通达OA流程使用说明

通达OA流程使用说明OA的英文释译为：officeanywhere，通俗的翻译就是任何场所都能办公的系统。OA系统与我们平时使用的QQ是一样的性质，只要有网络即可办公。为了更好让大家了解OA，让OA能更好的服务于我们，使OA能够普及化，特编制了本说明书，本说明书只是针对我们公司相关流程使用情况而编制，若有不尽之处，请各位同事指正！OA分为十二个大的模块，分别为：个人事务、工作流、行政办公、知识管理、人力资源、档案管理、CRM2010、项目管理、交流园地、公文管理、附件管理、系统管理。各个模块内容里有不同的工作流程，员工们可根据自己要交办的工作使用不同的工作流程。一、工作流1、电子邮件电子邮件在OA系统中具有内部进行邮件交流的功能，下图显示的是邮件发送、编写、查看方式当邮件发送出去后，在“已发送”中可以看到该邮件的发送状态，包括对方未阅读“”、对方已阅读“”和对方已删除“”三种状态。其中，对于收件人没有查看的邮件，发件人还可以编辑修改或删除。所有邮件都可以导出“.eml”和excel格式备份，对于对方已经删除的邮件无法再实现编辑。点击“再次发送”，则进入邮件编辑状态，并可以重新发送。收件箱中能看到邮件的主题、状态、重要程度和附件等信息（附件信息必须要在邮件查阅完毕后才能显示出来），状态显示了新邮件和已读两种状态，重要程度则是发件人选择，在此处可见。邮件查询提供对内部邮件的查询，可以通过邮箱、邮件状态、时间、主题、内容以及附件所包含的关键词进行查询，其中内容最多可以选择三个包含关键词，如下图所示：2、内部短信发送内部短信的界面如下，在“收件人”中选择添加系统的人员名，在“短信内容”中输入将要发送的短消息内容，如若需要作为预定时间发送信息，则可以修改短消息发送时间，系统将在员工指定的时间将消息发送出去。收信人很快可以收到短信，其屏幕上会弹出一个提示窗口，提示查看短信，收信人如果已看过该短信，点击“已阅”则不再提醒，可直接在下面的输入框中回复，点击“查看详情“则可直接进入短信链接页面。点击“组织“栏可以看到所有在线员工的列表，鼠标悬停在某个员工名字上就会出现短信和邮件，可方便的给该员工发送短信。3、公告通知此模块下的公告通知只有查询功能，能对自己接收到的公告通知进行查询，方便员工对自己的公告进行管理。公告通知的查询，能查询到自己权限范围内的已终止和未终止的所有公告。此模块下的“公告通知”是“公告通知”的查看功能，发布公告通知的方法见“公共事务”下的“公告通知管理”。进入公告通知查看页面，可直接以公告通知的类型或者发布时间为条件进行查询，或直接点击链接。收到通知时，在桌面上会弹出一个新通知的提示，点击进入公告通知查看页面。点页面中的公告标题，可看到通知内容。在左下角有“快捷操作”，可直接标记所有公告为已读状态。公告通知查看时能看出最后编辑时间，有“公告通知管理”这个模块权限的员工，进入公告的查看后会出现“转发”按钮，点此按钮可直接进入编辑该公告，并重新选定发布范围。对于没有阅读过的公告通知，标题后会有个“new”标记。对于带附件的公告，若附件设置为允许下载，将鼠标悬浮在附件上，则可以看到“转存”选项，将文档转存至个人文件柜。如果附件为Office文档，点击“阅读”则直接打开文档可以实现阅读。4、新闻此模块下的新闻只有查询功能，能对自己接收到的新闻进行查询，方便员工对自己的新闻进行管理。新闻与公告比较类似，如下图为所显示的已经发布的新闻，新闻具备评论功能（评论是否可以匿名发表，由发布该新闻的人设定），点击量和个人所发表的评论都可以查阅。5、日程安排日程安排可以日、周和月历的形式显示在界面上，如下图周列表，将每日自7点到23点以表格列出，点击“新建”可新建日程事务和今日日志，也可双击在每日空白处，可直接新建该时间段的日程安排。点击“新建”，进入日程安排管理界面，选择要新建的日期，可以新建该日的工作或个人事务。有三种查看日程的方式：在页面的右上角。在“我的任务”下点击“新建任务”，进入日程安排管理界面，选择要新建的日期，可以新建该日的工作或个人事务。如果选择“个人”，则该事务在员工日程安排查询中就查询不到。查询员工日程安排功能在“行政办公”——“日程安排查询”。在“我的任务”里，可建立个人工作任务，并以不同颜色标识其重要性。如图：；可设定该任务的个性状态，并设定任务优先级，任务应该是有起始时间与结束时间，任务也可以进行编辑，标注完成情况和当时时间。员工可以制定周期性事务，并采用短信提醒，对于长期从事的相同工作，可以避免每日的重复设置，方便每个员工的使用。（如下图）日程安排查询功能是对个人在一段时间内的日程安排的查询与统计，并可以将查询结果导出为EXCEL。6、工作日志工作日志是非常实用的记事工具，可以进行文字、表格、图形的混编。日志可以用模板新建，也可以快速查询，并且日志可以实现人员之间的共享和点评。（可用已定义的模板）（1）点击“新建”可新建当天的日志，每天可记录篇日志，分为工作日志和个人日志，个人日志在“员工工作日志查询”模块中是查询不到的。新建工作日志时，可自定设定共享范围。（2）“最新”列出了最近的10篇日志，日志以列表的方式按时间排列，每个员工可以编辑自己的日志内容。在日志中，可以方便的看到目前该日志是否有人做过点评，可以点击点评的内容。日志可以由别人点评，点评者必须是角色权限高于本人，并管理范围包含本部门的人员，每个员工可在“最新点评”中看到近期有人做过点评。（3）“日志查询”可以迅速找出符合条件的日志，最多可以输入3个关键词，系统进行模糊查询，找出所有符合条件的日志，并可导出为EXCEL格式。7、通讯簿通讯簿具有分组、按姓氏索引，导入、导出等功能。（1）管理分组点击左边的“管理分组”，则在右边显示管理分组的页面，可以对分组进行编辑、删除、添加和打印操作，方便对通讯簿的使用、来之不易和携带。如下图：（2）索引（按姓氏）点击任意索引，则列出姓氏拼音以该字母开头的所有人员的列表，如下图：（3）联系人分组可以编辑、删除、新建以及查看联系人的详细信息。如下图：（4）查找（关键字）输入关键词，系统进行模糊查询。8、个人文件柜“个人文件柜”用于存放自己的文件。每个员工先建立自己的文件夹，然后在文件夹里增加文件。个人文件柜具有对文本和WORD文档全文检索、文件和文件夹移动等功能。个人文件夹中，对于有些文件夹，可以设置成为共享文件夹。设置共享文件夹的方法是，选定一个文件夹，点击右下角的选项，在共享范围中，点击添加按钮就可以添加共享的人员名单。修改权限的备选人员是共享范围内的人员，即具备修改权限的备选人员首先必须是共享范围内的人员。个人文件文件柜中，还可以实现全局检索的功能，可按不同关键字进行文件检索，节省翻阅查找时间，如图所示。9、控制面板控制面板直观感觉像我们经常用的QQ设置。（1）界面主题：每个员工可以根据使用习惯设置界面主题与菜单图标、登录选项、内部短信、天气预报等显示内容。如下图：（2）门户设置：设置登录时自动打开的门清单。如下图：（3）菜单快捷组：设置显示在菜单快捷的项目，可以把经常使用的菜单项选择并添加到左侧的列表框，点击按钮保存设置。保存后的快捷菜单，会显示在我的桌面上方横栏处。如下图：（4）自定义桌面：桌面的自定义功能是每个员工可以选择这些模块达到个性化定制桌面的作用。（5）WINDOWS快捷组：给常用的WINDOWS应用程序建立快捷方式以方便OA每个员工随时调用。如下图：（6）个人网址：“个人网址”可以编辑和添加、删除个人收藏的网址链接，按序号升序排列，在桌面上可以显示。直接点击该收藏网址即能登陆。(7)收藏夹：每个员工可以收藏一些常用的网址，点击直接登录即可。（8）个人资料：指每个员工的个人信息资料，相当于QQ中的个人资料，不同的是填写手机号码可选择为不公开。（9）昵称与头像：设置每个员工本人在讨论区显示的昵称、头像，还可以上传自定义的头像。头像必须为像素为20*20的“.jif”格式文件。（10）自定义每个员工组：自定义每个员工组里自定义的是每个员工在选择人员时所罗列的人员列表的组合。每个员工可以自定义多个组，对应经常需要交流的人员名单。点击设置每个员工，可以选择不同部门的不同员工组合成为一个员工组。（11）人员关注：设关注的人员时，在所关注的人员在登录OA时都会有提醒。（12）我的帐户：在此每个员工可以看到自己所拥有的别名和权限，包括：每个员工的主角色、辅助角色和管理范围。在此设定的别名，可以作为与每个员工名一样的登陆OA。如下图：（13）修改密码：经常使用修改密码功能是保证自己密码安全的有效手段之一，并且在这个页面中可显示最近十次该每个员工修改密码的记录。（14）安全日志：主要显示每个员工登录并做过的一些主要操作，并作为记录保存下来。二、工作流1、新建工作新建工作流，可以看到每个员工有新建权限的所有工作流程以及相应的分类。是我公司应用的重要模块之一。如上图，点击其中一个分类，能够看到该分类下每个员工能新建的工作流程名称，点击其中一个，显示该流程的文号以及流程步骤和步骤列表。每一个员工的工作流的权限是不同的，所有员工要根据自己帐户的所显示的流程分类新建工作流。如果每个员工在所有的流程中第一步都无经办权限，则此员工点击新建工作时，将提醒该员工无该模块使用权限。如下图，点击新建或“常用工作流程”中的“向导”就可以进入流程的办理。（注：工地的相关工作流程在“销售”流程里）填写完相应的工作内容后转交流程里要求要转交的经办人（会以短信的方式自动提醒下一步经办人）表单内灰色部分为不可写的部分。在表单下面是公共附件区和会签意见区，公共附件可以上传文档附件和对WORD和EXCEL文档进行在线编辑。在会签意见区可以保存自己的签办意见，不论经办人或者主办人都可以在此签办并且保存。如果有人进行点评，点评也会在会签意见区中显示，并有“点评”字样标志。如果每个员工目前无法办理，可以选择“委托”，即委托给该步骤的经办人员之一，该流程步骤即转为由该人员主办。2、我的工作我的工作里包括未接收、办理中、已办结、已挂起、全部工作的所有流程，是每个员工执行流程的汇总。其中主要是办理中的流程，如下图：右侧所显示的“更多”，当鼠标点击时，就会弹出“委托”、“挂起”、“删除”、“导出”项，每个员工可根据需要选择操作。但“删除”只能是下一个流程的经办人还没有查阅的情况允许流程发起人删除。3、工作查询对于已经完成的流程，或正在进行的流程，如果该员工是该流程的经办人员或者具体查询权限的人员，就可以实现多种范围、多种流程的查询，包括快速查询和工作流高级查询两种。点击工作查询首先出现以下界面：如果选择某个流程进入详细查询，按照流程查询的时候，需要选择某一个流程，可以进行多种形式的针对具体流程项的查询。可以在查询时，自由选择该流程中的字段，用以生成统计HTML或EXCEL格式的报表，便于保存和统计。如下图：4、工作监控工作监控模块主要是针对具有某个流程监控权限的员工，监控人可以查看表单并将流程转交下一步和流程目前大概的办理时间与进度。流程的监控人，具有强制较下一步，删除当前流程、强制委托和进行超时流程催办的权限。这个权限是在制作流程时管理员设定的，不是每个员工都有的。如下图：当出现“超时XX小时”，说明这个流程的步骤中设置了完成时限，在工作监控的右上角有“催办超时流程”的按钮。5、超时统计分析超时统计可以生成超时记录的统计报表。如下图6、工作委托在工作中，经常会遇到某个员工不在岗位上，但是有工作急需此人办理的情况，这个时候，可以使用工作委托的功能。工作委托的功能，就是可以让一个员工将自己某个流程的主办或者经办权限转移至别的员工，当有流程设定为该员工办理时，流程自动转由该员工所委托的员工接收并办理。在办理委托时，选择一个需要委托的流程，或者选择全部流程，选择被委托的人，并选择该委托的有效期限，然后点击添加即可生效。委托者，可以随时启用或者关闭该委托。7、流程日志查询工作流的流程日志查询记录了所有的流程操作，具备菜单权限的员工，在该菜单中皆可以查询到详细的查询记录