第十章会务工作.

第十章会务工作•某天，某单位召开一个大型会议，办公室秘书小张忙碌几天，自认为会务安排一切就绪，只等会议开幕。•没想到，会议一开幕，小张就被当头棒喝。在会议主持人宣布大会开始之后，接着就是“全体起立奏国歌”。等到台上台下全体肃立后，喇叭里放出的不是那雄壮激昂的国歌，而是那低沉的国际歌。会场一下子就乱了起来。小张立即冲上台去关了机，可国歌的磁带就是找不到，台上台下足足站了几分钟。会议的主持人只好用沙哑的声音起了个头，指挥会场合唱国歌。临时的变动，让与会者没有准备，雄壮的国歌被唱得没有格调。主席台上的大小领导都用严厉的目光盯着小张。小张感到十分害怕。•事后，单位领导对办公室秘书们说：“你们是单位的门面，稍有不慎，影响很坏！会务工作不到位，不仅干扰了会议，而且影响了单位的声誉，办公室秘书都是马大哈，还谈什么企业素质和管理水平？”案例导入：•分析：这个案例中小张秘书由于会议筹办工作不细致，导致该放国歌的时候出现了放国际歌这样一件令与会人员十分难堪的事。它不仅使得会议在一开始就陷入了混乱，影响了会议秩序和会场气氛，也影响了组织的形象和与会者对会议主办单位的信任感。对于会议组织者来说，这一突如其来的情况，也会使会议的主持者陷入被动，影响会议进程。•这件事告诉我们，会议筹办是一个系统工程，必须环环相扣，步步落实，反复检查，不能出差错。任何细小的疏漏和失误都可能影响整个会议效果。因此作为会议的筹办人员必须认真负责，扎实细致，责任到人。第一节会议概述•一、会议及会议要素•（一）会议•“会”就是聚会、会合、集会；“议”就是商议、商讨、议论，就是讨论和研究问题。会议就是把人们组织起来讨论和研究问题的一种形式。•根据《现代汉语词典》的解释，会议一词有两种含义：•一是指有组织有领导地商议事情的集会，如全体会议、厂务会议、工作会议等；•二是指一种经常商讨并处理重要事务的常设机构或组织，如中国人民政协商会议、部长会议等。•秘书的会议事务工作指的是第一种含义。•（二）会议要素•二、会议的分类•1.按照会议的规模划分•(1)特大型会议一般指万人左右到十万人，几十万人直至百万人参加的会议。如国庆庆典大会、大型联欢会、宣判大会等。•(2)大型会议一般指千人到数千人至万人参加的会议。如焰火晚会、游行示威、体育比赛、人民代表大会等。•(3)中型会议一般指百人左右到数百人至千人参加的会议。如春节团拜会、节日慰问会、经验交流会等。•(4)小型会议一般指数十人至近百人不等的会议。如各种办公会、座谈会、现场会等。•(5)微型会议几人至十人参加的会议。如小组会、班组会、领导碰头会等。•2.按照会议的内容含量划分•(1)综合性会议，如人民代表大会、工作总结会•(2)专题性会议，如××经验交流会、×节日庆祝活动会、高校招生工作会议等。•3.按照会议召开的时间划分•(1)定期会议指按照一定的时间间隔或一定的循环周期固定召开的会议，亦称例会。如办公例会、各种定期召开的经验交流会、学术讨论会等。•(2)不定期会议根据组织开展工作的需要，随时要召开的会议。如防汛紧急会、抗灾紧急会、××工作布置会、研讨会等。•4.按照会议的级别划分•按照会议的级别划分是依据我国党政领导机构从中央到地方的不同等级划分的，比如中央级会议、省、市、自治区级会议等等。•5.按照会议的秘密程序划分，公开会议、内部会议、机密会议。•6.按照会议的性质划分•（1）决策性会议•包括立法性会议（权利机构的会议，如各级人民代表大会）、党务性会议（是政党内部召集的会议，如党的各级代表大会。它具有政策性强、有一定范围限制的特点，某些会议还有一定的机密性）、行政性会议（是各级行政机关、企事业单位召开的执行性、工作性会议，也包括研究和处理日常工作的一种会议，或叫例行工作会议，或叫“碰头会”，或叫办公会议，或叫厂务会议等。它往往是总结过去的工作，部署今后的任务。）等。•（2）非决策性会议包括业务性会议（主要指在各经济部门、教育、科技、文化、体育、艺术等领域召开的专业性会议。如工业的定货会、文艺单位的汇演会、科技的展览会、高校或科研单位的学术讨论会、或就某部作品举行的座谈会等等。它研究和讨论的问题比较集中，有较强的针对性；与会人员思想活跃，会议活动也比较频繁。）、群众性会议（其与会者主要是非官方、非专业性的群众，会议目的是表达群众的意愿。如各群众团体召开的各种群众性庆祝集会、纪念集会或抗议集会，以及劳动模范与先进工作者会议等。它的特点是群众性、广泛性，有些会议的规模还比较大。）、交际性会议（旨在增进了解、发展友谊的会议，如文艺晚会、联欢会、茶话会等。）等。•7.按照会议一会人员集中或分散情况划分由于现代会议形式的出现，有了与传统的与会人员在同一时间同一地点集中一处开会不同的异地开会形式，因而也就有了与集中开会对应的非集中会议形式。•非集中的会议包括电话会议、电视会议、网络会议等，统称为电子会议。会议是一种十分广泛的社会活动方式，给它分类还可以从其他的角度和侧面进行，如表5-2所示分类标准类型按与会者的身份和国籍国内会议国际会议按与会者国别或与会各方的数量双边会议多边会议按会议议题所涉及的领域经济性会议/政治性会议军事性会议/文化性会议等会议的其他分类补充——公司常见会议的类型•客户咨询会产品展销订货会新产品新闻发布会股东大会•三、会议的作用与缺陷•(一)会议的作用•1、实施领导的重要工具•2、领导贯彻民主集中制，实行决策民主化、科学化的必要手段•3、各级领导贯彻政策、部署任务、沟通信息、协调行动的有效方法•(二)会议的缺陷—文山会海•行政管理学者指出了会议的八点缺陷：耗费人力，时间与经费；所得决议并不一定是好决议；易被少数人操纵；受会场气氛、情绪影响，易作出超出权限的决议；责任不明，所作决议，名义上共同负责，事实上无一人负责；易于感情用事；使主管推卸责任；常流于会而不议或议而不决。•四、会议的申报与审批•1．会议申报与审批的形式一般而言，会议申报与审批大体有三种形式。一是口头申报形式二是书面申报形式三是会议申报形式•2．会议审批的原则•秘书部门对有关职能部门申报召开的会议，要本着精简从严的审批原则，严格把好审批关。•会议审批还应遵循“一枝笔”的原则。第二节会务工作的要求和内容•一、会务工作的要求•（一）会务工作的一般要求•１．准备充分•２．组织严密•做到三落实：一是政策落实，二是人员落实，三是时间落实•３．服务周到•４．确保安全•一是保证会议各种文件、资料的安全，二是人身安全。•（二）会务工作的具体要求•１．确定会议的形式弄清了会议的议题或会议要解决什么问题，达到什么目的，决定开会之后，就可以确定会议的形式。•２．确定会议的规模主要是控制出席会议的人员、特邀代表、列席人员、工作人员和服务人员的数量。•３．确定会议时间和会期会议时间是会议正式开始的时间；会期是指整个会议的时间期限；对此都要作明确的规定。•４．确定会址会议地址的选择应以方便与会者为主要原则。一般应考虑到以下因素：一是会场大小适中，二是会议地址适中，三是会场附属设施齐全。•５．会议运作会议运作必须严格按照会议科学的要求进行，按照既定的方案进行，不能随心所欲。•二、会务工作的内容•一般来说，会议工作的进程有“三步曲”，即会议准备阶段、会议进行阶段和会议结束阶段。与此相适应，会务工作的内容也有三个部分，即会前准备工作、会中组织工作以及善后工作。•（一）会前的准备工作•1.安排议题•2.拟订与会人员范围或名单•3.办理会议报批手续•4.发会议通知•5.准备会议文件和材料•6.选择和布置会场•7.排列座次•8.办妥后勤服务事宜•9.做好新闻发布工作•10.进行全面的会前检查•11.通讯保障1.安排议题•议题就是会议需要讨论研究的题目或内容。•秘书人员应负责了解需要讨论的事项，做好收集议题的工作，并根据问题性质、领导意图、轻重缓急及机密程度作出安排。事关重大的，需要大家开动脑筋进行讨论的内容一些例会上宣布周知的内容有的议题部分人可以不参加，就可以迟到或早退，以避免不必要的“听会”放在会前放在后面放在会期两头•安排好议题后，还要确定议程和日程。•1)会议议程•会议议程是为完成议题而作出的顺序计划，即会议所要讨论、解决的问题的大致安排，会议主持人要根据议程主持会议。•会议议程是具体会议的概略安排，它通过会议日程显示出来。大中型会议的议程一般安排如下：开幕式；领导和来宾致辞；领导做报告；分组讨论；大会发言；参观或其他活动；会议总结，宣读决议；闭幕式。•会议议程表的编制方法：•(1)制定议程表时，应注意议题所涉各种事物的习惯性顺序和本公司章程有无对会议议程顺序的明确规定。•(2)制定议程表之前还须明确会议活动的人员、日期和时间、地点、有关的餐饮安排。多采用表格形式。•(3)宣布议程，然后说明一些有关此次会议事务性的内容(例如：点名，报告缺席情况，宣读和修正上次会议记录等)，之后再安排讨论的问题。•(4)尽量将同类一性质的问题集中排列在一起，这样既便于讨论，也便于有关列席人员到会和退席。•(5)保密性较强的议题，一般放在后面。案例某公司销售团队会议议程安排有无不妥？公司销售团队会议将于5月25日（周一）上午9：00在集团总部的三号会议室举行。会议研究议题如下：1、销售二部经理的人选；2、东部地区销售活动的总结；3、上次会议记录；4、销售一部关于内部沟通问题的发言；5、公司下季度销售目标的制订6、公司销售人员的招聘和重组。•某公司销售团队会议议程公司销售团队会议将于5月25日（周一）上午9：00在公司总部的三号会议室举行。会议研究议题如下：1、销售二部经理的人选；2、东部地区销售活动的总结；3、上次会议记录；4、销售一部关于内部沟通问题的发言；5、公司下季度销售目标的制订6、公司销售人员的招聘和重组。修改：公司销售团队会议将于5月25日（周一）上午9：00在公司总部的三号会议室举行。会议研究议题如下：1、宣布会议议程；2、说明有关人员缺席情况；3、东部地区销售活动的总结；4、销售一部关于团队沟通问题的发言；5、公司下季度销售目标的制订；6、公司销售人员的招聘和重组；7、销售二部经理的人选。•2)会议日程•会议日程就是根据议程逐日作出的具体安排，它以天为单，是会议全程各项活动和与会者安排个人时间的依据。某股份有限责任公司股东大会日程安排日期时间内容安排地点主持参加人备注3、9上午9：00报到花园酒店大会议厅李总XXXX9：30会议开始，张董致开幕词大会议厅张董全体股民9：40李总：年度经营报告大会议厅张董全体股民11：00年度决算表大会议厅总会计师全体股民11：30大会结束•××协会专业技术研讨会会议日程表日期时间内容地点9月5日星期四8:00-8:50报到并领取会议资料圆通饭店1层大厅9:00-11:30××同志报告圆通饭店5层会议厅14:00-17:00××同志专业技术讲座圆通饭店5层会议厅9月6日星期五8:00-11:00分组讨论(预先按单位分组并指定召集人及记录)第一组圆通饭店2层小会议厅第二组圆通饭店3层小会议厅第三组圆通饭店4层小会议厅14:00-17:00参观相关技术操作13:40圆通饭店门口发车到高新技术开发区注意事项•1．会议议程和日程的功能是不同的，应抓准各自文件所传达的会议信息的侧重点。•2．会议议程的编制应在前，议程一旦确定，就不应再变了。会议日程在时间、地点、人员等问题上，如遇到一些变化，可相应调整。•3．会议的议程与日程的安排必须吻合。•4．会议的议程、日程表制定后，必须经主管领导审核方可实施。2.拟订与会人员范围或名单•拟定办法：•第一，有固定成员的例会，如五套班子会议—党委、纪委、人大、政协、政府会议，由于与会人员是固定的，只需要根据议题的需要，另拟列席人员。•第二，担任一定职务的人参加的会议，如省政府的厅局长会议，高校召开的院长会议等，其会议名称已经确定了与会对象，只要按单位、名单发通知即可。•第三，各种代表大会、代表会议，秘书人员要提出代表的名额分配、代表选举产生的办法，以便做好选举代表的工作。大、中型会议还应该根据地区或系统划分为若干个小组，这样