建设工程文件归档整理(张磊)

建设工程文件归档整理西安市城市建设档案馆主讲人：张磊根据建设部颁布的中华人民共和国国家标准《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328—2001）的规定，结合我市建设工程的工程实际情况，对城建档案案卷归档整理谈一些具体的要求和做法。第一章工程档案的基本概念第二章城建档案报送的基本规定第三章城市建设档案的报送程序第四章城建档案案卷质量标准（本节课的重点）第一章工程档案的基本概念第一节、工程档案的定义建设工程文件：在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，它包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件，简称工程文件。建设工程档案：在工程建设活动（城市规划、建设管理）中直接形成的具有归档保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种形式的历史记录。建设工程档案来源于建设工程文件。第二节、工程档案的主要特点一、技术的综合性二、形成领域的广泛性三、内容的专业性四、工程文件的系统性五、记录形式的多样性如文字、图纸、照片、录像等。六、建设周期长第三节、工程档案的作用一，为工程本身的管理、维修、改建、扩建、恢复等工作提供依据；二，为城市规划、工程设计、城市建设管理、产权产籍、工程备案等提供可靠的凭证；三，作为历史查考、总结经验、技术交流、建筑科学研究的提供信息资源。第四节、《规范》出台的意义1.加强建设工程文件的归档整理工作2.统一建设工程档案的验收标准3.建立完整、准确的工程档案第二章城建档案报送的基本规定1、建设单位职责：1）建设单位在工程招标以及与勘察、设计、施工、监理等单位签订合同时应对工程档案的套数、质量、费用、移交时间做出明确的规定。2）收集和整理工程准备阶段文件、竣工验收文件。3）负责组织、监督和检查各单位工程文件的形成、积累和归档工作。4）负责在工程竣工验收3个月内将一套完整、准确、系统的工程档案的原件移交给当地城建档案馆。移交原件的问题已有明确的规定。2.监理单位的职责1）负责监督、检查施工单位工程文件的形成、收集、整理、竣工图的编制情况并对竣工图的真实性把关。2）收集和整理本单位形成的监理文件，并向建设单位移交。（在这里强调一下监理单位在给施工文件签字盖章时不要留下第一套文件）3.工程总承包单位的职责1）将本单位形成的工程文件整理、立卷并向建设单位移交。最少二套工程档案。2）负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案并向建设单位移交。4.各分包单位应将本单位形成的工程文件整理立卷后及时移交给总包单位。5.建设工程项目由几个单位承包的，各承包单位负责收集、整理本单位形成的文件立卷后及时向建设单位及移交。第三章城市建设档案的报送程序首先，建设单位和个人在建设项目立项报建及办理建筑工程施工许可证手续时，必须与城市建设档案馆签署《城市建设档案报送移交责任书》，责任书用以明确建设单位或个人报送建设工程档案材料的要求、期限及其它有关事项；其次，随着工程进度的不断实施，我馆业务人员对重点、大型工程就要求开展对工程文件的形成，进行跟踪监督、检查、指导、并对工程文件的套数、质量等问题提出明确要求。第三，在工程竣工验收前，应提请我馆对工程档案进行预验收，未取得工程档案验收认可文件，不得组织工程竣工验收。第四，对列入城建档案馆接收范围的工程项目在工程竣工验收3个月内，向我馆（报送）一套符合规定的工程档案。第五，各建设单位向我馆报送城建档案时，需与分管区域的业务指导人员联系咨询归档事宜并领取“建设单位项目著录单”；“城市建设档案报送书”；该项目档案的归档工作均由该同志负责到底。咨询电话：[phone]第四章城建档案案卷质量标准城建档案案卷质量的优劣直接关系着它的查阅利用和保管期限，为了使城建档案能长期有效的保存下去和迅速准确的查阅利用，除了对城建档案的归档范围及其准确性必须进行要求外，还要归档案卷的外观质量。（本节课的重点）一、归档文件的内在质量是保证案卷质量的基础。主要要求做到以下几方面：(一)依据《规范》第4.2.1条明确指出“归档的工程文件应为原件”。(二)工程文件的内容及其深度必须符合国家有关勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。（三）工程文件的内容必须真实、准确、与工程实际相符合。(四)工程文件应采用耐久性的书写材料、如碳素墨水、蓝黑墨水、不得使用易退色的书写材料，如红墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔。（五）工程文件中文件材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297×210）。图幅宜采用国家标准图幅。(六)工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图、竣工图应为新蓝图。计算机出图必须清楚，不得使用计算机出图的复印件。二、立卷立卷是指按照一定的原理和方法，将有保存价值的文件分门别类整理成案卷，亦称组卷。（一）立卷的原则和方法1.立卷的基本原则：应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。2.一个建设项目有多各单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷3.立卷可采用如下方法：对于工程文件按照建设程序划分为工程准备阶段的文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件五部分。（1）工程准备阶段文件可按建设程序、内容、形成单位等组卷。（2）监理文件可按建设项目、单位工程、分部工程、专业等组卷。（3）施工文件可按单位工程、分部工程、专业阶段等组卷。（4）竣工图可按单位工程、专业组卷（5）竣工验收文件按建设项目、单位工程组卷。（6）参见《规范》附录A4.立卷过程中也应遵循下列要求(1)案卷厚度不宜过薄或过厚，一般要求15mm～20mm之间，在国标5.4.1中一般不超过40cm，一般指的是印刷成册的科技文件，如岩土工程勘察报告、环评书等。(2)卷内不应有重份文件；不同载体的文件一般应分别组卷。这里不同的载体指照片、底片、硫酸纸底图、聚脂薄膜、底图板图、电子文件等、模型等。（二）、卷内文件的排列：1.文件材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。2.图纸材料按专业排列，同一专业按竣工图图号排列，图纸目录应在最前面，若有变更图，则应插排在相应的图号之后；变更通知单不能和图纸排列在一起，应与其他施工文件共同组卷，变更通知单量大时可考虑单独组卷。3.图文混合卷一般是文字在前，图纸在后，但应注意主次，保证主件与附件不分开。（建设工程规划许可证与定验线单、实测成果表、建审图。用地规划许可证与用地实测成果表、用地定点审核图。）三、整理（一）《规范》5.4.2中强调装订时必须剔除金属物。这里用“必须”表示很严格，非这样做不可|。硬皮、彩页、空白页和其他不符合要求的材料也应去掉。（二）托裱：对于幅面达不到297×210（A4）或破损的档案材料均应托裱。具体操作是将小幅面的文字材料裱糊在297×210（A4）的白纸上，不可层层叠压托裱，且四周粘切实，双面有文字又需托裱，可只粘贴左边或上边。在一张白纸上可裱糊一张或几张小幅面的文字材料如：合格证、票据、存根等，但要求排列整齐并留出装订线位置。注意托裱的胶水不许使用含用有机物质的胶水。(见附图)破损图纸的裱糊要求整齐，尽量不破坏图纸内容，便于长期保存。（三）折叠：对于幅面大于297×210（A4）规格的档案材料均应折叠按《技术制图复制图的折叠方法》（GB/10609.3—89）统一折叠成297×210㎜（A4）。折叠使用手风琴式折叠法，图面向里，先上折再下折，然后左右折。注意上折下折要错开，以免出现案卷上下厚度不一，不装订时左侧可不留装订线位置。图标一定要外露，以便查阅。对于边框不齐或破损的图纸，应将白边裁掉，裁至细边框线上、修补整齐后折叠。(见附图)文字或文图混合卷可根据297×210㎜（A4）的规格.折叠要求整齐，以尽量方便查阅和保存为原则。四、编目（注意按照《城市建设档案著录规范》中标准语言和数字。案卷整理中的所有文字一律用碳素墨水书写，字迹工整，原则上要求用仿宋体）。（一）编写卷内文件材料页号1.案卷内档案材料均按有书写内容的页面编写页号，各卷独立编号，每卷页号都从“1”开始。2.页号编写位置：单面书写的材料页号编在右下角，双面书写的正面编在右下角，背面编写在左下角。图纸若折叠，页号就编写在折叠后的图纸右下角。3.页号要用号码机打，用兰色或黑色均可，不准徒手编号。4.案卷封面、卷内目录、备考表均不编号。（二）编写案卷封面（详见P32附录D案卷封面式样）(见附图)1.案卷名称是对案卷内容的概括，应简明、准确的揭示卷内文件内容。案卷题名应包括工程名称、专业名称、卷内文件的内容。案卷题名一般为：工程名称（建设单位名称＋项目名称）+专业名称+案卷内容概括（详见工程文件的归档范围附录A提名）对重点工程、市政工程、公用设施等建设工程档案，案卷题名原则为：工程名称{建设工程项目名称+单位工程名称（含路段或桩号）}+专业名称＋案卷内容概括2.编制单位按实际情况填写全称应填写案卷内全部文件的形成单位或主要责任人。如：工程准备阶段的文件、竣工验收文件填写为建设单位；监理文件填写为监理单位；施工文件、竣工图填写为施工单位；岩土工程勘察报告填写为勘察设计单位；人工地基检测报告填写为地基检测单位。3.编制日期：按卷内全部文件形成的起止日期填写。竣工图的开始形成日期为施工图设计日期，最后形成日期按竣工图的编制日期填写。（1999.0514-2000.60.08）4.密级、期限：由建设单位按建设部《关于城建档案密级划分和保管期限确定的规定》填写。一般分为永久、长期、短期三种期限。各类文件的保管期限详见《国标》附录A。永久是指工程档案须永久保存。长期是（一般指20年以上60年以下）工程档案保存期限等同于该工程的使用寿命。短期是指工程档案保存20年以下。不须归于我馆。同一案卷内有不同保管期限的文件，该卷保管期限应从长。密级分为绝密、机密、秘密三种。同一案卷有不同密级的文件，应以高密级为本卷密级。本次《规范》改变了以往以工程项目定保管期限和密级的做法，这样更科学合理，更具有实际意义。5.共几卷、第几卷。本项目一共多少卷，本卷为第几卷。与原来的提法也有所不同。（三）卷内目录的编写(见附图)1.序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次排列。2.文件编号：填写工程文件原有的文号或图号。3.文件名称：填写文件标题的全称。假如文件标题太长可以用若干行写。4.形成单位：填写工程文件的直接形成的主体单位或审批单位。5.形成日期：填写工程文件的定稿日期或审批日期。6.所在页号：填写工程文件在案卷内所排的起始页号，最后一份文件写清开始和终止页号。7.卷内目录排列在卷内文件的首页之前。（四）备考表的填写(见附图)立卷人和审核人：必须是案卷编制单位的责任人和负责人。如工程准备阶段文件和竣工验收文件为建设单位的责任人和负责人、勘察、设计文件一般为勘察、设计单位的责任人和负责人。监理文件为监理单位的责任人和总监。施工文件和竣工图为施工单位的资料员和技术负责人。卷内备考表说明必须由立卷单位对案卷的完整、准确、系统情况及复印件情况做出明确说明。五、装订(见附图)（一）案卷可采用装订和不装订两种形式。文字卷和图文混合卷必须装订，图纸卷可以装订，也可以不装订，不装订时仍按要求填写卷皮、卷内目录和备考表，与整理好的竣工图一同装入斜角袋。装订所用装具必须是由城建档案馆根据国家规定统一印制的标准装具。（二）案卷采用三孔双线装订法。260×185㎜规格的案卷三孔间距为7㎝，297×210㎜的间距为9㎝。三个孔保持正确间距，上下居中，三点一线，装订线在距案卷左边缘1至1.5㎝处（以不影响查阅卷内内容又美观牢固为原则），打直径为1—2㎜(不许过大，一免影响美观和牢固)的小孔，然后用腊光线双线装订，结头打死结，位置在案卷背面中孔部位，余线长短与案卷左边平齐，砸平线疙瘩并劈开线缝，使双线同轨。五、装订（三）装订时若案卷左右不平，可在左侧加垫条，使案卷四周均衡。注意垫条一定要加均匀，不可多个