行政服务手册(确稿)

行政服务手册东易日盛&意德法家家居装饰集团人力行政中心目录第一部分前言第二部分集团行政部部门职责第三部分行政部各岗位岗位职责第四部分各岗位工作指导作业书第五部分工具及附件第六部分应急预案第七部分结束语第一部分前言为了集团化管理的需要，提高集团行政对各事业部行政事务支持的效率，帮助您更好地完成各项行政工作，制定相应的岗位职责、工作标准，特制定本手册。请各位仔细阅读，希望对您的实际工作起到帮助作用。第二部分集团行政部部门职责一、负责集团行政管理体系的搭建，行政管理制度建设；二、建立健全各项工作流程，提高服务效率；三、根据各部门的工作计划，制定、指导各部门进行行政费用预算，并进行有效控制，以节约资源；四、负责集团采购体系的搭建及供应商的管理、监控、资格审批；五、负责对集团所属供应商的价格时行控制和监督；六、负责集团各类证照及印章管理，保证公司的合法权益；七、负责对各事业部、分公司、木业基地、经贸公司行政工作进行指导、运营接口；八、负责集团公司各类证照的年检、申报工作；九、负责指导各事业部、分公司进行固定资产的管理和维护；十、计算机系统、网络系统、办公设备以及其他软件系统和IT设备的维护管理。第三部分行政部各岗位岗位职责第一章前台接待员岗位职责及工作内容一、负责前台电话的接、转工作；二、负责前台来访客户接待的工作；三、负责收发传真和信件，收发快递；四、负责每月公司通讯录的调整及发放工作；五、负责各会议室的管理和使用登记；六、负责名片登记及制作发放工作七、负责协助公司各部门复印和复印机的维修工作八、前台区域及办公区的办公设备，发现问题，即时报修；九、协助集团人力完成应聘人员的接待填表工作；十、协助行政专员做好办公用品发放工作；十一、协助行政专员维护办公区的环境和秩序。第二章保安员岗位职责及工作内容一、负责公司的安全保卫工作二、负责公司的消防工作，对公司的消防设施按规定进行统一管理，使其始终处于有效状态；负责对员工进行消防安全知识宣传，提高员工消防意识三、坚持预防为主防消结合的原则，负责检查并解决公司存在的治安、消防等安全隐患四、严格执行公司关于物品出门转移管理制度，确保物品凭证出门转移，维护公司财产完好有序五、负责公司的内部巡查工作，认真负责做好每日的巡查记录表及交接表，及时处理巡查过程中发现的各项问题六、负责公司的行政设施、设备的定期检查并主动协调相关部门报修七、以节电为原则，负责合理安排公司内部照明、员工上下班、午休的随机开关八、负责合理控制公司室内温度，按气候变化设置空调风机风量九、负责维护公司大型会议、活动的安全保卫工作，并主动协助他人做好后勤保障工作十、负责公司装修、改造施工期间的管理和后勤保障工作十一、以客户服务为宗旨，维护公司客户利益，并积极主动协助各部门工作，及时做好各部门需求记录，逐一落实十二、负责公司内部综合性、突发性事件的处理，协助部门负责人维护协调公司内、外部关系，高效、务实的完成上级交办的临时工作。第三章保洁员岗位职责及工作内容一、负责整体办公区域地面、桌面、椅子的清洁；二、负责各级总监办公、大小会议室的卫生清洁；三、公司公共办公区域的卫生清洁（地面、桌面、椅子、复印机、传真机、饮水机、花盆、植物、门、窗等）四、每季度清洁办公区玻璃隔断一次；五、办公区域内各种设施设备的报修（电灯、展板、门锁、饮水机、玻璃等）六、办公区域内绿植情况巡查，不合格及时上报后勤主管协调解决；七、协助行政主管维护办公环境和秩序；八、上级交办的临时性工作。第四章行政专员岗位职责及工作内容一、负责公司办公用品及临时性物品的申购、发放登记、统计及管理工作，做好出库入库盘存管理，做帐实相符。按周期提供数据分析报告（月度、季度、半年度、年度）；二、根据各部门的工作计划，协助行政部经理制定、分析、实施行政费用预、决算、费用分摊，并进行有效控制；按周期提交数据及费用分析报告（月度、季度、半年度、年度）；三、负责办公环境的布置、维护、监督、管理及办公环境的安全保卫及消防安全；四、负责集团、木业工厂、经贸公司、各分公司各种采购报请的初步审核；五、负责公司固定资产统计、发放及管理工作六、负责集团各项后勤管理制度、流程的建设、修改和完善并监督实施；七、集团采购供应商的甄选、审查、联系、协助工作，建立并管理供应商档案。对所提供的服务和产品进行监督检查。提交分析报告结果并做好审计工作，按周期在集团内进行公示（半年度、年度）；八、负责后勤系统相关合同、档案的建立健全及管理工作；九、负责行政日常工作：制定行政工作计划，贯彻部门行政管理制度、流程，确保相关工作的顺利开展；十、负责集团各种重大会议、活动的后勤支持工作；十一、负责集团、木业工厂、经贸公司、各分公司各种采购报请的初步审核；十二、负责办公环境的布置、维护、监督、管理及办公环境的安全保卫及消防安全；十三、负责前台、保安、保洁岗位的日常管理十四、负责与内、外部各部门及关系单位的协调、沟通；十五、负责协助部门经理对公司突发事件进行及时处理。第五章网管岗位职责及工作内容一、负责公司各种IT设备及系统的维护与管理。二、协助IT主管定期进行全公司的设备使用情况普查工作；协助主管对全部计算机设备的选型、配置、定购、验机、装机等进行计算机设备管理工作；三、协助各部门做好各类应急IT事项、设备故障、IT重要事件的安全评估，落实事前防范措施、事中检查，提出事后改进意见等；四、负责具体执行安全设备的配置、维护和管理；五、负责机房硬件设备管理、维护；负责对服务器定期检查，包括杀毒软件、补丁状况等；负责并执行机房环境，包括温度、湿度、保洁、消防等巡检制度；六、负责公司内网系统的日常运行维护工作检查，解决网络日常工作中出现的问题；并且直接参与总部及北京市内各个分部的综合布线规范与网络系统建设工作；七、全面负责公司总部及北京市内各分部各种办公设备的维护与管理工作，包括计算机、打印机、复印机、传真机、电话通讯系统等；八、配合公司各个部门临时的设备协调、管理及记录工作；九、对于公司使用中的软件系统进行管理和维护工作，如视频会议系统、财务用友系统、短信平台系统、电子显示屏、普华培训系统、门禁系统、电动门等；十、定期与供货商及服务商联系，并通过网络随时了解目前我公司所需和所使用软硬件的最新信息，获取相关资料，以便采购物美价廉产品；十一、ERP系统网络、设备方面的IT支持工作。十二、网站系统、邮件系统硬件设备、网络方面的IT支持工作。十三、完成上级交办的其它工作及其它各种配合性的行政工作等。第六章驾驶员岗位职责及工作内容一、责车辆的日常驾驶及保养维修工作，取保车辆安全行驶；二、安全驾驶车辆，礼貌对待公司内部及外部客户，做到热情周到、态度温和；三、负责车辆内、外部的清洁，保持车辆美观；四、严格遵守交通法规及公司的各项相关制度，保证乘车人及车辆的安全；五、努力做到节约用油；六、每次出车前领取派车单并认真填写，回车时详细填写备案保存；七、完成上级交办的其他行政事务。第四部分工作指导作业书第一章、前台接待员岗位指导书一、前台电话的接转工作1电话铃响3声之内接起电话2拿起话筒3面带微笑，用甜美的声音清晰的说出“您好，东易日盛”4询问来电找哪一位同事，哪一个部门，迅速转出电话到相关部门及员工5如果来电话的客户不清楚找哪一位同事来处理相关事情，需耐心的询问客户哪一类事情，分析准确后将电话转到相应的部门。6凡找总经理的所有来电，应详细询问客户的姓名及具体事情，除集团与分公司内部来电外，其余电话应先转至秘书或助理处7确认将电话转出去之后，再将电话挂断二、前台来访客户接待工作1、看到来访客户，起立站直2、面带笑容对客户说：“您好，请问您有什么事情？”或“您好，请问您需要什么帮助？”倾听明白客户要找的人或事3、将客户引领至洽谈区，对客户说：“您好，请你稍等，马上为您联系您要找的人”及时送上饮用水4、回到前台的岗位打电话通知客户要找的同事，清楚的告知同事对方的来意，便于同事准备材料等5、挂掉电话后去洽谈区跟客户说“您好，请稍等，已通知您找的人，他马上就来”客户离开离开时，应起立微笑，并说：“您请慢走”6、告知保洁员，清理洽谈区的一次性纸杯或废弃物7、如遇到没有预约的客人，问清楚何事，例如：是材料合作者，将联系方式和合作样品留下，双手接过后用文明用语送别客人，再将物品转交给相关部门的同事三、收发传真、信件、快递传真：1、每天接收到的传真会在第一时间并且准确无误的转发到收件人的信箱里2、发送传真时应将已发送的邮件标注上“已发送”信件：1、每天下午三时许，物业会将公司的信件送来2、微笑的对物业工作人员说“您好”3、双手把工作人员手里的信件接过来同时说“辛苦您了谢谢”4、看清楚每一封信是哪个部门哪位同事的，将统一部门的信件放到一起5、整理好信件，送信的时候交给各部门的行政对接人6、面带微笑的同时说您好有您部门的信，同时将手中的信交给行政对接人快递：1、从快递员手中接收快递的时候看清楚接收人的姓名和部门，确认确实是公司在职的同事，方可接收快递。2、签字确认后，在记录本上进行登记，记录收件日期、收件部门、收件人、快递的单号、件数。3、电话通知部门同时到前台来领取快递4、如果有快递没有取走，将发完的快递保存好（不能丢失）5、收取快递的时候需要同事在领取人一栏签字确认6、如果有需要同事自行付费的快递，需要提前告知同事四、每月集团通讯录的调整及发放工作1、每月月底向人力资源部索要人员结构表2、向家居体验馆、木业工厂、物流中心索要各自更新好的通讯录3、按新的人员结构表情况进行通讯录的更新，如：新增人员或人员4、检查日期、格式没有错误后，每月8日发邮件给行政经理审核5、行政经理确认无误后，于每月10日发邮件给各部门的总监以及行政对接人各一份，同时将更新后的通讯录放至前台的通讯录共享文件夹内。五、共好会议室的使用登记1、每月25日将下月共好会议室的固定例会和各部门月度会的使用时间填充到会议室使用表内2、固定例会优先级别：总裁例会、预决算会议、重要项目组会议、各部门部门会3、各部门需要使用大会议室须提前到前台预定并进行会议预定登记4、如遇会议时间冲突的，应按优先级别进行预约5、如遇与固定例会有冲突的情况，前台接待员需告知预定部门，请双方协调后再行调整预定6、前台接待在登记过程中应遵巡的原则是：认真核查预约情况，不出现登记时间冲突的情况六、为北京公司、木业工厂、物流中心制作名片1、填写名片印制登记表，由部门负责人签字确认后交至前台2、将名片信息录入成电子版，发邮件给名片制作商3、通过打电话与名牌制作商沟通，告诉他哪些信息是需要特别注意的4、名片制作商将名片的小样发送给前台接待，根据名片印制登记表进行对照，对照无误将小样发送给印制部门进行确认签字确5、收到各部门签字确认的打印单后，电话通知名片制作商，可以印制6、名片印制完成，收货对照无误签字确认7、电话通知部门同事到前台领取名片，并在领用人一栏签字即可七、协助公司各部门复印和复印机的维修工作1、有的同事不会使用复印机，前台接待员会协助并告诉同事复印机的使用方法2、在复印文件之前各部门首先输入自己部门的复印账号，然后确认密码3、打开复机机上边的盖子，将要复印的文件放在复印机的玻璃板上4、查看进纸盘内是否有纸，如果没有纸应填充复印纸5、选择好要复印的页数，确认没有错误的情况下按启动键，复印即完成6、如果复印机感光鼓、墨盒自动显示并且提醒更换新的，由前台负责报修报修复印机程序：1)首先打800-820-5146听提示音操作，直到转入客服人员人工服务状态下，告知客服人员复印机的型号和序列号，然后说出需求2)与客服人员确认信息（卡纸保修还是更换设备）、核对地址3)维修的工程师在30分钟内和前台联系，并在第二个工作日来维修或更换设备第二章保安岗位指导作业书一、岗前准备1、上岗前应提前十五分钟到岗，与上一班值班人员进行交接，并记录于《值班记录本》上。2、值岗人员应着公司统一配备的保安服，并保持自身形象良好。3、检查工作器具（对讲机、照明灯、充电器），发现出现故障的设备应及时处理或上报领导，对讲机必须每人一部。二、门卫岗1、岗位位于前台左侧电梯厅位