关于印发《北京航空航天大学公文处理办法(修订)》的通知

—1—北航党政办字〔2008〕15号关于印发《北京航空航天大学公文处理办法（修订）》的通知各单位：为了进一步推进我校公文处理工作科学化、制度化、规范化建设，提高管理工作的质量和效率，增强执行力，本着安全、准确、及时的原则，对《北京航空航天大学公文处理办法》进行修订，已经学校党委常委会讨论通过，现予印发，自2008年3月31日起执行。特此通知。二○○八年三月二十五日—2—北京航空航天大学公文处理办法（2008年3月25日修订）第一章总则第一条为进一步推进我校公文处理工作的科学化、制度化、规范化建设，提高管理工作的质量与效率，增强执行力，根据《中国共产党机关公文处理条例》（中共中央办公厅1996年5月3日印发）和《国家行政机关公文处理办法》（国发[2000]23号）及《国防科工委机关公文处理办法》（科工办字[2000]1000号）的规定，结合我校实际情况，特制定本办法。第二条本办法所指公文，是指学校及各院（系）、机关各部（处）、直（附）属单位（以下简称“各单位”）在管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是依法治校和进行公务活动的重要工具。第三条本办法所指公文处理，是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。第四条公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密安全。第五条北京航空航天大学党政办公室是学校公文处理的管理机构，负责学校的公文处理工作，并指导学校其他各单位的公文处理工作。®®—3—第六条学校各单位、各级负责人应当高度重视公文处理工作，加强对本单位公文处理工作的领导和检查。各院（系）行政副院长或党政办主任和各机关部（处）、直（附）属单位负责人对本单位公文处理工作负有直接领导责任，应指定政治素质过硬和业务水平高的文秘人员具体负责本单位的公文处理工作。第二章公文种类第七条适用于北京航空航天大学党政机关的公文种类主要有：（一）决定适用于学校对重要事项或重大行动做出安排；奖惩有关单位及人员，设置机构（组织），变更或者撤销我校不适当的决定事项。（二）通告适用于我校行政机关公布社会各方面应当遵守或周知的事项。（三）通知适用于学校（或学校授权的职能部门）转发上级机关和不相隶属机关的公文，发布规章，传达要求相关单位办理、周知或执行的事项，批转职能部门的公文，任免人员。（四）通报适用于学校表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。（五）报告—4—适用于学校向上级机关或各单位向学校汇报工作、反映情况和答复询问。（六）请示适用于学校向上级机关或各单位向学校请求指示、批准。（七）批复适用于学校答复各单位的请示事项。（八）意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。（九）函适用于与不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。（十）会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。（十一）规定适用于学校党的机关对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。（十二）决议适用于学校党的机关经会议讨论通过的重要决策事项。（注：除个别注明党的机关或行政系使用的文件，其余为党的机关与行政机关均可使用文种）第三章公文格式第八条以学校名义向上级机关（业务指导部门）或不相隶—5—属机关报送的公文，以学校名义下发的文件，各单位向学校上报的请示和报告等，全部参照《国家行政机关公文格式（GB/T9704-1999）》的规定印制。第九条学校公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和发文日期等部分组成。（一）涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。（二）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。（三）发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文，主办机关排列在前。（四）发文字号应当包括单位代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机关发文字号。（五）行文应当注明签发人姓名。经有关部门会签的，应当同时注明会签人姓名。（六）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。（七）主送机关指公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。（八）正文应当情况确实，观点明确，文字简洁，表述准确，—6—条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。1.人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。2.结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。3.一般情况下，公文应使用规范化简称。文中使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。4.应当使用国家法定计量单位。5.公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。单位代号应当使用汉字。（九）公文如有附件，应当在正文之后、报文单位落款前注明附件序号和名称。（十）公文除“会议纪要”以外，应当加盖印章，联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。与军队部门联合制发的各类公文，联合发文机关都应加盖印章。印章要求上不压正文，下压日期。（十一）成文日期以领导签发的日期为准；联合行文，以最后签发单位领导的签发日期为准；会议通过的事项，以通过日期为准。—7—（十二）公文如有附注（需要注明的其他事项），应当加括号标注于成文时间之下。（十三）公文应当标注主题词。上行文应当按照上级机关的要求标注主题词。（十四）抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓的其它单位，应当使用全称或规范化简称、统称。多个抄送单位，一般按照先外后内、先大后小顺序排列。（十五）公文应当在抄送栏下标明印发机关名称和印制日期。第十条如无特殊情况，公文一律采用国际标准A4型（210mm×297mm）印制，左侧装订，订口一般为28mm±1mm。第十一条公文排版的主要规格：（一）发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成。（二）各单位以学校名义向上级机关（业务指导部门）呈送的公文和向学校上报的请示和报告，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm；以学校名义下发的文件，发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm；以学校名义向不相隶属机关报送的公文，发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm。（三）一般页面边距设置：上为36mm,下为35mm，左为28mm，右为26mm。（四）文字从左至右横写、横排。—8—（五）公文标题用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要注意词义完整，排列对称，间距恰当。（六）正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字，一般每面排22行，每行排28个字。（七）签发人、主送机关、附注、附件等标识用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字，页码用4号半角白体阿拉伯数码标识。第四章行文规则第十二条行文应当确有必要，注重实效。联合行文，单位不宜过多。第十三条应当根据行文目的、发文单位的职权和与主送机关的行文关系正确选用公文种类。第十四条行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。因特殊情况必须越级请示或报告时，应由本单位负责人签发，并抄送被越过的上级单位。有隶属关系的机关相互行文，应当遵循逐级行文的原则；不相隶属机关相互行文，应当遵循级别对等的原则。第十五条在职权范围内，北京航空航天大学可以向上级领导机关（国防科工委、教育部、北京市教育工委、北京市教委等）行文，可以向校内各单位行文。根据校党委和校行政授权，学校党政办公室可以向学校各单位下行文。第十六条学校内设机构不得以内设机构名义对校外单位—9—正式行文。若需对外联系工作时，可以“函件”的形式办理。第十七条向下级机关的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。第十八条各职能部门可就各自职权范围内的事项向校内各单位行“函件”公文。相关职能部门之间对同一问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，学校党政办公室应当责令纠正或撤销。第十九条“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他需要执行或者知晓公文的机关的，应当用抄送形式，但不得抄送公文制发部门的下级机关。除领导直接交办的事项外，“请示”不得直接送领导个人。“报告”不得夹带请示事项。第二十条受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。第五章发文办理第二十一条发文办理，是指制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。第二十二条草拟公文应当做到符合国家的法律、法规及其他有关规定，符合北京航空航天大学的职责权限，符合第三章的相关规定。第二十三条制发公文，应填写《北京航空航天大学发文审批单》或《北京航空航天大学处级发函审批单》，并置于草拟文—10—稿的首页。第二十四条各单位拟申请行文，应按照本办法的相关规定草拟文稿，并由本单位负责人核稿、签字，原则上在拟发出日期前至少3个工作日将草拟文稿和附件（含电子版）送交学校党政办公室审核并印制。第二十五条对涉及其他单位职权范围的事项，主办单位应主动与有关单位协商，取得一致意见并经有关单位负责人会签后方可送交学校党政办公室行文。经协商达不成一致意见，主办单位要认真研究、修改和协调后再次协商，如仍不能取得一致，可以报请学校党政办协调或裁定，不得将意见不一致的文稿报校领导签发。第二十六条拟印发紧急公文，应当注明并说明紧急原因，并交由校党政办主管副主任根据实际需要确定紧急程度。第二十七条公文签发前，一般应进行两级审核，校级公文（印章为“中共北京航空航天大学委员会”、“北京航空航天大学”的公文）签发前，实行两级审核、两级复核负责制。（一）在文稿送交学校党政办公室前，主办单位负责人要进行审核并签字。审核重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，内容是否符合国家法律、法规和方针，内容与现行政策是否衔接、与本单位有关规定是否相抵触，是否需要与有关部门协商、会签，文字表述是否准确等。（二）在学校党政办接收文稿时，校党政办发文秘书要进行—11—再次审核。审核重点是：公文体例格式和行文规则是否符合本办法的规定，审批手续和附件等是否齐全，密级、印发范围、主题词等是否标明并准确等。（三）校级公文呈交校领导签发前，校党政办文字秘书和主管副主任应进行两级复核并签字。复核重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，内容是否符合国家法律、法规和方针，内容与现行政策是否衔接、与学校有关规定是否相抵触，是否需要与有关部门协商、会签，语句是否通顺，用词是否准确，文字是否精炼等。第二十八条对于公文排版格式、行文规则等不符合要求的文稿，党政办不予办理；对于需作较大修改的文稿，退回拟稿单位修改后重报。如对文稿进行实质性修改，须征得拟稿单位同意。第二十九条公文签发。校级公文应由校党政办呈送有关校领导签发，一般本着谁主管谁负责的原则。日常工作例行性的和业务性的专项问题，由主管该项工作的校领导签发；综合性的、重大问题，应先经党委常委会、校长办公会集体讨论决定，由校党委书记或校长签发。处级公文（印章为学校各职能部门的“函件”）需经各职能部门正处长或委托本部门主管副处长签发有效。文稿一经签发，未经签发人批准不得更改。第三十条校级公文签发后，校党政办公室负责公文的缮印、用印、登记等工作。申请发文的主办单位对所发文件负最终责任，包括负责对打—12—印后的公文清样逐字逐句地对照原稿进行校对，负责上行文的送达或委托党政办机要科通过机要渠道代为送达。公文发出后，发现错误，应当由主办单位及时追回更正。第三十一条草拟、修改、审批和签发公文，应使用符合存档要求的黑色或蓝黑色印记的钢笔或签字笔。第六章收文办理第三十二条收文办理指学校及各单位收到公文的办理过程，包括签收、登记、拟办、分送、批办、承办、催办等程序。第三十三条