集团公司档案管理培训

集团公司档案业务内部培训目录第一章档案管理基础知识第二章公司档案管理业务介绍第三章公司文件材料归档整理办法一、什么是文件、档案，两者的关系二、档案的类型三、档案基础概念和术语第一章档案管理基础知识一、什么是文件、档案，两者的关系1、文件是指公司一切经营管理活动过程的各种形式的记录。从载体形式上可分为纸件、电子件；从编码方式上可分为文字件、图形件等；从文件内容上可分为公司治理、财务、技术、人力资源、市场销售等。2、档案是指自公司成立以来，在各项经管理活动中形成的，具有利用和保存价值的、按照科学系统的方法组织起来的各种载体形式的文件材料。文件档案包含关系时间先后关系1、文书档案2、科技档案3、会计档案4、人事档案5、声像档案6、电子档案7、实物档案按文件内容区分按载体形态区分二、档案的类型(详见档案制度）三、档案基础概念和术语1、类和分类类，就是具有共同特征的个体集合。在性质上相同或相似的事物就称为一类。分类，也称归类，即根据事物的异与同，按照一定的标准区分和归类。（如：时间、来源、责任者、内容、专业、产业、问题、结构、载体）三、档案基础概念和术语2、档案分类档案实体分类对每一份档案文件划分或组成保管单位，使档案文件从无序到有序，固定排放位置，便于查找和利用。全宗级立卷单位级（部门级）档案信息分类部门归档文件分类表著录-条目-目录目录条目条目著录项目著录项目著录项目条目3、档案著录与标引档案著录，包括著和录两个方面，著即标引，即对档案文件的内容特征（包括档案文件的分类号、主题词、摘要）进行分析、选择和记录。录，即抄录，即将形式特征包括作者、形成时间、档号、载体形式等不直接揭示档案文件主题的记录项照录在著录条目上。档案条目，档案著录的结果是编制出档案条目，条目是组成档案目录的基本单元。三、档案基础概念和术语4、归档整理是指将已办理完毕的、具有利用和保存价值的文件材料进行分类、组卷、排序、著录、编目、装盒（或光盘刻录）、排架，使之系统化、条理化的过程。5、件、卷、立卷件，文件材料形成和处理的基本单位，通常每份文件为一件。文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，来文与复文可为一件，请示件与批复件可为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件。三、档案基础概念和术语三、档案基础概念和术语卷，一组有密切联系的文件的组合体。立卷，按照文件材料在形成和处理过程中的有机联系将其组合成一个或多个案卷。它是一个分类、组合、编目的过程。6、全宗号、档号（案卷档号、文件档号）、案卷号、件号/页号、档号章全宗号，一个立档单位所有档案（全宗）的代号。由档案馆给出，如果不属进馆单位，全宗号可以省略。档号，即档案号，是档案室在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码。档号是存取档案的标记，并具有统计监督作用。案卷档号，即对每一个案卷所编的代号，格式为：［部门编码－一级类目号－二级类目号－案卷号］三、档案基础概念和术语文件档号，即对归档整理后的的每一份文件所编的代号。按件整理时：［全宗号－年度－保管期限－部门－件号］按卷整理时：［部门编码－一级类目号－二级类目号－案卷号－件号或页号］案卷号，案卷排列的顺序号。案卷顺序号是指该案卷在其分类的最后一级类目下的排列顺序号，从“1”开始依次顺延。件号，案卷内文件的顺序号。每卷从“1”开始依次顺延。页号，案卷内文件每页(张)的顺序号。三、档案基础概念和术语全宗号年度保管期限部门件号档号章XXX---三、档案基础概念和术语XXX----按卷整理时文件档号章按卷整理时卷档号章按件整理时文件档号章部门编码一级类目号二级类目号案卷号一、加强和规范档案管理工作的目的、意义二、组织职责三、档案业务工作程序第二章集团公司档案管理业务介绍一、加强和规范档案管理的目的意义1、档案管理是公司重要的基础工作，是内控建设、公司规范化管理的需要。2、加强档案的规范化管理，能够促进企业知识积累、共享与交流；能够为公司经营管理提供基础的支持信息，为部门和员工日常工作创造良好的信息支持。是各部门、各企业开展日常工作的需要。3、档案管理还具有维护公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的作用。二、组织职责1、总裁办公室中心档案室•制订和完善公司档案管理各项规章制度和操作规范。•计划、部署、检查公司年度文件归档及其它档案业务工作。•开展公司内部档案业务培训、业务指导。•接收和集中管理部门档案室移交来的档案目录数据和档案。•规划和开展档案管理自动化系统建设，建设集中统一管理、交流共享的档案信息系统平台。•了解和掌握下属企业档案工作的基本面貌和主要动态，开展档案业务指导、交流与协作。二、组织职责2、部门档案室•熟悉和掌握公司档案管理制度和业务操作规范。•进行本部门归档文件的收集、整理、归档、保管、借阅和开发利用。•定期或不定期向中心档案室移交本部门档案目录和档案。•配合中心档案室，开展其它有关档案业务工作。3、公司员工在其工作活动中形成的、具有利用和保存价值的文件材料，必须在规定的时间内移交本部门档案管理员进行归档，任何个人不得据为己有或者拒绝归档。员工调动、离职、退休，作为必经手续之一，必须完成文件材料的移交。二、组织职责移交单位/部门：移交人：负责人：接收单位/部门：接收人：移交时间：年月日序号文件材料题名责任者文件日期载体备注123…n文件材料移交清单二、组织职责4、归档责任主体档案由文件形成部门收集、整理、立卷归档。文件批准部门及执行部门可归档保存备份件。文件流转过程中的审核及传阅部门无需存档。三、档案业务工作程序（详见档案制度）1、归档文件收集•制定归档文件分类表•归档文件的移交•文件归档整理（见第三章）2、档案目录的移交3、档案的移交4、档案开发和利用5、档案鉴定6、档案销毁一、按件整理方法步骤二、按卷整理方法步骤三、电子文件的归档整理第三章公司文件材料归档整理办法一、按件整理方法步骤（详见档案制度）1.装订2.分类3.排列4.确认件号5.确认档号6.编目7.填写备考表8.装盒二、按卷整理方法步骤（详见档案制度）1.分类2.组卷3.案卷和卷内文件排列4.确定案卷档号和卷内文件档号5.填写档号或盖档号章6.编目(卷内文件目录）7.卷内备考表8.填写案卷封面、封脊9.装盒10.编制案卷目录三、电子文件的归档整理1、整理步骤与方法参照纸质文件。2、同时做好电子文件的网络归档和脱机归档两方面的工作。3、属永久保存的电子文件，或电子文件必须生成纸质文件，经领导签名或批示才成为正规、合法、有效文件的，实行“双套归档制”，两者档号相同，电子文件以字母“Ｅ”备注。THEEND