马斯洛在档案管理中的应用

1马斯洛理论对企业档案管理工作的启示摘要：企业档案管理工作是企业管理工作的重要组成部分，本文主要运用马斯洛“需求层次论”，从档案的管理者和利用者两个角度来分析如何实现企业档案的科学管理，提高档案工作效率。关键词：马斯洛；需求层次论；档案信息需求；企业员工管理一、前言心理科学研究证明，“需要”是行为的根本动因，是人的积极性的源泉所在。要激励人的工作积极性，就必须了解和研究人的需要。美国著名心理学家A.H马斯洛别出心裁地提出的人类基本需要层次学说，对管理学和管理心理学的发展都有很大的影响。当前在西方各国的管理学和管理心理学中几乎都把这个理论作为重要的基础理论。“他山之石，可以攻玉”，深入了解和研究马斯洛“需要层次论”，对于有效地调动企业档案工作人员的积极性并促进企业档案工作的科学管理，具有重要的理论意义和现实意义。二、马斯洛需求层次理论概述人类的行为及其动机是复杂的，在描述和解释人类行为、动机的各种理论中，马斯洛的需要层次理论(Maslowshierarchyofneeds)是应用最广泛的理论，这种理论的构成基于三个基本假设:第一，人要生存，人的需要能够影响人的行为。只有未被满足的需要能够影响行为，满足了的需要不能再成为激励工具;第二，人的需要按重复性和层次性排成一定的次序，从基本需要(如事物和住房)到更高的需要(如自我实现);第三，当人的某一级的需要得到最低限度的满足后，才会追求高一级的需要，如此逐渐上升，成为推动人继续努力的内在动力。马斯洛理论把需要分成生理需要、安全需要、社交需要、尊重需要和自我实现需要五类，依次由较低层次到较高层次，如下图1所示的金字塔形结构:图1马斯洛需要层次的金字塔形结构(1)基本生理需要:对食物、水、空气和住房等基本生存条件的需要。(2)安全需要:对安全保障的需要，需要在生理和心理上免受潜在的危险威胁，如不受到切合威胁、避免危险事故、职业有保障、有社会保险和退休基金等。(3)社交需要:人是社会的一员，需要友谊和群体的归属感，需要人际交往、友情、相互帮助和信任。(4)尊重需要:需要受到他人的尊重和自我尊重。(5)自我需要实现：发挥自己全部的潜能，实现自己的理想目标。三、马斯洛理论对企业档案管理的启示根据马斯洛需求层次理论以及企业档案自身特点，我们可以从管理者需求和利用者需求两个方面来探讨。所谓管理者，就是指管理企业档案的人，主要指企业档案工作者，还包括企业的领导。所谓利用者，就是指对企业档案有利用需求的用户，这些用户既包括企业内部人员也包括企业外部人员。如果一方面能够满足管理者的需求，提高管理者的主动性、积极性和创造性。另一方面能够满足利用者对企业档案信息利用的需求，实现企业档案工作的最终目的，那么实现企业档案的科学管理，提高企业档案管理工作效率会是必然的结果。1、对满足管理者需求的启示（1）企业可以通过提高薪水和激励性报酬满足档案工作者的生理的需要在马斯洛的需要层次理论中，生理的需要人类的最原始、最基本的需要。目前企业普遍存在档案工作人员工作积极性不高现象，一个重要的原因就是人们的基本需要没有得到很好的保证。广大企业档案工作者的工资待遇普遍偏低，薪酬福利与他们所付出的辛苦劳动并不对等。因此，要充分调动档案工作人员的积极性、创造性，要首先满足他们基本的生理需求。企业可以通过向员工提供物质激励，来达到激励职工工作的目的。常见的物质激励主要有薪资激励、福利激励和股权激励。如日本NTT公司重视员工的薪资激励，每年为员工加薪一次，并为员工提供其他津贴。（2）企业要通过工作保障来满足档案工作者的安全需要安全需要，是生理需要的延伸，也是人的基本需要它可以分为两方面：一是指现在与未来生活安全需要都有所保障；另一方面是身体和心理的安全保健。目前很多企业存在档案人才流失的现象，许多档案员工跳槽或出国或改行，档案管理人才的流失无疑会给企业管理活动造成影响。企业应该为档案工作者建立一个相对安全、稳定的工作大环境。创造一个优美的工作环境，因为档案工作比较琐碎和复杂，容易产生厌倦情绪，美化工作环境可以提高员工的工作热情与积极性；完善养老保险、医疗保险和失业保险制度，使员工面临疾病、年老和失业时不再恐惧；保证一个相对稳定的员工队伍，减少员工主动跳槽的机会，保持企业的稳定性和发展的连续性。（3）企业要通过赢得人心来满足档案工作者的社会交往需要社交需要是指感情与归属上的需要，包括人际交往、友谊、为群体和社会所接受和承认等。人们的生活和工作都不是孤立地进行的，人们希望得到所属团体的接纳、认同和关怀。企业应该通过各种手段来为档案工作者建立和谐的工作氛围。档案工作本就是一件容易枯燥和乏味的工作，通过建立良好的工作氛围与员工之间团队之间的凝聚力，可以给员工“家”的温暖，使员工在工作中更加富有热情。企业可以建立职工之家，组织旅游或娱乐活动等来增加团队的友谊和凝聚力，通过培训活动来培训员工建立良好人际关系的意识和方法；企业还可以通过制定宣传企业文化和各个部门的文化来使员工上下团结在一起，鼓舞员工的士气，使他们在企业在工作中找到归属感；（4）企业要通过沟通来满足档案工作者可望受到尊重的需要尊重的需要包括自尊心、自信心、能力、知识、成就和名誉地位的需要，能够得到别人的承认和尊重等。从梅奥的霍桑实验开始，组织中人的重要性就一天天得到重视。企业应从档案工作者的需求出发，尊重人、依靠人、发展人。为档案管理人才制定职业规划，从战略的高度认识培养档案人才的重要性，用发展的眼光加大对档案人员的关心、培养和使用，发挥其积极性和创造性。目前许多企业管理者并不重视档案工作，也档案工作者交流也少，企业管理者应该多多与档案工作者交流沟通，倾听他们的建议，在做重要决策时征求他们的意见，并采纳合理意见。通过沟通来创造良好的尊重人才的工作氛围。当档案工作者的工作表现好或建议为企业带来利益时。企业应该通过物质奖励与精神奖励来加强他们工作积极性，如公开奖励、表彰，树立先进模范等。满足档案工作者获得尊重的需要。（5）企业的领导者要通过授权来满足档案工作者自我实现的需要马斯洛认为，自我实现的需要是人类最高层次的需要，是人们要实现个人理想和抱负，最大限度地发挥个人潜力并获得成就的需要。这类需要体现在企业档案管理中，满足员工自我实现需要的途径就是有效授权。通过有效授权扩大企业民主决策范围，给员工参与企业管理的机会，改变员工被动机械听指挥的地位，使他们能够最大限度地发挥个人潜能，人尽其才，各得其所。对特殊的人才可以破格提拔，让其在适合自己的岗位上充分展示自己的才华，实现自己的价值，满足自我实现的需求。另外，企业还应重视档案工作者的再造与重塑，通过“学习、学习、再学习”加强员工专业技能的培训，加强档案队伍建设。（6）企业要重视领导者的能力马斯洛理论仅是从理论上对人的需要进行了构思，而企业档案管理如何应用马斯洛理论，领导者的能力就十分重要了。领导者能力的优劣与否是管理是否成功的前提与关键。一个合格的领导者必须具备以下条件：第一：快速决策能力。第二：扑捉新信息的能力。第三：过人的魄力。第四：瞻前能力。第五：领导力和说服力。第六：明确的判断能力。第六：灵敏的应变能力。2、对满足利用者需求的启示企业档案作为企业经营发展的伴生物，同时作为企业发展的真实记录，长期以来一直被视为机要工作和机关工作。而企业档案服务于企业的经营、管理工作是其利用价值实现的基本要求。同时，社会各界也有许多用户要利用企业档案来服务于自己的社会实践活动。可以说，提供利用是企业档案工作的灵魂和生命。满足利用者对企业档案的信息需求是做好利用工作的重中之重。（1）丰富企业档案资源，整合企业档案信息，做好基础设施建设与信息化工作。要想更好的提供利用，首先要将务实的做好前期工作。严谨的工作作风应贯穿于企业档案整理、分类、立卷、编目、鉴定、利用等各个环节当中。在信息化迅速发展的今天，企业档案的信息化也是必然的工作。做好企业档案信息化才能满足信息时代企业档案信息用户的需求。（2）顺应时代潮流，提高企业档案的公开度和透明度。长期以来，档案部门的传统观念与社会档案信息需求的客观要求形成了矛盾，具体体现在:一是“重保密，轻开放”的观念。二是“重收藏保管，轻开放利用”观念。这些观念影响了用户实现自己的档案信息需求。企业档案应顺应机要性、公开性、透明度三者的契合度，恰如其分地践行规章制度，善于创造条件，争取条件将档案的机要性转化为公开性和透明度，由封闭型、被动型转化为开放型、服务型，从而使档案工作向广度和深入不断发展。（3）树立“用户至上”观念，档案工作服务机制紧跟企业发展步伐。档案部门普遍存在“重安逸，轻竞争”的观念。使得档案部门及其工作人员怯于竞争，没有主动服务的意识，不能将自己置身于激烈的信息竞争市场，没有本着“用户至上”的观念来提供服务，大大挫伤了用户对利用档案信息的积极性。企业档案部门应多渠道了解各部门对档案信息和档案工作的要求，了解社会对企业档案信息的需求与要求，变被动为主动积极提供服务，那么档案工作的影响就会提升，这样档案的机要性才能与企业的发展的公开性、透明度有机结合起来，才能为社会提供更好的服务，才能务实地做好档案服务工作。（4）深入了解分析用户在利用企业档案时的行为心理，做到针对性服务。利用企业档案信息的用户有多种多样，不同年龄、不同职业以及有无利用档案的经验等情况都会对他们在利用档案信息活动中产生影响。一般情况下，利用者在获取档案信息时有一下几个行为信息：第一，求尊心理。任何一个利用者在获取档案信息时都希望受到档案工作人员的热情服务与尊重；第二，求快心理。利用者在获取档案信息时都希望在最快时间内找到自己所需要的信息；第三，实用心理。利用者希望自己获取的档案信息都能够切实的解决自己的实际问题，满足自己的需要；第四，习惯心理。利用者都习惯按照自己的意愿和方式来获取档案信息。如果企业档案工作者能够意识到这些行为心理并结合到实际工作中，将十分有利于满足利用者的档案信息需求，提高档案工作的效率。参考文献：[1]程栋梁.浅谈社会档案信息需求规律及影响因素[J].业务纵横，2007，11：11~13[2]晋南.提供利用是企业档案的生命和灵魂[J].山西档案，2013，2：42[3]任菊蔡光军.从马斯洛需求层次理论探讨企业管理[J].现代商贸工业，2009，2：34[4]周兴林.马斯洛理论给档案馆科学管理带来的启示[J].兰台内外，2005，1：18~20[5]张颖.浅议企业档案管理人才的流失[J].经营管理者，2011，9：142