行政费用管理办法

桂林市交通投资控股集团有限公司行政费用管理办法一、管理原则为加强集团公司行政费用管理、控制不合理费用开支，保证合理、有效的使用公司资源、杜绝浪费现象，进一步提高行政办公水平，提高经济效益，特制定本办法。公司行政费用管理通过预算管理、定额管理和行政管理三种方法。除公司特别审批的项目外，严禁先开支，后报销。所有报销的原始凭证不得涂改，如有涂改，在报销时扣除该费用金额。报销流程严格参照财务管理部报销流程。二、适用范围本管理办法适用于桂林市交通投资控股集团有限公司集团机关及各子公司，分公司参照执行。三、行政费用预算管理为高效地控制、节约行政费用支出，对维持各单位正常运作而必须开支的非生产性支出实行预算管理。（一）行政费用范围行政费用的范围具体包括：业务招待费、办公费、低值易耗品摊销、差旅费、交通费、公务车费、修理费、水电费、通讯费、印刷费、其他费用等。（二）各部室、子公司行政费用的预算审批1、各部室、子公司根据下一年的工作计划及行政预算，制定本单位编制内人员的行政费用预算计划，报集团行政事务部审批，各单位根据审定数对人员编制和行政费用预算计划进行调整，并上报集团行政事务部备案。2、正常情况下，无计划不开支。如有特殊、紧急情况（工程项目、审计等）需超计划开支，必须由开支部门提交申请，经部长、分管副总、财务部长、总经理签字审批，再交行政部。2、最终审定的行政费用预算作为各单位绩效考核的指标之一，是对各单位进行考核的重要依据。3、根据实际经营状况，行政费用预算可以进行年中调整，按年度的审批程序批准后执行。4、各子公司下年度行政费用的预算在经核定属于定编范围内，根据编制人数及实际到岗时间制定。不属定编范围内，或属定编范围但其预算费用超标准的，一律报集团公司总经理审批，行政事务部备案。（三）行政费用执行规划1、经集团批准的人员编制计划和行政费用预算计划，由各公司行政部执行，行政费用实行事前控制与事后监控相结合。2、预算计划内，各单位行政费用支出控制原则：（1）对其负责控制的预算项目，不得超出批准预算的5%，如超过5%需获得集团的批准；（2）对其负责控制的费用项目，在年度总支出控制的基础上，年内累计各月总支出（不包括全年度）不得超过累计各月预算的10%；超出10%，需经过集团审批。（3）行政费用的报销应严格审批，层层把关。行政费用的报销应经过本部门负责人的审批和同级财务部门的审核。行政费用范围内未列入预算计划的项目，参照《财务管理制度》“超出年度预算的行政费用付款审批和支付程序”及“无预算的行政费用付款审批程序”执行。（四）行政费用监控规划各级行政部门对本单位和下属单位的行政费用的使用情况进行监控。各级行政部门每月25日前将下月行政费用预算表及说明、每月10日前将上月行政费用统计表及分析报集团行政事务部，最终由集团行政事务部向集团分管行政副总经理报送行政费用执行情况报表。行政事务部对各单位行政费用执行情况进行审计监督。四、行政费用定额管理及行政管理（一）业务招待费1、范围：招待费是指招待客人而产生的的支出，包括用餐、购酒、旅游景点门票等。公司业务招待费开支范围只限于公司经营活动中因工作需要招待客户所开支的项目，集团机关采用预算管理和行政管理相结合的办法；各子公司实行预算管理和定额管理相结合的办法。2、标准：（1）部长及以下级别管理人员外出工作餐标准：10元/人。（2）业务招待费额度控制比例：2015年业务招待费的费用收入比同比下降0.15‰（2014年数据见《行政费用明细表》），实际完成数按计划数同比例增减。3、开支流程及要求（1）招待费用发生前，采用口头或书面的形式填写《业务招待费用申请表》（见附表一）向行政领导提出本次费用计划（特殊情况可事后补办，如副总及以上领导特批、出差等），无论金额大小都必须提交书面申请，申请内容包括：①事由②参加人数③发生次数④预计金额。（2）在公司指定签单招待餐馆就餐的，经有签单权的负责人同意后，事先报餐，就餐完毕由授权负责人签字确认。财务人员对转来的无签单权限的人员签署的就餐结算单据不予承认。（3）招待费报销须附《业务招待费申请表》，无此表财务作退回补办相关手续处理，出差期间的招待费须与差旅费同时报销。（二）办公费:办公用品及低值易耗品摊销1、范围办公费是指公司内各单位办公文具、办公家具、办公通讯器材等（包括打印纸、文件袋、胶水、透明胶、钉书钉、水性笔、笔芯、便签、软、硬皮笔记本、复写纸、标签、橡皮、修正液、荧光笔、回形针、图钉、大头针、直尺、刻刀刀片、剪刀、蝴蝶夹、订书机、舌扣袋、塑料资料袋、文件夹、文件盒、电脑插座、笔筒、纸杯托、印台、计算器、白板、抽杆夹、起钉器、档案袋、电话线、电话机等）的购置费用。低值易消耗品摊销包括墨盒、色带、碳粉等耗材，电脑配件和低值打印机（500元以下）等价格较低且易消耗的物品。2、标准办公费实行定额管理与预算管理。人均办公费用标准为20元/人/月，超过数额或购买大额物品需提交书面申请，并由部长、分管领导、财务部长、总经理签字审批。3、开支流程及要求（1）机关各部室每月20日前上报下月办公用品计划。（2）公司办公用品由行政部门在预算额度内按需求购买、管理，办公用品购置实行定点采购管理。（3）行政部设专人对办公用品进行管理。办公用品采购审批程序：行政部部长审批审核，并经分管领导审批后到定点单位采购。（4）各子公司行政部应按月8日前将办公用品领用及费用分配表报集团行政部备案。（5）严禁公司内部各单位自行采购有关办公用品，否则，由此发生的费用，将不予报销。（6）行政部应建立领用大金额办公物品登记薄，做好办公用品的管理工作。（三）差旅费1、范围差旅费是指因公外出发生的各种交通费、住宿费、伙食费、出差补助等。差旅费实行行政管理。2、标准差旅费实行实报实销。出差补助按出差地点分为：平乐45元/天（仅发放给司机）、自治区内60元/天、自治区外80元/天。3、开支流程及要求（1）差旅费报销流程严格按照财务部要求执行：原始凭证到财务部贴单——经办人签字——部门领导签字——分管副总签字——财务部长签字——总经理签字——财务出纳处报销（2）因个人原因发生的费用均不得报销。（四）公务车费1、范围公务车费是指用于车辆的燃油费、停车费、过路过桥费、保养费、保险费、修理费等。公务车费实行预算管理、行政管理相结合的原则。2、标准公务车燃油费实行定额管理，机关3台和鼎翔1台公务车燃油定额180升/月，其余公务车燃油定额150升/月；集团及各子公司的公务车辆需到指定的铁西油库加油，不得私自到其它加油站加油。3、流程及要求（1）公务用车使用权限：①副总经理及以上级别管理人员直接向行政部门提出用车要求；②部长及以下级别管理人员用车需向分管领导提出申请，由分管领导通知行政部门派车。（2）因公外出以公交车为主，出租车费用不予报销，如有特殊情况，每次需总经理批准。（3）公务用车管理制度由行政部门拟定相应管理办法执行。（五）通讯费1、范围通讯费是指公司内各单位和相关人员安装、使用电话、移动电话费用补贴所支出的费用。2、标准及要求各子公司通讯费按照集团统一招标的通讯套餐执行。公司内各部门所属直拨电话、传真机电话费用由行政部进行管理。（六）其他费用1、范围其他费用包括购买矿泉水、桶装水、食品等费用。2、标准及流程（1）桶装水配额：6、7、8、9月（夏季）2人/桶/月；1、2、3、4、5、10、11、12月2人/3桶/2月。（2）瓶装矿泉水领用标准：部门接待一般情况使用桶装水，如需使用瓶装水，需由部长向行政部提出用水要求；副总级以上接待可直接向行政部提出用水要求。（3）会议用水：①部门会议不提供茶水和瓶装水；②副总主持会议提供瓶装水；③总经理及董事长主持会议提供茶水和瓶装水。五、管理要求1、各部室及子公司每月25日前将下月资金计划报集团行政事务部审批。2、子公司每月8日前将上月行政费用开支明细表上报至集团行政事务部。桂林市交通投资控股集团有限公司行政事务部2015年3月16日