参观接待流程和指引(通用版)

莃xxx参观接待流程和指引袀前言肀[适用范围]：公司各部门膇[规范目的]：为规范公司对外接待的管理程序，提高接待管理水平，做好公司对外来宾接待，展示公司礼仪好客的形象，特制定本规定。螄xxx参观接待流程和指引(流程图参见附件一)薂1、接待来访前期确认工作薅1.1、来访时间及宾客信息确认羃确认接待的地点。羁客户公司经营性质。螆1.2、接待活动主题以及来访情况确认莄合作诚意。肃1.2.2客户预期谈判的内容。肈1.3、来访安排蒈1.3.1制作客户接待安排表、一式三份，于客户到访前一星期呈总经理、副总经理和部门负责。肃客户来访前应根据客户级别相应知会部门负责人、总经理或副总经理，以确定参与洽谈的人员。如需要总裁参加，必须提前2天通知总经办，以便确认。膃1.4、资料稿件准备确认葿宣传片、公司品牌宣传册、产品彩页等。羅1.4.2办公室负责准备国旗、姓名牌、公司介绍、市场版产品目录、公司介绍投影设备等。膅1.5、成立接待小组（详情参见附件二）芃根据每次接待情况的不同，组建接待小组。衿1.5.1接待接口人：统一受理来访需求，并协调确定接待负责人，接待结束后负责接待信息归档、传递。蚇1.5.2接待助理：制定接待计划、进行接待准备工作，协助填写客人来访记录，可参与实施接待。袄1.5.3接待负责人：对此次接待效果负责；需积极配合文件投入处的协调安排，承担接待工作。莃——行政部；讲解人员——技术支持部；等等。）芀2、接待来访前期准备工作肅2.1、吃、住、行安排（详情参见附件三）蚃根据实际情况安排接送（飞机、船舶、火车）。蒃2.2、制定参观路线莇2.3、公司整体布置（详情参见附表二）螇①欢迎横幅蒂②指示水牌（大堂、电梯出口、楼梯间等）蒂③花篮/植物绿化螈④KT版签名墙芅⑤红地毯蒅（以上信息可以根据每次具体来访而定）薂①红地毯（按照参观区域布置红毯）腿②植物/花盆装饰羇③果盘/茶水/咖啡芄①展厅——产品展示、调试、演示、讲解。蚂②会议室——公司宣传册、产品彩页、投影设备、演示样品。薀③会客室——果盘、茶水/咖啡/饮料、香烟（烟缸）、打火机等。蒅（以上信息可以根据每次具体情况而定）肃2.4、采购接待所需物品（详情参见附表二）螂根据每次接待活动的实际情况而定。操作流程：肁①接待小组提出一定诉求；膆②行政部门制作预算报价呈批；肆③行政部获批后进行采购；袂④根据要求进行布置/装饰。膇*消耗用品（果盘、茶包、咖啡、饮料、香烟、一次性纸杯、鲜花等）袈*循环用品（套装茶具、咖啡机、装饰摆件等）袄*特殊用品（机器设备等）羂2.5、员工面貌整理（详情参见附件四）薈统一要求全体员工职业装接待。莆2.6、人员安排（详情参见附表二）薃3、接待来访当日具体工作肂3.1、车辆待命罿根据前期确认信息具体制定车辆安排计划表（具体方案由行政部主要策划）。肈①一级——高级接待莂*高级商务车（丰田三花、奔驰商务等）。肂*高级轿车（奔驰、宝马等）。莀②二级——中级接待蒆*中级商务车（别克商务、日产商务等）。莅*中级轿车（雷克萨斯、大众等）。膁③三级——普通接待蒇*普通商务车（东风商务车、江淮商务车等）。膈*普通轿车/打车。膄3.2、设备调试芁产品设备调试：袈①第一阶段：定下来访计划后，根据计划所需展示的产品，进行调动与调配。蚆②第二阶段：来访前一天，最终设备调试。羃③第三阶段：来访当天，进行最终设备确认。莁3.3、工作人员到位艿①接待前一日开会，最终确认审核各项事物的安排情况。莈②接待当日，所有参与接待人员提前到岗。羆③最终确认每项环节的安排，防止出现纰漏。蒁3.4、领导会晤蚀①陪同人员参与会晤（接待主负责人、副总、经理、总助、会议速记等）。袅②会晤期间，所有接待人员待命。螅3.5、结束送行薁①根据身份确定规格而定。肁（一级客户送至公司门口、汽车旁。二级三级客户送至公司门口等）薇②送行至门口或车旁挥手致意，方可离开。蒃4、接待来访后期总结工作蚁4.1、电话回访、后期跟进芇接待小组/具体项目组执行：羅4.2、总结会议节4.3、总结整理资料留档蚁5、特别注意事项（详情参见附件三）蚈6、保密原则特别申明螇接待中涉及机要事务、秘密文电、重要会议，要特别注意保密，接待中既要熟练介绍公司情况，又要内外有别，严守本公司商业机密，对不宜对方摄影摄像的场合，应向参观人员说明。莅【结束语】螁兹为促进公共关系扩大宣传效果兼顾公司机密特制订本规定，此规定从颁布之日起执行，请各部门员工严格按照规定执行公司接待事务。聿附件一xxx客户来访接待流程图膅蒀羀肄了解来访单位、领队、人数、目的、时间袀接收来宾信息莅成立接待小组袃实施接待前的准备袇了解到访时间、接送要求、预订酒店、预定返程票等袁申请部门填写新客户来访接待通知单袆肇荿芀芀羈莆膈袃螆芈羁肃膃注：1、为接待部门执行，为接待小组执行。葿2、为需要才执行的流程，为必须执行的流程羅附件二蒈送客人返程莄酒店住宿羃就餐薆参观工厂膀办公楼门前迎宾螈会议中接待服务羈接待前会议准备蒄安排会议室芆会议室整理肀欢迎横幅莇参加人员通知羄打开空调或灯光蚅投影仪调试芅茶水等准备螃斟茶倒水服务薀会议结束收拾肃交接预订票务腿接待部门领取参观牌莀接待部门或有关领导薅接待部门和有关领导陪同螆送往酒店协助办理登记膂驾驶员准时接送肈送客人到机场车站螀宾客接送袃会谈结束送宾客膀预订酒店蝿预定返程票蒀按领导安排订餐膅xxx客户来访接待人员职责说明芃一、接待接口人衿1、处理接待信息蚇一般有两个来源：一是客人直接向管理工程部提出；二是对接客户人员提出的接待需求。并要有相关领导批准，并对其要求参观交流的内容进行审查控制。袄2、确定接待负责人莃根据来访内容协调确定接待负责人及接待助理，并向接待负责人及接待助理提供申请方的基本信息及联系方式。芀3、归档保存接待记录肅接待接口人归档，建立客户接待信息库，对其中有价值的信息知会相关领导。蚃每月向干部处及相关主管提交接待人员的表现情况，作为工作考核参考。蒃4、资料维护莇负责组织对交流资料的维护。每半年检查更新一次，督促各资料编写人更新内容。要符合公司宣传策略，把好信息保密关。螇二、接待助理人蒂1、进行接待安排袁①制定详细接待计划。膆②确定来访的议题及来访时间、地点。蚃③明确双方与会人数、人员姓名、职位。袃④作好接待日程安排及议程安排。羁⑤与接待负责人确认此接待计划。薇⑥礼品资料准备。莅⑦会议准备。蚂⑧填写任务令及工作联络单联系相关部门准备。肁2、接待工作记录/意见反馈羈①填写《接待记录》，记录会谈的内容、来访人员的信息资料等。螃②接待后组织会议，收集意见。莁三、接待负责人膀实施接待：主持接待，按接待议程陪同客人参观，为客人讲解与客人交流。荿附件三蒅xxx客户来访接待注意事项蒄一、接待注意事项：膀1、接机蒆①举的牌子应该有公司名、人名和欢迎辞。芇②客人来了要主动接行李，而且要挑最重的，就算推辞也要接过来。膃③接机的车子要按生意情况和来人官阶来定。芀2、吃饭（根据情况选定餐厅）羇饭桌上谈生意是中国的特色。顾客定方向，主人定消费额度。菜的个数应该比人数多一道，酒水占总金额的40%。问过客人之后再定餐厅，菜可以先点好，依照客户进行小改动。蚅3、酒店羂根据客人需求和级别来订酒店。（三星——五星）具体方案由行政部制定。莀二、特别注意事项莈4、送礼莇送礼；酒店是最好的地方。1.一二级客人可以旁敲侧击询问他家里的情况，谈到最多的人就是送礼对象。2.三级客人应先用小礼物试探一下，再用大概两倍于它的工资的钱活动。螁5、合影蒀这是大部分民营企业忽略的一点。即拍即印，再配上高档相框的合影也许会让客户收藏一辈子。蝿6、必要摆放袄在客户座位前应该有名牌，包括公司和姓名，如果官位比较大也要写上职位。还要笔记本，有关公司的书面资料等。螄7、幻灯片薀对于公司的历史要简明扼要，而关于两公司的合作历史要详之又详。对于自己满足客户的能力要着重介绍，一定要真实，但不用什么都说。袅8、参观厂房薆在顾客来之前就要准备演示，需要有人通知客人即将参观的车间，而且要专人展示（只展示基础的东西）。但核心技术要说的比较深奥，而且没必要展示。薂9、反馈蚀在最末一次餐饭上，一定要问一下宾客他们的感受，一个为了改善自我，另外也为了了解情况。芆附件四肄xxx客户来访接待人员着装要求事项芁一、男士：螀1、衬衫、领带、西装（成套）、皮鞋。蚇2、不需留长发、蓄长须，留长指甲；整体仪表干净整洁。螆二、女士：莄1、职业套装/套裙、正装连衣裙、衬衫一步裙/西裤、丝袜（肉色/黑色）高跟鞋（3—5公分适宜）。蝿2、换淡妆、头发整洁（尽量要求扎发或者盘发）。肈三、禁忌：膄怪异造型/发型、夸张首饰、浓妆艳抹、松糕鞋、衣着暴露等。肃附件五衿xxx客户来访接待参观指引葿一、礼仪规范袆1、仪表：面容清洁，衣着得体。袂2、举止：稳重端庄，从容大方。罿3、言语：语气温和、礼貌文雅。薆4、态度：诚恳热情，不卑不亢。莄5、迎接来宾时：要注意把握迎候时间，提前等候与公司门口或车站机场，接待人员引见介绍主宾时，要注意顺序。蚁6、接受名片时：要以恭敬的态度双手接受，默读一下后郑重收入口袋中。聿7、过走廊时：通常走在客人的右前方，不时左侧回身，配合客人脚步，转弯处伸右手示意。羇8、进电梯时：要告诉客人上几楼，让客人先进、先出。肆9、座谈时：客人落座后，要以双手奉茶，先客人，后主人，先领导，后同事。蚄10、送客时：根据身份确定规格，送至公司门口、汽车旁。腿二、商务接待中的座次安排莈1、关于会议主席台座次的安排薃1.1主席台必须排座次、放名签，以便领导同志对号入座，避免上台之后互相谦让。蒂1.2主席台座次排列，领导为单数时，主要领导居中，2号领导在1号领导左手位置，3号领导在1号领导右手位置；领导为偶数时，1、2号领导同时居中，2号领导依然在1号领导左手位置，3号领导依然在1号领导右手位置。艿1.3几个机关的领导人同时上主席台，通常按机关排列次序排列。可灵活掌握。如对一些德高望重的老同志，也可适当往前排。另外，对邀请的上级单位或平级单位的来宾，也不一定非得按职务高低来排，通常掌握的原则是：上级单位或同级单位的来宾，其实际职务略低于主人一方领导的，可安排在主席台适当位置就座。这样，既体现出对客人的尊重，又使主客都感到较为得体。螈1.4对上主席台的领导同志能否届时出席会议，在开会前务必逐一落实。领导同志到会场后，要安排在休息室稍候，再逐一核实，并告之上台后所坐方位。如主席台人数很多，还应准备座位图。如有临时变化，应及时调整座次、名签，防止主席台上出现名签差错或领导空缺。还要注意认真填写名签，谨防错别字出现芅1.4.1主席台人数为奇数时膁1.4.2主席台人数为偶数时荿2、关于宴席座次的安排腿宴请客人，一般主陪在面对房门的位置，副主陪在主陪的对面，1号客人在主陪的右手，2号客人在主陪的左手，3号客人在副主陪的右手，4号客人在副主陪的左手，其他可以随意。以上主陪的位置是按普通宴席掌握，如果场景有特殊因素，应视情而定。蚃2.1中餐桌芄2.2西餐桌荿3、仪式的座次安排莆签字双方主人在左边，客人在主人的右边。双方其他人数一般对等，按主客左右排列。蒅4、关于乘车的座次安排肃小轿车1号座位在司机的右后边，2号座位在司机的正后边，3号座位在司机的旁边。（如果后排乘坐三人，则3号座位在后排的中间）。中轿主座在司机后边的第一排，1号座位在临窗的位置。蒈乘车座次安排螇5、合影座次安排与主席台安排相同膇附：会议座位安排螂长条桌薈注：A为上级领导，B为主方席膈沙发室薅与外宾会谈薁注：A为主方，B为客方蚈与上级领导座谈蕿注：A为上级领导，B为主方领导芇附表一薄xxx客户来访接待通知单螈（一）来客基本信息蚆姓名螅性别莃年龄袈单位肇职务蒆地址膁电话膂邮编蒇（二）、重要来宾个人信息：羄1、背景：膄2、在项目中的具体作用：节3、对公司技术、文化管理的认可度：袈4、来访公司、会见领导历史记录：蚆5、个人爱好、忌讳等：羃（三）、来访目的：□选型□参观□签合同□合作莂□顺访□游玩□其它艿（四）接待级别肄□A省级□B地市级□C普通级□其他特殊客户蚂接口部门：蒁接待日期：接待负责人：手机及电话：责任部门：责任款项：配合