著名上市公司档案管理办法

1************公司档案管理办法1目的档案工作是公司科研、生产管理工作的重要组成部分，是提高工作效率和工作质量的必要条件，是维护公司经济效益、合法权益和历史真实面貌的重要工作。根据中国人民共和国《档案法》和西安大唐档案管理工作的有关要求，为提高公司档案工作的管理水平，充分发挥档案的作用，特制定本规定。2范围本标准适用于公司科研、生产、基建、文书、财务、工程、销售、声像等档案的管理。3定义3.1公司档案：是指以科研为主体和在各项职能活动中形成的全部档案的总和，包括科研、生产、基建、文书、财务、工程、销售、声像等类档案，它是以文字、图纸、实物、照片、录音像（带）、电子媒介等形式构成的文件和资料。3.2绝密、机密级档案：涉及公司重大经营活动、公关活动、战略方向、技术秘密，一旦泄露将有可能对公司声誉、经济利益产生重大影响的档案。3.3秘密级档案：除3.2外归入公司档案室的文件，均属秘密档案，即对查阅、使用该档案有一般限制的档案。4档案管理流程公司档案管理流程按图1（附件1）。5档案管理原则5.1公司各部门在工作中形成的凡是具有历史保存价值的文件材料，均应作为档案材料，由档案室集中统一管理。5.2档案工作应列入公司规划、计划，归档制度列入相关部门、负责人的职责范围和主管领导及有关人员岗位责任制。5.3对与档案有关的文件和资料进行控制，确保档案系统完整、准确可靠、安全保密，达到有关场所使用的文件均为有效版本。6档案管理体系6.1档案工作管理体系：公司分管领导→综合管理部→档案室→各相关部门。6.2公司分管领导要根据国家有关规定结合公司特点，对档案建设提出指导性意见，并为档案部门解决人员、库房、设备、经费等问题。6.3综合管理部是档案室的主管部门，综合管理部经理应负责组织协调公司档案室工作正常开展。6.4档案室是公司全部档案资料的存储基地和利用中心，负责统筹协调、组织管理公司全部档案资料。6.5公司各相关部门应设有文件资料管理人员，负责各部门文件资料的收集和管理工作，组成全公司档案管理体系，充分发挥档案网的作用。6.6公司档案分类公司档案根据来源及用途，可分为文书档案、财务档案和科技档案等，具体内容见表1。2表1公司档案分类及管理一览表序号类别提供部门归档方法保存期限1文书档案公司各年度收文/发文综合管理部在次年的上半年内，由各相关部门将归档文件材料整理，经各部门负责人审定后向档案室归档。公司各年度重要收发文属永久保存；公司一般收发文属短期保存，分为3年、5年2类。2公司采购合同及评审单综合管理部永久保存。3公司销售合同书（包括销售合同评审单）商务与物流部在商务部保管两年后，经商务部负责人审定后向档案室归档4公司重要照片、录音（像）带、与公司有关的各类报刊、杂志综合管理部5基建工程资料、图纸物业部在任务完成后，经文件形成部门整理完整后，由项目负责人审定并向档案室归档。6公司各类荣誉证书、资质证明、产品鉴定证书以及科研项目鉴定证书等，包括入网证、许可证等综合管理部由综合管理部经理签字归档，归档的文件材料必须具备及时性、完整性和准确性。7财务档案财务凭证（原始凭证、记帐凭证、汇总凭证、）财务部由财务部按要求立卷归档，在财务部保管利用两年后，由财务部编造成册移交档案室保管。1）年度财务报告（决算）、会计档案保管清单、会计档案销毁清单属永久保存；2）财务各类凭证、财务各类帐簿、会计移交清单为15年。3）银行余额调节表、银行对帐单为5年；4）月、季度财务报表为3年8财务帐簿（总帐、明细帐、日记帐、辅助帐本）9财务各类报表、报告（月度、季度、年度财务报告，会计报表、附表、附注及文字说明）10财务部各类重要文件（银行存款余额调节表、银行对帐单、会计核算专业资料等）3表1公司档案分类及管理一览表序号类别提供部门归档方法保存期限11科技档案公司产品鉴定资料技术管理部在任务完成后，经文件形成部门整理完整后，由项目负责人审定并向档案室归档。永久保存12公司产品测试报告13公司设计定型产品资料、验证规范(档案室只保存书面资料，电子文档由文件形成部门自行保管)14公司各类技术专利资料15入ERP前的公司产品最终检验报告将入ERP前的资料按归档要求一次交接完毕后，再不用归档永久保存16入ERP前的工程设计资料商务与物流部将入ERP前的资料按归档要求一次交接完毕后，再不用归档永久保存17工程开局验收资料工程与售后服务部在次年的上半年内，由各相关部门将归档文件材料整理，经各部门负责人审定后向档案室归档。永久保存18用户服务卡19电源资料生产部在次年的上半年内，由生产部将归档文件整理，经各部门负责人审定后向档案室归档。永久保存20生产工艺技术资料47公司档案管理7.1存档人员和使用档案人员基本要求：a）档案形成部门应审查、核对文件内容是否属于归档文件；b）对于需要归档的文件，存档人员应按归档要求对文件收集、审查、管理；c）按照档案存放日期按时归档；d）按照要求划分保密级e）遵守档案相关文件规定，严格按文件要求运作；f）只使用现行有效的文件，不使用失效或作废的文件；g）按档案相关规定借阅、保管和归还文件，不得涂改、损坏文件。7.2文书、财务、科技档案归档要求7.2.1文书档案归档要求a)文书档案在归档前，由相关部门经理按规定在《档案移交（接受）登记表》上签字，确定作为唯一的一套原始文件送交档案室保管，不得另有复印件自留。b)当年形成的收文/发文和采购合同审批单，在次年的上半年内，应将归档的文件资料按时间顺序编制收文/发文号，并提供一份电子版和文字明细，由综合管理处装订成册，编制移交清单，移交公司档案室。c)销售合同书，应在相应部门保管2年后的次年上半年，并提供一份电子版和文字明细，由商务与物流部整理后，编制移交清单，移交公司档案室。d)公司各类重要证书、照片、录音（像）带，由综合管理部及时归档，需覆盖的应及时提交档案室。e)基建工程资料和图纸，应在工程结束后，由物业部负责整理，并提供一份电子版和文字明细及时提交档案室。f)移交档案时，需严格按照《档案移交（接收）登记表》填写，方可交接。7.2.2财务档案归档要求a)财务档案在归档前，由财务部经理按规定在《档案移交（接收）登记表》上签字，确定作为唯一的一套原始文件送交档案室保管，不得另有复印件自留。b)当年形成的会计档案，在会计年度终了后，由财务部保管一年，期满之后，由财务部装订成册，编制移交清单，移交公司档案室。c)移交档案时，需严格按照《档案移交（接收）登记表》填写，方可交接。d)移交档案室管理的财务档案，原则上应保持原卷册的封装，个别需要拆封整理的，应由公司档案管理人员会同财务部经办人员共同拆封整理，以分清责任。7.2.3科技档案归档要求a)各科技档案在归档前，由相关部门经理在《档案移交（接受）登记表》上签字，确定作为原始资料送交档案室保管，必要时，可复制一份，留文件形成部门保存。b)所有相关部门资料管理人员应将文件资料按各部门文件管理要求整理，严格按照存档时间移交，并提供一份电子版和文字明细，确保科技档案的完整性和安全性。移交档案时，需严格按照《档案移交（接收）登记表》填写，方可交接。c)档案室对各种原始资料、技术图纸进行统一编号、登记、保管。对借用者只提供带有编号的档案。57.3档案保管期限和密级确定7.3.1由归档部门明确档案密级（绝密、机密、秘密），档案室不再重新界定，以归档部门提供为准。7.3.2档案保管期限应根据档案内容的参考意义和历史价值确定。一般划分为：永久（五十年以上）、长期（十六～五十年）、短期（十五年以下）三种。详见公司档案的保存期限见表1。7.4档案更改管理7.4.1档案更改控制a)文书档案的更改由各负责部门控制。b)财务档案的更改由财务部负责控制。c)工程、设计技术资料的更改按有关规定执行。d)采购文件的更改由商务与物流部负责控制。e)科研文件资料的更改由技术管理部负责控制。7.4.2更改后的最新有效文件必须由文件形成部门及时提交档案室存档。7.4.3需覆盖的最新有效文件必须由文件形成部门及时提交档案室存档。7.5档案的鉴定、作废和销毁7.5.1档案的鉴定7.5.1.1档案鉴定时间依据档案工作的有关条例，档案室会同相关人员，根据公司“档案材料保管期限”的规定，对档案每3-5年集中鉴定一次，对确无保存价值的档案写出鉴定报告后，经审查批准，方可进行销毁。7.5.1.2档案鉴定内容：对已到期限的档案决定存毁，对需要调整密级的档案重新确定密级。7.5.2档案作废7.5.2.1设计定型前后作废的硬件、软件、结构等设计技术文件，由技术管理部按有关文件管理规定执行，并及时提交档案室登记。7.5.2.2其他档案由上交各部门负责登记收回，加盖作废标记隔离存放或登记销毁。7.5.3档案的销毁：7.5.3.1由档案室会同各负责部门提出销毁意见，编制档案销毁清单，列明销毁档案的名称、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间。7.5.3.2销毁档案时，应当由档案管理部门和文件形成部门共同派员监销。7.5.3.3监销人在销毁档案前，应当按照档案销毁清单所列内容清点核对所要销毁的档案；销毁后，应当在档案销毁清单上签字确认。7.6档案查阅、借阅、复制制度7.6.1档案查阅批准程序查阅人填写档案查/借阅登记表――所在部门经理签字批准――公司综合管理部经理签字批准――交档案管理人员登记备案7.6.2档案借阅、复制批准程序借阅/复制人填写档案查/借阅登记表――所在部门经理签字批准――公司综合管理部经理6签字批准――交档案管理人员登记备案注：绝密、机密文件、财务机要文件、基建工程文件图纸的查/借阅、复制需公司主管领导审批签字后，方可借阅。7.6.2.1档案查阅要求a)利用档案者须按本制度条款办理查、借阅和复制手续。b)利用档案者须遵守公司各项保密制度及规定，违反者将根据公司制度给予相应处置。c)利用档案者在查、借阅及复制过程结束后应保证档案的完整归还，不得发生涂改和损坏档案的行为。d)档案管理人员须严格按制度要求审查程序、管理档案。e)经档案室归档的档案原则上不得借出，如有特殊需要，经综合管理部经理批准，可以外借。8相关表格1)档案查/借阅登记表（附件2）2)档案移交（接受）登记表（附件3）附加说明：本制度由综合管理部编制。本制度自2009年月日开始执行。拟制：**审核：***批准：7图1档案管理流程（附件1）NYNNYYYNNY部门档案分管人员根据公司档案文件管理的相关质量文件进行管理（编号、存档、修改等）属已界定归档文件？部门档案分管人员日常管理部门属于档案的各类文件按照质量文件规定按档案归档时间归档档案室填写交接明细文件存档？填写归档文件申请主管领导审批？与公司档案室档案人员交接结束存档文件查阅？申请人填写查阅申请主管领导审批？档案室查阅档案12348图1档案管理流程（续）NYYNY流程说明：1.部门档案分管人员负责部门未归档文件的整理、分类、编号、更改、存档以及上交公司档案室等相关工作。所有工作的必须遵循公司质量文件中关于档案管理的规定及制度。2.在档案室归档文件，更改已归档文件，原则上均由部门分管档案人员办理手续并执行。1更改已存档文件？档案分管人员填写修改存档文件申请主管领导审批？档案分管人员负责修改已存档文件3429附件2档案查/借阅登记表编号：申请借阅部门（二级）查/借阅人姓名文件名称密级□机要□秘密□借出□查阅□复印份查/阅时间年月日时分归还时间年月日时分查/借阅事由申请部门经理综合管理部经理公司领导备注档案查/借阅登记表编号：申请借阅部门（二级）查/借阅人姓名文件名称密级□机要□秘密□借出□查阅□复印份查/阅时间年月日时分归还时间年月日时分查/借阅事由申请部门经理综合管理部经理公司领导备注10附件3档案移交（接受）登记表序号文件名称所属年度页数密级年限移交（接受）日期备注绝机秘永长短移交人（签名）：接受人（签名）：移交/接受部门审批人（签名）：