公文写作与处理(新)

第一章公文企业领导心目中的秘书是什么人?•１是领导的参谋和助手。•２是“笔杆子”。•３是办事员。•４是企业的公关接待员。•５是领导的勤务员•６是信息员、文书档案处理人员•７是“酒保”或“花瓶”•８是企业的经营管理者•９既是领导的参谋和助手，又是得力的办事员、服务员秘书人员心目中的理想角色•１领导的亲信•２领导的服务员或职员•３打字员或联络员•４领导决策的智囊、事务工作的得力助手•５文书档案工作者•６公关人员领导心目中的秘书职责•１撰写各种文字材料•２处理商务文件•３搜集信息，备领导咨询，协助领导作出正确的经营决策•４管理档案、资料•５组织会议、做好会务工作•６为领导安排约见•７做好接待工作、组织礼仪活动。•８为领导编制工作日程表，安排商务旅行•９管好办公室财产•１０一般性外事接待工作•１１开展公关宣传•１２协调组织与组织之间，组织内上下级之间、部门之间的关系•１３做好后勤工作•１４帮助领导办理一些私人事务，照顾领导的生活•１５自动化办公•１６搞好办公室美化与卫生工作•１７必要时协助领导指定的某人做好某项工作•１８充当领导的保卫人员，为领导驾车•１９为领导办理一般性金融、保险业务•２０领导不在时，能代替领导做好生产经营管理工作。工作职能第一节公文概述一、什么是公文•公文，即公务文书，是国家机关及其他社会组织在行使职权和实施管理的过程中形成的具有法定效用与规范格式的文件材料，是办理公务的重要工具。第二节公文的特点与作用•公文有法定的作者，•公文有法定的权威，•公文有特定的效用，•公文有规范的体式，•公文有规定的处理程序，公文的作用•领导与指导作用•传递信息作用。•公务联系作用。•凭据记载作用。第三节公文的分类与名称一、公文的分类•（一）从公文的来源划分•1对外文件。•2收来文件。•3内部文件。•（二）从公文的行文关系上来划分•1上行文。是指下级机关、下级业务部门向它所属的上级领导机关和上级业务主管部门所发送的公文，是自下而上的行文。•2平行文。是指同级机关或者不相隶属的，没有领导与指导关系的机关之间的一种行文。•3下行文。是指上级领导机关对所属的下级机关的一种行文。•（三）从公文的秘密程度和阅读范围来划分•1秘密文件。•2普通文件。•3公布文件。（四）从公文制发机关的性质和作用来划分•1法规文件。是指由中央和地方各级权力机关、行政机关所制发的法律、法令和行政法规与规章文件。•2行政文件。主要是指国家机关在日常公务活动中所形成和使用的文件。•3党的文件。是指由中国共产党的机关、组织形成和使用的文件，反映党的领导、党的工作和党的建设等活动。（五）从公文内容的性质和特点来划分•1指挥性公文。是指上级领导机关对下级机关或群众发出的用以领导和指导工作的公文。•2规范性公文。是指由机关、组织、社会团体制定的要求其成员在活动，工作等方面严格遵守的行为规范，是一种兼有政策性和法规性的公文3报请性公文。是下级机关向上级机关汇报工作、反映情况、请示问题时所使用的陈述性、请求性公文。4知照性公文。是指机关单位发布的需要周知或遵守、以及各机关单位之间联系工作，通报情况所使用的公文。5记录性公文。是指各机关、组织用以记载公务活动以备查考的公文。二、公文的名称•2000年8月24日，国务院办公厅经修订后重新发布了《国家行政机关公文处理办法》，将公文文种调整为13种：•命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。•中共中央办公厅于1996年5月3日发布了《中国共产党机关公文处理条例》规定了党的各级领导机关正式文件的常用种类为14种：•决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。第二章公文写作第一节公文写作概述一、公文写作是代机关立言•（一）由一人准备、选取材料并构思布局直至拟写成文。•二）由多人共同讨论、构思和准备材料，最后由一人执笔起草。•（三）由起草小组共同酝酿，多人分工执笔，一人统稿贯穿全文。二、发挥公文效用，把好质量关•在思想内容方面，应该政策性强、针对性强、科学性强。•在文字表达方面，应该结构严谨、语言精当、行文规范。三、机关领导要亲自动手撰写重要公文•公文是代机关立言，代表了机关的政策水平、业务水平乃至整个领导水平。对于这样一项重要工作，必须加强领导，必要时领导人要亲自动手。第二节公文写作的特点和要求一、公文写作的特点•被动写作，遵命性强。•对象明确，针对性强。•集思广益，群体性强。•决策之作，政策性强。•急迫之作，时限性强。•讲究格式，规范性强。二、公文写作的基本要求•要保证公文内容在政治上的正确性；•要实事求是，在业务上符合客观规律。•在文字表述上准确、鲜明、生动，符合语法与逻辑；•公文起草要符合统一规定的体式与程序；要注意选用书写的载体材料与字迹材料。第三节公文写作步骤与方法一、明确发文主旨。•（一）公文的中心内容是什么？•（二）根据公文内容，准备采用何种公文名称。•（三）要明确公文发送范围和阅读对象。二、收集有关材料。•（一）收集、阅读和研究有关部门的文件材料。•（二）深入下去，收集有关的实际材料。三、拟出写作提纲四、认真起草正文•（一）把握公文主题，选好用好材料。•（二）观点正确，情况确实。•内容涉及的有关部门要经过会商，取得一致意见。•文字表述要简练，交代问题要清楚。五、反复检查修改。•（一）关于主题的修改。•（二）关于观点的修改。•关于材料的修改。•关于结构的修改。•关于语言的修改。第四节公文写作人员的修养一、公文写作人员加强修养的重要性•公文写作是各级机关工作的重要组成部分，是一项政治性和政策性都很强的工作。公文协作的好坏，不仅直接关系到公文效用的发挥，也是领导机关领导思想和领导艺术的直接反映。二、公文写作人员应具有的修养•政治素质好，要求公文写作人员必须具备较好的政治品质。•（二）有一定的政治理论水平。•熟悉业务和机关工作情况•有较宽的知识面。•有较好的文字功底。三、公文写作人员加强修养的途径•完善自我，勇于创新。•博览群书，增长知识。•深入实践，勤学苦练。第三章公文的体式、稿本与行文规范第一节公文的体式一、公文体式概述•公文的体式是指公文的文体、构成要素及其在格式上的安排。•二、公文的文体•（一）公文的表达方式•语体文•（二）公文的语言特点•准确、简洁、庄重、平实、典雅、生动•“各级党员、干部应带头实行火化”•“全体党员、各级干部要认真执行殡葬改革制度”公文格式示例图第二节公文的构成要素与书面格式•一、公文的构成要素•《办法》第十条规定：“公文一般由秘密等级和保密期紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。”•（一）份号•份号是公文印制份数的顺序号，行政公文要求“绝密”、“机密”公文应当标明份号，党的机关公文要求凡秘密公文都要标明份号。•（二）秘密等级•秘密公文的秘密等级共有三级：“绝密”、“机密”、“秘密”。•（三）紧急程度•紧急程度分为两级，行政公文分别叫做“特急”、“急件”，党的公文分别叫做“特急”、“加急”。紧急电报的分级一般公文有所不同，行政公文要求以三级标示：“特急”、“加急”、“平急”；党的公文要求以四级标示：“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。•（四）发文机关标识•文头，红头文件•（五）发文字号•发文字号有固定的模式：由发文机关代字、年份（发文年度）、序号（发文顺序号）三部分组成。•机关代字是发文机关名称的极度简缩，但还能识别出是哪一个机关。如“国发”是国务院的机关代字；“国办发”是国务院办公厅的机关代字；陕西省人民政府的机关代字是“陕政字”。•年份就是发文当年的年度，用阿拉伯数字写全，不得缩写。年份加六角括号，例如：〔2000〕。不得用圆括号或别的括号。•序号是机关发文的流水号，当年所发的第一份公文是1号，以后依次顺排即可。除命令（令）外，其它公文的序号前不加“第”字，数字前面也不加“0”。•（六）签发人•《办法》规定：“上行文应当注明签发人，会签人姓名。”•（七）公文标题•公文标题位于间隔横线下方，居中排列，字号大于正文。公文标题由发文机关名称、公文主要内容、文种组成。•例如，《国务院办公厅关于调整中国人民银行货币政策委员会组成人员的通知》，这一标题中，“国务院办公厅”是发文机关名称，“关于调整中国人民银行货币政策委员会组成人员”是主要内容，“通知”是文种。•商丘市烟草专卖局建家属楼向省局行文要钱，请拟写公文标题•钱不够了，再要。•公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。•（八）主送机关•主送机关就是受理公文的机关。主送机关名称应当用全称或者规范化简称或者同类型机关的统称，位于公文标题下方，正文上方，顶格排印。•（九）正文•（十）附件•公文如有附件，应当在正文之后，机关署名或成文时间之前，注明附件顺序和名称。附件应当置于主件之后，与主件装订在一起。无附件的公文，省略此项。•（十一）发文机关署名•（十二）成文时间：•拟稿日期、打印日期、签发日期、印毕日期、通过日期、批准日期、发布日期、执行日期、会签日期、发出日期等。•（十三）印章•（十四）印发传达范围•（十五）主题词•涵义由大到小、先类别后类属、先内容后形式，动词不得单独使用。•《国务院关于加强农村水土保持工作的通知》•主题词：农业水土保持通知•（十六）抄送机关•（十七）印制版记四种特定格式•命令(令)格式•会议纪要格式•议案格式•信函式格式命令(令)格式•１、发文机关标识由发文机关名称加命令或（令）组成•２、单独编令号，一般以领导人任期为界•３、可以领导人签名章代替发文机关印章•４、主送机关和抄送机关统称分送机关，标识在版记中的主题词之下会议纪要格式•１、会议纪要标识由“＊＊＊＊会议纪要”组成，其中“＊＊＊＊”既可以是发文机关名称，也可以是会议名称•２、不加盖印章•３、一般不标主送机关，而是在版记中标分送机关议案格式•１、职能部门提出的议案和公文格式一致•２、人民代表提出的议案有专门的议案格式：标题、案由、提议案者、理由、议案审查委员会审查意见、大会主席团审查意见六项组成信函式格式•１、发文机关标识由发文机关全称构成，而不加“文件”二字•２、版式不同，发文字号标在武文线之下，公文标题之上居右标写•３、不标文件格式眉首要素•４、不标版记部分，但要标主题词什么叫“以函的形式行文”？•命令的格式只适用命令，会议纪要的格式只适用于会议纪要，议案的格式只适用于议案。而“以函的形式行文”，则不仅仅是适用于函这一文种，可选择使用与行文方向一致与公文内容相符的文种。•《四川省人民政府关于四川统计学校并入成都信息工程学院的批复》（川府函〔２００１〕４号）•《郑州市人民政府办公室关于河南省机械学校整体迁入惠济区的批复》（郑办函〔２００４〕５７号•某机关向水政管理部门致“函”申请办理取水许可证，水政管理部门以信函式格式制发《关于办理取水许可证的通知》予以审批和答复第三节公文的稿本一、公文的文稿•（一）草稿。•（二）定稿。是指草稿经过修改、审阅，并由领导人签发或者会议讨论正式通过的最后完成的定性文稿。只有履行了法定生效程序的定稿才能形成正式文件。因此，定稿是机关制发文件的唯一可靠的标准稿本。二、公文的文本•（一）正本。根据已经签发的定稿制发的正式文件，称为“正本”。•（二）副本。凡是根据公文正本复制、誊抄的其它稿本称为“副本”，又称“抄本”。•（三）存本。是指发文机关印制一份文件的正本后留在本机关的除草稿、定稿以外的印制本。•（四）修订本。•（五）试行本、暂行本。•（六）各种文字文本。第四节公文的行文关系•公文的行文关系是指发文机关与收文机关之间的公文往来关系。具体来说，行为关系是根据机关的组织系统、领导关系和职权范围所确定的机关之间的文件授受关系。•一、确定行文关系的基本原则•二、机关之间行文关系的划分•（一）同一系统的机关，既有上级领导机关，又有下级被领导机关，上下级机关之间，构成领导与被领导的关系。•（二）上级业务主管部门和下级业务部门之间具有业务上