有效个人工作管理

有效的工作时间管理人力资源部2011-7-192☺充分认识到进行时间管理的重要性和必要性☺掌握正确且实用的时间管理技巧，合理安排个人工作时间☺根据自身时间管理的不良习惯，制定对症下药的时间管理计划☺配合时间管理工具的运用，达到自我发展与提升培训目标3培训内容1.时间管理的含义、特点2.时间管理的发展3.时间管理的杀手4.时间管理的原则及运用5.时间管理的工具4一、时间管理的含义、特点1、什么是时间管理•“时间管理”——就是通过对自己时间的管理，探讨如何减少时间浪费，以便有效地完成既定目标。2、时间管理的特点•供给毫无弹性•无法蓄积•无法取代•无法失而复得5二、时间管理的发展第一代：备忘录型第二代：时间进程表第三代：轻重缓急第四代：个人管理6三、时间的杀手•你能很好的安排工作吗？•时间管理的盲点•你有拖延的习惯吗？7您能很好的安排您的工作时间吗？•１、每个工作日之前，我都能为计划中的工作做些准备。•Ａ、从未做过Ｂ、有时做Ｃ、经常做Ｄ、总这样做•２、凡是可交派下属去做的我都交派下去。•Ａ、从未做过Ｂ、有时做Ｃ、经常做Ｄ、总这样做•３、我用工作进度时间表来书面规定工作任务与目标。•Ａ、从未做过Ｂ、有时做Ｃ、经常做Ｄ、总这样做•４、我尽量一次性处理完毕每份文件。•Ａ、从未做过Ｂ、有时做Ｃ、经常做Ｄ、总这样做•５、我每天列出一个应办事项清单，按优先排列，先办最重要的事情。•Ａ、从未做过Ｂ、有时做Ｃ、经常做Ｄ、总这样做8您能很好的安排您的工作时间吗？•６、我尽量回避干扰性电话、不速之客来访以及突然召开的会谈。•Ａ、从未做过Ｂ、有时做Ｃ、经常做Ｄ、总这样做•７、我试着按照成绩曲线图表来安排我的工作。•Ａ、从未做过Ｂ、有时做Ｃ、经常做Ｄ、总这样做•８、我的日程表留有回旋余地，以便我有时间应付突发事件。•Ａ、从未做过Ｂ、有时做Ｃ、经常做Ｄ、总这样做•９、我努力这样安排我的活动，以便集中精力首先处理少数至关重要的事。•Ａ、从未做过Ｂ、有时做Ｃ、经常做Ｄ、总这样做•10、当其他人想占用我的时间，而我又必须处理更重要的事情，我会说“不”•Ａ、从未做过Ｂ、有时做Ｃ、经常做Ｄ、总这样做9您能很好的安排您的工作时间吗？•0分-15分：您自己并无时间规划，而是让别人牵着鼻子转。如果您在诸多事项中排出优先要办的事情，则可能达到一些自己的目的。•16分-20分：您试图掌握自己的时间，但却不能持之以恒，以便取得工作成效。你也许过于重视对事情做出迅速的处理，在此忽略了那些事情更重要，不要把紧急的跟重要的工作混淆起来，紧急的不一定是最重要的。不要被外界干扰和影响，无论这干扰是来自传真、电话、还是来自同事。如果你不能完成你必须完成的事，你决不会因为迅速处理了不重要的小事而提高工作效率。•21分-25分：你尝试的掌握自己的时间，有些很不错的开始，但是需要持之以恒。•26分-30分：你知道如何分析事情的轻重缓急，这样更加集中精力和提高效率。A为0分，B为1分，C为2分，D为3分10常见的工作时间障碍：电话干扰,不能集中工作别人打扰,要放下重要的工作工作优先次序不明,重要工作未能按时完成多项重要工作须同时处理,时间出现冲突工作设施不足,引起不便,拖慢工作进度人手不足,工作不能妥善分配不妥善处理文件,造成资料遗失无力拒绝要求,不能兼顾个人工作拖延工作,把重要工作押后,影响工作进度不能有效授权时间估计不切实际,未能有足够时间完成工作沟通失误/不足会议其他个人因素，如：犹豫不决、缺乏自律、急于求成1111员工时间管理的盲点（一）忙就好许多员工，过于注重活动本身，过程本身，却不太注重时间效果，往往认为自己“尽职尽责”了，而不注重求得结果，往往认为自己正确地做事了，忙碌了，却忘记事情对于组织目标的意义。这种忙忙碌碌的员工一般不轻易改变他们自己的行为和习惯模式。但是有时从一开始计划或目标就错了，却因不能及时发现和改变而不能适应变化。这种人，只不过是有一定计划而已，离出色的时间管理还有很大的差距。1212员工时间管理的盲点在这种观念下进行工作的人，大多被时间所控制。他们认为自己把握不了时间的脚步，只能让时间牵着自己的鼻子走，他们不愿意接受新的管理观念、新的管理技巧；他们不相信有什么办法能够对时间实施控制；他们固守着自己的一套理念。（二）“时间管理有多大用”1313员工时间管理的盲点像中层经理往往受制于外界环境，总会觉得自己没有时间，时间是掌握在上司、下级、同事、客户……的手里，自己要为上司的命令去工作，要为下属的主意想办法，哪里有时间和精力去进行时间管理，能够让时间按照自己的意志去行事呢？这样下去的后果是中层经理永远没有属于自己的时间，永远被动地为他人服务，永远处于一个事务性的操作过程中。（三）“身不由己”1414员工时间管理的盲点这些障碍都是长期行为习惯养成的，有的已经严重地影响了个人的成长和发展，影响了公司及部门的效率。其实有很多的失败和错误都是由于习惯和旧有的模式限制着我们，由于不愿意改变或认为本性难移，就一直放纵和任其发展，结果使你无法成为一个完全成功的人士、达到人生的终极。而有的人由于善于捕捉变化和掌握自己的命运，他们凡事都掌握主动，从来都是他们操纵着生活和控制着时间，他们是自己命运和时间的真正主人。（四）“江山易改、本性难移”15拖延商数测验•请据实选择以下每一个陈述最切合你的答案：•（1）为了避免对棘手的难题采取行动，我于是寻找理由和借口。•A、非常同意B、略表同意C、略表不同意D、极不同意•（2）为使困难的工作能被执行，对执行者下压力是必要的。•A、非常同意B、略表同意C、略表不同意D、极不同意•（3）我经常采取折衷办法以避免或延缓不愉快的事是困难的工作。•A、非常同意B、略表同意C、略表不同意D、极不同意•（4）我遭遇了太多足以妨碍完成重大任务的干扰与危机。•A、非常同意B、略表同意C、略表不同意D、极不同意•（5）当被迫从事一项不愉快的决策时，我避免直截了当的答复。•A、非常同意B、略表同意C、略表不同意D、极不同意16拖延商数测验•（6）我对重要的行动计划的追踪工作一般不予理会。•A、非常同意B、略表同意C、略表不同意D、极不同意•（7）试图令他人为管理者执行不愉快的工作。•A、非常同意B、略表同意C、略表不同意D、极不同意•（8）我经常将重要工作安排在下午处理，或者携回家里，以便在夜晚或周末处理它。•A、非常同意B、略表同意C、略表不同意D、极不同意•（9）我在过分疲劳（或过分紧张、或过分泄气、或太受抑制）时，以致无法处理所面对的困难任务。•A、非常同意B、略表同意C、略表不同意D、极不同意•（10）在着手处理一件艰难的任务之前，我喜欢清除桌上的每一个物件。•A、非常同意B、略表同意C、略表不同意D、极不同意17拖延商数测验•总分小于20分，表示你不是拖延者，你也许偶尔有拖延的习惯。•总分在21至30分之间，表示你有拖延的毛病，但不太严重。•总分多于30分，表示你或许已患上严重的拖延毛病。“非常同意”评4分；“略表同意”评3分；“略表不同意”评2分；“极不同意”评1分。1818四、员工时间管理的原则及运用时间在使用过程中，确实存在着一些不可抗拒的原则，如果我们了解并遵循这些原则，就会使时间很好地为我们所用；如果不知道、不遵循时间管理的原则就会盲目地将时间浪费。时间管理具有以下五个原则：80/20原则目标ABC原则第二限工作法计划原则习惯原则1919四、员工时间管理的原则及运用20%的工作占整个工作80%的价值集中的精力要做20%的工作投入20%精力做另外80%的工作假如工作项目是以某价值序列排定的，则80%的价值来自于20%的项目，而剩下的20%的价值则来自于80%的项目。当然有可能会稍微多一些，有时也可能会少一些，但是如果你认真去实践这个原则，你会发现这个原则是正确的。（一）80/20原则所谓80/20原则是：2020四、员工时间管理的原则及运用步骤一：将每天的工作全部列出步骤二：对工作进行如下的分类：价值80%的工作价值20%的工作事项一事项二事项三事项四事项五事项六事项七如何运用呢？（一）80/20原则2121四、员工时间管理的原则及运用步骤三：时间和精力的分配价值80%的工作价值20%的工作事项一：需2小时集中精力事项二：需1小时不受干扰事项三：需2小时高效时间事项四：可往后推事项五：没时间就不做事项六：可委托下属事项七：……（一）80/20原则2222四、员工时间管理的原则及运用步骤四：工作价值的分类价值80%的工作价值20%的工作审阅文件准备工作总结并汇报撰写计划、预算费用报告处理重要紧急事项例会辅导下属部门会议会见客户谈奖金问题接听和打出电话聊天等（一）80/20原则2323四、员工时间管理的原则及运用步骤五：时间和精力分配价值80%的工作价值20%的工作文件审阅30分钟9：00—11：00准备预算报告11：00—12：00准备工作总结留出1小时左右处理紧急事项例会无必要可取消辅导下属可在下午短时间处理客户不重要让下属会见让助理过滤电话等奖金推到某一时间或让人事部门决定让下属提供资料（一）80/20原则2424四、员工时间管理的原则及运用下面是按照一般做法和按照80/20原则处理不同事物的结果：接听所有电话会见所有客户阅读所有文件出席所有会议接受所有下属意见每天做完所有工作结果：忙碌……由秘书过滤接听电话只处理重要电话只会见占销售量80%的20%的客户只批阅80%信息量的20%的文件只听取20%下属80%的建议出席起80%作用的20%的会议结果：充裕……效果体现（一）80/20原则我们会认为所有的电话都是重要的，平等对待销售量不同的客户等等。按照80/20原则我们就会有目的地去分配时间爱你，进行分类，找寻最佳点。一般做法按照80/20原则2525四、员工时间管理的原则及运用（二）目标ABC原则在最有价值的那些项目旁边，表上大写的A字，在稍低价值的项目旁边标上大写的B字，在价值最低的项目旁边标上C字。目标ABC原则是：简单地说，目标A、B、C原则就是首先要将工作目标分成三类：A=必须做的B=应该做的C=不值得做2626四、员工时间管理的原则及运用如何使用呢？例：一个销售部的经理的工作范围是十分广泛的，他要负责筹划一种产品或一类产品的市场销售计划，他要确立销售目标、做预算计划、策划广告和实地销售等。根据目标ABC原则将销售经理的工作分为：A=准备资料向营销总监汇报撰写招聘计划讨论和计划费用预算B=核定文件和资料处理紧急事项少量的辅导下属C=不必要的部门会议会见不重要的客户与人事部的奖金问题讨论（二）目标ABC原则2727四、员工时间管理的原则及运用注意事项1、A、B、C的优先序列一般是通过比较确定的，A项与B、C项对照以后，他们的重要性就会逐步显露出来。2、计划A、B、C的优先顺序是可以改变的，今天看来重要的事项明天可能就变得不那么重要，反过来也是一样，今天不那么重要的事项明天就很可能变成重要的事项了。3、在实际中可能出现这种情况：在计划中属于C项，用两个小时的时间去完成它就可以取得上司和同事的满意，但为了把这项工作做得更好、更出色，为了加深上司和同事对你的认识和理解，你可能花费4个小时的时间去完成它，使这项工作就上升到了B项。4、设定一项工作的A、B、Ｃ项，究竟是Ａ项，还是Ｂ、C项，要根据在这件事项中所花费的时间的多少对你的工作、职位等带来影响的大小来具体确定。（二）目标ABC原则2828四、员工时间管理的原则及运用（三）第二象限工作法在实际工作中，许多工作都可以从两个方面分析：有些工作是需要特别紧急处理的，因此优先顺序的原则就是紧急在前；有些事不太紧急或不紧急的，可以往后缓一缓推一推，因此根据优先顺序原则就是不紧急在后。例：某销售经理某天工作紧急程度划分紧急不紧急紧急处理客户投诉意外事故的紧急排除客户拜访确定明天的广告接待质检人员工作总结修改工作流程处理同时的一些误解辅导下属工作安排下一步工作第一个方面：紧急程度2929四、员工时间管理的原则及运用工作也可以按照重要程度来划分，对于重要的工作要花费较多的