超市经销商供货时存在的问题分析

注：次文档来源于网络一、前言向超市、大卖场、经销商供货的企业，在平时经营与管理过程中存在很多其它行业没有的特殊问题，如订单多、各种扣款多、价格变化多、退货情况多、结算项目多、费用项目多等（详细第二页“问题分析”），这是向卖场供货类企业的个性，也是企业的经营管理者较为头痛的地方，虽然有些问题靠“增加人员”或“员工加班”能暂时解决，但当出现旺季来临业务量大时，此种方法只是治标不治本，未能从根本上解决内部经营的实际问题。本方案专为“向超市、卖场和经销商供货”的企业设计制作，内容围绕解决实际工作问题为核心，相信对您的工作有很大的帮助！！二、向超市、卖场、经销商供货时存在的问题分析现状：销售合同是与卖场的总部或大区签定，但供货是向各大区下面的网点供货，结算又是与大区或总公司结算；问题：这种不对应的关系是向超市或卖场供货最根本的特性，在手工管理时代，需要人为理清各卖场与大区的关系，人为靠记忆与帐本记录这些复杂的结算数据内容。现状：当卖场或经销商下订单后，需要通过第三方物流送货或直接送货到最终的网点，在送货过程中有时路途远，需要几天才能到目的地，有时会出存货物损坏，送货数与实收数不同；问题：当订单数量多时，单靠人工很难随时追踪每批送货单的状态，如哪些货客户已经收到了?哪些送货单客户还没签收?损坏退货的产品有没有退回到公司的仓库了?现状：由于卖场或经销商有时对货物的质量比较苛刻，时常会出现小数量的退货，这些退的产品现在在哪个地方和哪个状态很难单靠人工一一追踪到，只是大概或一部分退货知道在哪个状态，并且这些退货商品，哪些是超市原因造成的，哪些是公司内部原造成的无法知道；问题：有各种原因造成退货的情况，单笔业务数量是不多，但一年累积下来数量非常可观，如果不对此情况进行科学追踪，给公司造成的损失还是相当大的。损失就是公司净利润的流失。现状：与卖场或超市合作，另一大特性就是“费用”多，每年、每月、每次都会产生各种各样的费用，这些费用的明细特别多；注：次文档来源于网络问题：单项费用可能金额不大，但众多费用累加起来金额很大，这些费用如何控制与掌握，靠手工只能是很粗略的管理，并且不能及时追踪与控制，有时会出现超市方面相同费用扣了二次或扣款金额超过了合同的规定。哪些费用已经付了多少？哪些费用不该付了？哪些费用已超出合同的规定需要审批才能付等等情况靠人工管理费时又费力，并且有问题也都是事后才知道。“费用”是管理者非常关注的重要环节，因为一旦扣款不合理直接影响公司的利润。现状：向卖场供货，靠单批业务或一次生意可能不会赚钱，需要与卖场进行一段时间的经营后才能赚钱，总经理如何控制风险，如何科学分析与卖场的合作关系，目前完全靠下面部门上报的前段时间的报表以及自己的经验值计算出经营策略；问题：这是传统方式管理的企业普遍现象，由于报表反映的只是一个结果，无法很科学的对这些结果进行深透的分析与追踪，造成领导的决策也只能从单一的汇总数据中进行分析，从而在经验决策时缺少更有利的数据与资料。现状：某一批货与卖场结算完毕后，出现退货，在下次与卖场的结算中，需要扣除此次退货的金额，并且卖场退货是以“销售货物”的方式退给你的企业；问题：先通知你退货，后开销售发票给你，又在你下次结算中扣除金额，这种不对应关系又属卖场供货的特性。一般情况下，企业的财务部门对这块业务一直处理不当，也比较头痛。现状：大卖场下的订单中，某一种型号的货物没货，有时可以用其它型号产品代替，有时只能按缺货处理；问题：如果缺货时采用其它产品代替，则发货时需要记住代替品与缺货品的关系，如果缺货产品不能送出，则会给公司造成利益的损失，损失是多少无法及时追踪。现状：财务开给卖场的发票，按财务制度来说应该是开出多少金额的发票，就应回笼多少的资金，但在实际过程中每一次开出的发票的金额数与实际回笼款多不一样，这又是向卖场供货的一大特点；问题：传统的财务管理，根本无法做到追踪每次开票金额与实收金额之间扣除的费用明细关系，只能是大概知道。现状：卖场的退货到达公司后，经公司内部人员对退回的商品进行再检验与返修，根据最终的结果判断哪些可能再利用，哪些已成为废品，此部分的商品其实对于公司来说是成本的增加；问题：如果能随时对此部分数据进行控制与了解，并且退货追踪到每个卖场，就能知道哪些卖场是盈利的，哪些卖场退货严重需要注意，哪些卖场需要在售价中充分考虑此块业务。现状：平时各卖场网点下达的订单比较多，而且随时在变化，有时会出现下达的订单价格很低了可还在做，造成了没利润甚至亏本。问题：订单多、单价变化大是造成问题的主要因素，靠管理者对单价随时审批，则工作量非常大，如果不审批，则会造成风险偏大，如何能做到既能控制售价又能不增加工作量是管理者考虑的方法；现状：老总出差或在异地办公，对于公司的业务经营情况只能通过电话或出差回来后了解；问题：老总不在公司，靠电话或事后处理，多多少少影响了办事效果与质量，如何能寻找到一种即能正常出差又能随时了解公司经营情况的方法？注：次文档来源于网络现状：每个月报送到管理层的报表都是当月发生情况的汇总，老总看到的都是当月的结果数据；问题：老总除了需要知道每月汇总数据外，更希望对这些数据进行科学的分析与判断，为公司下一步的经营决策提供有利的决策依据，但科学的分析与判断缺少这些数据如何组成的明细追踪与数据分析。如果能对这些数据详细深透分析，则判断更科学准确！现状：由于平时业务量多，造成每个员工的工作量大，有时看到每个人多在忙个不停，但效果又达不到老总的希望值。问题：老总虽然需要的结果与以前一样，但由于业务量大了，员工得出这些结果需要的时间比以前多了，如何提高？老总一直在考虑！！！……三、解决方式以上这些问题只是向卖场或经销商供货过程中存在的一部分经营问题。老总解决以上问题的方式有很多：增加人员、员工加班、加强监督与考核、提高办事效率……。这些方式通常是企业管理者优先采用的措施，但这种方法并不是最有效、最科学的办法，因为这些方法治标不治本，没能从根本上解决实际的问题，相反，当企业业务量加大后，仍然会出现。四、供货卖场流程A：工作流程图成品库供应商库存资金入出库资金结存表送货单退货通知单其他出库单（废品等）产品移库单超市大卖场经销商大区销售部财务供货合同订单送货单货物验收单（回单）验收退回入库单退货入库单送货单退货单费用清单发票采购定单采购入库单采购定单付款资金回笼单退货发票商品调价===========================================================================注：次文档来源于网络B：流程图产品库管理销售管理资金管理基础数据系统管理综合统计查询管理采购管理送货单退货单费用清单销售定单采购定单付款采购入库退货入库验收退货入库送货出库其他出库库存资金入出库资金结存表异常情况分析C：流程简介销售管理主要包括：供货合同管理、销售报价管理、费用管理（分固定费用与非固定费用）、客户订单管理（分大区下订单与各卖场下订单）、送货单管理（送货到卖场，结算到上级大区）、货物验收单管理（可追踪卖场签字的验收单中各货物的情况）、赠品单管理、退货管理（分结算前退货与结算后退货，以及退货货物的状态，如“在途”、“入库”、“待检”等）等。价格维护变价设置（设定变价时间段后，销售发货价格自动调用此价格），库存扣补（自动生成）。采购管理本模块主要功能包括：采购订单管理、采购入库单管理、采购退货管理、应付帐管理等。产品库管理主要包括：入库管理（生产入库、退货入库等）、出库管理（退货退出、销售出库等）、产品移库管理（检验区转到合格品区或废品区等）、盘库管理、结算管理等。资金管理主要包括：调整单管理、发票管理（开票金额，实收金额等）、资金回笼管理（各卖场的资金回笼情况等）、费用管理（产生的费用明细管理）、付款管理（待付，已付情况等）等等。异常情况分析主要包括：订单异常情况分析、报损异常情况分异、扣减异常情况分析、负毛利订单分析、库存过期情况分析、退货异常情况分析、扣款异常情况分析。注：次文档来源于网络综合统计查询为总经理完成企业经营管理者在管理整个公司运作过程中需要的报表与信息数据，让老总的决策分析更科学、更及时、更实效。报表包括：客户订单汇总表、客户订单明细表、退货单明细表、退货单汇总表、客户销售汇总表、客户销售明细表、商品销售汇总表、某客户某区销售实际统计汇总表、各月某客户各区销售实际统计汇总表、某客户某区各门店销售实际统计表、某客户月份发票扣款明细表、某客户某月退货发票扣款明细表、各月各卖场未开票明细表、各月各卖场未开票明细表、月份总请款汇总表、月份客户及其卖场请款汇总表、月份客户及其卖场请款明细表、年应收款汇总表、总库存盘点表、分仓库库存盘点表、仓库预警表、仓库库存收支对比表……等等；