怎样写英文邮件

怎样写英文邮件AmyDongNov.7th,2011个人学习总结，仅供参考，欢迎指导！1.0格式格式须知：段落之间应使用双倍行距。称呼正文结束语2.0主题标题表意不明…标题多个主题…空白标题...标题太长…1.主题框内容太长？YES:SuppliertrainingNO:Professionaltraineesformsistercompanyshouldabidebyruleoflocalcompany2.主题框内容含糊不清？YES:Tomorrow’smeetingcanceledNO:Newsaboutthemeeting主题要求：简要概括e-mail内容，可以是一个单词，名词性短语，也可以是完整句。不超过35个字母3.0称呼称呼原则：e-mail一般使用非正式的问题，可以直呼其名。恰当地称呼收件者，拿捏尺度邮件的开头要称呼收件人在多个收件人的情况下可以称呼Dearall4.0开场白YES:①Thankyouforcontactingus.②Imustapologizefornothavingwrittentoyoupreviously.③Yourletterofthe4ththismonthwasdulyreceived.开场白原则：感谢读者是邮件开场白的好办法5.0正文文法1忌主客不分•NO:Decidingtorescindtheearlierestimate,ourreportwasupdatedtoinclude$40,000fornewequipment.”2忌句子凌碎•NO:Hedecidednottoauditthelasttencontracts.Becauseofourpreviousobjectionsaboutcompliance.3忌结构不对称•NO:Theownerquestionedtheoccupant’sleaseintentionsandthefactthatthecontracthadbeenalteredwithinkmarkings.5.1正文文法①动词主词要呼应②时态和语气不要转变太多③标点要准确④大小写要注意⑤非必要不要整个字都是大写...5.2正文常用表达•1.Pointlisting列表•Todaywewouldliketofinishfollowingtasksbytheendoftoday:1…….2…….•今天我们要完成的任务:1…….2…….•Someknownissuesinthisrelease:1…….2…….•声明中涉及的一些问题:1…….2…….•OurteamherereviewedthenewestSCMpolicyandhasfollowingconcerns:1…….2…….•我们阅读了最新的供应链管理政策,做出如下考虑:1…….2…….•Herearesomemorequestions/issuesforyourteam:1…….2…….•以下是对你们团队的一些问题:1…….2…….•Thecurrentstatusisasfollowing:1……2……•目前数据如下:1……2……•Someitemsneedyourattention:1…….2…….•以下方面需提请注意:1…….2…….5.3正文常用表达•2.Raisequestion提出问题•IhavesomequestionsaboutthereportXX-XXX•我对XX-XXX报告有一些疑问。•FortheassignmentABC,Ihavethefollowingquestions:…•就ABC协议,我有以下几个问题:……5.4正文常用表达•3.Proposal提议•Forthenextstepofplatformimplementation,Iamproposing…•关于平台启动的下一步计划,我有一个提议……•Isuggestwecanhaveaweeklyprojectmeetingoverthephonecallinthenearfuture.•我建议我们就一周项目开一个电话会议。•OurteamsuggesttoadoptoptionAtosolveoutstandingissue……•我们团队建议应对突出问题采用A办法。5.5正文常用表达•4.Thanksnote感谢信•Thankyousomuchforthecooperation感谢你的合作!•Thanksfortheinformation•谢谢您提供的信息!•Ireallyappreciatetheeffortyouallmadeforthissuddenandtightproject.•对如此紧急的项目您做出的努力我表示十分感谢。•Thanksforyourattention!•谢谢关心!•Yourkindassistanceonthisareverymuchappreciated.•我们对您的协助表示感谢。•Reallyappreciateyourhelp!•非常感谢您的帮助!5.6正文常用表达•5.Apology道歉•Isincerelyapologizeforthismisunderstanding!•对造成的误解我真诚道歉!•IapologizeforthelateaskingbutwewanttomakesurethecorrectnessofourimplementationASAP.•很抱歉现在才进行询问,但是我们需要尽快核实执行信息。6.0结束语Respectfullyyours.Sincerelyyours.Regards.结尾原则：书信的结尾致意根据关系的不同选择不同用词。右边结束语的正式程度从上往下递减7.0附件•1.如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件•2.附件文件应按有意义的名字命名•3.正文中应对附件内容做简要说明•4.附件数目较多时应压缩成一个文件•5.附件是特殊格式文件，应该在正文中说明打开方式•6.附件过大（不宜超过2MB），应分割成几个小文件分别发送7.1附件常用表达•Attachment附件•Ienclosetheevaluationreportforyourreference.•我附加了评估报告供您阅读。•Attachedpleasefindtoday’smeetingnotes.•今天的会议记录在附件里。•Attachisthedesigndocument,pleasereviewit.•设计文档在附件里,请评阅。•Forotherknownissuesrelatedtoindividualfeatures,pleaseseeattachedreleasenotes.•其他个人特征方面的信息请见附件。8.0什么时候使用英文邮件？•1.只在必要的时候使用英文邮件•2.尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件•3.对于一些信息量丰富或重要的邮件，建议使用中文