第四章秘书素养

第四章秘书工作的素养（含第三章第四节内容：秘书的自我管理）授课教师：秦治洲（聊城大学）有一位应聘总经理秘书的年轻小姐接受了总经理的面试，很顺利地回答完最后一个问题，心里正高兴着，忽然看到一张纸条从总经理的办公桌飘落在自己脚边，她很自然的捡起向纸条看了看，见上面是被笔抹掉的几组电话号码。见是废纸，便揉成团扔进废纸篓。这时听到总经理说：“你可以走了，你不符合我们的条件。”秘书面试案例秘书面试案例秘书面试案例一家公司招聘总经理秘书，经过多次筛选剩下5位，最后一关是总经理面试。5位应聘者沿着楼梯到达5楼总经理办公室，当他们坐下后，总经理宣布面试结束了，优胜者就是最后一位先生。总经理的依据是什么？秘书面试案例秘书面试案例总经理说：进门时我秘书的素养秘书的素养秘书的素养•••1、根据领导批示和有关会议决定，协助主任和副主任起草行政工作报告、计划、总结、通告、通知等文件。•2、负责做好会议的记录，必要时按要求整理会议纪要。•3、妥善处理工作和学习的关系，自觉刻苦地学理论、学法律、学政策、学科学、学各种业务知识，不断提高自身的政治、业务素质。•4、牢固树立“为基层服务、为人民群众服务”的思想，从维护机关整体形象出发，正确处理好苦与乐、得与失、家庭与单位、个人利益与国家利益的关系，不搞攀比，乐于奉献，一丝不苟，尽职尽责。办公室秘书岗位职责（示例）•5、自觉执行办公室有关办文、办会、办事的各项规定，做到当日事、当日毕。•6、履行公务期间要着装整洁、举止文明。要认真处理好群众来信来访。•7、要实事求是，不弄虚作假；公道正派，不见风使舵；谦虚谨慎，不盛气凌人；主动热情，不冷漠推诿；讲求效率，不懈怠懒惰；任劳任怨，不计较名利。•办公室秘书岗位责任制•8、要严守党和国家的机密，不得因情面或其他原因有意无意地泄漏机密，更不得以知密为资本而自我炫耀。不打听、不传播、不泄漏领导与其他同志讨论工作过程中的各项意见和尚未正式决定的问题。•9、不得凭借领导和机关名义以公肥私、以权谋私。•10、自觉维护团结，做到不利于团结的话不说，不利于团结的事不做，做团结的促进者。•11、完成领导交办的其它工作任务。办公室秘书岗位责任制秘书的素养秘书的素养秘书的素养秘书的素养秘书的素养秘书的形象秘书应有性格教材第76页：开朗、敏捷、稳健、坚毅、幽默、自制热情与礼貌、谦虚与谨慎、分寸与得体、敏感与自制、忠诚与负责毛泽东如何选秘书•欣赏有思想、有学问的人毛泽东认为：“有了学问，好比站在山上，可以看到很远很多的东西；没有学问，如在暗沟里走路，摸索不着，那会苦煞人。”因此，毛泽东习惯于以文识才，以才举人•希望秘书博览群书、兴趣高雅毛泽东喜欢吟诗赋辞、泼墨挥毫、博览群书，也希望身边人员能经常与他交流心得。德秘书素养知能心思想素质知识素质能力素质心理素质秘书的思想素质•一、政治思想１、强烈的公民意识，能够维护国家利益和社会利益２、较高的政策水平，准确把握现行政策法规的精神实质３、较强的法纪意识，不滥用公权、不贪污腐败。干部原则与要求•★必须同党中央在思想上政治上保持高度一致；•★必须关于动员和组织群众一道奋斗；•★必须坚持贯彻党的民主集中原则，学会多谋善断；•★必须眼界宽广，胸襟广阔，淡泊个人名利；•★必须谦虚谨慎，戒骄戒躁，对党和人民的事业高度负责；•★必须坚持走群众路线，始终与群众同甘共苦。•★必须坚持不懈地学习、学习、再学习；•★必须加强团结，同危害团结的行为作坚决的斗争。邓小平秘书成为阶下囚1997年，陈希同的秘书陈健，受贿40．9万元，贪污30万元，被判刑15年；•王宝森（原北京市副市长）的秘书闰振利挪用公款64万元用于个人经营活动，判刑7年；秘书成为阶下囚•自1999，河北李真就任省委办公厅秘书到被任命为省国家税务局副局长、党组副书记的7年间，他利用职务之便，大肆索取、收受他人财物，共计折合人民币814万余元；伙同他人侵吞国家资产折合人民币2967万多元，李真从中分得财物共计折合人民币270万余元。•为了遏止秘书腐败的发展,2003年夏,全国各省的党政领导机关纷纷发布名为《关于加强领导干部身边工作人员管理监督的暂行规定》的文件,对秘书行为做出了更为明确的纪律规定。•例如吉林省对领导秘书提出“八不准”,湖北省要求对秘书严肃纪律,做到“十不准”,安徽省提出了“十七个不准”的明确要求。二、职业道德（教材P71）•忠于职守（首要）•严守机密•恪守信用•文明礼貌•廉洁奉公（底线）三、工作作风（教材P69）•全心全意为人民服务、对党和人民负责、密切联系群众•实事求是、求真务实、坚持原则•敏捷干练•谦虚谨慎、踏实细致、一丝不苟•勤于学习、善于合作、勇于开拓秘书工作的综合性秘书工作的专业性秘书应具有四方面知识的纵横结合基础知识（底线、前提）专业知识（核心）行业知识相关知识（顶线）秘书横向具有较宽广的知识面秘书纵向具有较深厚的专业知识秘书知识结构的主要内容秘书的能力结构基础能力专业能力思维能力（含判断、推理、概括等）观察分析能力记忆能力听知、阅读和理解能力管理协调能力办事能力（含应变能力等）书面表达（写作）和口头表达（所有场合）能力操作能力社交公关能力毛泽东主席的五大秘书•胡乔木，由于其深厚的理论功底和文字修养为毛泽东所重视，他以渊博的学识、深邃的思想和优美的文辞获得了党内外享有盛名的学者和章辞家的称号。•1941年担任了毛泽东的政治秘书，并成为中央重要的笔杆子，他先后协助编选了《六大以来》、《六大以前》、《两条路线》等重要党史材料，并参与起草了《关于若干历史问题的决议》等文件。中共中央一支笔、政治秘书——胡乔木毛主席的“五大秘书”•建国后胡乔木曾担任中共中央机关报《人民日报》社社长、中央宣传部副部长以及新华通讯社社长等职，参与编辑了《毛泽东选集》，他对中共党史达到了烂熟于胸的地步。1951年6月，胡乔木起草了《中国共产党的三十年》，毛泽东指示以胡乔木的名义发表，这由此而成为胡乔木的代表作。•中共中央一支笔、政治秘书——胡乔木•1950年《南侨日报》评论报道：胡乔木担任毛泽东主席的政治秘书这一期间，深得毛的赏识。他的长处是思想周密，眼光透澈，才文并茂。•他随毛氏到重庆时期中共在政治上所遭受的各种歪曲的指责，都由他在《新华日报》上经常撰文予以驳斥。他的文章，紧凑锋利，短而有力，学的是鲁迅先生的作风，常把最精彩的意思用最精练的笔调描写出来警辟动人。•一篇篇社论、评论，起着“精神炸弹”的作用。中共中央一支笔、政治秘书——胡乔木•叶永烈《毛泽东的秘书们》•一进北平，百废待兴，毛泽东陷入“日理万机”之中，胡乔木也随之进入百忙状态。1949年6月24日，毛泽东写给胡乔木一封便函：•乔木：•写一篇纪念七一的论文（似不宜用新华社社论形式，而用你的名字），拟一单纪念七七的口号（纪念七七，庆祝胜利，宣传新政协及联合政府，要求早日订立对日和约，消灭反动派残余力量，镇压反动派的破坏和捣乱，发展生产和文教）——此两件请于6月最近两天拟好，以便于6月28日发出，6月29日各地见报。写一篇七七纪念论文（带总结性），此件须于7月2日写好，3、4两日修改好，5日广播，7日各地见报。起草一个各党派的纪念七七的联合声明——此件亦须于7月2日写好，以便交换意见。以上工作很繁重，都堆在你的身上，请好好排列时间。并注意偷空睡足觉。你起草后，我给你帮忙修改，你可节省若干精力。•…………•不过一个星期，毛泽东要胡完成的却有四篇全局性的重要文章。中共中央一支笔、政治秘书——胡乔木毛泽东的“五大秘书”•田家英为人忠厚老实、细致干练，深得毛泽东的信赖、倚重，毛泽东的存折、稿费、印章都交给他，这充分显示了毛泽东对他的信任。•作为毛泽东的日常秘书，田家英把主要的精力与才华都用于协助毛泽东的工作。他事无巨细，凡是毛泽东需要他做的他都尽力做好，从起草文件、下乡调查、处理信访直至保管存折，可以称得上是大管家。•总管家、日常秘书——田家英毛泽东主席的“五大秘书”••叶子龙，1935年年仅19岁的他就来到毛主席身边工作。从那时起一直到1962年，时间长达27年。•他忠厚诚挚的品格，积极认真的工作态度，多次得到毛泽东和其他中央领导同志的肯定和称赞。长期追随的人、机要秘书——叶子龙毛泽东主席的“五大秘书”••陈伯达，秘书时间最长，达31年。曾任中共中央宣传部副部长、中国科学院副院长及党中央机关刊物《红旗》杂志总编辑等职。•《中国四大家族》《窃国大盗袁世凯》《人民公敌蒋介石》等政治论著，成为在中共党内有影响的理论宣传家之一。理论家、政治秘书——陈伯达毛泽东主席的“五大秘书”夫人、生活秘书——江青♀1938年8月任军委办公室档案秘书。♀1938年11月19日与毛泽东结婚。♀1956年，中共中央政治局开会时，正式决定任命江青为毛泽东的生活秘书。罪过：大家比较了解。优点：有文艺、书法、摄影等特长；敢想敢干、写和讲的能力都比较强等。秘书自我管理——工作管理（P63）•首先要有明确的工作计划，包括工作目标、内容、分工或合作情况、工作步骤、方式方法、完成时间、标准要求等，都要了然在胸；•其次要注重区分轻重缓急，决定工作次序，有条有理地进行。即四分法。•其三，无论做什么工作都要高标准严要求。古人讲：取法其上，及乎其中；取法于中，及乎其下。其四，注意劳逸结合。休息和健康是为了更好的工作。••提前到达上班地点•负责领导办公场所卫生清洁（以分工为准）、分拆信件、分送报纸•↓•领导到达后适时•（若无紧急事务，让领导稍作缓冲，建议上班半个小时后）•↓•提示领导本日日程汇报有关事项询问领导其他指示安排•↓•交付之事急事急办，督办重要事项•↓•进行正常事务工作（政务性、业务性、事务性、临时交办）•接听电话接待来宾资料整理撰写文稿打印复印来往文件传真领导随叫服务等•↓•下班时间向领导征询需办事项，确定是否陪领导或在家加班•↓•检查文件、锁具、电器、电源情况后下班秘书日常工作程序（不成文规程）工作程序秘书自我管理——行为管理•通常对行为的理解，既包括行为方式，也含有言语、举止、态度等因素。秘书人员应因时、因事、因地制宜采取相应的、适当的行为方式。做事要干净利落，动作准确到位。任何时候都要使自己的行为合乎礼仪，务必保持谦虚谨慎的作风等。•1、一般说来，办公室礼仪的基本要求：以体现组织精神风貌为主，以工作大局为重，以共同进步为主。•2、办公室事务处理礼仪的要求：平和主动（即：尊重领导、和睦同事、善待信访、诚洽业务、妥接电话等）、热情礼貌、谦虚谨慎、分寸得体、敏感自制等。这些也可以称作品质。秘书自我管理—时间管理•秘书应科学地支配时间和充分的利用时间。要善于利用大段或整段时间去处理复杂并具连续性的工作，如重要文稿的拟写；善于利用小段、零星的时间去从事简单或可间断的工作，如一般邮件的分类、整理和查阅资料等。秘书应有效控制某些工作时间的弹性幅度，如接待来访者、接答电话等，不要因无谓的敷衍而浪费工作时间。秘书应时时刻刻注重统筹方法。古代秘书素质•汉代，中央集权的统一封建王朝已趋于巩固，选用秘书人员已着重于业务能力。当时，中央政府机构尚书台和御史府任用秘书，需经过严格的考试。这些部门的秘书，年龄须在17岁以上，要能背诵书9000字以上，并考其大篆、小篆、刻符、虫书、摹印、署书、书、隶书等8种字体。每年年底，先在郡一级考试，合格者由郡守移送于京城，再经太史面试，取其中优秀者派至尚书台和御史府任尚书令史，掌写文书。尚书台中为朝廷起草公文的尚书侍郎，要求更高，除注重其文采外，还很重视实际工作的锻炼。初入台时只能任尚书郎中，为见习官员，满一年后升为尚书郎，协助诗郎办理文书事务，三年后才能任尚书传郎（事见《东汉会要·诏令》）。时间管理方法日程安排与时间管理2012年9月25日星期二，本人接受的工作任务如何根据轻重缓急安排日程？（8：30在部长办公室开会，接受工作任务）1.两个制度修订作为文件下发，催一下办公室。2.营造庆祝国庆节、中秋节，喜迎十八大氛围。包括条幅标语（拟定、制作）、悬挂灯笼（协调资产处、水电中心）、主题展览（选购图片、制作）等。3.关于学校道路等征名启事，咨询农学院专家翟付顺老师，部长希望