输电工程档案管理实施细则

工程档案管理实施细则1输电工程档案管理实施细则1目的和使用范围1.1为规范公司工程档案资料管理，统一工程档案的验收标准，保存齐全、完整的工程档案，特制定本办法。1.2工程档案是指从建设项目立项、审批、勘察设计、施工、安装调试、生产准备到竣工投产全过程形成的、应当归档保存的文字材料、图纸、图表、电子文件、声像等形式与载体的材料。1.3本办法适用于供电局负责实施建设管理的输变电工程。2编制依据2.1《中华人民共和国档案法》2.2《中华人民共和国档案法实施办法》2.3DA/T28-2002《国家重大建设项目归档要求与档案整理规范》2.4GB/T11822—2000《科学技术档案案卷构成的一般要求》2.5国家档案局、国家计委文件国档发（1988）4号《基本建设项目档案资料管理暂行规定》2.6国家档案局1997年颁发《建设项目（工程）竣工文件编制及档案整理规范（修改稿）》2.7原能源部文件能源办（1991）231号《电力工业企业档案分类规则》2.8国家电网办〔2010〕250号(关于印发《国家电网公司电网建设项目档案管理办法（试行）》工程档案管理实施细则23档案管理体系3.1根据公司输变电工程管理特点，工程档案管理工作按照“统一领导、分级管理、谁形成、谁负责”的原则，建立工程档案网络管理体系。3.2供电局指定档案管理人员，负责其自身档案资料的归档立卷的组织管理工作，负责组织、协调、监督和指导输变电工程项目档案管理、过程控制及工程档案竣工验收工作。4职责分工4.1建设单位档案管理职责4.1.1在局主管部门领导下，负责建设单位工程现场施工阶段档案的全过程组织管理。根据局计划编排，负责落实项目参建单位档案管理职责，针对具体工程牵头成立工程档案协作组，明确责任，统一要求。4.1.2贯彻执行《档案法》及国家有关法律、法规和方针政策，负责制定工程档案管理的有关规章制度及实施细则。4.1.3负责组织对各参建单位档案管理人员实施业务指导和业务培训工作。4.1.4负责组织建设单位有关部门收集、整理形成的工程档案资料，督促各部门做好归档工作。4.1.5分阶段定期对工程各参建单位档案资料的形成、积累进行指导、监督和检查。参加设备现场开箱，及时检查设备文件材料的收集、归档情况。4.1.6督促监理单位按照合同要求，对设计、施工等参建单位档案资工程档案管理实施细则3料进行验收、检查，实施全过程管理。4.1.7工程结束前，负责督促监理单位组织各参建单位及时审核、汇总项目竣工档案。在监理单位配合下，组织各参建单位档案全引目录数据审查工作；并组织各参建单位完成工程全套档案资料数据的合库整理，形成完整的项目工程档案案卷目录和档案文件目录数据库。并上报局档案室。4.1.8负责督促监理单位组织工程档案自检工作，并将验收结果上报供电局。参与工程档案预验收、竣工验收，督促监理单位组织对预验收和竣工验收中提出的问题进行整改。4.1.9完成局主管部门布置的工作，及时做好工程档案统计工作，按时填报上级要求报送的各类统计报表。4.2工程设计、监理、施工和调试等单位档案管理职责4.2.1工程设计单位档案管理职责4.2.1.1按照《设计合同》规定，向建设单位移交各设计阶段文件材料，均为正本，并加盖公章。4.2.1.2设计变更通知单应根据有关要求进行编号，格式规范、标准。必须归档原件，并填写《设计变更汇总表》。4.2.1.3根据合同规定，设计单位根据施工单位竣工草图编制出版竣工图，设计单位还应根据设计变更通知单的内容，按国家编制竣工图的规定进行编制、审核，杜绝漏编、错编。4.2.2.2监理单位档案管理职责4.2.2.2.1参加设备开箱，负责审核设备文件材料齐全完整性，审核工程档案管理实施细则4设备材料供应商资质、质保文件。4.2.2.2.2负责审核工程竣工档案编制质量，确保工程档案内容的完整、准确和系统性，并签署意见。4.2.2.2.3负责工程监理工作档案的形成、立卷和归档移交工作。监理文件材料的形成应按专业编号，建立工程监理文件包。4.2.2.2.4负责编制监理档案案卷全引目录及数据，并报送公司。配合建设单位档案管理人员完成竣工档案数据的审核工作。4.2.2.2.5负责组织工程档案自检工作，并将验收结果上报建设单位。参与工程档案预验收、竣工验收，督促各参建单位组织对预验收和竣工验收中提出的问题进行整改。4.2.3工程施工安装单位档案管理职责4.2.3.1在建设单位和监理单位组织下，负责施工过程档案资料的管理，协调解决工程档案工作中存在的问题。4.2.3.2负责所管辖工程施工阶段（自工程开工直至工程竣工验收、移交）档案资料的收集、整理、归档和移交。主要包括工程项目开工、竣工报告，施工组织设计，施工中的地质水文资料，建筑、安装工程原始记录，隐蔽工程验收记录，质量验评记录及签证书，消缺记录及永久性缺陷记录，重要施工材料的性能证件、检验报告、复试报告，重大的设备、人身伤亡事故报告、施工安装验收总结等文件材料。4.2.3.3工程开工，参加工程档案协作组，负责贯彻执行《国家电网办〔2010〕250号(关于印发《国家电网公司电网建设项目档案管理办法（试行）。向监理单位报送工程档案负责人和档案管理人员名单及联工程档案管理实施细则5系方式。接受建设单位档案管理培训，按统一的归档要求建立工程施工安装文件包。4.2.3.4参与工程竣工档案自检和预验收，对不合格档案提出整改要求。根据预验收中提出的本单位不合格档案问题，在规定时间内整改。4.2.3.5工程竣工后，对施工技术资料进行汇总，编制竣工草图2套，合并整理档案目录。经监理单位审核通过后，向建设单位、设计院移交。4.2.4工程(物资采购代理)设备材料供应厂商档案管理职责4.2.4.1根据合同、协议负责提供设备材料的产品合格品、出厂试验报告、说明书、装箱单和质保资料等设备文件。如为物资采购代理单位，应形成设备材料供应明细表，以备核查。4.2.4.2参加现场设备开箱工作，提供设备材料的资质、质保文件,形成设备开箱文件资料。4.2.4.3工程项目的设备交接、开箱工作根据工程实际进行，设备材料供应厂商在交接设备材料时必须将质保资料提交给监理单位审核。设备档案统一由设备材料供应厂商或指定的单位负责收集、整理和移交（含档案电子数据移交）。4.2.5工程设备监造单位档案管理职责4.2.5.1根据合同或协议负责提交设备监造计划、实施方案、措施，在监造过程中形成设备监造技术记录及设备监造会议纪要，与生产厂家、建设单位的来往函件等，完成监造工作时需提交设备监造总结。4.2.5.2负责设备监造档案的收集、整理和移交工作。配合建设单位工程档案管理实施细则6在规定的时间内，做好工程设备监造档案的汇总、移交（含档案电子数据移交）和验收工作。4.2.6工程咨询、招标代理档案管理职责根据委托书或合同,完成相关工程咨询和招标工作，负责收集、整理、移交（含档案电子数据移交）工程咨询和招标工作档案。4.2.7工程调试、试验单位档案管理职责4.2.7.1根据合同和协议负责提交设备调试、试验工作计划、实施方案和措施，提交设备调试、试验记录，形成并提交调试或试验过程中出现的缺陷登记及处理记录，提交设备调试或试验工作总结。4.2.7.2负责上述文件材料的收集、整理和移交工作。配合建设单位在规定的时间内，做好工程调试或试验档案的汇总、移交（含档案电子数据移交）、验收工作。4.2.8工程质量监督机构(指现场质量监督机构)档案管理职责：根据委托书，进行工程质量监督管理，负责收集、整理、移交（含档案电子数据移交）与建设项目质量监督工作有关文件材料。4.2.9工程运行单位职责4.2.9.1根据工程组织安排，参加工程档案内容的质量审查，并按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》等规范要求接收工程竣工档案。4.2.9.2负责收集、整理和移交项目投产后试生产期间的运行文件；参与项目投产达标考评工作。4.2.9.3参与项目建设期间的档案业务支持工作，及时与建设单位沟通本单位在项目档案工作中的具体要求。工程档案管理实施细则74.2.9.4向建设单位提供建设项目档号，以便建设单位统一下达档号计划，以便实施项目文件包管理。5归档范围、份数、时间5.1归档范围及责任单位归档范围及责任单位详见附录。5.2归档文件的份数5.2.1归档的工程前期（公司本部形成）、竣工验收的档案为2份原件，均保存在公司档案室。施工过程文件（包括竣工图）为3份，其中1份档案原件交公司档案室，另2份移交给生产运行单位。5.2.2在工程现场形成的所有文件材料均应形成完整的、与档案原件对应的电子版本1套，刻录成电子光盘3套，移交公司、建设单位和运行单位各一套。要求形成的电子版本必须是WORD和EXCEL软件形成,文件名称、编号均与纸质档案相同。5.3归档时间5.3.1合同、协议签订完毕后即归档。5.3.2初步设计阶段形成的材料，在审查批复后即归档。5.3.3设计、监理、施工、设备招投标文件，一般在决标后即归档。5.3.4各专业工作中形成的材料，在工作告一段落后即归档。5.3.5竣工图及竣工资料在工程试运行结束后一个月内归档及移交。6档案的移交档案移交是各参建单位在建设单位、监理单位组织下向公司档案室和运行单位移交的档案，要求在工程投运后1个月内办理移交。移工程档案管理实施细则8交工程档案时，应办理移交签证手续，填写移交目录3份（可以案卷全引目录代替）及其电子版本，双方签字、盖章后交接。移交目录由宁夏电力公司中卫供电局和运行单位各1份。7考核管理7.1建设单位和监理单位对工程现场档案工作实施“全过程控制管理”，要求工程文件材料按工程建设的阶段进行归档，与工程进度保持一致。7.2建设单位和监理单位定期或不定期组织进行文件材料的检查工作，针对检查出的问题进行考核，一般按扣除1%-3%当月的进度款的形式进行考核。7.3考核要点：7.3.1指定了有关部门和专人负责工程技术文件材料的收集、归档等工作，有单位负责人主管此项工作，保持档案管理人员稳定性。7.3.2贯彻落实国家电网办〔2010〕250号(关于印发《国家电网公司电网建设项目档案管理办法（试行），根据工程建设阶段，建立相应的工程文件包，使工程文件材料得到有效积累。7.3.3已形成的工程文件材料符合形成质量要求，采取控制措施防止文件材料破损、脏污。7.3.4建立了文件材料收发、借阅和档案目录等基本管理台帐。7.3.5工程文件材料流转符合管理程序要求，得到及时办理。7.3.6工程文件材料按阶段进行归档，未出现大量后补情况。7.3.7工程文件材料的电子版本完整、准确，已保存在规定的计算机工程档案管理实施细则9文件夹中，并在移动硬盘上进行定期备份。7.3.8在规定的时间，规范完成工程技术资料的汇总分类和整理工作，按时完成竣工草图的编制工作，通过公司达标投产检查和工程档案验收工作。7.3.9配合建设单位完成向公司、运行单位移交档案的工作，接收单位提出的需整改问题整改完毕，通过接收单位审核，移交工作正常完成。工程档案管理实施细则10附表一：建设项目档案验收申请表附表二：输电线路工程归档范围及责任单位附件三：关于利用数码照片资料加强输变电工程安全质量过程控制的有关要求附件四：工程建设管理单位数码照片采集要点附件五：监理单位数码照片采集要点附件六：施工单位数码照片采集要点工程档案管理实施细则11附表一：建设项目档案验收申请表项目名称审批（核准、备案）机关立项日期投资规模建设时间项目法人设计单位主要施工单位监理单位计划档案验收日期计划竣工验收日期联系人联系电话地址邮编电子信箱项目法人自检意见项目名称（单位盖章）年月日验收组织单位意见（单位盖章）年月日工程档案管理实施细则12附件三：关于利用数码照片资料加强输变电工程安全质量过程控制的有关要求为进一步加强输变电工程建设过程安全质量管理，全面落实安全文明施工标准化要求，提高工程建设安全质量管理水平，经研究，决定以采集工程施工过程数码照片资料为手段，强化对输变电工程建设安全质量的过程控制。具体要求如下：一、适用范围1．公司系统全资及控股的110kV及以上输变电工程（含新建、扩建