Word排版基础知识

LOGOWord排版基础知识TOPLOGO第一章word排版基础知识第四节设置文本对齐方式4第五节控制段落的自动分页5第三节页面垂直对齐方式3第六节给段落硬分页6第二节让段落首行缩进2第九节设置页眉或页脚首页、奇偶页不同9第八节设置页眉或页脚高度8第七节创建页眉和页脚7第一节调整字符的间距1第十节插入页码10LOGO第二章word小技巧第四节快速选择字体4第三节快捷键的第三节快捷键的用法3第二节快速插入当前日期或时间2第七节制作目录7第六节并排比较文档6第五节将Word文档转换成PPT5第一节快速定位到上次编辑位置1第八节死机不用担心8LOGO第一章第一节调整字符的间距调整字符的间距也很实用，如在小篇文档中，为了适应排版的需要，当有一段文字占用了二行，第一行是满行，而第二行仅占用1~2个字符，这时为了调版式，想让这段文字仅占有一行。就可以使用【紧缩】字符间距的办法来实现。同样，如果一行文字刚好占用一行满行，要把它占用两行，也可以加宽字符的方法来实现。操作方法是：（1）选中要调整字符间距的整段文字。（2）打开【格式】选择【字体】,【字符间距】选项卡，在【间距】下拉列表框中选择【紧缩】或者【加宽】选项，再在【磅值】微调框中输入紧缩的磅值。（3）最后单击【确定】按钮。另外，Word还提供了利用设置文字的宽度来调整字符间距的办法。方法是选择需要调整宽度的文字，单击【格式】|【调整宽度】命令。在打开如图所示的对话框中，输入需要的宽度。单击【确定】按钮。如要取消调整宽度的效果，可再次打开该对话框，然后单击【删除】按钮就可以了。LOGO第二节让段落首行缩进首行缩进就是在段落的首行缩进两个字符。一篇文档是否选用首行缩进功能，除了使用样式设置外，还可在【段落】的【缩进和间距】选项卡中进行设置。可以在“特殊格式”下拉列表框中可以设定设定“首行缩进”或“悬挂缩进”格式。如果不选用上面的“首行缩进”项，则可以选择“工具”菜单，选取“自动更正”命令，然后在“自动更正”对话框中分别选中“键入时自动套用格式”和“自动套用格式”选项卡上的“段落开头空格采用首行缩进”复选框。LOGO第三节页面垂直对齐方式设置段落的垂直对齐，可以快速地定位段落的位置，如要制作一个封面标题，设置段落的垂直居中对齐就可以快速将封面标题置于页面的中央。设置段落的垂直对齐的步骤是，单击【文件】|【页面设置】【版式】命令或标签。在【垂直对齐方式】下拉列表框中选择一种对齐选项。LOGO第四节设置文本对齐方式文本对齐方式的作用只有在两种不同字号大小的段落中才有效果，特别是在图片与文字之间，效果就特别明显。经常使用的是“底端对齐”、“居中对齐”和“顶端对齐”的文本对齐方式。设置文本对齐方式的方法是，单击【格式】|【段落】|【中文版式】命令或选项卡，在【文本对齐方式】右边的下拉列表框中选择需要的对齐方式。LOGO第五节控制段落的自动分页排版的时候，Word一般会自动按照用户所设置页面的大小自动进行分页，以美化文档的视觉效果、简化用户的操作，不过系统自动分页的结果并不一定就符合用户的要求，这时我们就需要手工对文档的分页状况加以调整。调整Word自动分页属性的具体操作步骤如下：（1）选定需调整分页状态的段落。（2）单击【格式】|【段落】命令。（3）从【段落】对话框中选择【换行和分页】选项卡。（4）在【分页】选项组中，可以设置自动分页的属性，主要有以下几项：【孤行控制】【与下段同页】【段前分页】【段中不分页】LOGO第六节给段落硬分页Word的自动分页功能并不能完全满足用户对文档进行编排的需要，如，一篇包含有正文和附言的文档，其正文和附言之间一般都需分页打印，自动分页功能对此就无能为力，这时我们只能通过手工在文档中插入一个分页符的办法来加以解决。在文档中插入分页符的操作步骤如下：（1）单击需要重新分页的位置。（2）单击【插入】|【分隔符】命令。（3）选择【分页符】选项。（4）单击【确定】按钮。此时，Word会根据分页符对文档进行分页，其中在页面视图方式、打印预览方式和在打印出来的文稿中，分页符后面的内容将出现在下一页上。当页面中填满文字或图形时，Word会插入一个【自动】分页符（也称软分页符），并另起新页。要在指定位置强制分页，可以插入【人工】分页符（也称硬分页符）。LOGO第七节创建页眉和页脚如果一篇文档是第一次使用页眉和页脚，可以通过在页面视图情况下，依次选择【视图】|【页眉和页脚】命令，就可以进行编辑页眉和页脚区域。如果是已经存在页眉页脚的情况下，可以双击页面中顶部或底部页眉或页脚区域，即可快速进入页眉页脚编辑区。进入页眉页脚编辑区后，这时文档的正文部分变成灰色，表示当前不能对正文进行编辑，屏幕上显示【页眉和页脚】工具栏，就可以编辑页眉和页脚了。通过【页眉和页脚】工具栏，可以在页眉和页脚区域中进行处理。（1）向页眉或页脚添加页码、日期、时间等内容时，实际上是插入相应的域。如果在文档发生改动后，而日期、时间和其他内容能在打印文档时更新。如果看到的是类似{PAGE}或{DATE}这样的域代码，而非实际的页码、日期、时间等，那么按Alt+F9切换域代码即可以实际页码、日期、时间。（2）如果在页眉或页脚区域中看不到其效果。可依次单击【工具】|【选项】命令，然后选择【视图】选项卡，在打开的对话框中取消【域代码】前面的复选项即可，如果为了查看方便，此时可以单击【域底纹】的下拉列表框中的【不显示】选项，就可以取消域底纹的显示了。LOGO第八节设置页眉或页脚高度进入页眉或页脚区域以后，该区域用一个虚线框范围来表示页眉或页脚的高度。要调整页眉或页脚区域的高度，操作步骤如下：（1）可以在文档中拖动【垂直标尺】中的【上边距】标尺可以调整页眉区域至页边距的距离。拖动【上边距】或【下边距】可以调整页眉区域至正文区域之间的距离。（2）同样切换到【页脚】区域中，拖动【垂直标尺】中的【上边距】可以调整页脚至正文区域的距离，拖动【垂直标尺】中的【上边距】可以调整页脚至页边距区域的距离。（3）在【页面设置】视图中的【版式】选项卡中，可以更精确和直观地设置页眉或页脚，因为纸张大小和页面版式心大小已经确定，所以直接在这里设置【页眉或页脚】距边界的距离即可。只要在【页眉】输入框中输入从纸张上边缘到页眉上边缘之间的所需距离（如1.5厘米），再在【页脚】输入框中输入从纸张下边缘到页脚下边缘之间的所需距离（如1.75厘米）。LOGO第九节设置页眉或页脚首页、奇偶页不同许多文档中要求页眉或页脚首页、奇、偶页有不同效果，例如首页作为封面文档，奇数页需要用章名作页眉，偶数页需要用书名作为页眉等。下面就介绍制作页眉或页脚首页、奇、偶页不同的方法。（1）进入【页眉和页脚】工具栏，单击【页面设置】按钮，选择【版式】选项卡。（2）选中【页眉和页脚】区域中的【奇偶页不同】复选项，就可以为奇数页创建一种页眉和页脚，为偶数页创建另一种页眉和页脚。（3）选中【首页不同】复选项，就可以为节或文档的首页创建与奇、偶页都不相同的页眉或页脚。（4）按【确定】按钮后，在编辑文档的【页眉和页脚】时就会显示为【首页页眉（页脚）】、【奇数页页眉（页脚）】、【偶数页页眉（页脚）】的字样。（5）在【页眉和页脚】工具栏中单击【显示下一页】按钮，可以进入偶数页页眉或页脚区域进行设置，再次单击【显示下一页】按钮，可以进入下一节的首页页眉或页脚进行设置。LOGO第十节插入页码打印文档时往往需要含有页码来区别不同的页，另外，一个文档很长时，可以分为多个文件，这样每个文件的页码设置就很重要，如果要使后一个文件的页码刚好是接在前一个文件页码之后，就需要进行页码的设置。插入页码的方法是，在任何一个文档中，单击【插入】|【页码】命令。（1）在【位置】下拉列表框，可以设置页码的位置，有【页面顶端（页眉）】、【页面底端（页脚）】、【页面纵向中心】、【纵向内侧】和【纵向外侧】多种设置。（2）在【对齐方式】框中可选择页码的对齐方式，如左侧、居中、右侧、内侧或外侧等。其中，【内侧】和【外侧】分别相对于要用于装订的页面边缘的内侧（装订一侧）和外侧。（3）选中或清除【首页显示页码】复选框，可在文档的章节首页是否显示页码。不管是否显示页码，但仍从第1页就开始出现页码。反之第1页不出现页码，但第2页的页码仍然是2。（4）单击【格式】按钮（或在【页眉/页脚】工具栏中，按下【页码格式】），可以对页码格式进行设置，在【页码编排】下面选择页码的编排格式，如【续前节】或在【起始页】中输入页码的起始编号。（5）单击【确定】按钮，返回【页码】对话框再次单击【确定】按钮，就可以在指定的位置插入页码了。返回LOGO第二章第一节快速定位到上次编辑位置用WPS编辑文件时有一个特点，就是当你下次打开一WPS文件时，光标会自动定位到你上一次存盘时的位置。不过，Word却没有直接提供这个功能，但是，当我们在打开Word文件后，如果按下Shift+F5键您就会发现光标已经快速定位到你上一次编辑的位置了。小提示：其实Shift+F5的作用是定位到Word最后三次编辑的位置，即Word会记录下一篇文档最近三次编辑文字的位置，可以重复按下Shift+F5键，并在三次编辑位置之间循环。制作书签LOGO第二节快速插入当前日期或时间有时写完一篇文章，觉得有必要在文章的末尾插入系统的当前日期或时间，一般人是通过选择菜单来实现的。其实我们可以按Alt+Shift+D键来插入系统日期，而按下Alt+Shift+T组合键则插入系统当前时间。LOGO第三节快捷键的用法格式刷：Word中提供了快速多次复制格式的方法：双击格式刷，你可以将选定格式复制到多个位置，再次单击格式刷或按下Esc键即可关闭格式刷。F4：重复上一项操作。F7：选择“工具”菜单中的“拼写和语法”命令。F8：扩展所选内容。LOGO第四节快速选择字体为了达到快速选择字体的目的，我们可以将常用字体以按钮形式放置在工具栏上。首先右击Word工具栏，选择“自定义“命令，打开“自定义”对话框，在“自定义”对话框中选择“命令”选项卡，并移动光标条到类别栏中的“字体”项，看到平时经常使用的字体，把它拖到工具栏成为按钮，以后要快速选择字体，只要先选中文本，再按下工具栏上字体按钮即可，省去了从字体下拉列表框中众多字体中选择的麻烦。LOGO第五节将Word文档转换成PPT如果有现成合适的Word文档，我们可以将Word文档中的字符转换到PPT演示文稿中来，方法如下：启动Word，打开需要转换的Word文档。将作为每张幻灯片标题的字符设置为“标题1”样式，将做为小标题和幻灯片内容的字符分别设置为“标题2”和“标题3”样式。执行“文件→发送→MicrosoftOfficePowerPoint”命令，系统自动启动PowerPoint，并将上述字符转换到幻灯片中。修饰。LOGO第六节并排比较文档有时在阅读文档的同时你可能还需要与其他文档进行比较，在以前Word版本中要比较两篇文档是比较困难的，但现在如果你用的是Word2003，只需单击“窗口”菜单中的“与文件名并排比较”命令，就可以使打开的两个Word文档左右排开，您甚至还可以同时滚动两篇文档来辨别两篇文档间的差别，具体使用方法如下：打开两篇需要比较的文档，然后单击“窗口”菜单中的“与文件名并排比较”命令，窗口会自动以平铺方式排列，同时显示出并排比较工具条，上面有三个按钮。第一个是同步滚动按钮：可以控制一篇文档在滚动时，与之比较的另一文档是否同时滚动。另一个是重置窗口位置按钮：当窗口位置发生变化时，单击它，可以恢复到并排比较时的初始状态。LOGO第七节制作目录1.执行“视图”→“工具栏”→“大纲”，显示“大纲”工具栏。2.将插入点置于要在目录中显示的第一个标题中。3.在“大纲”工具栏上，单击打开“大纲级别”下拉框，为此标题选择一个大纲级别。4.对希望包含在目录中的每个标题重复进行步骤2和步骤3。5.将插入点置于要插入目录的位置。6.执行“插入”→“引用”→“索引和目