预付账款的管理规定

预付账款的管理规定只有有效的监督、考核机制才能保证一项好的管理制度的实施。对于预付账款的管理也要建立一套预付账款责任处理规定。发生预付款项时必须经各有关部门会签后,上交财务部一式三联的订货付款申请单后，方可办理预付账款支付手续,严格控制各种预付款项的额度。一、严格控制预付账款的审批控制流程1、由采购部申请人填写一式三份预付款申请单,表样如下表:枣庄市百姓药业有限公司预付款申请单厂家名称：单号：ZH000001序号产品名称规格单位数量单价金额预付比例付款金额付款形式是否在预算内备注1234合计申请人：部门负责人审批：董事长审批：财务签字：填写注意事项：(1)厂家名称必须填写正确的收款单位全称；(2)产品名称、型号、规格，数量、单价均要和日后收到的发票上的货物名称、规格型号、数量、金额一致；(3)付款形式可分别填写现金支付或银行存款支付；(4)如购买的产品为固定资产,需在备注栏中填写其使用部门,以便于固定资产管理；(5)合计栏中需汇总付款金额总计数,缺一不可。2、申请人填完预付款申请单,交由总经理审批签字同意后,再转交财务部负责人确认签字后及时付款。3、预付款单一式三份,第一联付款联交由出纳付款,第二联记账联交由会计留存,第三联采购留存。二、会计人员做好做账、对账工作预付账款发生后，财务部门要及时做账、结账。每月底由财务部按照《预付款申请单》第二联统计预付账款未回发票的情况，后与采购部核对，签《预付账款对账情况表》留存。表样如下。枣庄市百姓药业预付账款对账情况表日期：序号厂家名称预付款时间付款金额采购确认备注（是否逾期）1234567财务制表人：为避免将既有“预付账款”又有“应付账款”的厂家入账错误，财务人员每月要进行账户的重分类调整，每月在做完账后，要对“预付账款”和“应付账款”进行重分类。将“预付账款”的贷方重分类至“应付账款”的贷方，将“应付账款”的借方重分类至“预付账款”的借方，从而得出正确的“预付账款”余额。填写《预付账款余额明细表》，表样如下。预付账款余额明细表日期：序号预付厂家名称预付账款应付账款预付账款余额备注借方贷方借方贷方123456财务制表人：采购确认人：填写注意事项：(1)每月底按预付帐款余额表填写预付厂家名称及本月的借方和贷方发生额。(2)按照预付厂家名称查找相应的应付账款明细账，填写该厂家应付账款本月的借方和贷方发生额。(3)如预付账款和应付账款都有发生额，则需查找原始凭证，判断入账是否正确，如入账无误，需与采购沟通，由采购确认余额是否正确，无误后确认签字。(4)将正确的预付款余额确认后填写每月留存。三、建立有效的监督、考核机制将《预付账款对账情况表》中有逾期预付账款未回发票明细交采购部门核对、催收。对于因为款已付货已到而结算的凭证未到的预付账款责成采购部门索要发票，对于款已付货物以及结算凭证未到的预付账款，若是因为债务人破产、死亡实在无法收回，会计人员要将预付账款转入其他应收款计提坏账准备。对超期预付账款财务部门通知采购部门清理，清理期限为2个月，如超期2个月未清理完成，对相关责任人处以----元的罚款；财务部门未尽到超期预付账款的通知清理责任，形成3个月以上超期预付账款，对财务责任人以及预付账款财务管理人员处以元----元的罚款；如形成坏账损失的，要加倍罚款；采购业务员在收到财务部门的清理通知后，必须按财务规定要求进行书面反馈并按期清理，对反馈不及时者处以元-----元的罚款等等。