福建档案管理制度汇编

档案管理制度汇编目录文件材料收集、整理、归档制度档案保管制度档案借阅利用制度档案统计制度档案保密制度档案鉴定销毁制度部门立卷制度档案工作责任追究制度档案与电子文件登记备份工作制度及措施分管档案工作领导岗位职责专职档案工作人员岗位职责兼职档案工作人员岗位职责安全与消防制度档案分类编号方案各类档案保管期限表综合档案室职责文件材料收集、整理、归档制度一、按照《中华人民共和国档案法》、《福建省档案条例》等有关规定，本单位档案工作实行集中统一管理的原则，各门类档案由有关部门负责收集齐全，并进行整理、立卷（件），定期移交档案室。由档案人员负责审查把关，分类排列，编制检索工具，妥善保管。任何部门、个人不得将档案材料据为己有或拒绝归档。二、收集、归档范围凡属本单位职能活动中形成的具有查考利用价值的文件材料、图纸、表格、声像、实物、电子等各种门类、各种载体的文件材料都应列入归档范围。认真落实专兼职档案人员“四参加”工作，即参加单位重大活动、参加项目验收会、参加设备开箱、参加单位有关会议，确保单位各类文件材料的收集齐全、完整。三、收集、归档时间各部门要按时收集、整理各类文件材料。文书档案应归档文件材料在次年三月底前收集齐全，六月底前整理归档完毕。会计档案在会计年底终了后，可暂由财务部门保管一年，期满后，由会计人员编制移交清册，移交综合档案室统一保管。业务档案在案件办理结束后归档。声像档案和实物档案随时归档。采用逻辑归档的电子文件即时进行，并定期完成物理归档，采用物理归档的电子文件定期进行。四、归档要求凡归档的文件材料必须齐全、完整、准确、行文规范、书写工整、字迹清晰、签署手续完备，手写材料一律使用碳素墨水或蓝黑墨水，打印件采用激发打印机，电子文件的脱机载体使用光盘。不得使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、针式打印机或喷墨打印机、软磁盘等。卷内文件排列遵循正本在前定稿在后、结论在前调查材料在后、文字在前图纸在后的原则有序排列。一般要求归档原件，会计凭证、账本、报表必须是原件。同时做到字迹清晰、内容项目齐全、签章手续完备、保管期限准确。归档的照片要附简要说明（内容、时间、地点、人物、拍摄者），音像带要附内容提要和解说词，电子文件要求真实、完整，并准确说明配套的软硬件环境，且使用标准化的文件格式。五、归档份数本单位发文一般留存两份，其中一份归入相应门类档案，另一份编制“本单位发文汇编”。基建档案本单位必须保存一套原件。电子档案脱机保存三套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保管。其他各类档案均归档一份。六、归档手续各部门整理归档后按规定移交综合档案室，并履行交接手续、填写交接清单，交接双方在清单上签字，以备查考。档案保管制度一、严格执行《档案法》有关加强档案管理的要求，增强法制观念，依法办事，保管好本单位的全部档案。二、各门类档案由综合档案室集中统一管理，档案与档案库房由专人管理，未经允许，无关人员不得擅自进入档案库房。三、档案柜排列要按照有关规则整齐统一排放、编号；档案要按照不同门类、载体等有关规则进行分类存放，做到规范化、标准化，并编制档案存放示意图。四、及时做好档案资料的收进和移出登记，建立健全档案工作基本情况台账。凡接收进档案室的档案，都必须认真先进行清理核对，经加工整理符合管理规范后方能入库，必要时还须进行防虫、除尘处理。五、档案员对室藏档案要经常进行检查，对破损或字迹变退变色的档案及时修补、复制或作其他技术处理。六、切实采取措施，做好档案库房的防火、防水、防潮、防尘、防盗、防鼠、防虫、防高温、防污染等九防安全保护工作。七、每日做好温、湿度的测记工作，温度要经常保持在14—24℃，相对湿度要保持在45—60%，每周通风一至二次，根据需要及时除（加）湿，增（降）温度发现问题及时采取有效措施进行处理，防止危害档案的现象发生。八、档案室内要经常打扫卫生，保持室内清洁、整齐、美观，严禁吸烟、饮食，严禁存放易燃、易爆危险品，严禁堆放任何杂物，停电时，一律用手电照明，不得使用易燃器具。九、离开时关好门窗，关闭电源。经常检查档案保管设施，做好设备的维护工作，确保器械正常运行。档案借阅利用制度一、借阅档案要严格遵守档案管理制度，凡借阅者，应自觉履行借阅手续。二、凡借阅档案，需经主管领导批准。外单位人员借阅档案，应持单位介绍信，经主管领导同意后，方可办理借阅手续，并在借阅期限内按时归还。三、借阅人员对档案材料妥善保管，注意保密，不得以任何理由转借他人。四、借阅人员未经领导批准，不得复印、抄写档案资料。对摘抄、复制的档案材料，经认真核对，正确无误时，方能签字盖章。五、档案管理人员对归还的借阅材料要认真进行检查，确认档案材料完好无损时，方可办理归档手续。六、一旦发现档案材料在借阅过程中被拆、涂抹或缺失等毁损现象，要及时向主管领导汇报，并追究有关人员的责任。档案统计制度一、档案工作人员应对档案收进、移出、整理、鉴定销毁、保管、利用的数量和质量情况及时进行统计。二、档案工作人员应熟悉的、档案业务、掌握室藏数据，及时、准确上报各种档案统计报表，做到账物相符。档案保密制度一、档案人员必须严格遵守保密纪律，自觉执行《中华人民共和国保密法》以及党和国家规定的各项保密制度，依法办事。二、档案人员必须加强自身修养，牢固树立保密意识，忠于职守，不将档案带到公共场所，不将档案带回家中，不得与无关人员谈论档案内容。三、对保密档案或未经领导批准利用的档案不得擅自提供和扩大使用范围，确保档案资料的政治安全，不发生档案资料被窃和失密事故。四、查阅保密档案，必须严格执行审批手续，非经本所领导批准不得调阅。查阅人员只能查阅经批准查阅部分内容，不得翻阅其他内容。五、本室档案一般不得外借，只限在阅档室查阅，如确需借出室外，须要领导批准；在查阅中，如需复印、摘抄档案内容的，需要档案管理人员同意，并由专人负责保管，利用者不准向无关人员谈论泄露有关查阅内容，以确保档案安全。六、外单位查阅本所档案，必须持有单位介绍信，否则不予接待。要摘抄或复制有关档案内容的，需要经本所分管领导批准，摘抄或复制内容需经档案工作人员审核，有保密内容的，利用者必须送所在单位文书处理人员进行登记。七、查找提供档案一律由档案人员进行，非档案人员严禁进入库房内。八、档案材料的转递可按机要文件转递要求办理。九、经鉴定需销毁的保密文件资料，必须编造清册，经领导批准后按保密规定统一组织销毁，并做好销毁记录。十、发生泄密事件，必须及时上报，立即追查，视情节轻重进行处理。档案鉴定销毁制度一、档案领导小组负责对已到期的各类档案进行鉴定、审核、销毁工作。二、根据国家档案局对档案保管期限的有关规定，制定本单位各类档案保管期限表。并准确判定档案的存毁。三、鉴定工作由鉴定小组负责。对已到保管期限的档案，应逐卷、逐件进行鉴定；具有继续保存价值的档案材料，要重新确定保管期限，组卷（件）保存；确已失去保存价值的档案材料，要编制销毁清册一式两份，报本单位领导批准后方可销毁。四、编制档案鉴定工作方案与鉴定工作报告。五、鉴定工作原则上每年进行一次，销毁剔除档案，必须由两个以上在指定地点由专人销毁，并在销毁清册上签署姓名和销毁日期。六、非经档案领导小组审核批准，严禁任何人、任何部门擅自销毁各类档案材料。部门立卷制度一、凡本部门在各项活动中形成的文件、具有保存价值的资料均属本部门整理归档范围。二、各部门兼职档案员，负责对本部门的文件资料进行收集、审定、整理、立卷（件）、归档。三、兼职档案员要严格遵守相关的规章制度及各项档案管理制度，按综合档案室提出的各项要求整理、归档，保证案卷质量。档案工作责任追究制度一、未依法建立档案机构或者配备档案人员，依据有关法律、法规，追究单位主要负责人的责任，并接受同级或上级档案行政管理部门的处罚。二、未依法对各种门类、各种载体档案实行集中统一管理，依据有关法律、法规，追究分管档案工作领导人的责任，并接受同级或上级档案行政管理部门的处罚。三、将公务活动中的应当归档的文件资料，据为已用或拒绝向档案部门移交的，追究主管人员的直接责任，并限期改正，对限期内不改正者，给予行政处分，视情况给予经济处罚。四、所保存的档案存在安全隐患，知情而不采取有效保护措施的，追究主管负责人和直接责任人的责任，并责令迅速采取有效挽救措施；造成档案损毁的，视情节给予行政处分和经济处罚。五、玩忽职守造成档案丢失、失密，追究相关人员的责任，给予行政处分，并依据档案的价值，责令赔偿损失。六、擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有档案的，追究直接负责的主管人员或其他直接责任人的责任，给予行政处分。七、涂改、伪造档案的，追究直接责任人和相关人员的行政责任或经济责任。八、擅自出卖或转让档案的，给予警告、罚款，并没收非法所得。九、上述所列各条内容中，如有构成犯罪的，依法追究刑事责任。档案与电子文件登记备份工作制度及措施档案与电子文件登记备份是全省档案信息化建设的战略目标，为了加强此项工作的管理，更好地实现相关工作的科学、标准、规范，特制定档案与电子文件登记备份工作制度。一、登记备份中心机房管理制度1、登记备份中心由专人进行管理。2、所有设备均需安放在整齐，严格按照软硬件架构进行规划与连接，保持机房整体布局效果，便于维护。在用电正常情况下，保持每天24小时开机。定期检查设备的各个指示灯和设备线缆的正常连接，发现问题及时解决。3、保持机房清洁，非机房管理人员不得擅自进入机房。禁止将食物和危险物品带入机房，禁止在机房内做任何违反正常工作的行为。4、网络设备与服务器必须在配备稳压电源和UPS的电网环境中运行，主机运行过程中不得振动、拖动或碰撞主机。严禁其他人员操作使用服务器和网络硬件设备，技术服务人员需要进行操作，需由登记备份中心管理人员的配合下进行。5、外来人员参观机房，须有上级部门公函和领导的陪同；外单位人员因工作需要进入机房时，需征得主管领导同意并进行相关手续登记。6、机房设备不得随意拆卸。日常操作必须严格遵守操作规程和安全保密规定。严格执行登记备份安全保密规定和各级公安部门发布的有关管理规定，禁止任何登记备份数据上传网络。7、不得私接电源和随意迁拉线路，严禁乱动电闸和消防器材，严禁使用明火。8、登记备份机房配备工作日志登记簿。机房工作人员必须记录当天工作情况，定期将日志登记薄交主管领导审阅并备案。对重大故障和疑难事件要做详细记录和备案，包括故障现象、发生原因、处理过程、参加人员、处理结果等。9、UPS要有良好的接地系统，接地电阻应该小于5Ω。温度要求保持在0℃-40℃之间；环境温度要求55%±10%；严禁在UPS输出端连接感性设备和大电流设备。按照正常的顺序开机、关机。二、登记备份中心安全保密工作制度1、严格遵守《中华人民共和国保密法》、《中华人民共和国互联网管理办法》等相关的法律、法规、条例及其各项规定、制度。按照国家安全保密规定，实行控制源头、归口管理、分级负责、突出重点、有利发展的原则。2、登记备份中心负责管理本中心计算机信息网安全保密工作。3、严格执行国家有关规定及与相关业务单位的保密要求对登记备份数据严格保密，与互联网或其他公共信息网实行物理隔离，安装网络安全硬件管理设备，登记备份中心管理人员要密切关注浏览服务器工作记录，发现问题及时防患及处理。4、在登记备份中心的网络出口端加装网络防火墙，并做好相应的安全设置，安装正版杀毒软件，做好杀毒软件病毒库的及时更新。做好设备的病毒查杀工作，一旦机器感染病毒后，应立即将病毒机与网络隔离并做妥善处理。5、未经主管领导同意，登记备份中心管理人员和信息技术相关人员不得向外发布和提供任何登记备份中心的数据信息。6、存储涉民业务的登记备份数据的计算在送修前，要做好数据迁移和保密处理。三、登记备份中心设备管理制度1、设备管理主要包括：网络设备、服务器、存储、计算机及外设、UPS、机房专用空调、调试工具、计算机配件等设备的管理。各种设备要妥善保管。2、设备安装在专业技术人员指导下进行，摆放要整洁整齐又便于维护。3、定期检查各种设备的连接线缆，严禁私自拆卸设备部件和违规操作设备。没有特殊情况严禁在设备带电状态插拔连接件。开、关设备应有时