第七章秘书的“办会”工作

第七章秘书的“办会”工作（二）[学习目的]通过本章学习，学生应了解会议组织变革发展的情况，掌握会议组织规程表的制作及使用要求，掌握会议文字工作的基本要求。第一节会议组织工作方法的变革与发展会议组织工作，特别是非常规的大中型会务工作按照前文所说的方法制作会议预案，是一种多年形成的传统方法。这种方法是有效的，但也存在需要改进的地方。如用这种传统方法，很难在预案中将会议细节如时间要求以及工作效果要求制定得很完备，因而在操作时，工作人员只能依靠经验跟上整个会议筹备的进程，筹备服务工作也只能依靠经验或按口头指示尽可能满足工作要求。再如，在这种传统的会议预案中，很难看清各部门各程序相互之间的联系和制约关系，会议筹备者难以从整体上控制各项工作细节的进度，使分属各组的工作细节符合整体进程的要求。上世纪八十年代中后期随着办公环境和手段的变化，秘书人员对传统方法存在的问题深入了解，也对会议筹备组织工作进行了改革，会议组织工作发生了新的变化。一、会议组织服务工作的规程表这是某市市委机关在十年前开始尝试的组织会务的方法。这种方法在一定范围内推广使用取得较好的效果。这种方法对传统的预案制作方法的改进主要在于：1会议组织规程表将原来用冗长的文字所表达的预案变成一两张很简明的表格。不但篇幅缩小了，而且条理清晰。2会议筹备组织工作在预案中比较难以表述的细节，在表格中的项目中都能很清晰地表达，且工作的要求、完成的时间、责任人一目了然。3对经常筹备大中型会议活动的单位，对于不同的会议，这种表格不仅项目可以相对固定，甚至有些要求也可以大体相拟，仅对时间、责任人作些调整即可使用，这样极大地缩短了会议筹备工作的时间。以下是1985年11月在原江汉大学召开全国高校秘书学教学研究会所用的规程表。此表在那次对全国秘书教学研究会的成功组织起了相当重要的作用。（见表一：全国高等院校秘书学教学经验交流会暨中国高等院校秘书学教学研究会第一次年会会务工作规程表）二、用PERT原理组织会议三、应用远程数字传输系统组织电视会议如果说我们所说的传统会议都是实现的面对面的交流，则在传统技术条件下，只能是与会者的面对面聚会才有可能实现会议的过程。尽管在几十年前已有那种可以闻其声，却不能谋其面的音频电话会议，但在那种只有音频信号传递的技术条件下，与我们想象的会议总还是有明显差异的。而在新技术条件下，通过纵横千里的数字传输网络（甚至是通讯卫星）加上视讯终端（ViewPoint）的功能，人们可以在自己的办公室、会议室里与相隔千里乃至万里的同行、同事在屏幕上聚会。这种聚会不止可以闻其声，还可谋其面。在这种聚会的形式下，与会者不仅可以相互之间传递文件、图表、照片以至实物的固定的画面，还可以传递连续活动的图象，从而可以很方便地进行相互间的讨论、交流。如果需要的活，你的计算机里的数据、图纸、文字说明都可以同步让与会者共享。这种聚会的方式，甚至比起我们传统的会议在交流方面来得更方便。这就是已经在使用并会逐步推广的远程数字传输系统支持下的电视会议系统，在电信服务项目中称之为电视电话。它服务的对象不只是电视会议，还可以是远程应用程序演示、远程教学等。随着数字传输技术的发展，一些公共管理系统和大的企业集团内部已装备了这类视讯终端，因而在集团或系统内很容易实现这种远程电视会议，包括被称为更先进的数据会议。这种数据会议主要功能包括：电子白板、文件传输、应用共享、多方交谈等。显然这无论对行政会议，还是商务会议都可以极大地节省资源、提高效率。第二节会议的文字工作会务工作中，涉及文字工作的内容比较多。一般说来，有起草会议通知、工作报告、总结，做好会议记录，编写会议纪要等项工作。本节仅就会议记录、简报和纪要三项，看会议文字工作的一般要求。一、会议记录会议记录是会议情况的真实反映，也是检查会议决定事项执行情况的依据和凭证，它包括两部分：第一部分是会议组织情况，要写明会议名称、届次数、时间、地点、出席者、缺席者、列席者、主持人的姓名与职务，稿末签上记录者的姓名。以上这些项目多在会议主持人发言之前写好。第二部分是会议内容。这是记录的主要部分，要将会议议题、讨论发言、形成的决议、尤其是主持人的结论性发言记录下来。会议记录的方法有：1摘要记录，这是一般会议通用的记录要求。2详细记录，多用于领导班子的重要会议，如党委常委会、经理办公会等。会议结束后，记录人要全面检查记录，检查错漏字，字迹不清的地方和其他遗漏处要及时补写好，对会上没有弄清楚或发言者表述不清的地方，要及时找有关人员核对。记录人必须遵守保密规定，不得泄露会议内容。会议记录要妥善保管，不得外传或遗失，并使用专用记录本，按规定定期归档。二、会议简报会期短、人数少的会议，不必出简报。人数多，会期较长的会，应搞好会议简报。会议出简报是为交流情况，提高会议质量。简报应求新、求实、求短、求快。求新，即反映新经验、新情况、新问题；求实，就是反映情况要真实，不夸张，不缩小，事事要查对落实，不能马马虎虎；求短，就是文字简炼，篇幅短小；求快，即迅速反映值得注意的问题，简报不抢时间、拖拖拉拉，就起不到指导会议的作用。会议简报的主要写法有下面两种：1报导式写法。2转发式写法。三、会议纪要会议纪要的内容可分两部分：第一部分是会议情况简述。其中包括召开会议的根据、目的、时间、地点、参加会议的人员，会议讨论的问题以及会议结果（包括对会议的基本估价）。第二部分是会议主要内容的归纳。第三节改进会议工作，提高会议效率会议是整个管理活动组成部分之一。改进会议工作，提高会议效率，对实施有效的管理有着重要的意义。根据对会议效率相关因素的综合分析，可以提出以下几个改进会议工作的措施：一、改变随机决定，多头安排召开会议的状况，将会议活动纳入到管理工作计划体系，统筹兼顾，合理安排。二、改变开会随意使用时间的做法，控制会议时间量，有效地利用时间。会议过多过滥不好，会议时间过长也不应该。有些会议中与会议主题无关的活动占了整个会期的一半，则与会者的注意力早已不在会议之中了。即使在日常工作性会议中，也同样应该注意会议时间的合理使用，从生理和心理的角度考虑，应充分利用人们生理活动高潮期间，提高会议时间利用的有效性。必须明确：会议只是进行讨论的地方。那种临到开会时花大量的时间介绍会议议题的背景、事情的由来、经过，却只用很短的时间对议题本身去讨论的做法，实在不可取。一位伟人曾严格要求对提请会议讨论的问题必须有以下材料的准备：（1）不超过二——三页议题情况的简短说明；（2）草拟好的决议草案；（3）有关部门的反映与反对意见。否则不得列入会议议题。四改变不管什么问题都是轮番发言的、单一死板的开会方法，根据会议目的和内容的需要采取不同的、科学的开会方法。根据管理活动的会议内容，从效率的角度可以将会议分为三类，分别采取以下的开会方法。第一类政策性的研究会。第二类部署执行性的工作安排会。第三类协调工作性的会议。五改变忽视督促检查工作的习惯，建立会议决定事项督办制度会议决议执行情况的督促检查和贯彻会议决议的情况反馈是秘书部门工作的重要内容之一。一些部门会得不少，决定的事项也不少，却难以落到实处。因此，必须加强会议决议的执行情况的督促检查工作，及时反馈决议执行中存在的问题，制定相关的督办制度，认真落实会议决议事项，从根本上提高会议效率。第四节阅读资料简报例文：全国高等院校秘书学教学经验交流会会议简报第一期大会开幕盛况全国高等院校秘书学教学经验交流会暨中国高等院校秘书学教学研究会第一次年会于十一月十五日在江汉大学召开。出席开幕式的有中共中央办公厅秘书局副局长李欣、光明日报社学校教育部高级编辑陈季子、中共湖北省委办公厅副主任金启芳、湖北省行政管理学会筹备组负责人、省编制办公室副主任刘照庄、市委副秘书长李涌泉、市人大常委会秘书长万文周、市委办公室主任戴国家、市政府办公室副主任叶竞生、华中工学院副院长姚启和及来自全国二十八个省、市、自治区、一百二十多个大专院校的近一百九十名代表。江汉大学校长王千弓同志致了开幕词。李欣、金启芳、李涌泉和姚启和等同志讲了活。中国写作协会副会长周姬昌、武汉大学党办主任张清明和四川省电子工业秘书学会代表邹厚荣向大会致了贺词。学会秘书长张金芳汇报了学会成立一年来的工作情况。开幕式后，全体特邀代表和与会专家、学者合影留念。论文交流拉开序幕十五日下午，代表们对秘书学教学和专业建设方面，展开了热烈的讨论。成都大学常崇宜老师就当前秘书专业建设中的一些问题谈了他的四点看法：首先，他认为把秘书看成单纯的“秀才”与“笔杆子”是片面的，并提出应分清秘书与中文两专业的关系，尽快建立独立的秘书学系。其次，在秘书专业的培养目标方面提出了当前有笼统化和忽视办事能力培养的问题，认为应当开始考虑分层次、分战线、分工种去确定专业的培养目标。第三，他认为秘书专业基础课应是语文、数学、外语，尤其认为数学和外语的位置应摆到新的位置。最后，他谈到了解决专业师资的问题。认为应通过将青年教师送到实际中去体验工作再回来上课与请老秘书讲课这两种途径解决师资问题。大连工学院陶菊怀老师作了题为《创办秘书专业的两个问题》的发言。她认为，培养目标问题应从社会主义经济、科技和社会发展对秘书工作的需要出发，从如何适应国家的要求着想。她还谈到目前培养二年制大专的秘书人才是必要的，可以快出人才；但要尽快举办四年制的大学本科，这将不仅会大大提高秘书的质量，而且也可以解决秘书学专业的专业师资问题。我们应当为实现这一目标，为社会主义现代化建设培养质量更高的秘书人才而努力。汕头大学林鸿荣同志认为：一、创新业、育新人、注意共性，更要办出各校自身应有的特色。既然是应用文科，“用”是共性，“杂”家也是共性。汕头大学招生对象面向广东、港澳、办学方针是“立足奥东、面向全省、对外开放”。全国四个经济特区，广东三个、汕大在特区，加之，广东的海南更是中央特允实行特殊政策的地方，汕大理所当然要办出一个“特”字。二、培育秘书人才必须注意通专兼备和文理渗透。1.课程设置既要重视基础性又要重视专业性，既要突出文秘性又要注意综合性。2.教学方法的改革既应体现知识数量的丰富性与智能结构完善化的辩证统一，又特别强调早期实践的穿插，以培养实干、应变能力。上海大学文学院黄立新同志在大会上交流了他们的教学计划。他提出，秘书专业教学中应注重理论联系实际，重视实习环节。另外，他还提出从秘书专科生中择优选拔部分学生继续深造，办秘书本科的设想。还有其他院校代表也在会上作了发言。第五节技能训练训练目的：通过训练，学生应学会制作会议规程表，学会作会议记录和起草会议简报。实践1：参加一次讨论会，作好会议纪录并写出会议简报。实践2；按第六章技能训练中所提出的某企业年终总结及表彰大会筹备方案的要求，制作一份会议规程表作为该会议筹备方案的补充材料。实践3：观看电视新闻节目中的会议报道，看其中主席台及背景的布置，制作一幅会议主席台布置效果图。本章参考文献：1.《PERT与会议组织工作》：杨光汉《秘书学研究》1985年第一期2.《会议组织艺术》：聂德虎朱佳林华中理工大学出版社1988年