第二章Access2010表

第二章表本章导读：数据表是Access数据库的基础，也是存储和管理数据的基本对象。Access数据库的其他对象，如查询、窗体、报表等都是在表对象的基础上建立并使用的。在创建了一个空数据库之后，首先要做的就是在其中的表对象中创建或添加若干个数据表。本章详细介绍了表的组成，表的创建方法，表的维护和使用以及如何建立表之间的关系。建议学时:6学时主要内容回顾数据库、数据库管理系统、数据库应用系统、数据库管理员、数据库系统的基本概念关系模型数据库数据库的创建及基本设置本章主要内容：表的创建1表的编辑（设置字段属性和输入数据）2维护表34操作表5表间关系的创建6表的输入和导出2.1表的创建表将具有相同性质或相关联的数据存储在一起，以行和列的形式来记录数据。表由表结构和表内容两部分组成。表结构主要包含组成表的所有字段的信息，包括字段名称、字段数据类型、字段说明以及字段属性。表内容就是表中的数据。2.1表的创建在Access2010中表具有四种视图：一是设计视图（表设计器），用于创建和修改表结构；二是数据表视图，用于浏览、编辑和修改表的内容；三是数据透视图视图，用于以图形的形式显示数据；四是数据透视表视图，用于按照不同的方式组织和分析数据。视图之间通过“开始”选项卡“视图”组中的视图按钮进行切换。字段的命名规则：（1）可以包含字母、汉字、数字、空格和其他字符，但不能以空格开头（2）长度为1~64个字符（包括空格）（3）不能包含句号（.）、惊叹号（!）、方括号（[]）和单引号（’）（4）不能使用ASCII为0-32的字符（5）字段名应避免过长，最好使用便于理解的名字（6）同一表中不允许有相同的字段名，字段名也不要与Access内置函数或者属性名称相同，以免引用时出现错误2.1表的建立（三种方法）1.使用数据表视图创建表使用数据表视图创建表，用户可以在输入数据的同时对表的结构进行定义。实例2.1使用数据表视图在“学生信息管理”数据库中创建“学院”表。表结构如表所示。字段名字段类型字段大小学员编号文本2学院名称文本20“学院”表的数据表视图归纳分析（1）数据表视图是按行和列显示数据的视图，用于数据记录的显示、添加、删除、修改和查找等操作。其中每列称为字段，每行称为记录。（2）利用数据表视图创建表的方式操作简单，适用于创建字段少、记录少的表。通过这种方法创建的表还需要经过再次修改字段的属性，如字段的数据类型、大小、格式等。归纳分析（3）利用数据表视图创建表时，Access2010会自动为表添加一个数据类型为“自动编号”，名称为“ID”的字段，并以该字段作为主键。归纳分析（4）与Access2003不同的是，在Access2010的版本中，数据表视图下可以完成字段数据类型的修改，但要修改字段的属性，还需要在表的设计视图中完成。（5）利用数据表视图创建表时，也可以不选择字段类型而直接输入数据，此时Access2010会根据输入的数据自动选择合适的数据类型，并根据数据类型设置表的字段属性。……2.使用设计器创建表使用设计视图创建表，用户可以根据自己的需求创建表并定义各字段的属性。实例2.2使用设计视图创建“学生”表,“表结构如图所示。3.通过数据导入创建表通过数据导入创建表是指利用已有的数据文件创建新表，这些数据文件可以是电子表格、文本文件或其他数据库系统创建的数据文件。利用Access系统的数据导入功能不仅可以建表结构，而且同时也为表中添加了数据。【例2.3】将Excel电子表格文件“课程成绩.xlsx”中的数据导入到“学生信息管理”数据库中，表的名称为“课程成绩”。操作要点：在功能区选择“外部数据”选项卡的“导入并链接”组中，单击“Excel”命令按钮，打开“获取外部数据”对话框。归纳分析表的创建三种常用方法：1、利用数据表视图创建表2、利用设计视图创建表3、获取外部数据2.2.1设置字段属性Access2010支持12种数据类型。1.文本——最常用可以保存文本或文本与数字的组合，也可以是不需要计算的数字。例如，姓名、学号、电话号码。默认文本型字段大小是255个字符，但一般输入数据时，系统只保存输入到字段中的字符。文本型字段的取值最多可达到255个字符，如果取值的字符个数超过了255，需要使用备注型或附件型。2.2.1设置字段属性若实际输入时，输入的字符个数超过了设定的字段大小，系统会自动截去超出的字符。例如，设定字段大小为5，实际输入数据“student”，则系统只保留“stude”。注意：在Access中一个汉字和一个英文字母都是一个字符。比如：学号、身份证号、联系电话、联系地址、学院、班级、姓名等2.备注备注类型能够解决文本数据类型无法解决的问题，它可以保存较长的文本和数字。例如简历、附注、说明等。与文本类型一样，备注类型也是字符或字符和数字的组合，它允许存储长达64000个字符的内容。文本型与备注型的另一个区别就是不能对备注型字段进行排序或索引，但文本型字段可以。3.数字型可以用来存储进行数学计算的数值数据，例如，年龄、成绩等。根据数字型数据的表示形式和存储形式的不同，数字型可分为字节型、整形、长整型、单精度型、双精度型等。4.日期/时间用于存放日期、时间或日期时间的组合。例如出生日期、入学时间等字段。字段大小为8个字节。直接在数据表的单元格中输入日期/时间型数据时，要满足输入格式：yyyy-mm-dd或mm-dd-yyyy，其中yyyy表示年，mm表示月，dd表示日。也可以使用单元格右侧的日期选取器控件进行输入。5.货币用于存放具有双精度属性的货币数据。向货币字段输入数据时，不必键入人民币符号和千位处的逗号，Access会自动显示这些符号，并添加两位小数到货币字段中。一般货币类型也需要进行算术运算，但是货币类型与数字类型不同，它可以提供更高的精度，以避免四舍五入带来的计算误差。精确度为小数点左边15位数及右边4位数。6.自动编号用于存放系统为记录绑定的顺序号，字段大小为4个字节。当添加新记录时，系统为该记录自动编号，不能人工指定或更改自动编号型字段中的值。一个表只能有一个自动编号型字段，自动编号类型一旦被指定，就会永久地与记录连接。如果删除了表中含有自动编号字段的一个记录，Access并不会对表中自动编号型字段重新编号。当添加某一记录时，Access不再使用已被删除的自动编号型字段的数值，而按递增的规律重新赋值。7.是/否又称为布尔型或逻辑型，字段大小为1个字节，用来表示“是/否”，“True/False”或“Yes/No”等只有两种不同取值的逻辑数据。例如是否党员、婚否，贷款否……这类字段。输入是/否型数据只需用鼠标单击是否型字段中的复选框，表示“True”或“Yes”，表示“False”或“No”。在Access中，使用-1表示真值，使用0表示假值。8.OLE对象OLE（ObjectLinkingandEmbedding）的中文含义是“对象的链接与嵌入”，用来存储其他程序创建的数据对象（如word文档、图像、声音、表格等）的字段。由于OLE存储的数据都较大，所以不能排序、索引和分组。OLE对象字段最大可为1GB。表中的照片字段应设为OLE对象类型。8.OLE对象OLE对象型字段和前面几种类型不同，不能在数据表的单元格中直接输入，输入方法如下：右键单击OLE对象字段的单元格，在快捷菜单中选择“插入对象”，打开“MicrosoftOfficeAccess”对话框，然后按照提示进行操作。9.超链接超链接型字段是用来保存超级链接地址的，如网址、电子邮件等，包含文本或以文本形式存储的字符与数字的组合。当单击一个超级链接时，Web浏览器或Access将根据超级链接地址到达指定的目标。超级链接字段允许存储最长为2048个字符内容。10.附件附件型字段是Access2010具有的一种新类型，它可以将图像、电子表格文件、文档、图表等各种文件附件添加到数据库记录中。附件字段可以在一个字段中存多个文件，甚至文件类型可以不同。最多可以添加2G的数据，每个文件大小不能超过256M。11.计算计算型字段是Access2010新增加的数据类型，是指根据表中的一个或多个字段使用表达式建立的新字段。计算时必须引用同一张表中的其他字段。12.查阅向导査阅向导是一种比较特殊的数据类型，字段中显示为文本型。在进行记录输入的时候，如果希望通过一个列表或组合框选择所需要的数据以便将其输入到字段中，而不必靠手工输入，此时就可以使用查阅向导。在使用査阅向导类型字段时，列出的选项可以来自其他的表或查询，或者是事先输入好的一组固定的值。【例2.7】在“教师”表中，将“职称”字段设置为“查阅向导”类型，并设置其数据集合为“教授、副教授、讲师、助教”。2.2.2设置主键在表中能够唯一标识记录的字段或字段组合称为主关键字，简称主键。表只有定义了主键，才能与数据库中的其他表建立联系，从而能够利用查询、窗体和报表迅速、准确地查找和组合不同表中的信息，这也正是数据库的主要作用之一。主键字段的取值不能重复，也不能为空。1）主键的分类在Access中主要有三种主键：自动编号主键、单字段主键和多字段主键。（1）自动编号主键：在用户没有设置主键的情况下，系统创建的一个自动编号的主键。（2）单字段主键：如果一个字段包含的值，能够将不同的记录区分开，就可以将该字段设置为主键。例如：“学号”字段。（3）多字段主键：如果表中任意单字段都不能唯一标识每一条记录，则可以将两个或多个字段的组合定义为主键。例如，“课程成绩”表中所有单字段都有重复值，都不能单独定义主键，但“学号”+“课程编号”的字段组合满足要求，可以定义为多字段主键。2）主键的创建注意：如果主键是多个字段的组合，直接用鼠标拖动或者按下Shift键可以选中多个连续的字段，按下Ctrl键则可以选中多个不连续的字段。【例2.9】实例2.4设置“课程成绩”、“学生”、“教师”、“班级”表的主键。3）主键的删除如果想删除主键，先选中主键字段，然后单击“工具”组上的“主键”按钮，这时字段前面的“钥匙”图标就消失了，表示这个字段不再是“主键”了。待删除的主键若已经和某个表建立了关系，Access2010会警告必须先删除该关系才能删除主键。2.2.2字段属性的设置字段属性是一组特征，使用它可以控制数据在字段中的保存、处理或显示。例如，通过设置文本字段的字段大小属性来控制允许输入的最多字符数；通过定义字段的有效性规则属性来限制在该字段中输入数据的规则，如果输入的数据违反了规则，Access将显示提示信息，告知合法的数据是什么。字段属性分为常规属性和查阅属性。常规属性用于设置字段大小、格式、输入掩码、标题、默认值、有效性规则等，该属性随字段的类型不同而有所不同。1.字段大小该属性只适用于文本、数字或自动编号类型的字段。1）文本型字段大小是0~255，默认值是255。2）数字型包括字节、整型、长整型、单精度型、双精度型等，各类型具体的取值范围和字节长度有所不同。原则上应该使数字型字段大小尽可能小，因为字段越小，对存储空间的要求越低，操作处理速度就越快。3）自动编号型自动编号型字段的字段大小属性可设置为“长整型”和“同步复制ID”两种“数字”类型的字段大小字段大小可输入数值的范围标识小数点存储空间字节0～255Byte无1字节整数−32768～32767Integer2无2字节长整数−2147483648～2147483647Integer4无4字节单精度数−3.4×10308～3.4×10308Float474字节双精度数−1.797×10308～1.797×10308Float8158字节小数点−1.797×10308～1.797×10308Dec(all，dec)2812字节1.字段大小原则上应该使数字型字段大小尽可能小，因为字段越小，对存储空间的要求越低，操作处理速度就越快。3）自动编号型自动编号型字段的字段大小属性可设置为“长整型”和“同步复制ID”两种1.字段大小实例2.5将“学院”表中“学院编号”字段的字段大小设置为2，“学院名称”字