是在过去标准化建设的基础上提出的框架性要求，体现管理创新趋势和与时俱进要求。特别是《规范》对档案资产价值的界定，对企业档案信息化的要求，对企业档案工作组织体系与规章制度建设，创新性地引入国际通行的系统管理理念和档案价值认识新观念。第三、符合国际标准对企业档案管理要求《企业档案工作规范》应用系统管理思想，依据法律、法规及政策的要求，结合并吸取企业档案工作多年实践经验，将企业档案工作纳入系统管理、整体建设的标准。《规范》基于ISO9001系统管理、领导为先、全员参与的思想，满足9001关于质量管理体系中对档案记录维护管理的要求；同时又借鉴ISO15489.1《档案管理通则》对信息化条件下档案管理系统设计思想，提出档案信息化建设的基本要求，符合国家产业政策和规范管理的要求，也适应国际上标准化工作，特别是企业管理标准化建设的趋势。第四、为指导评价企业档案工作提供指南《企业档案工作规范》是通用管理标准，内容全面、涵盖性强，不仅汇集建国以来国家对企业档案工作的基本内容，还要针对社会发展进程中企业档案工作的实际需要，提出新的要求和规定。《规范》内容容易理解，便于企业领导、专兼职档案人员及相关人员掌握和操作。只要是企业，参照《规范》运作，就能够把档案工作做好。《企业档案工作规范》的作用是全方位的：—对新建立的企业，能据此了解国家对企业档案工作的基本要求；—成熟企业看到它，知道自己档案工作还要在什么方面需要完善；—档案行政管理部门，可将此作为指导企业开展档案工作的依据。《企业档案工作规范》内容体现：“什么”——是档案；“做些什么”——是档案的收、管、用的档案工作；“怎么做”——是管理原则指导下的规范化、标准化、制度化建设；“为什么这样做”——档案是资产、信息、知识、凭证、历史；“做到什么程度”——按照档案形成规律和程序：如三纳入、四参加、四同时等，以及归档范围、整理标准、移交规定、保存期限；“什么时间做”——文件及电子文件形成、收集归档时间；“输入、输出”——输入：人、财、物；输出：信息、凭证、资产；“评价、考核”——自查、认定。三、《企业档案工作规范》的结构与主要内容第1章范围本标准确立了企业档案工作原则、组织和制度要求，提出了企业档案业务工作、档案信息化建设、档案工作设施设备配置等方面的方法与技术指南。本标准适应于大中型工业企业，其他类型企业及事业单位可参照使用。第2章规范性引用文件本标准的规范性引用文件22项，其中17项标准，列在本章。标准规范以及其中包含的规范性引用文件，其内容要求体现国家的法律法规的要求，因此，贯彻《企业档案工作规范》就意味着依照法律法规要求规范企业档案工作。企业在实施《企业档案工作规范》时，除了了解所引用的规范性引用文件的章节要求，更应通过全面学习这些规范性引用文件，了解和掌握国家对档案工作的基本要求，从而在依法规范管理中实现企业档案工作的法规遵从。“法规遵从”就是要对企业的数据、信息加以法律约束，目的在于让企业对数据的应用、管理、存储形成各种规范。第3章术语和定义3.1企业档案企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件。1987年，国家档案局、国家经委和国家计委联合颁布的《国营企业档案管理暂行规定》中第二条，首次提出了企业档案的概念：“企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和。其构成是以科学技术档案为主体，包括计划统计、经营销售、物资供应、财务管理、劳动工资、教育卫生和党、政、工、团等方面的档案。”2002年，国家档案局、国家经贸委和国家计委联合颁布的《企业档案管理规定》中，将企业档案界定为“指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料”。《企业档案工作规范》与《企业档案管理规定》相比的变化主要是：——增加了“研发”。——去掉了“有保存价值”前“对国家、社会和企业”的限定词。——将“文件材料”简化为“文件”。2004年中央办公厅国务院办公厅发出的《关于加强信息资源开发利用工作的若干意见》指出：要“高度重视信息资源开发利用对促进经济社会发展的重要作用。信息资源作为生产要素、无形资产和社会财富，与能源、材料资源同等重要，在经济社会资源结构中具有不可替代的地位，已成为经济全球化背景下国际竞争的一个重点。”生产要素，可能各种情报、资料、档案信息都在某种程度上具有这一属性，但是论无形资产，或自主知识产权的承载、证明，恐怕就非档案莫属，因为档案才是企业自身各项工作中所形成，是企业的核心信息资产。3.2企业档案工作企业履行档案管理职责的行为和活动。《规范》中“企业档案工作”突出说明和强调的是企业依照《中华人民共和国档案法》及国家有关档案工作的一系列法规、规章应履行的职责和活动，即，包括企业领导应负责档案工作的组织建设、制度建设，以及企业各项活动中的对文件形成、积累、整理和归档责任，以及满足归档文件的完整、准确、系统要求的全员责任。如果没有企业各项活动中全员形成的真实记录，企业档案和档案馆工作就会成为无源之水、无本之木。3.3电子档案(electronicrecords):具有保存价值的归档电子文件及相应元数据、背景信息和支持软件。3.4档案信息化运用信息技术对归档文件、数据信息资源及档案进行采集、整合、维护、处置和提供利用服务的档案管理提升过程和工作方式。“提升过程”，表明运用信息技术形成、管理和利用档案，是一个发展、创新的持续性提升过程，不是一蹴而就，与国家将信息化界定为“过程”、“进程”的表述相一致。“工作方式”，表明这种技术的创新和进步的进程中正在形成一种新的工作模式，使过去的几十年来所形成的管理惯例、模式、方法正在进行着根本性转变；同时也表明，信息化的持续推进过程，将形成一种区别于传统档案工作的管理理念、方法、技术、规则、流程的全新的档案工作模式。第4章企业档案工作总则（基本要求）4.1企业档案是企业知识资产和信息资源的重要组成部分。企业档案工作是企业研发、生产、经营和管理活动的基础性管理工作。虽然企业档案工作不直接对社会提供产品和服务，但企业所有产品、服务及其形成过程都需要档案工作的支撑，没有档案工作的支撑，所有追溯、查证、确认责任都将无法实现。因此，这里将档案工作定位在“企业研发、生产、经营和管理活动的基础性管理工作”。4.2企业档案工作应以企业资产关系为纽带，实行统一领导、统一管理、统一制度、统一标准。这一条确定了企业档案工作的管理体制。以企业资产关系为纽带：表明企业的资产管理范围就是企业档案的管理范围。企业（集团公司）的子公司、分公司、控股公司及所属单位的档案工作，都应是企业（集团公司）档案工作的组成部分。现代企业公司的产权结构，是企业所有权和控制权相分离，就是通常说的所有权和经营管理权相分离。股份公司的控股企业，通常也是股份公司的经营管理者，它有责任和义务依法对企业档案监督、管理和控制。4.3企业档案工作应以满足企业各项活动在证据、责任和信息等方面的需求为导向，运用现代技术与管理方法，通过资源整合和开发，为企业研发、生产、经营、管理和持续发展提供有效服务。这一条