第三版文书与档案20141212总复习题

-1-填空题1、文书就是指行为主体在社会活动中，为了一定的目的形成并使用的具有应用性的和_____________________。特定格式的文字材料（2页）2、请示的特点是请准性、权限明确性、_________。内容单一性（47页）3、公文标题一般由发文机关、事由、文种组成，通常称为公文标题____________。三要素（90页）4、结构是文书的内部结构，及文书内容的_________________。组织和安排（128页）5、承办，由有关职能部门或个人__________并予以贯彻落实的工作程序。承接办理来文（165页）6、档案收集工作的内容可以概括为两个方面即______________和______________。（219页）档案的接收、档案的征集7、_________是指对收集的档案进行甄别和判断其价值,以决定档案的存毁。（219页）档案鉴定8、档案常用分类方法有三种，即____________________________。（240页）年度分类法、组织机构（问题）分类法、保管期限分类法9、案盒编号的方式有两种，一种是________一种是__________。（244页）统编、分编10、适宜的库房温度应为__________，适宜的库房湿度应为__________之间。14-20°c，50-65%（249页）11、收文程序有签收、登记、审核、____、____、承办、催办、注办。（154页）拟办、批办。12、发文程序有调研、____、审核、____、复核、缮印、用印、登记分发。（154页）草拟、签发13、直接地、具体地审查档案，一般称之为______________。（231页）直接鉴定法。14、大事记以____________,以__________简明记载一定范围内的重要史实。以时为经，以事为纬（28515、文书的本质属性是__________。现实执行性（7页16、档案的利用是档案工作的__________。目的（277页）。17、在人事管理中形成的各种涉及个人经历、政绩、德才表现等方面信息的档案材料称为__________。人事档案（293页）18、根据相关规定,一般应由文书处理部门和有关业务部门在__________向档案室移交档案。（186页）第二年上半年。19、初步整理就是平时整理，及机关的文书部门把机关一年内在工作中逐步形成的应当归档的文书整理工作放在平时有计划地进行____________。平时有计划地进行（180页）20、文书的表达形式可以是叙述、议论、_________兼而有之。说明（135页）21、档案保管期限表一般有五部分组成，其中______和_______保管期限是最基本的项目。条款、保管期限（233页）二、名词解释公文___（4页）指党政机关、企事业单位、群众团体这些法定的机关与组织为了一定的目的，在社会活动中为处理公务而形成并使用的具有特定格式的应用性的文字材料。档案___（6页）指机关、组织和个人在社会行动中形成的，作为历史记录保存起来以备查考的，作为凭证的文字、图像、声音等的文书和信息材料。档案管理___（12页）也称档案工作，或档案管理工作，简单地说就是用科学的原则和方法管理档案，为党和国家的各项工作服务。通用文书___（24页）指各类机关与组织在工作活动中都可以使用的文书，它具有普遍通行的性质，如党政文书类的通知、通报、请示、报告、意见、函、会议纪要等。人事文书___（72页）指各级机关在人事管理工作中形成的，反映个人自然情况、社会经历和思想品德、业务工作情况等各种材料的总称。公文文体___（78页）公文文体是为适应行政工作、公共事务管理的需要而形成的语文体式。就表达方式而言，是一种兼有议论文、说明文、记叙文的一般特点的应用文体。审核（发文）___（155页）又称核稿，是指文稿在送交机关领导签发之前，对文稿的内容、体式等进行全面的检查审定。行文制度___（146页）指的是机关与机关之间的行文必须遵守的行文准则和规定，包括行文关系、行文方式和行文规则三个方面的内容。-2-批办___（165页）指机关单位领导人将来文和附送来的拟办意见审阅后，对文件如何办理、办理原则和办理过程中应注意的问题做出最后决定，并在文件办理单上加以指示或批示的环节。10、件____（172页）“件”是文书制发、传递、处理的基本单位，是文书运动过程中客观存在的形式。11、组织机构分类法___（178页）按照立档单位的内部组织结构设置对档案进行分类，每一个具体的内部组织机构就是一个具体的类别。12、档案保管期限表___（228页）是用表册的形式列举档案的来源、内容和形式并指明其保管期限的指导性、标准型文件，它是档案馆、档案室鉴定档案的价值、确定档案保管期限的依据。13、全宗____（244页）指一个具有社会独立性的组织或个人在其社会实践中所形成的全部档案。14、档号____（246页）档号是档案实体最基本的秩序号，是档案整理成果的一种客观记录，反映了分类和排立的秩序。15、档案的提供利用____（277页）档案的提供利用也称档案信息的开发利用工作，指通过一定得方式和方法尽可能开发档案信息，直接向有关单位和人员提供信息服务。16、组织沿革___（286页）是以文字或者图表形式，系统地记述和反映某一独立机关（包括党政机关、社会团体、企事业单位）自身发展演变情况的参考资料和工具。17、人事档案（293页）人事档案实在人事管理中形成的各种涉及个人经历信息的档案材料，是一个单位和组织了解、评价、选拔干部，开展人事管理工作的重要依据。18、声像档案___（299页）指在社会活动中产生的具有保存利用价值，以声音、图像为记录手段的各种载体形式的原始记录。19、档案的间接利用___（283页）指向利用者提供的是经过档案工作人员提炼、整理、编辑出来的二次信息，信息是一个有机的整体。20、电子档案___（309页）指在数字设备及其环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传输的档案。21、文书整理归档（170页）文书整理归档，指将处理完毕的、具有一定查考利用价值的、应作为挡案保存的文件材料，按照它们在形成过程中的联系，以“件”为单位，进行整理、装盒、归档并使之有序化的过程。三、判断题（对的写√，错的写X）1、文书是档案的前身，档案是文书的延续。（10页）√2、未经签发的重要文件，文书人员有权拒绝缮印。√（146页）3、凡是党中央、国务院的办理事务的一般性文件都属于国家机密。X4、会议文件谁召开谁立卷。√5、密级一经确定就不能变更。X6、合同或协议的双方或多方的签字盖章叫会签。X7、文书处理程序的特点是确定性、连续性、规范性。√8、浙江树人大学招生录取名单的保管期限应列为永久。√9、机关文书处理工作可以分为收文、发文、和文件管理三个方面的运转处理程序。（153页）√10、机要文件的处理与一般文书处理人员无关。X11、校工会关于健全分工会组织的批复的保管期限应列为短期。X12、关于树大学生退学的有关决定必须抄报省教育厅。√13、树人大学的上级领导机关为省政协、省教育厅。上行文件，如请示应视文件涉及内容，确定主送、抄送机关。√14、会记档案应在会计机构保管一年后移交本单位档案机构统一保管。√（297页）15、照片档案底片的保管温度为13-15°c，相对湿度为35%-45%√16、附件是公文正文的组成部分之一。√（93页）17、全宗盒是全宗的“档案”，但不是全宗内的档案。√（251页）-3-18、2006年国家档案局8号令规定文书的保管期限为永久和定期两种（30年、10年）。√四、简答题1、什么是文书现实执行性和档案的原始记录性？（7-8页）文书的本质属性是现实执行性在职权范围内，机关文书一旦制发，就要处理有关事务，具有执行性。（1分）2）在一定时间内有执行性，也就是现实执行性。（1分）3）现实执行性要求文书撰写者遵循及时性的原则。（1分）档案的原始记录性是指1）档案是历史的记录，无论从形式或内容特征上都表现出原始性并真正反映历史的原貌（1分）2）原始记录性是档案最本质的属性，是区别其他文书，信息、图书、情报的根本特征。（1分）2、简述请示与报告的区别（48页）1)请示是要求上级组织对某一事项或有关问题给与指示或批准的上行公文。（1分）2)报告向上级机关汇报工作、反映情况、答复询问的上行公文（1分）3)报告与请示的相同点在于两者是隶属机关之间上行文所使用的文件，平等机关、非隶属机关之间行文不得使用。（2分）4)不同之处在于行文的目的、时间及处理方法都有明显的区别。（1分）3、简述公文眉首部分的格式要求（86页）1）眉首（文头）部分的特点是位置相对固定。（1分）2）眉首一般由公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等部分组成（3分）3）这一部分用一条与版心等宽的红色反线（红色粗实横线）与主体部分隔开，以使公文页面美观、醒目。（1分）4、电子档案的特性（309页）（1）电子档案对设备的依赖性（1分）（2）电子档案信息的非直读性（1分）（3）电子档案的信息与载体的可分离性（1分）（4）电子档案的信息共享性（1分）（5）电子档案信息的易改性与泯灭性（1分）5、简述审核（收文）的内容（163页）收到下级机关上报需要办理的公文，文秘部门应进行审核，内容有是否应有本机关办理（1分）是否符合行文规则（1分）是否符合国家法律、法规及其他有关规定（1分）涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签（1分）文种使用、公文格式是否规范（1分）6、简述发文审核的内容（155页）1）又称核稿，是指文稿在送交机关领导签发之前，对文稿的内容、体式等进行全面的检查审定。（3分）2）是关系到发文质量的重要程序和关键环节。（1分）3）文稿在领导签发之前均由文秘部门进行严格的审查把关。（1分）7、处理完毕的文件归档的质量要求是什么？（186页）具体包括应归档的文件材料收集齐全、完整（1分）按照文件之间的有机联系和保存价值，科学地整理归档（1分）3）归档的案盒应符合文书整理归档的各项质量要求（1分）4）编制移交目录，至少一式两份（1分）5）交接双方经过清点案盒，履行签字手续（1分）8、鉴定档案价值的原则是什么？（225-226页）具体包括为从国家和人民的整体利益出发去衡量档案的机制（1分）全面的观点，即全方位、多层次地预测档案利用的需要，从各方面全面地审视档案的内部特征和外部特征。（2分）历史的观点，即把档案放在它所形成的历史环境中，具体分析档案的内容和形式，以及档案文件之间的相互关系，并结合现实需要和未来需要考虑档案的价值。（2分）9、简述全宗盒的作用（251页）全宗盒是档案保管工作的一个重要管理工具和手段。（2分）1)加强对全宗的连续管理（1分）2)有助于档案工作人员尽快熟悉全宗和立档单位情况（1分）3)可以澄清事实，明确责任（1分）10、会议纪录的作用和意义（59页）1)是如实记载会议情况的文书。（1分）2）由于党政机关的领导会议，办公例会都带有决策性质，反应了机关公务活动的本质情况和决策过程。（1分）3）起着原始凭证的作用（1分）4）机关开展工作的依据（1分）5）形成会议纪要、机关决议、决定的重要材料（1分）11、照片档案的归档要求（301页）具体包括及时归档（1分）严格按照归档范围归档（1分）归档照片应底片、照片和文字说明三部分齐全（1分）底片与照片影像相吻合（1分）照片档案的影像清晰，无损伤（1分）12、试比较“利用档案”和“档案提供利用”的联系与区别（277页）两者的联系：1)两者的工作对象都是档案（1分）2)两者的需求相同，都是对档案信息进行开发利用（1分）两者区别：1)开发利用档案信息-4-的主体不同：“利用档案”主体是利用者；“档案提供利用工作”主体是档案工作者（1分）2)开发利用档案信息的目的不同，利用者利用档案是为某一特定目标,档案工作者根据利用者的要求或者预测利用者的未来要求，开发若干方面的档案信息（2分）13、文书主题的要求是什么？（1