项目管理系统优化需求

项目管理系统优化愿景一、背景：随着服务销售业务的迅速发展，原先的项目管理系统已经无法满足公司（国内及海外）及办事处/地区部的业务运作需要，急需进行系统优化。二、愿景：（通过优化最终做到）1、办事处/地区部、服务营销部、海外服务销售部、公司相关领导能及时掌握相关信息，为决策、分析提供相关数据；2、能够实现将信息管理、项目日常管理、项目监控、数据统计分析、业务经理考核、总结计划等管理功能在一个平台上实现，减少不增值环节。3、相关数据自动生成，减少公司及办事处/地区部一线销售人员的工作量，提高工作效率。三、项目管理系统优化总需求：1、项目实时监控（从宣传引导到回款完成）；2、相关信息提供（服务产品信息及资料、竞争对手信息、已回款信息等）；3、业务数据统计；4、月度、季度工作总结与计划；5、项目总结与案例；四、使用人群：1、办事处：技术支援主任、服务业务经理、服务经理、秘书、产品经理2、地区部：地区部主管、地区部服务业务经理、秘书3、公司：相关部门主管、服务营销部人员、服务产品开发部人员、商务部人员、服务策划部人员五、项目管理系统优化具体需求：导航区内容备注国内服务销售管理、海外服务销售管理国内要分办事处，海外要分地区部及办事处。海外与国内的基本结构一样，只是部分内容进行调整。有偿服务氛围营造实现公司、办事处在有偿服务宣传方面的统一的调度与管理准项目一览表能分办事处、分产品线、分产品查询与统计，并有详细进展情况，模版见附表1运作项目一览表能分办事处、分产品线、分产品查询与统计；增加监控、沟通及邮件自动通知功能，模版见附表2回款跟踪一览表能实现对合同签订后的回款情况的详细查询及应收款提醒功能，模版见附表3已归档项目一览表能详细查询已归档的所有项目情况统计增加灵活的统计功能，能按产品进行统计；服务销售信息增加服务产品信息及竞争对手信息与资料；月度与季度总结与计划要求有项目管理周报、月度及季度总结与计划，最好通过简单填写就能自动生成WORD文档；项目总结及案例便于办事处经验共享；1.“有偿服务氛围营造”详细需求：能分公司、北京分部、办事处按季度显示；分服务理念交流与宣传、服务产品交流与宣传、客户关系建设与维系三部分，要求有详细规划及具体的实施计划与总结；能粘贴办事处与客户的交流纪要或总结；能对办事处有偿服务氛围营造情况按照标准进行自动打分；2.“准项目一览表”详细需求：在导航区中增加“准项目一览表”，对立项前的“准项目”进行录入，并进行有效监控。这样可以避免原先对项目立项前的监控管理不力问题，同时也可以解决办事处因为担心考核时录入项目太多影响项目成功率而不录入项目的问题（成功率=成功的项目数/立项的项目数）；系统能自动分办事处（含北京客户群总部）、分产品线（五个）、分产品（首层：维保、基础服务、专业服务、培训咨询、备件；维保下一层：一般维保、外购件维保、协维、代维；基础服务下一层：拆移机、升级等；专业服务下一层：系统安全、存储备份、网络优化等）进行查询与统计，可以对于没有的分类由管理员进行自定义添加；在准项目阶段，点击“立项”后，相关数据及资料可以自动转换到立项项目中，在准项目一览表中不再存在。对于一些在准项目阶段就失败的项目，点击“取消”，并填写失败原因分析后，则系统自动进行归档。增加关键字项目查询功能；系统能自动邮件通知相关人员。附表一（以国内为例）：办事处客户名称准项目种类普通项目/重大项目录入时间项目编号立项取消服务产品名称服务产品1所属产品线产品线1预计销售额服务产品2产品线2服务产品3产品线3背景描述客户目前需求情况客户资金预算情况我司优势我司劣势目前的机会点存在的风险目前存在的竞争对手竞争对手引导情况对我司的威胁点我司策略需要的资源行销推广实施计划客户权利关键EB/态度客户技术关键TB/态度客户使用关键UB/态度本周工作存在的问题下周对策项目责任人相关人员填写相关人员工号，系统会定时或在项目发生变化时邮件通知相关人3.运作项目一览表详细需求：可以不通过准项目阶段直接立项；能分办事处（含北京客户群总部）、分产品线、分产品分别查询与统计。分产品时，首层分维保、备件、专项。其中维保再分为一般维保、代维协维、外购件维保。专项下面要再细分为基础服务、专业服务、咨询培训等；强化对项目运作的监控指导功能，增加项目自检及对口业务领导指导内容；增加项目运作中的自动邮件提醒通知功能；若点击“签单”，则须录入合同相关信息后进入回款跟踪一览表，同时系统将相关过程文档按照项目编码进行自动归档（项目编码在首次填写准项目时由系统自动按顺序生成）；若点击“失败”则需填写失败原因分析后，再进入归档项目一览表；附表二：办事处客户名称项目种类普通项目/重大项目立项时间刷新时间项目责任人项目编号服务产品名称服务产品1所属产品线产品线1目录价预计成交价服务产品2产品线2服务产品3产品线3背景描述客户目前需求情况客户资金预算情况我司优势我司劣势目前的机会点存在的风险目前存在的竞争对手竞争对手引导情况对我司的威胁点我司策略需要资源上期项目实施计划客户权利关键EB/态度客户技术关键TB/态度客户使用关键UB/态度目前项目所处阶段公关/递交建议书/技术方案谈判/商务谈判自检目前项目所处位置陶醉太棒了安稳舒服OK顾虑不舒服担心担忧惊慌△△△△△▲△△△△△100%90%80%70%60%50%40%30%20%10%0%本期实施存在的问题点下期对策及实施计划对口业务领导意见下期项目自检日期不能超过两周相关人员填写相关人员工号，系统会定时或在项目发生变化时邮件通知相关人签单失败4.回款跟踪一览表详细需求：在项目运作一览表中点击“签单”后进入回款跟踪一览表，填写人员必须全面填写相关信息后方可退出；最好能与财务相关系统相连（以合同号），否则需人工导入或录入到款情况。系统会实现以邮件方式自动提醒回款责任人应收款情况及到款情况，提醒回款责任人回款；回款完成后，责任人点击“归档”，则系统将回款的相关信息再次归档入“已回款项目一览表”附表三：办事处客户名称合同编码签定时间合同签定人原项目编号服务产品名称服务产品1所属产品线产品线1目录价最终成交价服务产品2产品线2服务产品3产品线3合同情况简介合同标底付款条件回款责任人合同服务交付时间是否维保第一次应付款金额第一次应付款时间第一次付款情况第一次付款时间第二次应付款金额第二次应付款时间第二次付款情况第二次付款时间第三次应付款金额第三次应付款时间第三次付款情况第三次付款时间第四次应付款金额第四次应付款时间第四次付款情况第四次付款时间本合同回款率目前存在的问题下一步回款计划需要的支持相关人员填写相关人员工号，系统会定时或在项目发生变化时邮件通知相关人归档5.已归档项目一览表详细需求：能分办事处、分产品线、分产品查询归档项目的详细信息及过程文档；未完成回款的项目，在已归档项目一览表中也能查询到，并且其相关文档中包含回款跟踪一览表；能分年度、分季度显示；“本合同回款率”=本合同各次已回款金额之和/本合同金额6.“统计”部分的详细需求：有每办事处季度考核目标，由服务营销部每季度初负责导入；能为考核提供数据，如：支撑率、成功率、回款率、闭环率等；某办事处本季度维保目标支撑率=该办事处计划在本季度落单的维保“运作项目”预计金额之和/该办事处本季度维保目标*100%。外购件维保、专项、专业、备件、培训的目标支撑率依此类推。某办事处本季度项目成功率=该办事处本季度归档的成功项目数/计划本季度落单的项目数*100%。回款率=本年度合同中已回款金额之和/本年度目前合同应收款金额。某办事处本季度项目闭环率=本季度归档项目数/本季度项目总数。能实现灵活的统计查询功能，如：查询某办事处的项目支撑情况（需要有维保、专项、备件等的细分）、某产品的全国项目支撑情况、某产品线的项目支撑情况等等；7.“服务销售信息”部分的详细需求：增加服务产品介绍及相关资料内容，办事处可以远程下载；增加设备过保续签信息内容，并实现系统自动提醒相关人员准备续签；8.周报、月度与季度总结与计划：实现服务业务经理的月度工作总结与计划、季度工作总结与计划在系统中的粘贴提交。系统可以定时邮件提醒并提供模版；