金字塔结构在商务写作中的应用

学习导航通过学习本课程，你将能够：●学会在序言中使用金字塔结构；●掌握制作PPT的各项技巧；●熟悉竞聘上岗和述职报告的结构；●培养自己的综合管理能力。金字塔结构在商务写作中的应用一、序言写作时呈现金字塔图1前言四要素好的开场等于成功的一半。商务文书的开场包括四要素，分别是背景、冲突、疑问、答案，如图1所示。此结构适用于所有商务文章的开场。1.背景Situation，背景，包括现状、情景、目的和起因。2.冲突Complication，冲突，包括想要达到的目标、想要完成的任务、存在的问题、面临的挑战以及困惑。3.疑问Question，疑问，即受众产生的疑问。4.答案Answer，答案，文章将要回答受众产生的疑问、提供解决方案或主张、信息。【案例】工作计划方案开场背景：全球爆发了金融危机。冲突：随着经济危机的发生，企业陷入了困境。疑问：如何走出困境？答案：企业应采取五项措施，即制定战略、规范流程、健全制度、全员参与、持续追踪。演讲或工作总结类的开场背景：我们今年营业额达到3000万。冲突：我们人手少，任务重，时间紧，困难重重。疑问：你们是怎么做的？答案：我们重点做了四方面工作，即完善制度、责任到人、加强监督、持续追踪，然后分别进行汇报。在前言或开场时，应讲两项内容：第一，说者的主要信息或主张；第二，说者讲话的思路、顺序和结构。这两项内容能够打消听众的焦虑感、痛苦感，并让听众追随自己的思路。一般来说，演讲者上台后需完成四大任务：激发听众兴趣，保持听众兴趣，建立友好关系，树立权威感、可信度。二、PPT演示中呈现金字塔制作PPT的第一步是明确受众、确定目标，第二步是找逻辑思路，第三步是填素材。写好标题后，按照整体的逻辑内容分工填充素材，但排版和优化不要追求完美，不要让动画、色彩等技术手段转移人们的注意力，只要演示能够达成目标即可。1.制作PPT文件时如何使用标题标题要吸引眼球，好标题要有信息、有内容，比如“智慧笔市场推广策划”就不是好标题，改成“如何把智慧笔卖到1千万套”就是好标题，因为后一个标题包含了目标。PPT每页的上半部分叫标题，下半部分叫正文。第一页PPT的标题写“目录”二字，正文写目录或大纲内容；第二页标题写“前言”二字，正文写前言（背景、冲突、疑问和答案）或概况；第三页标题写“中心思想”，正文写支持中心思想的多个一级结论；第四页标题写一级结论一，正文写支持一级结论一的全部论据，然后展开论述；第八页标题写一级结论二，正文写支持一级结论二的全部论据，然后展开。总体来说，在所有PPT中，第一、第三、第四、第八页是最重要的四页，第一页是目录大纲，第三页是金字塔的塔尖，第四页和第八页是二级标题。这是在PPT上组织金字塔结构。这样才能做到长可长说，短可短说，随机应变，收放自如。如果时间不充裕，不能把所有PPT内容讲完，可以只念这四页，做到浓缩，而不是加快语速。如果只需用三句话概括PPT内容，可以至讲第三页的内容。需要注意的是，第三页不是讲背景，而是总结概括。第一页与第三页的区别是，第一页说的是结构、目录，第三页说的是结论、思想主张。【案例】述职报告PPT注意事项述职报告的PPT第一页要写成绩、不足、措施，第三页分别写成绩、不足、措施的具体内容。这两页可以一一对应，也可以不对应，如果最想讲的是成绩，第三页可以只写三条成绩；如果PPT的主要目的是让人们知道未来的目标和计划，第三页就可以只写目标和计划。述职报告PPT的第一页和第二页的位置可以对调，第二页可有可无。第三页不要写“中心思想”这四个字，应具体写出有思想、有内容的标题。第四页标题不要写“论据”二字，应写概括三个论据的论点，或者把三个论据中最重要的论据放在标题上。2.制作界面美观的PPT文件PPT的界面美观不要犯原则性的低级错误，目录大纲应当少而精，只保留主语、谓语、宾语，删除定语、状语和补语。字体应当少PPT的标题要用黑体、宋体或楷体，正文用宋体、楷体、仿宋或隶书。一般来说，一篇PPT中的字体不要超过5～7种。如果字体太乱，听众就会感觉混乱。字号应当统一PPT的标题和关键词要用40～46号字，正文用20～32号字，同一级标题的字体和字号应当统一。编号的级别新闻出版总署对编号的级别做出规定：中式编号。一级标题是“一”，二级标题是“（一）”，三级标题是“1”，四级标题是“（1）”，五级标题是“①”。西式编号。一级标题是“1”，二级标题是“1.1”，三级标题是“1.1.1”，四级标题是“（1）”，五级标题是“①”。中西合并的编号。一级标题是“一”，二级标题是“（一）”，三级标题是“1”，四级标题是“1.1”，五级标题是“1.1.1”，六级标题是“（1）”，七级标题是“①”。无论是Word还是PPT，一篇文章的标题最好不超过七级。当超过七级时，可以把串联变为并联。选配色原则突出显示文字而非底版。PPT的文本框和底版要用低亮度、冷色调，文字要用高亮度、暖色调，突出显示的是文字而非底版，文字和底版色差要明显，对比要强烈。用相邻颜色。比如，第一文本框用墨绿色，第二文本框用深蓝色，第三文本框用灰色，第四文本框用紫色。文本框都用蓝色，好处是儒雅高贵。所以凡是向领导或向客户演讲用的PPT，都用深蓝、深灰、深紫、深绿，而不要用红；当对传销人员讲课时，可以用大红、大绿、大紫。所以，PPT的选配色要做到因人而异。文本框最好不用对角线。因为角线看起来比较俗气，文本框最好不要用对角线，但是用对角线颜色的好处是冲击力、刺激性大。三、竞聘上岗和述职报告中呈现金字塔竞聘上岗和述职报告是人们职业生涯必不可少的一步，因此要学会做述职报告，学会包装自己，在竞聘上岗时给面试考官留下美好、深刻的印象。1.竞聘上岗和述职报告的内容结构述职报告和工作总结的区别是，工作总结是写给自己的顶头上司，对方知道、了解自己；而述职报告面对的是更高层领导以及跨部门领导。图2述职报告结构图如图2所示，述职报告包括五大内容：简历职务、业绩贡献、问题措施、发展规划以及对公司的思考和建议；竞聘上岗报告还要另加两项内容，即对竞聘岗位职责和目标的认识、自身的优势和劣势。简历职务简历职务应介绍自己的学历、经历，所在部门及部门的职能，本人的职务及职责。业绩贡献业绩贡献要介绍创新点、亮点和突出成绩，以及取得该成绩采取的行动和措施。问题措施问题措施包括认识到自己的差距，已经采取的改进措施以及取得的结果。竞聘岗位竞聘岗位，包括竞聘岗位的名称，该岗位的职责目标及KPI指标，以及上任后将为公司创造哪些效益、价值、贡献。优势和劣势在自身的优势和劣势中，要突出独特优势，还应提到自己的不足及改进方向、计划。发展规划发展规划包括愿景、目标、方向，重点计划、措施，问题及方案，风险及预案，需要的资源及支持。思考建议思考建议是对公司的看法及建议。2.描述优势培养具有综合管理能力的未来领导，选拔时要考虑多方面的要素和维度。一般来说，高层选拔中层更看重情商，中层选拔基层更看重智商。具体来说，竞聘者应从高情商（EQ）、高智商（IQ）、高逆境商（AQ）和价值观四个维度证明自己是最优秀的人。此外，选拔时还会看业绩。要点提示综合管理能力的四方面：①高情商；②高智商；③高逆境商；④价值观。高情商高情商主要包括三个方面：责任意识强。情商标准包括成就动机，即有强烈的成功欲望，这是选拔领袖时极为重要的标准。领导力（Leadership）有很多定义，其中一条就是让别人追随自己，有带领团队成功的欲望。如面试时经常会问竞聘者的业余生活，就是在看对方喜欢参加团体活动还是个人活动，如果是团体活动还会问是召集者还是参与者。有成功欲望的人，永远是一个召集者、组织者。有成功动机的人有激情、乐观上进、踏实肯干、积极主动、敬业负责、有奉献精神。目标意识强。面试时，面试官经常还会问竞聘者是否有问题要问，最优秀的销售人员会问“您觉得录取我的可能性有多大”，这说明他的目标意识特别强，是非常好的领袖。人品和心理素质好。这包括道德伦理、诚信正直、善良孝顺、理解他人，有职业素养、自控能力、包容心态、团队精神。其中，自控力包括能控制自我的情绪及控制团队的情绪。团队领导者应先给别人指导，但是让别人先选，做一个吃苦耐劳、踏实肯干的人。高智商高智商主要包括三个方面：专业。专业包括学历、资质和资格、奖励和荣誉三项。经验。经验包括行业经验、职能经验和层级经验，经验相近的更容易竞聘上岗。能力。这里的能力包括领导力、沟通力、管理力、执行力等各种能力。作为领导人，沟通能力很重要，沟通能力的最高境界是建立人际网络的能力，到任何地方都能让一群人跟随自己。高逆境商高逆境商主要表现为：承受压力和适应变化。面试官要看应聘者适应环境及他人的能力，以此预测其能否适应未来领导的管理风格。一个人要成功，第一靠意愿，第二靠能力，前者更重要。因为有意愿必然有能力，只有能力没有意愿是不太可能的。承受挫折的能力。承受挫折的能力表现为百折不挠、坚韧不拔、顽强不屈、执着，还包括承受挫折、甚至是羞辱的能力。这是服务意识的重要方面。心理健康不偏激。中层管理人员的心态要平和不偏激。价值观价值观主要表现在两个方面：宏观。即认同公司的理念、使命、战略、愿景，愿意与公司共同成长。微观。即认同并愿意追随自己的顶头上司。