珠海市政工程竣工档案验收整理指南(试行上)

附：《珠海市市政工程竣工档案验收整理指南》（试行）《珠海市市政工程竣工档案验收整理指南》（试行）为提高我市市政工程档案管理水平，规范市政工程档案形成、收集、整理、验收、移交工作，根据有关法律、法规、标准、规范和有关规定，特制定本《珠海市市政工程竣工档案验收整理指南》。一、基本职责（一）建设单位职责1、工程文件的形成和积累应纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。2．在工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，应对工程文件（含电子文件）的套数、费用、质量、移交时间等提出明确的要求。3、建立健全图纸更改、补充制度。更改、补充图纸，必须履行审批手续。负责组织编制竣工图，也可委托其它单位。4、负责组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程文件的形成、积累和立卷归档工作；也可委托监理单位监督、检查工程文件的形成、积累和立卷归档工作。5、收集和整理工程准备阶段、竣工验收阶段形成的文件，并应进行立卷归档。6、收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程档案，对工程档案的真实性、完整性、准确性负责，向城建档案馆出具电子文件质量保证书。7、在组织工程竣工验收前，先对照工程档案的要求对工程档案进行自检，自检合格后提请城建档案馆对工程档案进行预验收；未取得工程档案验收认可文件，不得组织工程竣工验收。8、对列入城建档案馆接收范围的工程，工程竣工验收后3个月内，向城建档案馆移交一套完整的符合规定的工程竣工档案（含电子档案）。9、接收和保管其它未列入城建档案馆接收范围的档案。10、委托专人负责工程档案预验收、工程档案归档移交和办理原件存档证明。（二）勘察、设计、监理、施工单位职责1、将工程文件的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。2、建立健全图纸更改、补充制度。更改、补充图纸，必须履行审批手续。3、将本单位形成的工程文件立卷后向建设单位移交，并对本单位形成的工程档案的真实性、完整性、准确性负责。4、建设工程项目实行总承包的，总包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案，并及时向建设单位移交；各分包单位应将本单位形成的工程文件整理、立卷后及时向总包单位移交。建设工程项目由几个单位承包的，各承包单位负责收集、整理立卷其承包项目的工程文件，并应及时向建设单位移交。（三）城建档案馆职责1、城建档案馆应对工程文件的立卷归档工作进行监督、检查、指导；2、在工程竣工验收前，对工程预验收文件进行审核；审核合格后，出具工程档案预验收合格证。3、审查和接收建设工程竣工档案，对已经归档的工程竣工档案向建设单位出具城建档案移交书。4、对已经归档并符合要求的工程竣工档案，向建设或代建等有关单位出具档案原件存档证明(档案部门确认的复印件与原件同等效力）。二、归档要求(一)质量要求1、归档的文件应为原件。2、工程文件的内容和深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。3、工程文件的内容必须真实、准确、完整，与实际相符。4、所有监理、施工和竣工验收用表均应按《广东省市政基础设施工程施工质量技术资料统一用表》的要求用专用软件编制，因工程情况特殊《统一用表》没有的表格可使用自制的表格编制。5、工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。6、工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。7、工程文件中文字材料幅面规格尺寸应统一为A4幅面（297㎜×210㎜）,小于A4的应用A4白纸衬托，不得用有字纸张裱贴，注意左边留出装订边（竖向，一般2cm)。图纸宜采用国家标准图幅；不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》（GB/10609.3-89）统一折叠成A4幅面，图标栏露在外面。折法详见附件。8、工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。9、竣工图的编制必须按照国家建委1982年[建发施字50号]《关于编制基本建设竣工图的几项暂行规定》和相关规范的要求执行。竣工图必须真实、准确、完整，与实际相符。⑴工程无变更或变更较少时，可在原施工图上修改后并在施工图加盖竣工图章作为竣工图；⑵竣工图应保留原设计单位出图章；⑶凡结构、工艺、平面布置等重大改变，或变更部分超过图面1/3的，须重新绘制竣工图，在图纸目录上注明原图作废，代替原施工图，并按竣工图要求补齐签章。施工图需要重大修改时，应按有关审图要求重新审图。10、所有竣工图均应加盖竣工图章及档号章。竣工图章上的单位名称可以刻制固定，个人签名必须用黑色或蓝黑墨水手签。档号章内容由归档部门填写。各种印章均应使用不易褪色的红印泥，盖在图标栏附近空白处。不得覆盖原有图纸上的图形文字和图标栏。5015竣工图章样式如下：（单位mm）档号章样式如下：（单位mm）11、不装订的文件均应加盖档号章。12、地质勘察文件应有审图部门盖章审核。（二）电子档案质量要求1、建设工程电子文件应以单位工程为单位形成上报文件，同一单位工程的电子文件应统一在同一文件下一起上报。一个工程项目由多个单位工程组成时，每个单位工程的电子文件应单独整理立卷，同一保管单元（或同一案卷）内电子文件的组织和排序应与相应的纸质文件相同。2、电子文件的内容应与相对应的纸质档案原件完全相同，且图竣工图施工单位编制人审核人技术负责人编制日期监理单位总监现场监理分类号案卷号件号15750777780像清晰、完整、不偏斜、不失真、不漏页。凡能够提供电子文档的文件应移交电子文档，不能提供电子文档的文件应提供扫描件。提供电子文档的，其所有签章均应与纸质档案一致。3、电子文件应按照要求格式制作。目前认可的文件格式有：DOC、TXT、XLS、PDF、JPG、TIFF、GIF、JPEG等。其他格式形成的文件，均应转换成以上的格式。4、电子档案在移交时，移交单位应向接收单位出具《电子档案质量保证书》。5、电子文件的载体或装具上应有封面和目录，封面的内容及格式应符合《建设电子文件与电子档案管理规范》（国标CJJ/T117-2007）中附录B、D的要求。6、同一工程的电子文件及其著录数据、元数据、各种管理登记数据等必须存储在同一载体上。7、电子文件的存储载体应设置成禁止写操作的状态。电子档案的载体应采用一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。移动硬盘、优盘、软磁盘等不宜用为电子档案长期保存的载体。8、与建设电子文件的真实性、完整性、有效性、安全性等有关的控制信息（如电子签章信息等）必须与电子文件一同收集归档。9、应保证移交的载体的安全性。移交的载体应无病毒、无划痕。10、扫描件的质量要符合以下要求：（1）扫描模式可采用黑白二值、灰度、彩色三种模式。一般文件、图纸，页面为黑白两色或蓝图，并且字迹清晰、不带插图的档案，采用黑白二值模式扫描，清晰度较差的采用灰度扫描。带有有色标记且必须保留其色彩的，如批文、证件、红线图、合同中的盖章页，地质报告中的盖章页、彩色照片等，应采用彩色模式扫描。（2）扫描的电子文件，分辨率应为200dpi，黑白扫描的灰度采用256灰阶。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。（3）扫描时对图像页面中出现的影响图像质量的杂质，如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循在不影响可读度的前提下展现档案原貌的原则。（4）采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。（5）扫描文件的大小一般小于2M为正常值。大于2M的文件应进行压缩处理，压缩后的文件应保证其清晰、完整、不失真。（6）对大幅面档案进行分区扫描形成的图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。（三）、组卷方法1、立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。2、一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷。工程文件可按划分为工程准备阶段文件、地质文件、监理文件、施工文件、竣工验收文件、竣工图和声像及电子文件七部分。3、工程准备阶段文件可按项目、阶段或单位工程等组卷。4、地质文件按勘察单位形成的文件单独组卷。5、监理文件可按项目、单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；同一工程不同监理单位的监理文件应分别组卷。6、施工文件按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷。7、竣工验收文件可按项目、阶段或单位工程等组卷。8、竣工图可按单位工程、专业组卷。9、每卷文件不宜过厚，文字材料一般不超过20㎜，图纸每卷不超过40㎜。10、案卷内不应有重复文件，几个单位工程共用的文件只要一份原件，不同载体的文件应分别组卷。11、文件材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，主件在前、附件在后的顺序排列。12、图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。13、既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料在前，图纸在后。（四）案卷的编目和装订1、卷内文件均有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号从“1”开始。2、页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面编写的文件，正面在右下角，背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角。3、成套图纸或印刷成册的科技文件材料，自成一卷，排列顺序和内容均没有变化的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码和目录；如有变化、无目录的均需重新编写目录。4、案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页码。5、装订前必须剔除金属物。6、案卷可采用装订和不装订两种形式。文字材料必须装订，图纸可不装订。既有文字材料又有图纸的案卷应装订。装订采用棉线绳三孔左侧装订法，装订线位置距左侧15㎜，在案卷背面打活结，装订要整齐、美观、牢固，便于保管和利用。（五）卷内目录的编制要求1、序号栏以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注。图纸一张图纸即一份，文字材料一份可多页。2、责任者栏填写文件的直接形成单位和个人。有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”字代替。3、文件编号栏填写工程文件原有的文号或图号。文号一般写发文号，没有的可不填。4、文件题名栏填写文件标题的全称，没有的可根据内容填写。5、日期栏填写文件形成的起止日期，竣工图应填表写竣工图章上的日期。6、页次栏填写文件在卷内所排的起始页号，最后一份文件填表写起止页号。7、卷内目录表排列在卷内文件首页之前。8、卷内目录应用70g以上的白色书写纸制作，幅面统一采用A4幅面。（六）案卷封面的编写要求1、卷封面的内容应包括：档案号、档案馆代号（以上两项由档案馆填写）、案卷题名、编制单位、起止日期、密级、保管期限、共几卷、第几卷。2、案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件的内容。案卷题名应包括建设单位、工程名称、地址、专业名称、卷内文件的内容。3、编制单位应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者。一般来说，工程准备阶段文件和竣工验收文件填建设单位；勘察、设计文件填勘察设计单位；监理文件填监理单位；施工文件填施工单位；声像文件填建设单位。4、起止日期应填写案卷内全部文件的形成日期。5、保管期限分为永久、长期、短期三种。6、密级分为绝密、机密、秘密和内部四种。7、各类文件的保管期限和密级详见附录。8、案卷封面用70g以上的白色书写纸或牛皮纸制作（交城建档案馆的封面要求为100g以上牛皮纸），牛皮纸尺寸为：文字材料封面297×280mm，图纸封面297×490mm。（七）卷内备考表的编写要求1、卷内备考表写需要说明的问题，主要标明卷内文件的总页数、各类文件页数（照片张数），以及立卷单位对案卷情况的说明，页数须是阿拉伯数字。如文件完整，应给予评价。2、卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后；3、卷内备考表应用70g以上白色书写纸制作（交城建档案馆的封面要求为100g以上牛皮纸），文字材料备考表用A4幅面，图纸备考表以内封面的封底内侧作备考表（图纸封面尺寸见封面的编写要求）。三、预验收及归档移交方法1、在竣工验收前，由建设单位、施工单位和监理单位先