第4章 办公自动化系统

第4章办公自动化系统4．1办公自动化系统概述4．1．1办公与办公系统一、办公与办公系统的概念办公自动化是指办公人员利用现代科学技术的最新成果，借助先进的办公设备，实现办公活动科学化、自动化，其目的是通过实现办公处理业务的自动化，最大限度地提高办公效率，改进办公质量，改善办公环境和条件，辅助决策，减少或避免各种差错和弊端，缩短办公处理周期，并用科学的管理方法，借助各种先进技术，提高管理和决策的科学化水平。（1）办公办公是指人类处理集体事务的一类活动。按通常的理解，办公已经成为完成各种事务工作的总称，如办理行政事务、商务事务、公检法事务等等。总之，凡是从事非物质生产的活动，都可以统称为“办公”。办公活动主要有3种基本任务：制定计划(安排)组织实施(落实)监督控制(检查)无论是哪一级办公人员，无论是行政管理首脑还是普通办事员，都是在完成、或者协助完成这3项任务。实现办公的基本条件是：①办公地点。即办公的专用房间、场所或环境(通常称为办公室或办公系统)。②办公目的。指从属于整个组织机构的工作目标，包括具体工作项目的目的、资产的用途、使用电话、传真机、打字机等办公设备的目的等；③文职工作。包括文字书写、文件分类、接待来访、打字复印、统计等。（2）办公系统办公系统是人们对办公机构或办公场所的一种笼统的叫法。多少年来，人们试图给办公系统下一个定义，特别是在办公自动化的研究中，人们希望对自动化的对象有一个明确的概念，但事实上存在着各式各样的办公系统。大致有如下3类办公系统：①事务型办公系统事务工作是整个办公活动的基础，也是研究办公活动的切入点。②管理型办公系统③决策型办公系统二、办公系统的基本功能①文件阅读、文件批示、文件处理、文件存档等事务②草拟文件、制订计划、起草报告、编制报表、资料整理、记录、拍照、文件打印等事务③文件收发、保存、复制、检索、电报、电传、传真等事务④会议、汇报、报告、讨论、命令、指示、谈话等事务三、办公系统的信息流及其管理控制①接收与生成信息②记录与保存信息③加工处理信息④利用信息⑤印出与传输信息⑥销毁信息4．1．2办公自动化与办公自动化系统一、传统办公方式的不足（1）办公活动的基础是脑力劳动。脑力劳动又建立在手工操作的基础上，低下的办公效率，不能适应现代社会生产力的发展。（2）当今的时代已进入信息时代，大量信息的生成给办公室、办公系统造成极大的压力。办公效率低下与激增的信息，造成办公人员与办公费用俱增。不仅如此，办公人员和办公机构的增加，无疑将导致管理和监控工作的增加、内耗的增加，以及人员、部门之间的互相扯皮。（3）办公系统原则上是一个信息系统。该系统不仅要容纳、处理大量的信息，而且更应成为一个快速反应系统。但是，原有的手工处理方式既无法处理大量的信息，也不可能获得快速反应的能力。（4）科学决策是办公现代化的主要特征。要实现科学决策，就必须快速准确地获取大量的信息和参考模型。然而，在传统办公系统中，要做到快速、准确地获取大量信息和参考模型，是十分困难的。二、办公自动化与办公自动化系统的概念(1)办公自动化的概念办公自动化一词是由美国通用汽车公司D．S．哈特于1956年首先提出来的。此后十几年，办公自动化的专家们对其进行了热烈的讨论，形成了若干个办公自动化学派。在我国，一般认为，办公自动化是指办公人员利用现代科学技术的最新成果，借助先进的办公设备，并由这些设备与办公室人员构成服务于某种目标的人机信息处理系统，以实现办公活动的科学化、自动化。(2)办公自动化系统的概念典型的办公自动化系统主要由人员、组织机构、办公制度、技术工具、办公信息和办公环境六个要素构成；其中，办公人员又可分为三大类，即信息使用人员，系统使用人员和系统服务人员。系统的特点是：①办公自动化系统是一个人——机系统②办公自动化系统是先进科学技术和设备的综合三、办公自动化系统的发展现状20世纪80年代初，自动化技术、计算机技术和通信技术等三大技术的迅猛发展，为办公自动化奠定了必要的物质基础和技术基础。(1)国外办公自动化系统的发展20世纪70年代后期，美、英、日等发达资本主义国家开始办公自动化理论和技术的研究。美国是推行办公自动化最早的国家，其发展大致经历了4个阶段；①单机设备阶段(1975年前)②局域网阶段(1975—1982年)③—体化阶段(1983—1990年)④多媒体信息传输阶段(20世纪90年代以后)日本办公自动化的起步稍晚于美国。但是，针对本国的国情制定了一系列发展本国办公自动化的规划，并建立了相应的执行机构，组建了办公自动化的教育培训中心。随后完成的日本东京都政府办公大楼，成为一座综合利用了各种先进技术的智能大厦，是当代办公自动化先进水平的代表。(2)我国办公自动化系统的发展我国办公自动化的发展，始于20世纪80年代初，近20年的发展，已形成初步规模，其发展大致可分为3个阶段：①启蒙与准备阶段(1981—1985年)②初见成效阶段(1986—1990年)③稳步发展阶段(1992年以后)(3)办公自动化及系统的发展趋势在现代技术、设备支持下，办公自动化及其系统呈现出小型化、集成化、网络化、智能化及多媒体化五大趋势：①小型化②网络化③集成化④智能化。⑤多媒体化4．1．3办公自动化系统的组成与类型（一）办公自动化系统的硬件(1)信息输人设备(2)信息处理设备(3)信息存储设备(4)输出设备(5)复制设备(6)信息通信设备(7)其他设备（二）办公自动化系统的软件(1)系统软件层(2)支撑软件层(3)应用软件层（三）办公自动化系统的网络平台随着办公自动化业务的发展，在单机上尽管可以实现单项业务的自动处理。但是，由于办公设备、办公信息、办公人员等在地理上的分散性，信息重复输入、重复处理、重复建库等问题就不可避免；也由于信息传递的延时性长，可靠性差等问题，网络和通信就成为办公自动化进一步发展的重要条件。4．1．4办公自动化系统的类型（1）事务处理型办公自动化系统（2）信息管理型办公自动化系统4．2智能建筑中的办公自动化系统4．2．1办公自动化系统与综合布线系统的关系综合布线系统，是在建筑物或建筑群之间实现综合数据传输的一种网络系统。它是智能建筑中办公自动化系统的基础设施或平台，能将建筑物内部的语音、数据处理设备及其他广义的数据通信设施相互连接起来，采用相应的其他设备，也可同建筑物外部数据网络或电话线路相连接。4．2．2办公自动化系统与通信网络系统的关系通信网络系统在智能建筑中提供各智能化子系统之间的数据、语音、图像通信的高速网络和多样化的通信方式，在智能建筑中起着“中枢神经”的作用。该系统的功能，实质上是为建筑设备自动化系统和办公自动化系统提供通信网络和通信服务，以便在整体上使智能建筑进行高效、快捷的商业活动，以提高物业管理和办公自动化的效率。4．2．3办公自动化系统与BMS的关系建筑设备管理系统(BMS)的主要功能，是对建筑物内的设备实行实时监控和管理。建筑设备管理系统除了具有监控信号处理和快速响应两大特点之外，更主要的特点体现在参数的统计、汇总、整理和图像处理等具有办公自动化特征的能力方面，因而，建筑设备管理系统的设备管理功能是智能建筑中办公自动化系统的重要组成部分。4．2．4办公自动化系统与IBMS的关系建筑物综合管理系统(IBMS)是一个智能化的综合管理系统，该系统能够将收集到的有关建筑物内资料，分析整理成具有高附加值的信息，运用先进的技术和方法使建筑物的作业流程更有效，运行成本更低，竞争力更强。同时，又使建筑物内各实时子系统高度集成，做到安防、消防、设备监控三位一体，进一步实现建筑设备管理系统、办公自动化系统和通信网络系统集成在一个图形操作界面上，以实现整个建筑的全面监视、控制和管理，从而提高建筑物全局事件和物业管理的效率、综合服务的功能。