财务管理制度及操作手册

xxxxx有限公司财务手册第一章资金管理制度第三节现金、银行支票及发票的管理制度§3.1现金管理制度一、现金的使用范围：1、临时支付职工工资。2、支付给个人的其它支出。3、出差人员必须携带的差旅费。4、1000元以下的采购用款及其它零星支出。二、现金的提取和使用：1、因采购物资借用现金必须凭经批注的采购单（第四联），填写相应的借款单据，并履行相应的签字手续。2、因非物资采购借款，要凭借款申请单填写相应的借款单据，并履行相应的签字手续。3、支付现金必须认真审核支付凭证或原始单据，保证现金的合理合法性。4、出纳员收入现金必须开具收据。5、提送10000元以上现款必须两人以上同行，保证安全。6、各种现金支出应有领款人签字。7、对于急需的借款，总经理不在时，财务部经理电话请示总经理后方可支出，在总经理回到公司后补签借款单。8、出纳员对超过15天未报销的借款单要查清原因，写在借款单背面，报告财务经理，并请财务经理在借款单上再次签字，表示已经了解未报销的借款单情况。出纳员将超过15天并经财务经理签字的借款单交会计作帐务处理。9、会计要每月负责对应收款项清理一次，清理结果报告给财务经理。三、现金保管：1、现金由专职的出纳人员负责管理。2、库存现金限额为20000元，超过库存现金限额的部分应当天存入银行。因特殊原因，滞留超额现金过夜时，必须经财务部经理批准。3、现金记录应使用“现金日记帐”和现金备查帐“，出纳员必须做到日清日结，帐实相符，帐帐相符。4、各部门不得私设小金库，一切收入必须入帐。5、不准白条抵库，私人借用公款，保留帐外现金。6、财务部现金应用保险柜保存，并应于保卫部门备案。保险柜应有专人保管。钥匙应随身携带，妥善保管，号码应保密，保险柜不用时应锁好，打乱号码。7、财务经理应随时抽查库存现金，以确保其准确无误。xxxxx有限公司财务手册§3.2银行支票管理制度一、银行支票的使用：支票是付款单位签发的通知银行从帐户中支付款项的凭证，适用于各单位之间的商品交易、劳务供应、资金调拨和其他款项的支出。支票分为现金支票和转帐支票。支票使用的具体规定为：（1）采购人员及其他有关人员领用支票必须出据经批准的采购单，并严格执行登记手续。（2）支票的结算起点为100元，提示付款期限为10天（从签发的次日算起，到期日遇节假日顺延）。（3）签发支票必须用碳素墨水填写，未按规定填写支票，被涂改、冒领，由签发人负责。（4）支票正面的签发日期必须用中文（汉字大写）书写，用阿拉伯数码填写的支票无效。（5）支票上的日期、收款人名称、金额大小写均不得更改，更改的支票无效。（6）出票人开空头支票或签章与预留印鉴不符的支票，开户银行将予以罚款。（7）支票领用人应在支票存根上签字，支票存根应牢附在记帐凭证上。（8）工商银行的支票应有密码号，要填写正确。（9）凡签发支票不能确定金额时，持票人需监督收款人填写支票金额，如出现多收款现象，由持票人负责索要或赔偿。（10）签发的支票，持票人需妥善管理，如发生遗失，需立即向财务部经理报告，由此发生的损失由遗失人负责赔偿。（11）采购人员及其他有关人员领用支票必须在3天内报帐，如遇特殊情况不能按时办理报帐手续时，需向财务部说明情况。凡未说明情况逾期不办理报帐手续的，财务部有权扣罚该人员工资。（12）支票作废必须及时加盖“作废”戳记，并与支票存根装订在一起。（13）签发支票必须填写日期、用途，规定最高限额，不得签发空头支票和远期支票。（14）现金支票只限出纳人员按规定从银行提取现金时使用，其它一概不许用。当天用现金当天签发。（15）出纳员签发转帐支票时，首先应了解银行存款情况，不得因存款不足透文。（16）出纳员办理银行结汇和不同开户行间资金转移等业务时，需预先得到财务经理和总经理的签字批准。（17）空白支票不得事前盖好章。支票、印鉴、密码、财务专用章由同一人保管，更不得同放一处，以免被盗或丢失以造成损失。（18）财务经理要在认真复核支票的抬头、金额、日期等项目的正确无误后，方可在支票上盖财务印鉴章。二、银行存款管理：xxxxx有限公司财务手册1、设置银行日记帐，随时逐笔登记帐目。出纳员设置支票登记薄，登记支票使用情况。2、会计及时与银行对帐单核对帐目，每月编制银行存款余额调节表，及时清理未达帐项目。3、出纳员随时掌握银行存款情况，每日填写银行存款日报单，及时向领导提供银行存款动态。资金借用流程说明涉及人员/部门流程说明公司文件申领人借款单/借款申请单采购物资需采购单第五联申领人借款单/借款申请单采购物资需采购单第五联申领人借款单/借款申请单采购物资需采购但第五联申领人借款单/借款申请单出纳员采购物资需采购单第五联出纳员借款单/借款申请单原始发票/凭证申领人合同/定货单入库单/付款通知书借款单/借款申请单出纳员借款单/借款申请单申领人采购物资需采购单第五联填写借款单部门主管签字总经理和财务经理签字出纳员付款出纳员登记备查帐还借款/办理报销手续注销借款单xxxxx有限公司财务手册提取备用金审核表F01当日库存已签字未付款的付现发票小额临时借款备用本次需提取备用金合计财务经理签字：公司负责人：不同开户行资金转移审核表F03转出行名称转出行帐号转出金额转出行余额转出日期主管签字：公司负责人签字：银行结汇金额审核表F02外币帐户种类结汇前帐户余额本次结汇余额结汇后余额结汇日期资本金户结算户主管签字：公司负责人签字：xxxxx有限公司财务手册TM—银行帐户日报单F04日期：币别帐户明细外币金额汇率人民币金额（帐存金额）电话查询确认的当日余额美元资本金存款-结算户存款（中行）-结算户存款（工行）-人民币合计制表人：xxxxx有限公司财务手册§3.3发票管理制度1、为了加强发票管理和财务监督，特制定本制度。2、本制度所称发票，是指购销商品，提供或者接受服务以后从事其他经营活动中开具、收取的收付款凭证。3、公司财务部根据国家税务总局制定的有关发票管理办法负责本公司发票管理。4、财务部依法办理税务登记，根据实际用量，定期向主管税务机关申请领购发票。5、申请领购的发票，要进行登记，按月向税务机关报发票领用存报表，认真保管好未使用空白发票，和增值税未用发票抵扣有关，加强发票保管工作。对于增值税未用发票，还应按税务机关的要求，每月月末最后一天进行验票，次月1日至10日进行折报税工作。6、销售商品提供服务，以及对外发生的经营业务收取款项，收款方应向付款方开具发票。7、财务部要确定专人负责开票。开具发票要按照规定时限顺序、逐栏，全部联次一次性复写如实开具。收款时要加盖单位财务印章，或者专用章，并填写开票人名及签章。8、任何人不得转借、转让、代开发票，不得拆本使用发票。作废发票必须加盖作废标记，粘贴在存根内，作废发票不得缺联。9、在税务人员检查时，必须接受税务机关依法检查，如实反映情况，提供有关资料，不得拒绝隐瞒。10、认真保管好未使用空白发票，防止丢失，使用前认真检查好联次是否缺损，严禁不按规定取得、保管、开具发票。11、本制度适用于增值税发票、销售专用发票、及其他一切发票。xxxxx有限公司财务手册第四节报销制度§4.1报销制度一、采购物资的报销1、采购人员及其他有关人员在购买物品后，需验收入库的，应及时交由库房管理人员入库，并开具入库单。采购人员及其他有关人员将原始发票/凭证、合同或定货单、入库单或付款通知单交到出纳员处。2、出纳员将原始发票/凭证、合同或定货单、入库单或付款通知单粘贴好，并审核单中的抬头、数量、金额等一致后，到财务经理和总经理处签字。3、报销签字条件权限：1）发票报销需有总经理级以上2人签字有效。2）根据采购单签字权限，总经理（李苏悦、刘文森）有权在所购物品的发票上签字。4、对于支票购买的物资，经理应在发票上签字表示批准报销费用；对于现金支付的费用，支出凭单要经会计复核原始单据和发票的一致性，再请经理签字批准报销在支出凭单上签字表示批准报销费用。5、出纳人员对于内容填写不全、手续不完备、不符合报销要求的单据，应将凭证退还经办人员，由其重新补办手续，或更正错误后再报销。6、出纳员确认签字完整后，方可支付现金、开出支票或核销借款单。7、对于有发票的款项开支票时要，要写清抬头、日期、金额等全部项目，会计方可盖支票章。二、费用的报销1、出纳员对需报销的原始凭据根据业务填写支出凭单，会计对支出凭单及其所附原始单据的内容一致性进行复核并签字。2、支出凭单交由主管财务的经理和总经理审批签字。3、对日常行政支出（例如：水费、电费，固定电话费办公费），需有主管财务经理签字方可报销。4、对于已有标准的费用，如差旅费、移动电话费、员工误餐费等，出纳员要核对其标准，会计应对有标准的报销凭单进行复核。经复核后的报销凭单，出纳员交由经理签字。xxxxx有限公司财务手册5、对特别支出例如：宴请招待费，礼品等，支出前要向总经理或副总经理请示（电话或口头），获得批准后方可支出费用，否则费用经手人应自己负担。在办理特别支出费用业务时，要有两个以上经手人，单独一人不得经办特别支出业务。取得发票后，经手人要负责请总经理或副总经理在发票上签名。总经理或副总经理的特别支出要经财务经理的批准，财务经理的特别支出要经总经理或副总经理的批准。经二两个以上经理批准后的特别支出发票，出纳员方给办理报销手续。出纳员应建立特别支出备查帐。6、出纳员对报销人的凭单进行审核，确认签字、报销标准、金额无误后，办理付现金、开支票、核销借款单等手续。7、按报销单金额支付现金后，登记现金备查帐。§4.2差旅费报销标准为严格费用管理，规范费用开支标准和范围，特制定本规定。xxxxx有限公司财务手册一、开支范围：公司员工因工出差而发生的费用及在市内交通费，例如：出差人员交通费，住宿费，伙食费及市内交通费等。二、方法：出差人员差旅费统一实行限额，住宿费，交通费在规定范围内凭票据实报实销，伙食补贴实行包干制，按出差实际天数计算。三、标准：（一）住宿费1、公司高级管理人员因公出差每人每日400元以内凭票据实报实销。2、公司中层管理人员因公出差每人每日260元以内凭票据实报实销。3、其他出差人员因公出差每人每日200元以内凭票据实报实销。4、凡参加会议，短期培训人员如当日不能返回，如果由主办单位统一安排，不在另行给予报销，如需个人自理，原则上遵守以上标准。5、如遇特殊情况，凡超过上述标准30%以内的情况，说明正当理由，经副总经理签字批准方可报销。6、其他超过上述标准的费用均由出差人员自理。（二）交通费1、交通工具标准：飞机火车船高级管理人员普通舱软卧二等舱其他人员硬卧三等舱2、其他人员因公出差如需乘飞机需报总经理或副总经理批准。3、市内交通费：因工作需要发生的市内交通费凭票据实报实销。（三）伙食补助xxxxx有限公司财务手册1、公司因公出差人员伙食补助按出差的天数计算。2、补助标准：高级管理人员：每人每日100元其他人员：每人每日60元3、凡参加会议，短期培训的均由主办单位统一安排，不在另行补助，如需自理本市内（可当日返回）每人每日午餐16元，如当日无法返回或前往外埠的遵守上述标准。四、其他：1、经公司总经理或副总经理批准，借出差之便就近省亲办事的人员，因绕道多开支一切费用由本人自理，同时不计出差伙食补助天数。2、出差人员出差期间，因浏览或非因工作需要的参观，一切费用自理。物资报销程序涉及人员/部门流程说明公司文件采购员原始发票/凭证合同/定货单入库单/付款通知原始发票/凭证出纳员合同/定货单入库单/付款通知原始发票/凭证出纳员合同/定货单入库单/付款通知原始发票/凭证合同/定货单入库单/付款通知核对粘贴：原始发票/凭证合同/定货单入库单/付款通知财务部经理发票签字xxxxx有限公司财务手册原始发票/凭证出纳员合同/定货单入库单/付款通知原始发票/凭证出纳员合同/定货单财务经理入库单/付款通知出纳员原始发票/凭证合同/定货单入库单/付款通知原始发票/凭证会计合同/定货单入库单/付款通知费用报销程序涉及人员/部门流程说明公司文件报销人原始发票/凭证出纳员原始发票/凭证支出凭单原始发票/凭证出纳员支出凭单报销标