第九章第九章职位设置

第九章职位设置掌握职位设置的基础知识；了解工作分析的内容；了解工作分析的方法；了解职位说明书的作用；掌握职位说明书的构成。第九章职位设置能够进行简单的职位分类；能够完成工作分析的各阶段任务；能应用工作分析的五种方法解决实际问题；能根据所给资料，编写职位说明书。第九章职位设置职位说明书jobdescription；职位设计jobdesign；工作分析jobanalysis；岗位描述positiondescription；权限责任powerlimits&liabilities；任职资格qualification。第九章职位设置第一节职位分类和设置原则第二节工作分析第三节职位说明书编写第一节职位分类和设置原则职位也称之为岗位，是组织要求个体完成的一项或多项责任以及为此赋予个体的权力的总和。职位设置是在职能分解的基础上，将各部门的职能任务具体落实到每个职位，并确定职位的名称、职责、层次、数量。职位设置必须以“事”为中心，以职位的工作性质、责任轻重、难易程度和所需资格条件为依据。第一节职位分类和设置原则一、职位分类（1）生产职位。（2）执行职位。（3）专业职位。（4）管理职位。按每个职位性质分（5）决策职位。（6）监督职位。第一节职位分类和设置原则二、职位设计原则（一）职位设置的数目符合最低数量原则（二）所有职位名称应统一规范（三）所有职位必须要实现最有效的配合（四）每个职位在组织中要发挥积极效应（五）每个职位与其他职位的关系要协调（六）职位设置体现经济、科学、合理、系统化在职位设置过程中，我们必须遵循以下原则：第二节工作分析工作分析是编写职位说明书的前期工作。工作分析也称为职位分析，它是人力资源工作的一个最基本的方法和工具。是对某特定的工作做出明确规定，并确定完成这一工作所需要的知识技能等资格条件的过程。在工作分析过程中，它需要系统地收集与职位有关的信息，包括任职条件、工作职责、工作环境、工作强度以及工作的其他特征。工作分析的一个结果就是职位说明书，工作分析就像体检，而职位说明书就像体检报告，是体检结果的一种反映，工作分析重在过程。第二节工作分析一、工作分析常用术语1.工作要素2.任务3.职责4.职权5.职位6.职务7.工作族（职系）8.职业9.职组10.职级11.职等第二节工作分析二、工作分析的目的工作分析需要追本溯源地去把部门及岗位在整个企业的结构及流程中所承担的责任及价值分析清楚，尽可能把岗位所应当承担的职责及意义展现出来，体现出岗位在分工之后如何进行协作以形成统一的整体。工作分析的目的主要有：第一，促使工作的名称与含义在整个组织中表示特定而一致的意义，实现工作用语的标准化。第二节工作分析第二，确定工作要求，以建立适当的指导与培训内容。第三，确定员工录用与上岗的最低条件。第四，为确定组织的人力资源需求、制订人力资源计划提供依据。第五，确定工作之间的相互关系，以利于合理的晋升、调动与指派。第二节工作分析第六，获得有关工作与环境的实际情况，利于发现导致员工不满、工作效率下降的原因。第七，为制订绩效考核程序及方法提供依据，以利于管理人员执行监督职能及员工进行自我控制。第八，辨明影响安全的主要因素，以及时采取有效措施，将危险降至最低。第九，为改进工作方法积累必要的资料，为组织的变革提供依据。第二节工作分析三、工作分析程序（1）明确工作分析的意义、目的、方法、步骤；（2）向有关人员宣传、解释；（3）跟作为合作对象的员工建立良好的人际关系，并使他们做好心理准备；（4）按精简、高效的原则组成工作小组；（5）确定调查、分析对象的样本，同时考虑样本的代表性；（6）制订工作计划，确定工作的基本难度。（一）准备阶段第二节工作分析三、工作分析程序（1）编制调查提纲，确定调查内容和调查方法。（2）广泛收集有关资料、数据；（3）对重点内容做重点、细致调查；（4）要求被调查员工对各种工作特征和工作人员特征的重要性和发生频率等做出等级评定。（二）调查阶段第二节工作分析三、工作分析程序（1）仔细审核收集到的信息；（2）创造性地分析、发现有关工作和工作人员的关键成分；（3）归纳、总结出工作分析的必需材料和要素。（三）分析阶段第二节工作分析四、工作分析方法观察法就是工作分析人员直接到工作现场对工作过程进行观察、测定行为记录。（一）观察法优点：通过对工作的直接观察和工作者介绍能使分析人员更多、更深刻的了解工作要求，从而使所获得的信息比较客观和正确。但是另一方面也要求观察者要有一定的实际操作经验。缺点：不适用于工作周期长和主要是脑力劳动的工作；不易观察紧急而又偶然的工作，例如处理紧急情况。第二节工作分析四、工作分析方法面谈法是职位设计人员通过与被调查者直接谈话来了解在该工作过程中的相关情况。（二）面谈法面谈法适合于脑力职位者，如开发人员、设计人员、高层管理人员等。第二节工作分析四、工作分析方法写实法又称职务调查表法、工作日志法、核对法、问卷调查法，是以书面形式对相关职位工作人员、被服务对象等所进行的一种调查。（三）写实法问卷法比观察法更便于统计和分析。要注意的是，调查问卷的设计直接关系问卷调查的成败，所以问卷一定要设计得完整、科学、合理。第二节工作分析四、工作分析方法工作实践法就是工作设计人员亲自加入到所需了解的工作过程中，收集、掌握相关工作情况。（四）工作实践法该方法适用于专业性不是很强的职位。它与观察法、问卷法相比较，获得的信息更加准确。要注意的是，工作分析人员需要真正地参与到工作中去，去体会工作，而不是仅仅模仿一些工作行为。第二节工作分析四、工作分析方法典型事例法是对实际工作中具有代表性的工作者的工作行为进行描述。（五）典型事例法优点：研究的焦点集中在职务行为上，因为行为是可观察的、可测量的，所以用这种方法获得的资料适用于大部分工作。同时，通过这种职务分析可以确定行为的任何可能的利益和作用。缺点：费时，需要花大量的时间去搜集那些典型事件，并加以概括和分类；另外，根据定义，事例所描述的是具有代表性的工作者行为，这样可能会遗漏一些不显著的工作行为，难以非常完整地把握整个工作实体。第二节工作分析四、工作分析方法第二节工作分析五、工作分析过程中应注意的几个问题（1）分析的是职位而不是具体的某个人。（2）认清任职者与其直接主管的不同角色。（3）要注意任职者的参与。（4）要注意职位分析中的法律因素。第三节职位说明书编写经过工作分析和职位研究，我们要形成人力资源管理中的一个核心文件，也是企业的基础管理文件——职位说明书。它是工作分析、职位研究的结果，也是后续职位评价的基础工作。第三节职位说明书编写一、职位说明书基本内容所谓职位说明书，也就是职位描述。它是对企业职位的任职条件、职位目的、指挥关系、沟通关系、职责范围、负责的程度、考核评价内容的定义性说明。它为企业员工招聘、考核、培训、晋升、薪酬设计、奖惩等提供一个客观的依据。第三节职位说明书编写一、职位说明书基本内容职位说明书（一）基本资料（五）工作环境（二）工作描述（四）任职资格说明（三）权限责任（一）基本资料基本资料包括：①职务名称。②直接上级职位。③所属部门。④工资等级。⑤工资水平。⑥所辖人员。⑦定员人数。⑧工作性质。（二）工作描述（1）工作概要。（2）工作活动内容。（3）工作职责。（4）工作结果。（5）工作关系。（6）工作人员运用设备和信息说明。（三）权限责任（1）该岗位的主要权限。（2）所需承担的主要责任。（四）任职资格说明任职资格说明主要包括：①最低学历。②所需培训的时间和科目。③从事本职工作和其他相关工作的年限和经验。④一般能力。⑤兴趣爱好。⑥个性特征。⑦性别、年龄特征。⑧体能要求。（五）工作环境工作环境包括：①工作场所。②工作环境的危险性。③职业病。④工作时间特征。⑤工作的均衡性。⑥工作环境的舒服程度。第三节职位说明书编写二、职位说明书编写范例根据职能分解，总经理办公室工作流程分为对外联络工作流程、对内协调工作流程和文件收发工作流程。（一）总经理办公室工作流程第三节职位说明书编写二、职位说明书编写范例1.对外联络工作流程本项工作内容包括：（1）将总经理意见传达与各部门；（2）将各部门执行情况、意见反馈与总经理；（3）对客户或企业部门员工冲突进行处理；（4）将经办事务归档管理。第三节职位说明书编写二、职位说明书编写范例2.对内协调工作流程本项工作内容包括：（1）与政府有关部门协调；（2）与行业有关部门协调；（3）与公司各部门协调。第三节职位说明书编写二、职位说明书编写范例3.文件收发工作流程本项工作内容包括：（1）确保文件收发管理有序；（2）确保文件保密、安全；（3）确定文件管理制度。第三节职位说明书编写二、职位说明书编写范例（二）总经理办公室部门职责描述1.公司对内对外综合协调（1）组织安排会议，编发会议纪要；（2）协调各部门共同办理的综合性事务；（3）处理公司涉及法律事务及来信来访。1.公司对内对外综合协调2．各类文件及存档归类管理3．日常行政事务的处理4．后勤生活及安全保障2．各类文件及存档归类管理（1）拟定企业工作计划、总结、请示、报告等；（2）行政公文收发、归档、打印、复印；（3）文书档案管理；（4）综合政务信息系统建设。3．日常行政事务的处理（1）本企业营业执照、许可证申办、年审等；（2）本企业印鉴、介绍信使用管理；（3）总经理办公室、会议室、打印室的管理；（4）办公电话、手机等的管理。4．后勤生活及安全保障（1）办公用品购置、管理；（2）劳保用品购置、发放；（3）报刊订阅、信件收发等；（4）员工食堂等管理。第三节职位说明书编写二、职位说明书编写范例（三）总经理办公室主任职位描述1．任职条件（1）具有大专以上学历，有两年企业工作经验，熟悉商业企业工作流程；（2）有较强的组织协调能力、文字表达能力、综合分析能力；（3）能掌握总经理办公室工作规程；（4）身体健康，能适应加班工作。2．工作职责（1）接受总经理（副总经理）的直接领导，对办公室工作负全责；（2）负责组织起草企业年度工作计划、总结、临时性文字材料；（3）负责企业行政收文的转注，按领导批示催办、督办；（4）负责总经理办公会、行政例会、公司工作会议组织；（5）负责本企业印鉴、介绍信使用管理；（6）负责综合政务信息系统建设，撰写公司大事记；（7）处理公司涉及法律事务及来信来访；（8）负责总经理办公室、会议室、打印室的管理；3．工作权限（1）企业对内对外开展综合性工作的督办权、协调权；（2）对需要打印、复印材料的统一管理权；（3）对授权范围内的用信、用印权；（4）对企业档案升级工作的指导权；（5）对办公室人员工作的安排权、使用建议权。第三节职位说明书编写三、职位说明书编写的成功要素（1）选择一个科学、实用的职位说明书的格式。（2）职位任职者与主管要共同参与。（3）要及时地维护和跟进。（4）要确定有效职位说明书的保障制度。（5）要注意职位评估的标准。客观性、激励性、通用性、量化性。（6）要掌握职位评估的基本用途。明确分出职位的级别、确定公平的工资等级、了解职位的相互关系、准确地设计职位名称。第九章职位设置第九章职位设置再见！