进出口贸易作业标准化手册

昌辉矿业集团企业管理内参资料第二章进出口贸易作业标准化手册一、进出口贸易作业标准化手册(范例A)□准备工作营业助理复查上次该客户当面所交代或离京后来电或来函所应办工作是否已完成，如未1.营业助理对客户所寄来拟在台仿制的原样品，如需准备(CｏｕｎｔｅｒSａｍｐｌｅ)或报价、确认样品、印刷盒、纸套、标纸、标头、陈列箱、说明书等资料，应立即准备2.3.营业助理应客户所需，代订饭店房间，并于到京前一天应再与饭店联络，不可有误。4.营业助理须通知装押助理，最迟于客户来京前一日备妥OOL(Oｕｔｓｔａｎｄｉｎｇｏｒｄｅｒｌｉｓｔ)5.如需采购部有关科长配合准备工作者，营业助理应即与其联系协调妥善，对大客户来□客户当日工作12小时与航空公司机场办事处联络班机确定到达时间。必须提早5分钟抵达机场或饭店将客人23□客户来公司当日1.2.3.□客户接洽业务1.2.经客户挑选的有兴趣产品，营业助理应立即记录详细资料及产品编码、规格、包装明细、材数、最近工厂价格。如有必要，可与有关科长协调报价。如客户系以C＆F或CIF条件采购者，应即计算所拟报单位数量的运费，如该产品客户前曾购买者，则应记录前次厂价3.与客户洽谈中，对报价及客户所特别要求的规格、形态、大小、尺寸、厚度、结构材料、颜色、包装、质量、订购数量等营业助理均应详细列入记录，必要时画上该产品草图。4.如客户当日未能决定采购，须待数日继续洽谈时，营业助理应将所挑选出来的样品，昌辉矿业集团企业管理内参资料留条嘱咐样品室有关人员暂保留于业务洽谈室架子内。以免下次洽谈时重复挑选。(保留期限不得超过一星期)5.如客户不予洽谈或已洽商完毕之样品，营业助理应立即嘱咐样品室有关人员归还原6.客户如有任何询问应即查核答复，如不能即时答复，也应向客户说明原因并告以何时7.□整理O／C1.应客户需要，将洽谈中有兴趣的产品，营业助理与采购有关科长协调整理报价单，经2.客户订购产品，营业助理应于客户离公司的当日或限期内将O／C单项总价及全部总价底稿整理妥当，呈主管经理核阅后，按O／C所需份数多加二份。如系C＆F或CIF时，O／C3.营业助理，应立即核对O／C是否与底稿相符，如有错误即自行修改确实无误，然后抽出一份O／C4.所有寄境外信件，O／C或其他一切文件须由营业助理核对，并在寄出之份上经理签名处旁签名，日期，送交主管经理发出，但报关文件由营业助理于结关前自行核对单价数量，□开境内订单时营业助理应时常查核自存之O／C，并尽快请主管经理会同有关采购科长发出境内订单，并在存档O／C及资料卡或PｒｉｃｅLｉｓｔ上注明承制工厂、厂价、境内订单号码及日1.(1)(2)(3)2.如境内订单上数量、价格、包装、规格、唛头有变更时，即发出“订单更改通知”，3.如系将境内订单改开给另一工厂，则应于境内订单留底联、验货联、装运联上注明“本订单系原订单××号重开，原订单作废”，并于存档O／C联及资料卡或PｒｉｃｅLｉｓｔ上更改境内订单号码、日期、承制厂商名称价格，但在工厂联及签回联上绝对不可注明该4.KR－1021(此为改开订单号码)K－1021(此为原订单号码)5.需熏蒸6.如系纺织品的订单，亦应于订单上注明需办q7.8.订单一个ITEM在US＄5000以上，营业部科长在时一定要让科长签字，才能寄出，如科长不在而急于寄出的订单由营业部自行决定此订单是否要由科长签准才寄出，但如未经科9.凡向工厂催货(包括配件及印刷品)一切成败的责任由营业助理负责，但装押助理协助昌辉矿业集团企业管理内参资料□开妥境内订单1.境内订单开妥后，须校对与O／C2.(1)(2)(3)装运联连同O／C(4)签回联逾10天工厂未自动签回时，由管理中心筛选，如该订单单项金额超过US$2000元或8万元以上，通知有关副(助)理或外务员负责签回(如金额未超过以上金额不必硬性签回)，如超过美金5000(5)管理中心收到签回联时，核对单价、数量后，如签回联上有更改部分，应由管理中3.营业助理收到出货样品时，须详查出货样品的质量规格是否符合客户要求，如符合则呈阅主管经理后将出货样品自行保管，否则即刻请示主管经理如何处理，验货联由主管经理(1)(2)4.工厂收到订单要求承办助理改价，须由经理决定索取样品客户未订购，但要求样品的项目应请示主管经理会同采购有关科长向何家工厂索取样客户已订购者，应按O／C3.4.重要样品如在限期内仍未收到回音时，应即填写“重要样品逾期追问单”，交有关采5.对外务人员交办的事项，应随时督促如期完成，如有任何困难时请示主管经理处理。6.收到工厂样品后应立即详细检查是否完好无缺，如有规格不符或损坏应速通知工厂重7.向工厂索取样品时，要注明该工厂产品的编号，如无工厂编号，须附上草图或相片。8.9.外借样品申请单上一律附上2310.内借(暂借)11.凡一个ITEM拍成一张的相片均以23(1)旧样品一律由营业部直接向工厂或外务员索取，若无法取得，请科长提供资料，由(2)①客户送来的样品(图片)②客户送来的样品(图片)□寄样品给客户依收到工厂所寄来的样品上，贴妥本公司标签，写上ITEMNO1.如以海邮(SEAPARCELPOST)或空邮(AIRPARCELPOST)寄出者，应打收件人地昌辉矿业集团企业管理内参资料址、姓名、电话、标签及SAMPLEINVOICE五联，在第四联上签名及注明日期交包裹组寄出，(1)如样品数量过多或价值过高，而交涉仍需付样品费者，应于SAMPLEINVOICE上注明SAMPLECHARGE(2)每三个月依自存的第五联SAMPLEINVOICE清理客户未寄来样品费邮费或其他费用，打DEBITNOTE(3)寄境外包裹，由各助理自行包好，装入箱内。并将有关文件附入箱内，交办事员寄(4)如寄出SAMPLE有需办出口配额(qｕｏｔａ)2.如以航空货运方式寄出，应打SAMPLEINVOICE六联单价打上虚价(不实之价格)第一联于样品寄出后随函寄给客户，第二联由航空货运公司签名后交秘书室收发人员归档。第三、四、五联于押汇科长处盖公司负责人章及发票章，交航空货运公司，第六联自存。收到航空货运公司提单应即核对航空运费，客户地址及班机是否正确，如有错误，应即通知航空货运公司更正。将航空提单其中一联交稽核，以便每月由稽核与航空货运公司计算佣金时核对，其余交秘书室3.客户来电来函来样品1.2.收到客户寄来拟在京仿制的样品，或寄来的目录相片，其开发报价等，应立即请示主3.主管经理外出时，营业助理应在自己能力范围内所能办理之事先行处理，等主管经理返公司后，再呈报处理经过，如系紧急事项，应设法与主管经理取得联络，以便迅速处理。□须经确认的样品、印刷品1.如境内订单上载有样品、印刷盒、纸套、标纸、标头经境外客户确认通过后，立即以公司印妥之表格，寄交工厂及有关外务员，留底一份交装押签收，并在原境内订单装运联上2.□1.如非专案订单因订购数量小或外务员忙碌，或因地区偏远无法前往承制厂商验货或因承制厂商质量差，外务人员不能决定可出货时，外务人员来电或来函通知营业助理应即请示2.营业助理因解决重要问题须前往工厂时，应填出差申请表返回公司后凭出差报告表，3.所有订单的验货联均由管理中心直接寄交外务员，以便协助催货，如助理需到仓库验□申请境外(内)佣金赔偿1.营业助理填妥申请书，送呈主管经理、总经理签名核准送交押汇科长，如赔偿须扣工厂者于其表上注明并另填写扣款单一份交会计，一份交稽核，一份交采购科长，一份留底，以便工厂清款时扣除，如系亲交来京的客户，须备妥收据及护照影本送交会计制单(申请书为四联，其中一份留底)2.(1)(2)昌辉矿业集团企业管理内参资料3.□1.2.收到工厂新样品，呈阅主管经理后，应附厂商住址、电话及负责人姓名及价格资料即3.4.有秘密样品(专利或只能卖给专门客户)不可随便陈列样品室。其订单及样品函的科长5.如需向资料中心借出样品时，应填写“样品外借申请单”连同彩色照片呈总经理核准6.如有不可陈列的印刷盒，由承办助理于出货SAMPLE上注明“不可陈列”字样，先交□注销境内订单1.营业助理向装押助理签收“营业部订单货款支付核准单”须详细核对单价、数量及扣款事项并作付款记录后交管理中心核对，无误后签名呈阅经理，并将原境内订单留底上予以2.凡有退关税或退货税的工厂在未结关前清款一律保留50％(包括送仓库货)。如工厂□接到O／C与境内订单装押助理收到由营业助理转来的O／C与境内订单时，应核对O／C与境内订单上包装、数量是否完全相符，如发生错误或有疑问时，应立即与营业助理协调或请示主管经理如何处□签收L／C1.押汇科长收到L／C后，即影印一份送交营业经理签收，再转交营业助理核阅并在存档之O／C上登记L／C号码，S／D、V／D以及金额后，交装押助理。(Vａｌｉｄｉｔｙｏｆｄｅｌｉｖｅｒｙ)2.L／C(1)收到L／C(2)收到L／C当天时，如距有效日少于30(3)通常L／C(4)如本地无直接船可到达的港口，需看L／C是否可以转船，如不可以(5)(6)核对交易条件系为FOB、CIF、C＆F(7)L／C(8)有无规定整(9)如同一客户有数张L／C(10)如L／C直接由境外客户寄来，而未经银行登记，须即请示主管经理是否送银行核(11)如远期付款之L／C(12)□装船通知单昌辉矿业集团企业管理内参资料1.依照境内订单的规定交货日期1个月至1个半月前开始作业，由装押助理按外勤人员第二、三联：(1)寄有关外务员，在第二联上填妥确定出货日期、净重、毛重、体积、未能如期交货原因后寄回经理，再交装押助理协调安排出货。(2)如每一ITEM超过美金5千元者，第二联交有关科长，第三联仍寄第一联2.如境内订单规定收到L／C后才通知生产者，收到L／C当日即发出装船通知单上注明“L／C已收到”船期通常以S／D期限前三星期为宜。(弹性应用)(ｓｃｈｅｄｕｌｅｄｅｌｉｖｅｒｙ)3.如境内订单规定须等样品确实通过才生产者，当收到客户确认或回电时，由营业助理填写确认函交工厂，并将留底联交有关装押助理签收，并在境内订单装运联上登记后，再交4.如出口美、日地区，应将经济部商品检验局的原料来源加工处所切结书空白数份填妥，可随同第一联装船通知单寄往工厂或交外务员盖章填写后寄回，以便向“经济部”商品检验5.需确实注意出口货品是否含有须办冲退税进口零件，协调报关行后与有关工厂办理手□催货1.送货柜场之装船通知单发出后一星期内如无回音交货，应立即会同营业助理向工厂或2.退税资料寄回本公司时，应先告知工厂填写承办人姓名，否则经常很多助理有同一家工厂的货，退税资料往往□收到仓库送来的进货单1.装押助理收到进货单应立即核对所列之唛头、数量、包装情况是否与境内订单符合，2.收到进货单后，需通知助理前往仓库验货，并制订“营业部订单货款支付核准单”。3.签订S／O1.2.向拟装运之船公司或报关行查询是否确实签到S／O(ｓｈｉｐｐｉｎｇｏｒｄｅｒ)3.4.打S／O时须查核是否每张均打，如有漏打，应立即补上，以免报关行在船公司重打，昌辉矿业集团企业管理内参资料5.签S／O6.如装整台货柜时，货物实际重量不可超过船公司所规定的重量，如超过时应立即请示□结关前1.如由仓库装货柜出货者，应提前将出货明细表一份交仓储科科长，以便送货(货未到尚未验货，应在明细表上注明)2.如由仓库出卡车者，须在结关前二天将出货明细表交押汇科长，以便及时通知卡车，3.须密切注意仓库出货时间、车号、唛头、数量及送货地点，等确定时应立即通知报关4.于船期结关前一日，确定出货明细表之正确项目、数量，如所出之货有配件印刷工厂5.打PａｃｋｉｎｇLｉｓｔ六份，并于其中三份抬头改成Iｎｖｏｉｃｅ并于其上注明每家工厂正确全名，统一编号、发票号码，交营业助理核阅。并填写出口登记本四联，第二联(财务)连同PａｃｋｉｎｇLｉｓｔ三份和Iｎｖｏｉｃｅ二份送交押汇科长盖章后，连同退税资料交报关行，一份交会计科长，其中另一份I6.出口登记本上所列规定送件日期及预计入帐日期，应填写结关后七天，如有延误应写7.送货当天早上必须联络工厂确定出货时间，卡车号码及到达时间，等确定时立即通知8.