如何利用 Lotus Notes 提高工作效率

如何利用LotusNotes提高工作效率级别：初级张思思,软件工程师,IBM范玉珍,高级软件工程师,IBM孙悦,软件工程师,IBM2009年8月13日LotusNotes作为新一代的协作平台，不仅拥有电子邮件的功能，还提供了先进的文档型数据库、办公自动化、Web服务和开发环境。Notes85中更是增加了一些新的人性化的功能。本文主要介绍Notes常用的一些技巧以及常见问题的解决，帮助您更好的利用Notes来管理日常工作，提高工作效率。利用Notes更好的管理您的日常邮件邮件是我们每天工作必不可少的工具，掌握Notes邮件使用技巧可以帮助您高效地的得到关键的邮件信息，有目的的进行邮件处理。设置邮件规则打开邮件数据库，如图1，选择More-MailRules。然后点击NewRule，如图2，您可以在这里设置各种规则来管理邮件。根据发送者、标题、重要程度等做相应的处理，把不同的邮件放到不同的文件夹，对不需要的邮件也可以直接过滤成垃圾邮件。图1.设置邮件规则（查看大图）图2.新建邮件规则（查看大图）文档选项打印本页将此页作为电子邮件发送设置重要邮件提醒打开File-Preference-Mail(如图3)，可以给您关心的人发送的邮件设置背景和字体颜色。这样只要这些人发送的邮件，就能很容易的被注意到了。图3.设置邮件背景和字体颜色（查看大图）备份邮件当邮件容量超过指定的邮件服务器的容量时，会受到警告信息。选择Archive-Settings可以设置邮件备份的规则，把邮箱里的部分邮件转移到本地的另一个指定文件夹（如图4）。当您需要做邮件备份的时候，就可以选定一条规则进行备份。您也可以在Archive-Settings里设置schedule来定时启动备份操作。对于备份好的邮件，可以在视图Archive下面方便的找到您备份的这部分邮件。图4.备份邮件（查看大图）设置邮件回执如果对某些重要邮件，您很想确认对方是否收到邮件。可以在新建一封邮件的时候，点击DeliveryOptions，在这里勾上Returnreceipt。这样如果对方收了邮件，您就可以收到一封回执。图5.设置邮件回执（查看大图）设置OutofOffice当您休假的时候您可以在邮件里设置OutofOffice。这样在您休假的这段时间里，您的邮箱就会自动给发信的人回复OutofOffice的信息，以免耽误重要事宜。图6.设置OutofOffice（查看大图）保存Stationery如果您需要经常发一封标题、格式、收件人都基本不变的邮件，您可以利用Notes的SaveasStationery功能。新建一封邮件，输入您所需的信息、收件人、标题、邮件内容等等，选择More-SaveasStationery（如图7）。这样以后如果再要发送内容相似的邮件，就可以去邮箱的Tools-Stationery（如图8）找到保存的信件，基于这个模板，稍作修改就可以发送了，而不必要再去找回原来的邮件拷贝和粘贴了。图7.SaveasStationery（查看大图）图8.Tools-Stationery（查看大图）利用Notes更好的管理文档数据库Notes提供了强大的文档数据库的功能，巧用Notes来便捷的管理数据资料能够大大提高工作效率。创建Bookmark通过创建Bookmark，可以把您经常用到的文档和数据库添加到Favouritebookmark或者其他Bookmark里，便于查找（图9）。图9.创建Bookmark（查看大图）回页首快速查找Workspace里的数据库方法一：通过建立多个workspace页面来分类管理不用的工作，例如work,、study、test...把相关的一些数据库放在一个页面去，可以便于查找数据库（如图10）。图10.设置workspace页面方法二：当workspace里有很多数据库的时候，可以通过在OpenList里输入您要查找的数据库的关键字，这样就会在OpenList里把所有含有这个关键字的数据库都列出来（如图11）。图11.在OpenList里查找数据库方法三：在workspace页面上通过Ctrl+F来搜索关键字也可以查找数据库，Ctrl+F不局限于workspace的当前页，而是会遍历workspace上的所有数据库名。创建私有试图有时候一个数据库里现有的视图满足不了您的需求。您可以在Create菜单里，通过创建私有视图来定制您想要的视图。比较简单的做法是基于现有的一个视图拷贝它的设计，点击SaveandCustomize（图12）。然后在Design界面上根据自己的需要定义选择条件，增加列或者调整列。这种简单的私有视图的设计，不需要熟悉Lotus脚本语言就能够很方便的制作。对于高级用户，还可以通过公式以及Lotus脚本语言来创建所需视图。图12.创建私有试图Replication当我们在家办公的时候，经常会觉得打开一个数据库或文档的速度非常慢。对于这种情况，我们可以把常用的数据库通过Replication复制到本地，打开File-Replication-NewReplicate，得到图13的对话框。这样在网络不好或者断网的情况下，我们可以先在本地的数据库里工作，等到连上网了再把本地的数据复制到服务器上。在做replication的时候还可以有很多设置，比如可以选择单向复制，只复制某一些视图或文档以减小空间，点击对话框的“MoreSettings”就进入到了配置页面（如图14）。图13.创建一个Replication图14.Replication设置Homepage设置好Homepage也可以给工作带来方便。Notes默认的Homepage上只是提供了Mail/Calendar/Contacts等几个启动键。如图15所示。点击“ClickhereforHomePageoptions”旁边的这个箭头就可以看到一个下拉单，在这个下拉单里提供了多种Homepage的样式。在这里比较常用的一种是Mywork（如图16）。您可以把您经常用到的数据库都设置在MyworkHomepage上，比如邮箱、日历、Teamroom、甚至网页，等等。点击MyworkHomepage右上角的“Editthispage（图17）”，就会出现对话框“PageOptions”，在这里您就可以在“MyWork”这个模版下设计您想要的Homepage。图18就是设置好的一种MyworkHomepage，这样您大部分的工作都可以在HomePage上完成了。当然您也可以不依赖于已存的这些模版，建立一个新的HomePage完全根据您自己的想法来设计HomePage。图15.Notes默认的Homepage图16.选择Homepage（查看大图）图17.设置Homepage（查看大图）图18.MyworkHomepage（查看大图）共享Domino服务器的连接信息打开Contacts数据库，选择Advanced-Connections，通过FileImport/Export就可以共享Domino服务器的连接信息。对于新来的员工，老员工往往会把他的连接信息导出到一个文件，新员工只要Import这个文件就可以得到相关的服务器的连接信息。如果您有多台电脑，也可以通过这个方法来复制连接信息。图19.导入导出连接（查看大图）用Ctrl来切换视图当您选中一篇文档，按住ctrl键，再切换视图(比如从ByAuthor切换到ByCategory)，切换后的视图焦点还会在您选中的文档上。比较图20和图21，可以看到切换前后，视图焦点一直在“test3”这篇文档上。图20.用Ctrl来切换视图——切换前的视图（查看大图）图21.用Ctrl来切换视图——切换后的视图（查看大图）数据库压缩很多人可能有这个苦恼，明明已经将自己的邮件数据库清除干净了，系统还是提示没有足够的空间。这是由于lotus数据库是典型的文档型数据库，长期使用后会占用较大硬盘空间，为此我们需要经常对数据库进行压缩。常用的压缩方法是用鼠标点击File-Application-Properties（图22），点击对话框中的第二个属性按钮，并单击Compact按钮就可以完成。大家可以看一下自己的数据库属性，如果使用率低于70%就可以压缩了。这里的“%used”的意思是在您现有数据库空间有多少被利用，而不是全部空间您利用了多少，所以这里的百分比是越高越好，不是越低越好。图22.数据库压缩（查看大图）利用Notes的托拽功能Notes一直支持文档和数据库链接的托拽，从85开始又支持了文本域以及Name域的托拽，利用托拽可以方便的将sametime联系人托动到收件人列表中，也可以把收发件人通过托拽加入sametime联系人列表中（图23）。图23.托拽samtime联系人作为收件人（查看大图）巧用Preferences设置打开File-Preferences，可以看到有很多功能都可以在这里设置。设置BasicNotesClientConfiguration1）设置AutoSave在BasicNotesClientconfiguration页面上，勾上AutoSave这一项。Notes就会每隔一定时间自动保存文档，这样就可以避免在编辑文档时候Notes意外退出，而丢失未保存的数据。图24.BasicNotesClientConfiguration-AutoSave回页首2)给选定的邮件设上标记勾上Showcheckmarksinmarginforselecteddocuments，如图24所示。这样用空格选定的邮件，就会标记上“√”，可以非常方便的选择多个邮件。如图25。图25.标记邮件设置WindowsandThemes1)使用Groupdocuments模式如果打开的文档和数据库太多，可以选择用Groupdocuments模式将同一个数据库的文档归为一个tab（如图26）。图26.WindowsandThemes（查看大图）2）继承操作系统的主题如果您希望Notes也能拥有操作系统里个性的外表，可以改变Theme一项，设置成OperationSystemTheme。这样就可以根据个人喜爱给Notes换上华丽的外表，可以是绿色，蓝色，粉色，..这个功能是Notes在8.5版本中新加的一个功能，在这里建议大家给操作系统和Notes换上绿色的皮肤，有助于缓解视疲劳。图27就是设置了“Groupdocument”模式以及继承操作系统外表后的Notes。图27WindowsandThemes（查看大图）设置FontsandColors在FontsandColors一页里，可以设置字体大小，比如把字体设得更大一些，让人看得更舒服一点。也可以设置未读邮件的字体和颜色。默认的设置当中，未读邮件是以加粗的黑体颜色来显示，如果有人觉得这样看着不显著，在这里可以把未读邮件设成红色以引起注意。这两个功能也是Notes85的新功能。图28.FontsandColors巧用Notes快捷键Notes中有很多方便使用但可能被人忽略的快捷键，在这里着重列举一些。Ctrl+Arrow在一个表格中选中一行或者多行，按住Ctrl键，再按Arrow的向上或者向下键就可以方便的移动表格中行的顺序。Tab如果您想在一个数据库视图中快速的浏览未读的文档，只需按Tab键就可以跳到下一个未读文档上。Alt+EnterAlt+Enter用来调用数据库/文档/文本等的属性。InsertInsert键用来改变文档的未读/已读状态。F2F2和Shift+F2是分别用来增大和减小字体。F8F8和Shift+F8分别用来增进和缩减段落。F9F9不仅可以用来刷新视图，在最新的Notes里还可以用F9来刷新文档。Ctrl+F8回页首当您的Notes打开很多窗口的时候，按Ctrl+F8可以方便的切换Tab。Ctrl+Shift+LCtrl+Shift+L可以得到大部分的快捷键(图29)。图29.列举快捷键（查看大图）常见问题列表为什么我不能删除表格中的行或列？当表格中有合并的单元格时，删除行或者列就会出错，这个时候需