第六章办公自动化

第六章计算机办公自动化本章内容•第一节办公自动化概述•第二节计算机系统基础知识•第三节操作系统基本操作•第四节文档编辑与排版第一节办公自动化概述•信息技术的出现推动了整个社会的信息化发展进程，改变了传统的办公模式，计算机、打印机、复印机等办公设备已经成为现代办公的必备工具，使得办公自动化的程度越来越高。•随着计算机设备在农村地区的普及，这就需要农村信息员也要掌握办公自动化相应的操作技能，才能赶上信息化发展潮流，有效的提高工作效率。第一节办公自动化概述•一、什么是办公自动化•二、办公自动化的演变过程•三、我国办公自动化系统的发展一、什么是办公自动化•办公自动化（OfficeAutomation，OA）是利用计算机网络进行日常工作的一种现代化办公方式，是当前信息化技术的一个非常活跃的具有很强生命力的技术应用，是信息化社会的产物。•通过办公自动化系统，组织机构内部的人员可以跨越时间、地点协同工作。它是涉及文秘，行政管理，使用计算机，网络通讯，自动化等技术的一门新型综合性学科。二、办公自动化的演变过程•1972年，王安公司推出了2200文字处理系统，办公自动化发展到一个崭新的阶段。•1985年3月，Intel公司先后推出386、486、586（即奔腾Pentium）微处理器，速度和性能不断提高，提升了办公自动化硬件环境。•1981年IBM将微软开发的MS-DOS操作系统用于其个人计算机上，推动了个人计算机的发展。•1985年微软开发了Windows操作系统，后来又逐步衍生出Windows95、Windows98、WindowsXP等系列软件。在这些操作平台的基础上，Lotus公司首先推出了著名的表格处理软件Lotus1-2-3，微软推出了Office系列办公软件，国内金山公司推出了WPSOffice软件，为办公自动化提供了文字处理、电子表格、数据库、简报和幻灯片制作等功能，为办公自动化创造了非常有利的软件环境。三、我国办公自动化系统的发展我国办公自动化工作开始于20世纪80年代初，大致可以分为3个阶段：1、起步阶段2、发展阶段3、成熟阶段·办公自动化的发展趋势·起步阶段1985年，国务院电子振兴领导小组成立了办公自动化专业领导小组，拟定了中国办公自动化的发展规划，确定了有关政策，为全国OA系统的初创与发展奠定了基础。·发展阶段国务院及其所属各部委及各省级人民政府在国内率先推进OA工作，对OA系统在全国普及起到了促进作用。1987年10月，上海市政府办公信息自动化管理系统（SOIS）通过鉴定并取得了良好的效果，在全国具有一定的示范性。·成熟阶段我国20世纪90年代的OA系统呈现出网络化、综合化的趋势。国家投资建设的经济、科技、银行、铁路、交通、气象、邮电、电力、能源、军事、公安及国家高层领导机关12类大型信息管理系统，体系较为完整，具有相当的规模。各企业、各部门自行开发的或者是一些软件公司推出的商品化的OA软件。办公自动化的发展趋势•随着计算机网络，通信技术、多媒体技术的发展和广泛应用，Internet深入社会的各个角落，对办公自动化发展提供了良好契机。使办公自动化向着小型化、集成化、网络化、智能化、多媒体化方向发展，主要实现文字处理、电子表格、数据库管理、电子日程管理、电子邮政、电子排版、远程办公等功能，为管理决策提供信息支持。第二节计算机系统基础知识•计算机发展历程•计算机系统组成1、计算机的硬件系统2、计算机的软件系统计算机发展历程根据计算机所采用的物理器件不同，可分为4个阶段。第一代：电子管计算机，开始于1946年，结构上以CPU为中心，使用机器语言，速度慢，存储量小，主要用于数值计算。第二代：晶体管计算机，开始于1958年，结构上以存储器为中心，使用高级语言应用范围扩大到数据处理和工业控制。第三代：中小规模集成电路计算机，开始于1964年，结构上仍以存储器为中心，增加了多种外部设备，软件得到一定发展，计算机处理图像、文字和资料功能加强。第四代：大、超大规模集成电路计算机，开始于1971年，应用更加广泛，出现了微型计算机、笔记本及平板电脑，计算机正在向微型化和巨型化、多媒体化和网络化方向发展。计算机的系统组成计算机是由硬件系统和软件系统组成的。计算机硬件系统硬件系统由输入设备、输出设备、存储器、运算器和控制器组成。中央处理器：又称CPU，它包括运算器和控制器。是计算机的核心部分，运算速度是它的主要性能指标。运算器：可以进行算术运算和逻辑运算；控制器：是计算机的指挥系统，它的操作过程是取指令——分析指令，循环执行。输入设备：常见的有键盘、鼠标、扫描仪等。输出设备：常见的有显示器、打印机等。存储器：具有记忆功能的物理器件，用于存储信息。分为内存和外存。内存：是半导体存储器，分为只读存储器(ROM)和随机存储器(RAM)。ROM只可读出，不能写入，断电后内容还在；RAM可随意写入读出，但断电后内容不存在。外存，磁性存储器(硬盘)；光电存储器(光盘)，可以作为永久存储器。存储器的两个重要指标•存取速度•存储容量存储容量是存储的信息量，它用字节(Byte)作为基本单位，1个字节用8位二进制数表示，1KB=1024B，1MB=1024KB,1GB=1024MB。计算机的软件系统计算机的软件系统分为系统软件和应用软件两大类•系统软件：为了使用和管理计算机的软件。Windows95/98/2000/NT，DOS，UCDOS，MS-DOS，Unix，OS/2，Linux等。其中，Windows是多任务可视化图形界面，DOS是字符命令形式的单任务操作系统。•应用软件：为了某个应用目的而编写的软件。主要有辅助教学软件、辅助设计软件、文字处理软件、工具软件以及其他的应用软件。第三节：操作系统基本操作计算机启动以后，进入操作系统，现在主要是Windows7操作系统，也有WindowsXP,它们都是大同小异。一、打开应用程序二、文件夹和文件三、网络设置四、其他设置一、打开应用程序点击左下角的“开始”按钮打开开始菜单，如需打开软件，单击相应的图标。二、文件夹和文件计算机的数据都存在文件中，文件存储在文件夹中。上图中图标的是文件夹，其他为文件，Windows操作系统中，常用文件主要包括：doc,rar,zip,jpg,exe,ppt,txt等。1、打开文件/文件夹2、创建文件/文件夹3、删除文件/文件夹4、复制文件/文件夹5、剪切文件/文件夹1、打开文件/文件夹除了系统文件，其他多数文件可以通过双击图标打开。2、创建文件/文件夹在文件夹内或桌面上点右键，再点“新建”，弹出菜单：单击要生成的文件夹或文件类型，就会生成一个空白文件夹或文件，在生成的图标下写上文件名称，鼠标左键点击空白处，创建文件/文件夹完成。3、删除文件/文件夹•在要删除的文件/文件夹图标上单击右键，弹出菜单，单击“删除”，弹出对话框，单击“是”，确认删除。4、复制文件/文件夹在图标上单击右键，在弹出的菜单上单击“复制”，打开将该文件复制到的目标文件夹，单击右键，在弹出的菜单中单击“粘贴”，完成文件/文件夹复制。5、剪切文件/文件夹在图标上单击右键，在弹出菜单上单击“剪切”，打开将该文件剪切到的目标文件夹，单击右键，在弹出的菜单单击“粘贴”。完成文件/文件夹的剪切。注意：剪切操作，原文件里将删除该文件，复制操作，原文件夹继续保留该文件。三、网络设置网络已经是计算机发展的重要方向，一台计算机是否联网，决定了该计算机与外界交换信息的范围，在一定程度上限制该计算机的应用。设置网络地址。单击“开始”菜单“查看网络状态和任务”，弹出窗口，在“本地连接”图标上点右键，单击“属性”弹出：双击“Internet协议版本4(TCP/IPv4)”弹出网络参数配置窗口。如果计算机IP地址为自动获取方式，则在窗口中分别选择“自动获得IP地址”和“自动获得DNS服务器地址”，如果采用固定IP地址方式，则选择“使用下面的IP地址”和“使用下面的DNS服务器地址”，并在地址栏里分别填上分配的地址。设置完成后单击“确定”，依次关闭各个窗口。地址设置完成，计算机就可以联网工作了。四、其他设置•1、调整分辨率•2、设置时间和日期•3、切换输入法五、搜索点击“开始”菜单，在对话框中输入要搜索的关键字，比如“农业信息”，系统就会自动把搜索结果显示出来。第四节文档编辑与排版•文档编辑和排版最常用的软件是Office和WPS软件。•一、Word的启动和退出•Word启动方式1、通过开始菜单快捷方式启动2、通过桌面快捷方式启动3、单击现有word文档启动•Word推出方式1、单击右上角按钮2、单击左上角Office按钮，点击“退出”二、新建文件•1、创建新文档启动Word2007后系统会自动创建一个空白文档，也可以选择“新建”按钮；按“Ctrl+N”组合键也可以直接创建新文档，在桌面或文件夹里点鼠标右键，选择“新建”，“Word文档”。即可在当前位置创建Word文档。•2、保存文档创建了文档后，可以在新创建的文档中进行文字、数字，图片等输入，如果需要保存，点击即可保存，也可以按“Ctrl+S”进行保存。三、操作文本•1、选择文本•2、删除文本•3、复制文本•4、查找文本•5、替换文本•6、撤销和恢复1、选择文本选定文本内容是一切编辑排版的基础，选择文本有以下方法：用鼠标选取；在要选择的文本开始位置点鼠标左键，按住shift键，在要选择的文本结束位置点击左键，完成文本选择。2、删除文本选定要删除的文本，按下键盘Backspace键或者Delete键，就可以删除文本。3、复制文本选定要复制的文本，点击开始里面的复制按钮或者右键点击“复制”，然后在要粘贴的位置点击右键，选择“粘贴”即可完成复制。4、查找文本点击开始选项卡中的查找按钮或者按“Ctrl+F”组合键，然后在查找内容里面输入内容，点击“查找下一处”，就可以找到离光标最近的内容，再点“查找下一处”，继续向后查找搜索。5、替换文本单击选项卡中的替换按钮，在“查找内容”中输入要被替换的文本内容，在“替换为”里面输入替换后的文本，单击“替换”，只替换单个文本，单击“全部替换”可完成整个文档中的内容替换。6、撤销和恢复Word提供了撤销和恢复功能，所以当出现了误操作时，可以利用Word的撤销恢复功能回到误操作前的状态。四、文字排版•1、设置段落对齐方式•2、设置行间距•3、插入表格•4、插入图片