员工入职申请表的实务操作指引

入职申请表是招聘单位提供的，供应聘者在入职之前填写的反映其信息状况的一种人力资源表格。在企业招聘环节，《入职申请表》和《录用通知书》是比较常用的，录用通知书根据其表达的内容和详细程度不同，可能构成要约邀请，也可能直接构成要约，应聘者一旦承诺，双方劳动合同就成立，即使双方还没有签订正式的劳动合同。因录用通知书操作不当风险较大，导致一般企业没有寄送录用通知书这一环节，如果录用就直接电话联系来签订正式的合同。但入职申请表企业在招聘环节是一定有的。入职申请表作为企业在招聘环境最为重要的人事表单，其内容只有经过精心设计，才能最大限度控制企业用工风险，从而降低用工成本，增加企业用工自主权。1.入职申请表与其他人事表单的区别入职申请表是员工信息的披露，但简历和员工信息登记表都可以披露员工信息，那为什么还需要入职申请表？1.1入职申请表和简历的区别简历一般在面试之间就已经通过各种途径向企业投递了，企业根据简历反映的信息来决定是否给应聘者面试的机会。入职申请表一般是应聘者面试时才让其填写的。简历是应聘者想让用人单位知道的信息，主要反映其各种信息情况，一般反映的都是对其有利的信息，而入职申请表是用人单位想了解的应聘者的信息，两者之间的信息内容是有差别的。入职申请表除了反映应聘者信息外，还会通过设定一定条款来规避企业的用工风险，这方面功能是简历所不能承载的。1.2入职申请表与员工信息登记表区别入职申请表是员工在录用之前填写的，不仅反映用人单位希望了解的有关员工的信息，而且还有规避用人单位用工风险的内容。员工信息登记表是员工在被正式录用后填写的表单，一般不具有规避用工风险的内容。实务中，如果入职申请表够详细的话，是可以取代员工信息登记表的。有些员工在入职面试时，觉得只是面试没必要告知那么多信息，填写入职申请表时并没有填写全，但等到员工正式被录用后，要让员工把面试时没有填写的内容填写完整。2.入职申请表的作用用人单位对劳动者与劳动合同直接相关的信息是有知情权的，入职申请表承载了劳动者信息披露的义务，但入职申请表不仅是劳动者信息披露的一种表现形式，还有其他作用。2.1用人单位知情权入职申请表首先满足了用人单位的知情权。用人单位在招聘一定岗位时，或多或少都会有一定的招聘条件，如学历、职业资格、工作经验等等。入职申请表反映的信息，是用人单位考察应聘者是否符合招聘条件，从而觉得是否录用的重要依据。2.2防范用工风险入职申请表不仅包括用人单位想知悉的应聘者信息，还会设计一些内容来防范用工风险。如，要求应聘者提供联系地址，这样能免除相关法律文书不能送达的法律风险；入职申请表中一般都会有如果提供虚假信息，用人单位可以解除劳动关系的声明，这样就为用人单位解除劳动关系提供了依据；要求应聘者提供离职证明，用以证明已经离职，避免因双重劳动关系给其他单位造成损失，从而导致赔偿责任等等。2.3证据作用入职申请表对用人单位来说还是维护其合法权益的重要书面证据，因为入职申请表固定了劳动者的相关信息。用人单位在不予录用劳动者、解除劳动关系、送达相关法律文书时做到有章可循。不予录用可以说劳动者反映的信息不符合招聘条件；解除劳动关系可以说劳动者提供了虚假信息；相关法律文书的送达本应当采用到达主义，而用人单位却采用了发送主义，有何依据？依据就是在入职申请表中应聘者有这样的声明，同意这样操作。3.入职申请表的主要内容及相关注意事项在劳动合同的订立过程中，用人单位和劳动者都应当遵循诚实信用原则。诚实信用原则的重要体现就是双方在订立劳动合同时相互享有知情权。对用人单位知情权而言就是有权了解劳动者与劳动合同直接相关的基本情况，但对基本情况的具体范围法律并没有作出明确规定。实务中，用人单位根据其实际需求、防范法律风险的意识、甚至是企业文化的不同，所制作的入职申请表的内容会有所差异，但都会包括一些基本内容。3.1身份审查身份审查主要包括对年龄和户口性质审查。年龄审查是为了防范用人单位违法用工。根据法律规定，用人单位只能招收年满16周岁的劳动者，否则，构成违法用工。除了文艺、体育和特种工艺外，对于未满16周岁的未成年人是不得录用的。还有些用人单位在招聘岗位时对年龄会有一定具体要求，如，要求应聘者年龄在30周岁以下等等。用人单位对年龄的审查会要求应聘者提供身份证予以核实。户口性质审查主要审查是农村户口还是城镇户口，双方享受的福利待遇可能会有所区别，这样就会导致用工成本会有所差别。如，上海现在的政策是外地的农村户口可以只缴纳三险，其他的得缴纳五险。用人单位对户口性质的审查会要求应聘者提供户口簿予以核实。身份证复印件及户口簿复印件都得归入员工档案。3.2婚育状况审查婚育状况审查包括结婚状况审查和生育状况审查。用人单位对婚育状况的审查涉嫌就业歧视，主要是对女性就业的歧视。虽然宪法和相关的法律都赋予了女性的平等就业权，用人单位不得对女性就业歧视，但在用工市场中这样歧视还时有发生。在对女性的就业歧视中比较普遍的就是对已婚未育女性的歧视。主要是考虑到女性“事多”，女职工有“三期”，孕期、产期和哺乳期。三期的女职工不能解除劳动关系，正常出勤的不得降低工资标准，还有各种福利待遇的保障，一旦修产假了，用人单位势必需要重新招人，等修完产假重新上岗时，人员又会过剩，所以用人单位认为招聘这类员工会影响用人单位工作的连续性，增加用工成本，从而产生对一些女性的就业歧视。3.3联系方式联系方式主要包括联系电话、联系地址和电子邮箱。联系电话为了方便联系，有的还需要提供家庭座机电话。联系地址送达相关法律文书或物品之用，当员工不辞而别时，有了联系地址就能尽量防范送达不能从而导致违法解除劳动关系的风险。电子邮箱也是非常重要的，一来联系之用，二来也能用作证明送达相关法律文书的证据使用。3.4紧急状况联系方式紧急状况联系方式包括紧急状况联系人、联系电话、联系地址。紧急状况的联系方式一般都是至亲密友的联系方式，提供该联系方式就是确保遇到紧急情况联系不到本人时，则可以通过紧急状况联系人予以联系。这种情况虽不常遇到，但作为不时之需还是非常有必要的。紧急状况联系方式还有一个作用就是相关法律文书的送达。用人单位为了防范员工不迟而别从而导致相关法律文书无法送达，会要求其提供紧急状况联系人的联系方式，以确保相关法律文书的送达。3.5家庭主要成员家庭主要成员主要包括父母和配偶的基本情况。用人单位通过家庭主要成员的情况来更加深入了解应聘者。人是环境的产物，是要受到身边环境的影响的，家庭成员是农村的还是城市的对应聘者的成长会不一样。实务中，有些用人单位会要求提供家庭成员的工作单位信息，其家庭成员所从事的职业对应聘者在用人单位心中的看法都有可能产生影响。有些企业出于企业文化的考虑，也会要求提供家庭主要成员的信息，如用于逢年过节寄送祝福卡片，相关家庭活动的联系等等。