邮箱使用管理规范

邮箱使用管理规范修订历史生效日期版本号版本说明制作复审批准1目录1.目的...........................................................................................................................................22.适用范围...................................................................................................................................23.职责...........................................................................................................................................23.1信息技术部...................................................................................错误!未定义书签。4.主要内容...................................................................................................................................24.1邮箱管理.......................................................................................................................24.2邮箱安全.......................................................................................................................34.3邮件使用.......................................................................................................................34.4邮件说明.......................................................................................................................44.5主送、抄送与密送.......................................................................................................44.6主题与标题...................................................................................................................54.7称谓选择.......................................................................................................................54.8邮件正文.......................................................................................................................54.9邮件附件.......................................................................................................................64.10转发与回复...................................................................................................................64.11邮件签名.......................................................................................................................64.12注意事项.......................................................................................................................75.奖罚...........................................................................................................................................76.附则...........................................................................................................................................77.附件...........................................................................................................................................71.目的为加强企业邮箱（以下简称邮箱）管理，规范邮箱使用，保证邮箱系统的正常运行，高效、规范地传递信息，体现公司优良形象，特制定本指引。2.适用范围本指引适用于XX总部及下属分子公司。3.职责3.1信息技术部3.1.1制定、发布并不断完善本操作指引。3.1.2负责邮箱的维护。3.1.3协助和指导员工对邮箱进行规范使用和管理。4.主要内容4.1邮箱管理4.1.1所有办公室人员对外客户沟通，对内同事间沟通必须使用公司邮箱，不得使用外部邮箱。4.1.2新职员入职时，根据其沟通需求开通账户如：需要对外和客户沟通，需要和总部沟通，下属公司工作汇报内部沟通均可申请邮箱，由当地人力资源部/综合人员提交申请运管管理部设立邮箱；临时人员（如临时借调、实习生等）需要设置邮箱的应进行标识，如实习生表示成：姓名（实习）；基于安全考虑，外部到我司协助的人员一律不得设置邮箱，若有需要可自行申请外部免费邮箱进行工作沟通。4.1.3由于人事异动、岗位变动、工作调整等需要变更的，当地人力资源部/综合人员发送OA申请信息技术部及时做相应变更。4.1.4员工离职，当地人力资源部/综合人员发送OA申请将冻结其邮箱，确定不需使用后再撤销。4.1.5邮箱账号资源有限，信息技术部定期后台巡查，若连续60天未登录邮箱的将予以禁用，如需激活请通知运营部。4.1.6邮箱使用人必须遵守《计算机信息网络国际互联网安全保护管理办3法》和国家其他有关法律、法规、行政规章及公司相关管理制度。4.1.7邮箱使用人不得制作、复制、发布、传播任何法律禁止的有害信息。4.1.8邮箱使用人不得自己或允许他人利用邮件服务散布不受欢迎或未经允许的垃圾邮件（如广告等），也不得散发包含反动、色情或违反国家法律规定有害信息的电子邮件和信息。4.1.9违反以上规定，给公司和其他员工造成损失的，由该邮箱使用人承担全部责任，涉及到法律法规的，移交司法机关处理。4.2邮箱安全4.2.1设置密码不要与用户名、生日、电话号码相同，应字母大小写、数字进行混排，系统60天强制更换密码，邮箱账号密码和RTX相同，更改任意一方密码另外一方密码也随之同步变化。4.2.2不要将密码告诉其他人，特殊情况需要告之的，使用完毕及时更换密码。4.2.3在非本人专用电脑上，不要保存邮箱密码，在公共场合（如网吧等）使用邮箱后，必须点“退出”按钮退出邮箱，并关闭所有浏览器窗口。4.2.4在使用Outlook或Foxmail等代理软件时，应设置电脑锁屏密码，离开时锁定电脑。4.3邮件使用4.3.1需从提高信息交流速度和质量、减少信息垃圾的角度出发，恰当使用邮件，提高效率。4.3.2以下为不适用邮件的事宜：4.3.2.1即时通讯即可完成的事宜。4.3.2.2不需要审批，需要快速交流的事宜。4.3.2.3需要充分讨论的事宜。4.3.2.4比较紧急的事宜或者重大、需要当面授权的事宜。4.3.3以下情况为适用邮件的事宜：4.3.3.1按照业务流程需通过邮件完成的事宜。4.3.3.2具有备案性质的事宜。4.3.3.3需大范围传播的临时性信息：如红头文件、项目开发计划、公司快报、经验总结、更等。4.3.3.4需大范围传播的定时信息：如各部门工作计划、部门半月报、会议纪要等。4.3.3.5工作邮件发送范围4.3.3.5.1员工不得发送公司全体邮件。如因工作（如外出出差、休假知会等）需要发送的，可发所在部门全体及工作关系紧密人员。4.3.3.5.2确需发送全体邮件的，应经部门负责人及分管高管审核后发送至行政及人力资源部审核统一发送。4.4邮件说明4.4.1邮件类型分为：沟通、通知、请示、汇报、审阅、转发、温馨提示、会议纪要、意见征询等。4.4.2邮件内容包括：收件人、抄送人、主题、标题（根据邮件性质确定是否添加）、称谓、正文、签名、附件等。4.5主送、抄送与密送4.5.1主送是受理这封邮件所涉及的主要内容的人，是必须对邮件予以回复的人员，回复时间应在收到邮件两小时内，如无法及时答复也应回复确定时间。4.5.2抄送是对此邮件内容需要知情的人，如直接上下级、同一项目或部门成员、收件人直接上级等，抄送人不需回应此邮件，但有建议时可进行回复。4.5.3密送是对此邮件内容知情的，但又不需要体现出来的人，一般只在特殊情况下使用。4.5.4在添加相应人员时，应按职位等级从高到低或邮件内容的主要负责人到辅助人员的顺序进行排列。4.5.5请示性、审批性邮件最好主送一人，最多不超过两人，避免职责不清，通过后再逐级上报。54.6主题与标题4.6.1主题须清晰明确，应概括整个邮件的内容，便于收件人权衡邮件的轻重缓急，并分类处理。4.6.2邮件必须填写主题，凡没有主题的邮件，收件人未及时阅读或批复而造成的后果由发件人承担。4.6.3一封邮件只针对一个主题，不得在同一邮件内谈及多件事情，以便日后整理。4.6.4通知、汇报、审阅、意见征询等重要邮件，为表示文件的重要性，应添加标题，标题可与邮件主题相同。4.6.5标题可使用强调性文字或符号来突出表示，以便引起收件人注意，但应适度，尽量不适用敏感性字眼。4.7称谓选择4.7.1邮件开头要称呼收件人，既表示礼貌，也可明确此邮件对象，作为给出必要回应的人员。4.7.2如公司发文则使用“司全体”，多个部门则使用“各部门”，对管理人员则使用“姓氏+职务”，多位管理人员则使用“各位高管、部门负责人”，对个人则直呼其名即可，涉及多人时则使用“各位同事”。对外发文时应按职务尊称对方，不清楚职务，则应按商务礼仪称呼。4.7.3邮件的开头与结尾应有问候语，称谓后一般使用“您好”或“你好”即可，邮件结尾使用“祝工作顺利”或“祝身体健康”即可。4.8邮件正文4.8.1正文应简明