线下沙龙活动组织流程方案

线下沙龙活动组织流程为了使公司组织的沙龙活动更加有序，使沙龙活动最大限度达到宣传公司、品牌、产品或培养、签约客户的目的，现对公司今后组织的沙龙流程进行如下规定。一、主题及目的明确沙龙会议主题、内容及目的：主题是否符合市场及行业的需求；内容是否丰满充实；要明确是为了宣传公司、品牌、产品或培养客户为目的或直接签约的目的。沙龙主题由营销部门根据市场和行业需求向营销管理服务部提出建议，营销管理服务部在会前启动会上最终确定沙龙主题。二、部门分工1.牵头部门：营销管理服务部公司沙龙活动组织均由营销管理服务部牵头，并负责沙龙活动策划、前期宣传、后续报道、启动会及总结会组织等相关工作。2.执行部门：负责沙龙执行的分公司或营销部门沙龙举办地的分公司或营销部门负责沙龙活动执行工作，包括：物料准备、场地选择、场地布置、组织实施、人员接待、流程把控、活动气氛调动等。3.支持部门：其他相关部门营销部门：负责邀约客户、收集客户痛点、调动会议现场气氛、跟进客户等相关工作技术部门：若沙龙会议需技术部门提供相关支持，技术部负责人或指派人必须参与并提供支持。运行管理服务部：负责沙龙物料准备及演讲嘉宾邀约工作，提前收集嘉宾演讲PPT并发送至营销管理服务部。三、流程安排营销管理服务部负责对会议组织流程的全程把控，并实时跟进，确保沙龙活动有条不紊的进行。1.沙龙启动会沙龙活动策划之前，由营销管理服务部组织相关部门召开启动会，明确沙龙时间、地点、主题、预期目的、部门分工、邀约嘉宾、会议预算等一系列会前准备工作。2.沙龙策划方案撰写沙龙策划方案根据启动会收集的信息资料，由营销管理服务负责方案稿的撰写，并提交至主要执行部门主管、营销总监和总经理审核，方案审核通过方能执行。策划方案内容应包括：公司简介、会议背景介绍、沙龙举办目的、主题、时间、场地选择与布置、嘉宾邀约、参会人员邀约、沙龙流程安排、物料准备、宣传推广、人员配置、预算分析等相关内容。3.前期宣传沙龙开始前一周，营销管理服务部开始会议前期宣传工作。（1）制作会议H5邀请函，经营销总监和总经理审核通过后，由各营销人员利用朋友圈、微信群等社交工具转发；（2）撰写微信宣传软文，在会议前一周开始作为重点连续推送；（3）在互动吧、活动家等活动发布网站、大型行业论坛、贴吧等平台发布相关信息和软文。4.客户痛点收集（1）痛点收集·营销部门在邀约客户参会时需提前收集客户在日常经营中遇到的法律、业务、系统等相关问题，并汇总至营销管理服务部；·若未能收集到客户痛点，各分公司和营销部门需针对当前市场和行业现状，每个部门至少提出3条问题，并汇总至营销管理服务部，由营销管理服务部整理出3条行业普遍关注的问题。（2）痛点用处·营销管理服务部对问题进行整理后发送至运行管理服务部、营销总监、各参会市场经理、主持人；·运行管理服务部将问题反馈至邀约的演讲嘉宾处，并建议嘉宾根据问题准备演讲内容或提前准备好相关问题解决方案；·各参会市场经理需了解自己负责区域的客户问题，并引导客户现场提问；·主持人在现场没有客户提问的情况下，可以抛砖引玉，提出整理好的问题，带动现场气氛。5.会后跟进（1）后续报道：营销管理服务部根据会议视频、录音及图片资料，整理并撰写相关宣传报道稿件，通过微信、网站等平台进行传播，最大限度达到品牌宣传的目的；（2）会后客户跟进：会后各营销人员要及时跟进和维护客户，最好能达到签单的目的。6.会议总结会议结束后，各主要参会人员针对会议在准备、宣传、进行、报道与跟进等阶段存在的不足之处提出意见和建议，由营销管理服务部负责整理和改进，为今后的沙龙组织提供借鉴。四、嘉宾及参会人员邀约1.邀约嘉宾·运行管理服务部根据沙龙主题，邀请行业权威机构或专家以嘉宾身份进行演讲；·运行管理服务部务必提前和嘉宾沟通好会议的主题和时间；·运行管理服务部在会议前1-3天内收集嘉宾演讲PPT，发送至营销管理服务部；·营销管理服务部将PPT发送至部门总监和总经理，审核嘉宾演讲的内容；·运行管理服务部在邀约嘉宾时需与嘉宾沟通会议现场演讲方式，尽可能避免宣讲形式，采用互动的方式进行；即带着当前行业内问题和案例去讲解，而不是枯燥的纯理论知识介绍。注：根据沙龙主题确定嘉宾身份类型，嘉宾由营销部门、营销总监、总经理推荐或运行管理服务部自行联系，嘉宾最好为业内有一定知名度的权威人士。2.客户邀约（1）客户邀约方式客户邀约一律使用微信朋友圈、微信群、互动吧、活动家等网络邀约方式进行，禁止营销人员通过电话方式邀约。（2）邀约对象会议邀约目标企业分为2类：·公司客户：潜在客户、意向客户或已成交客户·合作企业：支付公司、电子签证企业等第三方合作企业注：会议邀约目标人群为目标企业的高层管理人员，如运营总监、总经理、董事长等（如遇到报名人数过多、报名人员级别不够，营销管理服务部需通过电话、邮件等方式一一告知，并做好解释、安抚工作。）五、会议现场组织1.会议选址会议场地尽量选择靠近车站、地铁或其他环境优雅、停车方便的地方；2.物料准备各分公司行政部门需及时准备好会议所需水果、糕点、纸笔、公司宣传画册、参会人员席卡、易拉宝、横幅等等物料；营销管理服务部需协助执行部门准备好会议所需背景PPT、邀请短信模板、席卡模板等相关材料，并建立沙龙微信讨论群；3.现场布置会议场地可根据现场环境，按照舒适、易交流的原则布置。如：座位需面对演讲嘉宾、每桌要安排客户经理进行对接和互动等等；4.人员安排·参会人员引领：在会场显眼处（如会场正门）安排2-3位工作人员负责参会嘉宾迎接和引路工作；·会议签到：现场安排1-2人负责会议签到工作；·气氛营造：每桌或每区域单元需安排1位客户经理负责在会议进行中营造气氛；·主持人：主持人须提前熟悉所有会议流程，在会议开始前需要对公司、会议主题、会议背景、演讲嘉宾进行介绍，并邀请参会嘉宾加入微信群；在会议过程中需根据会议流程表严格把控会议流程和时间，并负责带动会议气氛；在会议结尾或过程中适时推荐公司产品。六、组织流程完善由于当前公司组织此类沙龙会议尚处于摸索阶段，在流程等方面无法做到十全十美，营销管理服务部将根据此后会议中出现的问题及时完善。本流程其他未尽事宜，各部门可提出相关意见和建议，并反馈至营销管理服务部，营销管理服务部酌情进行修改。营销管理服务部2016年3月22日